Japanische Telefonanrufphrasen für Arbeit und Alltag

Warum das Telefonieren schwieriger ist als ein persönliches Gespräch

Am Telefon verliert man alles, was normalerweise ein Gespräch ausmacht. Es gibt kein Gesicht zum Lesen, keine Geste, kein Menü oder Dokument, auf das man zeigen könnte, und keine Möglichkeit, langsamer noch einmal ein Wort auszusprechen. Darüber hinaus bringt das Japanische noch zwei Schwierigkeiten mit sich. Bei Bürogesprächen werden bescheidene und ehrenhafte Verben verwendet, die in Anfängerkursen kaum berührt werden, und der erste Austausch folgt einem festen Muster, das jeder japanische Kollege bereits auswendig kennt.

Die gute Nachricht ist, dass es genau das ist, was Telefon-Japanisch lernbar macht. Ein Gespräch im Restaurant kann überall hingehen, aber ein geschäftlicher Anruf hat vielleicht acht mögliche Schritte, und jeder hat eine Standardleitung. Sobald das Öffnen, die Warteschleife und die Nachricht automatisch erfolgen, ist Ihre Aufmerksamkeit für den einen unvorhersehbaren Teil frei, nämlich den eigentlichen Grund, warum die Person anruft.

• Bewahren Sie Stift und Papier neben dem Telefon auf, bevor Sie antworten, nicht danach.
• Schreiben Sie zuerst die Firma des Anrufers, dann seinen Namen und dann das Anliegen.
• Sprechen Sie die Festnetzanschlüsse mit normaler Geschwindigkeit; Sie zu verlangsamen klingt weniger selbstbewusst und nicht höflicher.
• Entscheiden Sie im Voraus, was Sie sagen, wenn Sie es nicht verstehen, damit es nie zu Schweigen kommt.

Die Moshi-Moshi-Regel

Moshi Moshi ist freundlich und leicht ungezwungen. Es ist richtig, wenn ein Freund Sie anruft, wenn Sie einen Freund anrufen, und immer dann, wenn Sie überprüfen müssen, ob die andere Person noch da ist. Es ist nicht die Art und Weise, wie Sie ein Firmentelefon annehmen, denn es gehört zum Gelegenheitstelefon und ein Erstanrufer kann ein Kunde sein. Antworten Sie stattdessen mit „Hai“ und dem Firmennamen in der Form „de gozaimasu“ oder danken Sie ihnen für den ersten Anruf.

Beantworten Sie einen geschäftlichen Anruf und geben Sie Ihren Namen an

„Osewa ni natte orimasu“ hat fast keine Bedeutung, die man übersetzen kann. Es ist der Handschlag eines Geschäftsgesprächs, und beide Seiten sagen ihn vor jeglichem Inhalt. Erwarten Sie, dass der Anrufer Ihre Begrüßung mit seinem eigenen Unternehmen und Namen in derselben Reihenfolge beantwortet: zuerst das Unternehmen, dann die Person. Schreiben Sie beides sofort auf, denn Sie werden es bei der Weitergabe einer Nachricht noch einmal benötigen.

Den Anruf tätigen und nach jemandem fragen

Verwenden Sie sama für einen Kunden oder jemanden außerhalb Ihres Unternehmens und san für einen Kontakt, mit dem Sie bereits eng zusammenarbeiten. Irasshaimasu deshō ka ist der Ehrentitel von iru, es wird also gefragt, ob die Person respektvoll anwesend ist; onegai dekimasu deshō ka bittet einfach darum, verbunden zu werden. Beide sind sicher. Das Hinzufügen von ima, ojikan yoroshii deshō ka, sobald die Person abnimmt, ist eine kleine Höflichkeit, die japanische Anrufer selten überspringen.

