Hou-Ren-Sou: Bir Japon İşyerinde Raporlama ve Danışmanlık

Sessizlik neden bir risk olarak algılanıyor?

Japonya dışındaki birçok ekip, sorunları özümseyen ve yalnızca nihai sonucu bildiren çalışanı ödüllendiriyor. Japon işyerleri genellikle tam tersi şekilde çalışır. Bir yöneticinin işin durumunu sürekli olarak bilmesi beklenir, bu nedenle küçük güncellemelerin akışı, çabanın boşa gitmeden önce yeniden yönlendirilmesine olanak tanır. Bir çalışan bir hafta boyunca sessiz kaldığında ve ardından tamamlanan bir görevi rapor ettiğinde, tepki genellikle rahatlama ve huzursuzluktur, çünkü kimse bu gidişatı düzeltemezdi.

Bu alışkanlığın birçok şirkette açıkça öğretilmesinin ve gerçekten yetenekli bir yabancı çalışanın hala bir endişe kaynağı olan shinpai olarak tanımlanmasının nedeni budur. Boşluk yetenek değildir. Bu, eksik olan yorumdur. Uygulamalar şirkete, sektöre ve nesile göre farklılık gösterir ve bazı ekipler diğerlerinden çok daha rahattır; bu nedenle en katı versiyonu varsaymak yerine kendi meslektaşlarınızın gerçekte ne yaptığını izleyin.

Bir bakışta üç fonksiyon

Konuşmadan önce işlevi adlandırmak becerinin yarısıdır. Dinleyici bu ilk cümleyi sonraki otuz saniyenin ne kadar dikkat gerektirdiğine, yapmakta olduğu işi bırakıp bırakmaması gerektiğine ve kendisinden bir karar istenip istenmediğine karar vermek için kullanır. Yanlış olanla açmak yaygın bir kafa karışıklığı nedenidir: Rapor olarak sunulan bir sōdan, yöneticinin bir cevabın istendiği konusunda kararsız kalmasına neden olur ve istişare olarak açılan bir rapor, onları asla gelmeyecek bir soruya hazır hale getirir.

Konuşmadan önce zamanlamayı doğru ayarlamak

Hemen hemen her an, bir dikkat talebiyle başlar, çünkü dikkat çekmeden sözünü kesmek çoğu öğrencinin yanıldığı kısımdır. Standart açılış, diğer kişinin meşgul olduğunu kabul eder, kabaca ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu belirtir ve ona sizi ertelemeleri için kolay bir yol sunar. Uzunluğu adlandırmak göründüğünden daha önemlidir: sanpun hodo, yöneticiye sizi daha sonraya planlamak yerine sizi şimdi duyabileceğini söyler.

Aciliyet ifadeyi değiştirir. Gerçekten zaman açısından kritik olan herhangi bir şey için bunu ön tarafta isogi no ken de veya torisogi ile söyleyin ve bunu uygun bir an için bir ricaya dönüştürerek yumuşatmayın. Bekleyebilecek her şey için ertelemeyi kendiniz teklif edin. Seçme şansı verilen bir yönetici genellikle iki dakikayı hemen alır.

Hōkoku: ilerlemeyi ve sonuçları raporlama

Bir rapor kısa ve düzenlidir: sonuç, ardından destekleyici ayrıntılar ve sonra ne olacağı. Sonuçla başlayacağım anlamına gelen Ketsuron kara mōshiagemasu, tek bir ünite olarak ezberlenmeye değer çünkü arka planla liderlik etmek çoğu öğrencinin getirdiği ve meşgul dinleyicileri en çok hayal kırıklığına uğratan alışkanlıktır. Sizden daha fazlası istenmediği sürece otuz saniyeyi hedefleyin.

Raporu açıkça kapatın. Ijō desu, dinleyicinin bitirdiğinizi bilmesi için sonu işaretler ve ikinizin de beklediği tuhaf duraklamayı önler. Onları belirsiz herhangi bir şeyi kontrol etmeye davet eden kısa bir takip sorusu bir cümleye mal olur ve çoğu zaman daha sonra ikinci bir konuşmayı kurtarır.

Renraku: başkalarının bilmesi gerekenleri aktarmak

Renraku, hiçbir karara bağlı olmayan bilgidir ve üçü arasında en hafif olanıdır. Kyōyū sasete kudasai, şunu paylaşmama izin verin, hemen hemen her şey için işe yarar: Bir müşteri tarihi değiştirmiştir, teslimat gecikmiştir, toplantı odası taşınmıştır, ofis dışında olacaksınız. Öğrenenlerin yaptığı hata, çok fazla filtreleme yapmak ve bir şeye karar vermenin söylenemeyecek kadar küçük olmasıdır. Küçük eşyalar renraku'nun tam olarak amacıdır.

Devamsızlık ve gecikme de buraya aittir ve onların da kendi gelenekleri vardır. Bunları bildiğiniz kadar erken bildirin, nedenini kısaca belirtin ve tek başına özür dilemek yerine tahmini varış zamanını belirtin. Sumasen'i bir kez öne eklemek yeterlidir; Uzun bir özür, yararlı bilgilerin alınmasını geciktirir.

Sōdan: karar vermeden önce danışmanlık

Sōdan, yabancı çalışanların en çok az kullandığı işlevdir çünkü tek başına karar vermek inisiyatif gibi gelir. Uygulamada, bir karar vermeden önce danışmak güveni kazandıran şeydir: hangi seçimlerin size ait olduğunu, hangilerinin olmadığını bildiğinizi gösterir. Gosōdan ga aru no desu ga ifadesi yumuşatıcı ga ile biter ve kasıtlı olarak sona erer, bu da duyurmak yerine sorduğunuzu gösterir.

