Japonca İş E-postası İfadeleri Kulağa Doğal Geliyor

Japonca iş e-postasının sabit iskeleti

Japonya'daki her harici iş e-postası aynı yedi bölümden ve aynı sırayla oluşturulmuştur. Japonca e-postayla mücadele eden öğrencilerin genellikle kelime dağarcığı sıkıntısı yoktur; Japonca kelimelerle İngilizce bir e-posta yazıyorlar, bu nedenle parçalar yanlış sırayla geliyor ve nezaket ifadeleri kayboluyor. Çerçeveyi ezberleyin ve yazı ortada iki veya üç cümleye küçülür.

Aslında oluşturduğunuz parçalar amaç çizgisi ve gövdedir. Geriye kalan her şey ayarlanmış metindir; bu nedenle Japon meslektaşları doksan saniyede doğru bir e-posta üretebilir ve çerçeveyi bilen bir öğrenci de aynısını yapabilir.

Alıcı hattı ve açılış selamlaması

Herhangi bir selamlamadan önce, ilk satırında alıcının yazılı olduğu Japonca bir e-posta açılır. Tam form şirket, departman ve ardından 様: 株式会社ABC 営業部 田中様 ile kişisel addır.株式会社'u yalnızca birkaç kez değiştirdikten sonra bırakın ve 様'yi asla düşürmeyin. Kimin okuyacağını bilmiyorsanız, ご担当者様 sizi kapsar. Kendi şirketinizde bu satır genellikle 田中部長 veya 田中さん olur; kişide iş unvanı varsa 様'nin yerine iş unvanı gelir.

İkinci satır いつもお世話になっております'dir, bu ne bir soru ne de bir gerçek ifadesidir. Esasen her harici iş e-postasında ve yanıtında görünür, dolayısıyla onu görmeyen bir okuyucu boşluğun farkına varır. İlk temas için bunun yerine 初めてご連絡いたします kullanın ve birinin tedarikçisi yerine müşterisi olarak yazıyorsanız, いつも olmadan お世話になっております tamamen normaldir.

Kendinize isim verin ve konuya girin

Üçüncü satır kendi adınızdır ve ön eki şirketinizin başına gelir: ABC社の山田です veya daha fazla resmiyet istediğinizde 株式会社ABCの山田と申します. Cümleye 私 ile başlamayın ve asla kendi adınıza 様 veya さん eklemeyin. Daha sonra herhangi bir arka plandan önce neden tek bir cümleyle yazdığınızı 〜の件でご連絡いたしました kullanarak açıklayın. Japonca iş yazıları, iş Japoncası ile aynı şekilde sonuç odaklıdır: okuyucu, dördüncü satırın sonunda mesajın ne istediğini bilmelidir ve açıklama aşağıdadır.

Birinden bir şey yapmasını istemek

İstekler, okuyucuya reddetmek için ne kadar yer bıraktıklarına göre derecelendirilir. お願いいたします sade ve tarafsızdır. ご確認いただけますでしょうか daha yumuşaktır çünkü okuyucunun yardım edip edemeyeceğine ilişkin bir soru olarak ifade edilmiştir. ご対応いただけますと幸いです daha da yumuşak, kelimenin tam anlamıyla bunun senin için şanslı olacağını söylüyor. Kalan işin çoğunu iki yastık yapıyor: お手数ですが, sorun için özür dilerim anlamına geliyor ve 恐れ入りますが, empoze ettiğim için özür dilerim anlamına geliyor, her ikisi de talebin önünde oturuyor. Mümkün olan en kısa sürede yerine tarih olarak bir son tarih verin.

