Gelmeden önce: randevunun ve zamanlamanın onaylanması
Müşteri ziyareti, tarih, saat ve yeri onaylayan tek satırlık bir e-postayla bir gün önce başlar; müşteriye oda değişikliğinden veya fazladan bir katılımcıdan bahsetme şansı verir. Randevu, gündelik konuşmada bir apo ve müşterinin personeliyle konuştuğunuzda keigo'da o-yakusoku'dur.
Gün içinde binada on dakika erken, resepsiyonda ise beş dakika erken olun. Boş zamanınızı kağıtlarınızı kontrol etmek, telefonunuzu susturmak ve kışın içeri girmeden önce paltonuzu çıkarmak için kullanın; Ziyaretçiler bir müşterinin ofisine kollarının üzerinde ceketle giriyorlar. Tren gecikmesi sizi geç bırakacaksa randevu saatinden önce telefon ederek gerçekçi yeni varış saatini bildirin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Yarın saat 10'daki toplantımızı sabırsızlıkla bekliyorum. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Mekan planlandığı gibi merkez ofisiniz mi? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Çok üzgünüm, tren gecikmesi nedeniyle yaklaşık on dakika gecikeceğim. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Biraz erken geldim o yüzden lobide bekleyeceğim. |
Resepsiyon senaryosu: uketsuke
Resepsiyon, uketsuke, üç biçimde gelir ve senaryo neredeyse hiç değişmez. Büyük bir binada, genellikle güvenlik kapısı bulunan personel masası bulunur; orta ölçekli bir şirketin tezgahında dahili numara listesinin bulunduğu bir telefon vardır; Küçük bir ofisin, Shitsurei Itashimasu derken açtığınız bir kapısı vardır. Her durumda sırayla üç bilgi verirsiniz: şirketiniz, adınız ve kiminle ve ne zaman randevunuz olduğu.
Fiillere dikkat edin. To mōshimasu, to iimasu'nun mütevazı şeklidir ve burada kendinizi tanıtmanın tek yoludur. O-yakusoku veya itadaite orimasu, Bana bir randevu verildi, randevuyu müşterinin hediyesinin içine koyuyor, bu da kibar bir çerçeve. Ziyaret ettiğiniz kişinin ismine sema ekleyin ve biliyorsanız departmanını ekleyin, çünkü büyük bir şirkette aynı soyadına sahip birden fazla kişi bulunabilir.
Resepsiyonist shōshō o-machi kudasai diyecek, kişiye telefon edecek ve sonra ya tadaima mairimasu, yoldalar diyecek ya da bir oda ismi verecek. Bir ziyaretçi rozeti (nyūkanshō) varsa onu görünür bir şekilde takın ve ayrılırken iade edin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Adım Tanaka, ABC Corporation'dan. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Saat 10'da Satış bölümündeki Bay Sato ile randevum var. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Lütfen biraz bekleyin. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato yolda; lütfen buraya oturun. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Sizi beklettiğim için özür dilerim. |
Bekleme odaları ve içinde gösterilme
Lobide, ōsetsushitsu'da, resepsiyon odasında veya toplantı odasında bekleyebilirsiniz. Bir personel sizi yönlendirdiğinde, onların biraz gerisinden yürüyün ve kaldırma düğmelerine basmalarına izin verin; Asansörde kılavuz panelin yanında durur ve siz de arkada durursunuz.
