De ce tăcerea se citește ca un risc
Multe echipe din afara Japoniei recompensează angajatul care absoarbe problemele și raportează doar rezultatul final. Locurile de muncă japoneze merg de obicei în sens invers. Se așteaptă ca un manager să cunoască starea lucrării în mod continuu, astfel încât fluxul de mici actualizări este ceea ce le permite să redirecționeze efortul înainte de a fi irosit. Când un angajat tace o săptămână și apoi raportează o sarcină finalizată, reacția este adesea ușurare amestecată cu neliniște, pentru că nimeni nu ar fi putut corecta cursul.
Acesta este motivul pentru care obiceiul este instruit în mod explicit în multe companii și de ce un angajat străin care este cu adevărat capabil poate fi încă descris drept shinpai, o îngrijorare. Decalajul nu este abilitate. Este comentariul care lipsește. Practicile diferă în funcție de companie, industrie și generație, iar unele echipe sunt mult mai relaxate decât altele, așa că fiți atenți la ceea ce fac de fapt proprii colegi, în loc să presupuneți cea mai strictă versiune.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 報告・連絡・相談は大事だと言われました。 | Hōkoku, renraku, sōdan wa daiji da to iwaremashita. | Mi s-a spus că raportarea, informarea și consultarea sunt importante. |
| こまめに報告するようにしています。 | Komame ni hōkoku suru yō ni shite imasu. | Încerc să raportez frecvent. |
| 自分で解決しようとしてしまいました。 | Jibun de kaiketsu shiyō to shite shimaimashita. | Am ajuns să încerc să rezolv singur. |
| 次からは早めにお伝えします。 | Tsugi kara wa hayame ni otsutae shimasu. | De data viitoare va spun mai devreme. |
Cele trei funcții dintr-o privire
| Funcţie | Fraza de deschidere | Când să-l folosești |
|---|---|---|
| 報告 hōkoku (raport) | ご報告があります。Gohōkoku ga arimasu. | O sarcină a progresat, s-a terminat sau a mers prost, iar managerul dvs. este responsabil pentru aceasta |
| 連絡 renraku (informare) | 共有させてください。Kyōyū sasete kudasai. | Informații de care ceilalți au nevoie, fără nicio decizie necesară: o schimbare de program, un mesaj client, absența dumneavoastră |
| 相談 sōdan (consultați) | ご相談があるのですが。Gosōdan ga aru no desu ga. | Sunteți pe cale să decideți ceva și doriți mai întâi o judecată sau o opinie |
Numirea funcției înainte de a vorbi este jumătate din abilitate. Ascultătorul folosește prima frază pentru a decide de câtă atenție au nevoie de următoarele treizeci de secunde, dacă să se oprească din ceea ce face și dacă i se cere o decizie. Deschiderea cu unul greșit este o cauză obișnuită de confuzie: un sōdan livrat ca raport îl lasă pe manager nesigur că se dorește un răspuns, iar un raport deschis ca o consultare îi face să se pregătească pentru o întrebare care nu apare niciodată.
Obține momentul corect înainte de a vorbi
Aproape fiecare moment hou-ren-sou începe cu o solicitare de atenție, deoarece întreruperea fără una este partea greșită a celor mai mulți cursanți. Deschiderea standard recunoaște că cealaltă persoană este ocupată, afirmă aproximativ de cât timp aveți nevoie și le oferă o modalitate ușoară de a vă amâna. Numirea lungimii contează mai mult decât pare: sanpun hodo îi spune unui manager că te poate auzi acum, mai degrabă decât să te programeze pentru mai târziu.