Einen Anrufer in die Warteschleife stellen und weiterleiten

Shōshō omachi kudasai ist die nützlichste Zeile in diesem Artikel. Es ist kurz, es wird erwartet und es verschafft Ihnen fünf oder zehn Sekunden Zeit, um einen Namen zu finden, ein Tagebuch zu lesen oder einfach durchzuatmen. Das sanftere Shōshō Omachi Itadakemasu Deshō Ka fragt den Kunden eher, als dass er ihn anweist und passt. Wenn Sie wieder am Telefon sind, beginnen Sie immer mit Omatase Itashimashita, bevor Sie etwas anderes sagen.

Sagen, dass jemand nicht da ist oder sich in einer Besprechung befindet

Beachten Sie, dass der Kollege seinen San verliert. Für einen externen Anrufer ist Ihr gesamtes Unternehmen eine Seite, also steht Satō allein und die Verben werden bescheiden: orimasu statt imasu, gozaimasu statt desu. Ainiku mildert die schlechten Nachrichten auf die gleiche Art und Weise, wie ich es auf Englisch befürchte. Machen Sie der schlechten Nachricht immer ein Angebot, denn es klingt nicht hilfreich, den Anrufer nichts weiter tun zu lassen.

Eine Nachricht entgegennehmen und hinterlassen

Uketamawaru ist das bescheidene Verb für Empfangen, daher bietet godengon o uketamawarimashō ka buchstäblich an, die Nachricht im Namen des Zuhörers anzunehmen. Mōshitsutaemasu ist die bescheidene Form, etwas weiterzugeben, und es ist das, was ein Anrufer zu hören erwartet, bevor er auflegt. Wenn Sie derjenige sind, der eine Nachricht hinterlässt, beschränken Sie sich auf drei Fakten: wer Sie sind, was Sie wollen und wann Sie erreichbar sind.

Namen buchstabieren und Zahlen über einer falschen Zeile lesen

Japanische Kollegen buchstabieren Kanji nicht Buchstabe für Buchstabe. Sie erklären jedes Zeichen mit einem gemeinsamen Wort, das es enthält, weshalb man in Tanaka „tanbo no ta“ für das Feldzeichen hört. Bei einem ausländischen Namen sind Katakana und die als japanische Laute gelesenen englischen Buchstaben normal. Zahlen haben ihre eigenen Gefahren: Ichi und Shichi klingen auf einer schlechten Linie gleich, also sagen Sie nana für sieben und yon für vier, lesen Sie die Ziffern einzeln und verbinden Sie die Blöcke mit der Teilchennummer.

Bitten Sie den Anrufer, es zu wiederholen

Odenwa ga tōi, was bedeutet, dass das Telefon weit weg ist, ist die höfliche japanische Art auszudrücken, dass die Leitung schlecht ist. Es schiebt die Schuld eher auf die Verbindung als auf die Sprache der anderen Person oder Ihr eigenes Zuhören, weshalb es nie unhöflich klingt. Sag es früh. Sich durch zwei Minuten Rätselraten zu quälen und dann zuzugeben, dass man alles verpasst hat, kostet viel mehr Zeit als ein Reparatursatz am Anfang.

Das Gespräch sauber beenden

Sayōnara wird nicht zum Beenden eines Geschäftsgesprächs verwendet. Das abschließende Paar ist yoroshiku onegai itashimasu, gefolgt von shitsurei itashimasu, und der Anrufer legt normalerweise einen Moment nach der Person, die den Anruf entgegengenommen hat, den Hörer wieder auf. Wenn Sie den Anruf eingeleitet haben, lassen Sie die andere Seite ausreden und schließen Sie dann. Der häufigste ausländische Fehler ist es, direkt nach der letzten Information aus der Leitung zu springen.

Ein kompletter Anruf von Anfang bis Ende

Lesen Sie diesen Anruf zweimal als Rezeptionistin und zweimal als Anrufer vor. Bedecken Sie beim zweiten Mal das Englische und arbeiten Sie nur vom Japanischen aus. Fast jeder echte Anruf, den Sie erhalten, wird eine Variation dieser zwölf Zeilen sein, mit einem anderen Namen, einem anderen Grund und einem unerwarteten Satz in der Mitte. Alles andere kann man schon sagen.