Rehber odada dōzo o-hairi kudasai veya kochira e dōzo diyor. Oda boş olsa bile içeri girerken Shitsurei Itashimasu deyin ve size gösterilen koltuğa oturun. Hiçbir şey söylenmediyse, kapıya en yakın koltuğa yakın durun veya oturun ve buluşacağınız kişi içeri girdiğinde tekrar ayağa kalkın. Çantanızı masanın üzerine değil, sandalyenizin yanındaki yere koyun. Çay getirilirse, kişiye teşekkür edin ve bekleme uzun sürmedikçe, içmeden önce ev sahibinin dōzo'sunu bekleyin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Bu taraftan lütfen. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Affedersiniz (odaya giriyorum). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Lütfen oturun ve bekleyin. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Bu koltuk uygun mu? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Lütfen arkadaki koltuğa oturun. |
Oturma, kartvizitler ve açılış tebrikleri
Toplantı odalarında kapıya en uzak olan üst koltuk (kamiza) ve ona en yakın olan alt koltuk (shimoza) bulunur. Kamiza misafire aittir; en yaşlı ziyaretçi kapının en uzağında, en yaşlı ev sahibi ise karşıdadır. Şüpheniz varsa, yerleştirilmeyi bekleyin.
Buluşacağınız kişi içeri girdiğinde ayağa kalkın. İlk toplantılar kartvizit değişimiyle başlar: kartınızı iki elinizle karşı tarafa bakacak şekilde tutun, şirketinizi, departmanınızı ve adınızı mōshimasu'ya verin, onlarınkini iki elinizle alın, ona bakın ve toplantı için önünüzdeki masaya koyun. Meishi görgü kurallarına ilişkin ayrı bir kılavuz ayrıntıları kapsar; burada değişimin kimse oturmadan önce gerçekleştiğini bilmek yeterlidir.
Daha sonra kendilerine zaman ayırdıkları için teşekkür edin ve ziyaretin amacını tek bir cümleyle belirtin. Artık kokoro bakari desu ga ile küçük bir hediye olan temiyage dağıtılıyor. Sunucu genellikle dewa, hajimemashō ka veya yolculuğunuzla ilgili yalnızca kısa bir yanıt gerektiren bir soruyla başlar.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Bugün meşgul olduğunuzda bize zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Bugün yeni planı açıklamaya geldim. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Küçük bir jeton, lütfen bunu herkesle paylaşın. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | O halde, eğer izin verirseniz, hemen başlayalım. |
Sonlandırma: sonraki adımları özetleme
Japonya'da bir toplantı nadiren yerinde duyurulan bir kararla sona erer. Her iki tarafın bundan sonra ne zaman ne yapacağına dair net bir listeyle sona erer ve ziyaretçinin bunu yüksek sesle söylemesi beklenir. Özeti honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu ile tanıtın, ardından maddeleri mazu, tsugi ni, saigo ni ile listeleyin. Müşteri tarafı farklı gördüğü her şeyi düzeltecektir, asıl mesele de budur.
Müşterinin başka birine danışması gerekiyorsa, shanai de kentō Shite, go-renraku itashimasu derler. Itsu goro ile kaba bir zamanlama isteyin, ancak hemen bir tarih için baskı yapmayın. Ev sahibi honjitsu wa arigatō gozaimashita dediğinde kochira koso ile cevap verin ve onlar ayağa kalktığında ayağa kalkın.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | O halde bugün konuştuklarımızı onaylayayım. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Öncelikle önümüzdeki hafta içinde size bir teklif göndereceğiz. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Bunu dahili olarak değerlendireceğiz ve önümüzdeki hafta sizinle iletişime geçeceğiz. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Yaklaşık olarak ne zaman yanıtınızı bekleyebiliriz? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Açık olmayan başka bir şey var mı? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Bugün için teşekkür ederim. O zevk bizimdir; sizinle çalışmayı sabırsızlıkla bekliyoruz. |
Ayrılış: her kapıda Shitsurei Itashimasu
Gidişin de varış kadar aşamaları vardır. Kağıtlarınızı ve müşterinin kartvizitlerini kart çantanıza koyun. Sandalyenizi içeri itin. Toplantı odasının kapısında dönün, shtsurei itashimasu deyin ve selam verin. Ev sahibi genellikle sizi asansöre veya girişe kadar götürecektir; Konuşmayı hafif tutun ve yürürken onlara tekrar teşekkür edin.