Urgența schimbă formularea. Pentru orice lucru cu adevărat critic în timp, spuneți acest lucru în față cu isogi no ken de sau torisogi și nu o înmuiați într-o cerere pentru un moment convenabil. Pentru orice poate aștepta, oferiți singur amânarea. Un manager căruia i se oferă posibilitatea de a alege, de obicei, va lua cele două minute imediat.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka? | Ai un moment acum? |
| 三分ほどお時間いただけますか。 | San-pun hodo ojikan itadakemasu ka? | As putea avea vreo trei minute? |
| お忙しいところ失礼します。 | Oisogashii tokoro shitsurei shimasu. | Îmi pare rău că vă întrerup în timp ce sunteți ocupat. |
| 急ぎの件でご報告があります。 | Isogi no ken de gohōkoku ga arimasu. | Am o problemă urgentă de raportat. |
| お手が空いたときで結構です。 | Ote ga aita toki de kekkō desu. | Ori de câte ori ești liber este bine. |
| 後ほどでも構いません。 | Nochihodo demo kamaimasen. | Mai târziu e bine. |
| どうぞ、何ですか。 | Dōzo, nan desu ka? | Haide, ce este? (răspunsul managerului) |
| 十分後でもいい？ | Juppun-go demo ii? | Ar funcționa peste zece minute? (răspunsul managerului, ocazional) |
Hōkoku: raportarea progresului și a rezultatelor
Un raport este scurt și ordonat: concluzie, apoi detalii justificative, apoi ce urmează. Ketsuron kara mōshiagemasu, adică voi începe cu concluzia, merită memorat ca o singură unitate, deoarece conducerea cu fundalul este obiceiul pe care îl aduc cei mai mulți cursanți și cel care îi frustrează cel mai mult pe ascultătorii ocupați. Țintește timp de treizeci de secunde, cu excepția cazului în care ți se cere mai multe.
Închideți raportul în mod explicit. Ijō desu marchează sfârșitul, astfel încât ascultătorul să știe că ați terminat și împiedică pauza incomodă în care așteptați amândoi. O scurtă întrebare ulterioară care îi invită să verifice ceva neclar costă o propoziție și adesea salvează o a doua conversație mai târziu.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Am ceva de raportat. |
| A社の件について、ご報告します。 | A-sha no ken ni tsuite, gohōkoku shimasu. | Raportez despre problema companiei A. |
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Voi începe cu concluzia. |
| 予定どおり進んでいます。 | Yotei dōri susunde imasu. | Merge conform planului. |
| 本日、作業が完了しました。 | Honjitsu, sagyō ga kanryō shimashita. | Lucrarea a fost finalizată astăzi. |
| 現在、半分ほど終わっています。 | Genzai, hanbun hodo owatte imasu. | Aproximativ jumătate este terminat în prezent. |
| 明日中に終わる見込みです。 | Ashita-jū ni owaru mikomi desu. | Este de așteptat să fie terminat până mâine la sfârșitul zilei. |
| 残っているのは確認作業だけです。 | Nokotte iru no wa kakunin sagyō dake desu. | Mai rămâne doar verificarea. |
| 以上です。 | Ijō desu. | Asta este tot. |
| 何かご不明な点はありますか。 | Nani ka gofumei na ten wa arimasu ka? | Este ceva neclar? |
| ありがとう、助かります。 | Arigatō, tasukarimasu. | Mulțumesc, asta ajută. (răspunsul managerului) |
| そのまま進めてください。 | Sono mama susumete kudasai. | Continuă așa cum ești. (răspunsul managerului) |
Renraku: transmiterea a ceea ce alții trebuie să știe
Renraku este o informație fără nicio decizie atașată și este cea mai ușoară dintre cele trei. Kyōyū sasete kudasai, permiteți-mi să vă împărtășesc asta, funcționează pentru aproape orice: un client și-a schimbat o dată, o livrare întârzie, o sală de ședințe s-a mutat, veți fi în afara biroului. Greșeala pe care o fac cursanții este să filtreze prea greu și să decidă un lucru este prea puțin pentru a fi menționat. Articolele mici sunt exact pentru care este renraku.