Bir yanıtın peşinde koşmak ve gecikme için özür dilemek

Takip, mesajın yoldan sapması ihtimaline izin verilerek yapılır, bu da okuyucunun itibarını korumasını sağlar. その後いかがでしょうか kimseyi herhangi bir şeyle suçlamadan olayların nerede olduğunu soruyor. 行き違いでしたら申し訳ございません mesajlarımız çakıştıysa özür dileriz diyor ve bu, ikinci bir hatırlatmanın standart yastığıdır. Japon bir yazar ancak bunlardan ikisinden sonra kesin bir son teslim tarihi belirtir ve o zaman bile cümle kibar kalır.

Kendi geç cevabınız için, ご返信が遅くなり申し訳ございません iş gücüdür. Tek satırda özür dileyin, uzun uzun açıklamaya direnin ve doğrudan asıl konuya geçin çünkü uzun bir mazeret, gecikmenin kendisinden daha büyük bir başarısızlık olarak algılanır. 申し訳ございません yazılı şeklidir; すみません harici posta için fazla hafiftir ve 申し訳ありません ikisinin arasında yer alır ve dahili kullanıma uygundur.

Ekler, planlama ve hayır deme

Üç rutin amacın her birinin kendi sabit hattı vardır. Bir ek 添付いたします ile duyurulur ve aynı cümleyle açıklanır, çünkü eşlik eden kelimelerin bulunmadığı çıplak bir dosya dikkatsiz olarak okunur. Planlama, okuyucunun sizin için zamanları icat etmesini istemek yerine, aday zaman aralıklarını bir liste halinde sunar ve hangisinin uygun olduğunu sorar. Reddetmek asla tek başına できません kullanmaz: kalıp teşekkür, pişmanlık, sebep ve açık bırakılan bir kapıdır.

いたしかねます isteksizlik yerine zorluk olarak ifade edilen, yapamayacağınızı söylemenin kibar yoludur: 今回はお受けいたしかねます. Herhangi bir reddetmeyi また機会がございましたら ile eşleştirin, böylece ilişki, öğrenenlerin çoğunlukla dışarıda bıraktığı kısım olan hayırdan kurtulur.

Bir e-postayı düzgün bir şekilde bitiren satırları kapatmak

よろしくお願いいたします hemen hemen her Japonca iş e-postasını kapatır ve belirli bir şeye tercüme etmez, bu nedenle onu kapanış selamının yazılı eşdeğeri olarak değerlendirin. 何卒よろしくお願い申し上げます en ağır versiyondur ve ilk yaklaşıma, özür dilemeye veya müşteriye yönelik önemli bir ricaya uygundur.引き続きよろしくお願いいたします devam eden bir konuya uygundur. Altında imza bloğu gelir: isim, şirket, departman, adres, telefon, e-posta. Saygılarımı tercüme etmeye çalışmayın, çünkü eşdeğeri yoktur ve kapanış nezaketi zaten bu işi görmektedir.

Şirketin içi ve dışı

En önemli ayrım uchi ve soto'dur: Şirketiniz içeride, diğer herkes dışarıda. Bir müşteriye yazarken, bir meslektaşınızın, hatta başkanın adının sonuna asla 様 veya さん harflerini eklemezsiniz, bu yüzden 弊社の田中がご対応いたします olur. Kendi arkadaşlığınız alçakgönüllü olduğunuzda iyi, tarafsız olduğunuzda ise kötüdür; onlarınki yazılı olarak 貴社 ve konuşmada 御社'dur. Dahili e-posta daha hafiftir: お疲れ様です, お世話になっております'nin yerine geçer ve お願いします genellikle お願いいたします yerine kullanılır. Kendi başınıza bir seviye seçmek yerine, katılacağınız konunun tonunu eşleştirin.

• Dış açıklık: いつもお世話になっております。İç açıklık: お疲れ様です。
• Şirketinizin dışarıdan birine göre: alçakgönüllülük için, 当社 tarafsız gerçek beyanları için.
• Şirketleri: Yazılı olarak 貴社, yüksek sesle söylediğinizde 御社.
• Bir müşteriye bahsedilen bir meslektaş 様 ve さん: 弊社の田中が伺います。'yi kaybediyor.
• Kıdemli bir meslektaş, şirket içinde iş unvanını tek başına tutar: 田中部長, asla 田中部長様.
• Dahili olarak son tarihler doğrudan olabilir; aynı son teslim tarihi dışarıdan bir yastık alır.