Asansörde içeri girin, ev sahibine doğru dönün, honjitsu wa arigatō gozaimashita deyin ve kapılar kapanırken selam verin. Zemin kat girişinde kapıya doğru eğilin. Ceketini binanın dışına giy. O-kaeshi shimasu ile birlikte herhangi bir ziyaretçinin yaka kartını resepsiyona iade edin ve resepsiyon görevlisine de teşekkür edin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Peki o zaman ben ayrılıyorum. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Lütfen beni dışarıda görmek için canınızı sıkmayın. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Bugün için teşekkür ederim. Güle güle. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Ziyaretçinin rozetini iade ediyorum. Teşekkür ederim. |
Müşteri ziyareti için kelime hazinesi
Resepsiyonda, koridorda, toplantı odasında duyacağınız sözler bunlar. Kisha ve heisha gibi birkaçı yalnızca bir çift olarak anlamlıdır.
| Kelime | Okuma | Anlam |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | çalışma toplantısı, müşteriyle tartışma |
| 受付 | uketsuke | resepsiyon masası |
| 入館証 | nyūkanshō | ziyaretçi kartı veya giriş kartı |
| 応接室 | ōsetsushitsu | ziyaretçiler için kabul odası |
| 会議室 | kaigishitsu | toplantı odası |
| 上座 | kamiza | üst koltuk, kapıdan en uzakta |
| 下座 | shimoza | kapıya en yakın alt koltuk |
| 貴社 | kisha | şirketiniz (bir müşteriyle konuşuyor) |
| 弊社 | heisha | Şirketimiz (mütevazı) |
| 名刺 | meishi | kartvizit |
| 手土産 | temiyage | Ziyarete getirilen küçük hediye |
| お礼メール | o-rei mēru | ziyaretten sonra teşekkür e-postası |
Unvanlar da önemlidir: buchō, bölüm başkanı; kacho, bölüm başkanı. Unvanı soyadıyla birlikte Satō-kachō veya soyadını sama ile birlikte kullanın, asla ikisini birden kullanmayın.
Takip e-postası ve kaçınılması gereken hatalar
Ziyaret aynı gün gönderilen bir o-rei mēru ile sona erer. Sabit bir şekli vardır: ilk satırda sama ile müşterinin şirketi, departmanı ve adı; zaman ayırdıkları için teşekkür ederiz; üzerinde anlaşmaya varılan hususu ve tarihle birlikte bir sonraki adımı onaylayan iki veya üç satır; ve hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu gibi bir kapanış cümlesi. Söz verdiğiniz herhangi bir belgeyi ekleyin.
Öne çıkan hatalar düzen ve kayıtla ilgili. Davet edilmeden önce oturduğu fark edilir. Bir müşterinin kartını pantolon cebine koymak veya üzerine yazı yazmak küçük bir hakarettir. Konuşmada, müşteri için anata kullanmak, ziyaret ettiğiniz kişinin adını söylerken sama'yı unutmak ve keigo'ya sıradan bir ifadeyle cevap vermek en yaygın kaymalardır. Eğer kayarsanız bir sonraki cümlede düzeltin ve devam edin. Şirketin gelenekleri farklılık gösterebilir; bu nedenle ev sahibinin yönlendirmesini takip edin ve o müşteriyi daha önce ziyaret etmiş bir meslektaşınıza sorun.
- Telefon etmeden on dakikadan fazla erken veya bir dakika geç gelmeyin.
- Davet edilinceye kadar oturmayın ve davetsiz kamiza almayın.
- Müşterinin kartını toplantı sırasında masanın üzerinde, ardından kart kutunuzda tutun.
- Müşteri veya şirketi için anata, kimi veya sade kaisha kullanmayın
- Ceketinizi binanın içinde veya asansörde giymeyin
- Teşekkür e-postasını, kararlaştırılan sonraki adımlarla aynı gün gönderin