Absența și întârzierea aparțin și aici și au propriile lor convenții. Raportați-le cât de curând știți, spuneți pe scurt motivul și oferiți o oră estimată a sosirii, mai degrabă decât scuzele. Adăugarea de sumimasen o dată în față este suficientă; scuzele lungi întârzie informațiile utile.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Lasă-mă să împărtășesc asta cu tine. |
| 念のため共有します。 | Nen no tame kyōyū shimasu. | Împărtășesc asta pentru orice eventualitate. |
| 先方から連絡がありました。 | Senpō kara renraku ga arimashita. | Am auzit de la client. |
| 会議の時間が変更になりました。 | Kaigi no jikan ga henkō ni narimashita. | Ora întâlnirii a fost schimbată. |
| 納品が一日遅れるそうです。 | Nōhin ga ichinichi okureru sō desu. | Se pare că livrarea va întârzia cu o zi. |
| 明日は午後から外出します。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu shimasu. | Voi ieși din birou de mâine după-amiază. |
| 電車が遅れており、十分ほど遅れます。 | Densha ga okurete ori, juppun hodo okuremasu. | Trenul are întârziere, așa că voi întârzia vreo zece minute. |
| 体調が悪いため、本日はお休みをいただきます。 | Taichō ga warui tame, honjitsu wa oyasumi o itadakimasu. | Nu sunt bine, așa că îmi voi lua concediul azi. |
| 席を外していました、すみません。 | Seki o hazushite imashita, sumimasen. | Eram departe de biroul meu, scuze. |
| 了解しました、共有ありがとう。 | Ryōkai shimashita, kyōyū arigatō. | Am înțeles, mulțumesc pentru distribuire. (răspunsul colegului) |
Sōdan: consultați-vă înainte de a vă decide
Sōdan este funcția cea mai subutilizată de către angajații străini, deoarece a decide singuri se simte ca o inițiativă. În practică, consultarea înainte de o decizie este ceea ce câștigă încredere: arată că știi care sunt alegerile tale și care nu. Expresia gosōdan ga aru no desu ga se termină cu ga de înmuiere și încetează în mod deliberat, ceea ce semnalează că întrebi mai degrabă decât anunți.
O consultație bună nu este o întrebare goală. Descrieți situația într-o singură propoziție, denumiți opțiunile pe care le vedeți, spuneți spre care vă înclinați și apoi întrebați. Handan ni mayotte orimashite, adică sunt sfâșiat de judecată, este o punte utilă între situație și întrebare. Încheierea cu ikaga deshō ka le invită vizionarea fără a le cere.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| ご相談があるのですが、今よろしいでしょうか。 | Gosōdan ga aru no desu ga, ima yoroshii deshō ka? | Există ceva despre care aș dori să vă consult; acum este bine? |
| 少しご相談させてください。 | Sukoshi gosōdan sasete kudasai. | Lasă-mă să te consult pe scurt. |
| 判断に迷っておりまして。 | Handan ni mayotte orimashite. | Sunt sfâșiat despre cum să judec asta. |
| 対応案が二つあります。 | Taiō-an ga futatsu arimasu. | Există două abordări posibile. |
| 私はA案がよいと思いますが、いかがでしょうか。 | Watashi wa A-an ga yoi to omoimasu ga, ikaga deshō ka? | Cred că opțiunea A este mai bună; ce crezi? |
| ご意見をいただけますか。 | Goiken o itadakemasu ka? | As putea sa am parerea ta? |
| 進める前に確認させてください。 | Susumeru mae ni kakunin sasete kudasai. | Lasă-mă să verific cu tine înainte de a continua. |
| これは私が決めてよい範囲でしょうか。 | Kore wa watashi ga kimete yoi han'i deshō ka? | Este acest lucru în intervalul pe care îl pot decide eu? |
| B案のほうが安全だと思うよ。 | B-an no hō ga anzen da to omou yo. | Cred că varianta B este mai sigură. (răspunsul managerului, ocazional) |
| それは自分で判断して大丈夫です。 | Sore wa jibun de handan shite daijōbu desu. | Îl poți decide singur. (răspunsul managerului) |
Scurta actualizare zilnică
Multe echipe rulează un mic ritm zilnic: un rând dimineața despre ceea ce intenționați să faceți și un rând la sfârșitul zilei despre ceea ce sa întâmplat. Menținerea la trei elemente îl face durabil, iar consistența contează mult mai mult decât detaliile. Un manager care primește aceeași formă de actualizare în fiecare zi nu mai are nevoie să mai întrebe.