Konu satırları, bilgi ve yanıtlama

Japonca konu satırları açıklayıcıdır ve sıklıkla parantez içine alınır, tıpkı ご確認のお願い】新商品の件'da olduğu gibi, çünkü parantez okuyucuya herhangi bir şeyi açmadan önce hangi eylemin istendiğini bildirir. Konunun aranabilir kalması için yanıt verirken konuyu değiştirmeyin ve Yanıt: zincirini yalnız bırakın. Cc'nin kendine ait bir kuralı vardır: Eğer birisi cc'deyse, onu gövdede 田中部長をCCに入れております gibi bir satırla adlandırın, böylece kimse kendisini orada bulduğuna şaşırmasın. Birkaç kişiye yazarken, cevabınızda aynı bilgi bilgisini saklayın ve alıcı satırında 各位 kullanın.

• Konudaki eylemi köşeli parantez içine alın: お願いいご報告ご確認】.
• Konunun daha sonra tekrar bulunabilmesi için orijinal konuyu bir yanıtta tutun.
• Cc alıcılarını fark edilmeye bırakmak yerine vücutta duyurun.
• Bir gruba yazma, tek bir isim yerine 関係者各位 veya チームの皆様 ile açın.
• Cevap yalnızca 確認のうえ、改めてご連絡いたします olsa bile aynı gün yanıt verin.

Satır satır eksiksiz bir e-posta

Örneği tekrar okuyun ve neyin eksik olduğuna dikkat edin. Okuyucunun sağlığı hakkında herhangi bir sorgulama yapılmaz, önceki mesajı için kendisine teşekkür eden ayrı bir paragraf yoktur ve imza bloğu onu taşıdığı için gövde içinde imza adı yoktur. Mesajın tamamı sabit cümlelerle sarılmış dört gerçek cümleden oluşuyor ve bu oran normal.

Aktarılmayan İngilizce e-posta alışkanlıkları

Öğrenciler tarafından yazılan çoğu tuhaf Japonca e-posta, dilbilgisine aykırı değildir. Bunlar Japonca kelimeler içeren İngilizce e-postalardır ve Japonca bir okuyucu, her kelime doğru olsa bile uyumsuzluğu anında hisseder. Aşağıdaki alışkanlıklar buna neden olan alışkanlıklardır ve her birinin tercümesi yerine basit bir Japonca karşılığı vardır.

• E-postanın onları iyi bulacağı umuduyla açılıyor. Japonca eşdeğeri yok ve いつもお世話になっております zaten bu boşluğu dolduruyor.
• Sevgili Bay Tanaka'yı 親愛なる田中様 gibi bir şeye çeviriyorum. İlk satıra şirket, departman ve 田中様 yazın, sonra durun.
• Talebi son paragrafa gömmek. Japon iş postası ilk dört satırda amacını belirtir.
• Yazılı olarak すみません veya ごめんなさい kullanımı. Her ikisi de sözlü kayıttır: bunun yerine 申し訳ございません veya 恐れ入りますが kullanın.
• Onu açıklayan hiçbir cümle olmayan bir dosya eklemek veya lütfen ekte bulabilirsiniz ifadesinin Japonca eşdeğerini yazmak ve başka bir şey yapmamak.
• Uygun bir imza bloğu yerine altta 田中より ile imza atılıyor.
• Bir müşteriye gönderdiğiniz mesajda bir meslektaşınızın ismine さん eklemek, kendi şirketinizi sessizce yükseltir.
• Mümkün olan en kısa sürede bir şey istemek. Gerçek bir tarih verin: なるはや gündeliktir ve 至急 acil bir durum gibi görünmektedir.