İyi bir danışmanlık boş bir soru değildir. Durumu bir cümleyle tanımlayın, gördüğünüz seçenekleri adlandırın, hangisine yöneldiğinizi söyleyin ve ardından sorun. Handan ni mayette orimashite, yani yargı konusunda kararsızım, durum ile soru arasında faydalı bir köprüdür. İkaga deshō ka ile bitirmek, talep etmeden görüşlerini davet ediyor.

Kısa günlük güncelleme

Pek çok takım küçük bir günlük ritim uygular: sabahları ne yapmayı planladığınızı anlatan bir satır ve günün sonunda ne olduğunu anlatan bir satır. Üç öğede tutmak onu sürdürülebilir kılar ve tutarlılık, ayrıntıdan çok daha önemlidir. Her gün aynı türde güncelleme alan bir yönetici, artık soru sorma ihtiyacı duymaz.

Her güncellemeyi yapıldı, yapılıyor, engellendi şeklinde yapılandırın. Engellenen hat değerli olanıdır çünkü erken bir tırmanışın saklandığı yerdir. Hiçbir şey engellenmediyse, bunu dışarıda bırakmak yerine açıkça söyleyin, çünkü engelleyici satırın olmaması, açık yerine unutulmuş olarak okunur.

Erken ihbarda bulunmak ve kötü haberleri bildirmek

En zor rapor, bir şeylerin ters gittiğini kabul eden rapordur ve sorunu çözene kadar bekleme içgüdüsü, alışkanlığın tam olarak önlemek için tasarlandığı şeydir. Hala ucuzken erken söyleyin. Hayame ni otsutaeshita hō ga yoi to omoimashite, yani size erken söylemenin daha iyi olacağını düşündüm, tamamlanmamış bir raporu bitirmekten ziyade kasıtlı bir seçim olarak çerçeveliyor.

Haberler kötü olduğunda düzen önemlidir. Gerçek, sebep, etki, plan ve kısa bir özür. Öğrenciler genellikle bunu tersine çevirir ve uzun bir özür dileyerek veya kendi gerekçelerini savunarak başlarlar, bu da dinleyicinin gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgiyi geciktirir. Özrünüzü tek bir cümlede tutun ve enerjinizi plana ve önlemeye ayırın.

Sorunu devretmek değil, karar istemek

Bir sorunumuz var demek ile iki seçeneğimiz var, siz hangisini tercih edersiniz demek arasında gerçek bir fark var. Birincisi tüm görevi yukarıya doğru aktarır; ikincisi ise düşünmeyi yanınızda tutar ve yalnızca yöneticiye ait olan yargıyı sorar. Burası bir rapor ile istişarenin buluştuğu yerdir ve çoğu üst düzey insanın takdir ettiği biçimdir.

Seçimi somut bir şekilde çerçeveleyin. İki seçeneği adlandırın, her biri için birer maddede ödün verin, önerinizi belirtin ve kararınızı isteyin. Gohandan veya onegai dekimasu deshō ka, bir karar istemenin resmi bir yoludur ve iki seviye üstteki bir yöneticiye yakışır; dochira ga yoroshii deshō ka günlük versiyondur.

Sohbet ve e-postadaki yazılı versiyon

Yazılı hou-ren-sou aynı düzeni korur ancak okuyucunun bir bakışta önceliklendirme yapabilmesi için ön tarafa bir etiket ekler. 、、、、》》》》》》》》》》》》 gibi parantez içine alınmış bir etiket onlara bir cevaba ihtiyaç olup olmadığını anında bildirir. Sohbet mesajları genellikle otsukaresama desu ve adınızla, ardından etiketinizle ve ardından üç kısa satırla açılır.

E-posta daha resmidir ve konuyu ilk satırda tekrarlar. Toriisogi, gohōkoku, rapor yoluyla hızlı bir not anlamına gelen bir set kapanışıdır ve kibarca hiçbir yanıtın gerekli olmadığının sinyalini verir. Bir cevaba ihtiyacınız olduğunda bunu açıkça söyleyin ve ihtiyacınız olan tarihi belirtin. Bu kurallar şirkete göre değişir; bu nedenle kendi ekibinizin halihazırda kullandığı şekli kopyalayın.

Güvene mal olan hatalar

• Bir sorundan bahsetmeden önce çözülmesini beklemek, böylece yöneticinin sorunu ancak maliyet belirlendikten sonra öğrenmesi.
• Sonuç yerine arka planla açılış, otuz saniyelik bir raporun üç dakika sürmesine neden oluyor.
• Bir istişareyi bir beyan olarak sunmak, böylece kimsenin bir kararın talep edildiğini fark etmemesi.
• Küçük değişikliklerde renraku'yu atlamak çünkü bunların birinin dikkatini çekmeye değmeyecek kadar önemsiz olduğunu düşünüyorlar.
• Gerçekler önünde uzun uzadıya özür dilemek, sorumluluktan ziyade savunma olarak algılanır.
• İkinci bir ekip etkilendiğinde ve kimse onlara söylemediğinde yalnızca doğrudan yöneticinize rapor vermek.
• Ekip sohbetinin resmi olmayan bir his vermesi nedeniyle üst düzey bir yöneticiyle gündelik formlar kullanmak.

Bunların hiçbiri dil hatası değil, bu yüzden Japoncası güçlü olan kişilerde bile devam ediyor. Bunlar sıralama ve zamanlama alışkanlıklarıdır ve provaya iyi yanıt verirler: Eğer açılış cümlesi ve ilk olay otomatikse, raporun geri kalanı kendi başına doğru sırayı takip etme eğilimindedir.