Structurați fiecare actualizare așa cum este făcută, în curs, blocată. Linia blocată este cea valoroasă, pentru că acolo se ascunde o escaladare timpurie. Dacă nimic nu este blocat, spuneți acest lucru în mod explicit, în loc să o omiteți, deoarece o linie de blocare absentă se citește mai degrabă ca uitată decât clară.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 本日の予定をお伝えします。 | Honjitsu no yotei o otsutae shimasu. | Să vă spun planul de azi. |
| 午前中は資料を作成します。 | Gozen-chū wa shiryō o sakusei shimasu. | Voi pregăti actele azi dimineață. |
| 本日の進捗をご報告します。 | Honjitsu no shinchoku o gohōkoku shimasu. | Vă raportez progresul de astăzi. |
| 完了したのは二件です。 | Kanryō shita no wa ni-ken desu. | Două articole au fost finalizate. |
| 残りは明日対応します。 | Nokori wa ashita taiō shimasu. | De restul mă ocup mâine. |
| 今のところ問題はありません。 | Ima no tokoro mondai wa arimasen. | Nu sunt probleme momentan. |
| 一点だけ止まっている作業があります。 | Itten dake tomatte iru sagyō ga arimasu. | Există o singură sarcină care este blocată. |
| お先に失礼します。 | Osaki ni shitsurei shimasu. | Voi pleca acum, scuză-mă. |
Creșterea devreme și raportarea veștilor proaste
Cel mai greu raport este cel care admite că ceva a mers prost, iar instinctul de a aștepta până când ai o soluție este exact ceea ce obiceiul este conceput pentru a preveni. Spune-o devreme, în timp ce este încă ieftin. Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimashite, adică am crezut că este mai bine să vă spun devreme, încadrează un raport incomplet ca o alegere deliberată, mai degrabă decât un eșec de a termina.
Ordinea contează când veștile sunt proaste. Fapt, cauză, impact, plan și o scurtă scuză. Elevii inversează adesea acest lucru și deschid cu scuze lungi sau cu o apărare a raționamentului lor, ceea ce întârzie informațiile de care ascultătorul are de fapt nevoie. Păstrați scuzele la o singură propoziție și puneți-vă energia în plan și prevenire.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 一点、問題が発生しました。 | Itten, mondai ga hassei shimashita. | A apărut o problemă. |
| 早めにお伝えしたほうがよいと思いまして。 | Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimashite. | M-am gândit că ar fi mai bine să-ți spun devreme. |
| まだ解決していませんが、状況をご報告します。 | Mada kaiketsu shite imasen ga, jōkyō o gohōkoku shimasu. | Nu s-a rezolvat încă, dar permiteți-mi să raportez situația. |
| 納期に間に合わない可能性があります。 | Nōki ni maniawanai kanōsei ga arimasu. | Există posibilitatea să nu respectăm termenul limită. |
| 原因は私の確認漏れです。 | Gen'in wa watashi no kakunin more desu. | Cauza este un control pe care l-am ratat. |
| 影響は一件のみです。 | Eikyō wa ikken nomi desu. | Impactul este limitat la un singur caz. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. | Îmi pare rău pentru necazul cauzat. |
| 再発防止策を考えます。 | Saihatsu bōshi-saku o kangaemasu. | Voi găsi cum să previn să se întâmple din nou. |
| すぐに報告すべきでした。 | Sugu ni hōkoku subeki deshita. | Ar fi trebuit să raportez imediat. |
| 報告してくれて助かりました。 | Hōkoku shite kurete tasukarimashita. | Ma bucur ca ai raportat-o. (răspunsul managerului) |
Cererea unei decizii, nu predarea unei probleme
Există o diferență reală între a spune că avem o problemă și a spune că aici sunt două opțiuni pe care le preferi. Primul transferă întreaga sarcină în sus; al doilea ține gândirea cu tine și cere doar judecata care aparține managerului. Aici se întâlnesc un raport și o consultare și este forma pe care o apreciază cei mai în vârstă.
Încadrați alegerea în mod concret. Numiți cele două opțiuni, oferiți compromisul într-o singură clauză, spuneți recomandarea dvs. și cereți judecata. Gohandan o onegai dekimasu deshō ka este o modalitate formală de a cere o decizie și se potrivește unui manager cu două niveluri în sus; dochira ga yoroshii deshō ka este versiunea de zi cu zi.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 二つの案をご説明します。 | Futatsu no an o gosetsumei shimasu. | Lasă-mă să explic cele două opțiuni. |
| A案は早いですが、費用が上がります。 | A-an wa hayai desu ga, hiyō ga agarimasu. | Opțiunea A este mai rapidă, dar costul crește. |
| B案は安全ですが、一週間かかります。 | B-an wa anzen desu ga, isshūkan kakarimasu. | Opțiunea B este mai sigură, dar durează o săptămână. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka? | Pe care ai prefera? |
| ご判断をお願いできますでしょうか。 | Gohandan o onegai dekimasu deshō ka? | Aș putea să vă rog să luați decizia? |
| 本日中にご返答いただけると助かります。 | Honjitsu-chū ni gohentō itadakeru to tasukarimasu. | Ar fi de ajutor dacă aș putea primi răspunsul tău până la sfârșitul zilei de astăzi. |
| A案で進めてください。 | A-an de susumete kudasai. | Continuați cu opțiunea A. (răspunsul managerului) |
| 承知しました。A案で進めます。 | Shōchi shimashita. A-an de susumemasu. | Înțeles. Voi continua cu varianta A. |
Versiunea scrisă în chat și e-mail
Hou-ren-sou scris păstrează aceeași ordine, dar adaugă o etichetă în față, astfel încât cititorul să poată triaj dintr-o privire. O etichetă între paranteze, cum ar fi 【報告】, 【連絡】 sau 【相談】 le spune instantaneu dacă este nevoie de un răspuns. Mesajele de chat se deschid de obicei cu otsukaresama desu și numele tău, apoi eticheta, apoi trei linii scurte.
E-mailul este mai formal și repetă subiectul în primul rând. Toriisogi, gohōkoku făcut este un set de închidere care înseamnă o notă rapidă sub formă de raport și semnalează politicos că nu este necesar niciun răspuns. Când aveți nevoie de un răspuns, spuneți-l clar și indicați data până la care aveți nevoie. Aceste convenții variază în funcție de companie, așa că copiați forma pe care o folosește deja propria echipă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| お疲れさまです。田中です。 | Otsukaresama desu. Tanaka desu. | Bună, acesta este Tanaka. (deschidere standard de chat) |
| 【報告】本日の進捗について | [Hōkoku] Honjitsu no shinchoku ni tsuite | [Raport] Despre progresul de astăzi (chat sau subiect) |
| 【相談】対応方針について | [Sōdan] Taiō hōshin ni tsuite | [Consultație] Despre cum să gestionați acest lucru (chat sau subiect) |
| 標題の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōdai no ken ni tsukimashite, gohōkoku itashimasu. | Vă scriu pentru a raporta problema în linia de subiect. |
| 取り急ぎ、ご報告まで。 | Toriisogi, gohōkoku made. | O notă rapidă sub formă de raport. |
| ご確認のほどよろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu. | V-aș fi recunoscător dacă ați putea verifica asta. |
| 金曜日までにご返信いただけますでしょうか。 | Kin'yōbi made ni gohenshin itadakemasu deshō ka? | Poti sa raspunzi pana vineri? |
| ご返信は不要です。 | Gohenshin wa fuyō desu. | Nu este nevoie de răspuns. |
Greșeli care costă încredere
- Așteptați până când o problemă este rezolvată înainte de a o menționa, astfel încât managerul să afle despre ea abia după ce costul este fixat.
- Deschiderea cu fundal în loc de concluzie, ceea ce face ca un raport de treizeci de secunde să dureze trei minute.
- Livrarea unei consultări sub formă de declarație, astfel încât nimeni să nu-și dea seama că s-a cerut o decizie.
- Sari peste renraku la schimbările mici, deoarece se simt prea banale pentru a merita atenția cuiva.
- Cererea de scuze îndelung înaintea faptelor, ceea ce se citește mai degrabă drept defensivă decât responsabilitate.
- Raportați doar managerului dvs. direct atunci când o a doua echipă este afectată și nimeni nu le-a spus.
- Folosind formulare ocazionale cu un manager senior, deoarece conversația în echipă se simte informală.
Niciuna dintre acestea nu este erori de limbaj, motiv pentru care persistă chiar și la persoanele a căror japoneză este puternică. Sunt obiceiuri de secvențiere și sincronizare și răspund bine la repetiție: dacă fraza de deschidere și primul fapt sunt automate, restul raportului tinde să urmeze ordinea corectă de la sine.