Trei feluri de hikitsugi și când încep
Hikitsugi acoperă trei situații care se simt diferite, dar folosesc același limbaj. Înainte de kyūka, plecați, predați sarcinile care vor fi datorate în timp ce sunteți plecat, de obicei unui singur coleg și de obicei într-un mesaj scurt plus un cuvânt în persoană. Înainte de jinji idō, un transfer în cadrul companiei, predai un întreg rol, adesea în săptămânile dintre anunț și data mutării. Înainte de taishoku, demisia, predai totul, iar compania se va aștepta să fie finalizată înainte de ultima ta zi.
Timpul este locul în care elevii sunt prinși. Concediul necesită o zi sau două de pregătire. Un transfer începe în ziua în care este anunțat. Predarea demisiei trece prin perioada de preaviz, iar mulți manageri vor cere un hikitsugi keikaku, un plan de predare, în prima săptămână. Așteptările companiei diferă, așa că întrebați cum arată în mod normal hikitsugi-ul echipei.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Aș dori să predau munca pentru concediul meu săptămâna viitoare. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Odată cu transferul meu, îmi voi preda sarcinile lui Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Plănuiesc să-mi predau toată munca înainte de a pleca. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Voi pregăti un plan de predare săptămâna aceasta. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Cine va fi succesorul meu? |
Hikitsugisho: ce scrie în document
Hikitsugisho este coloana vertebrală a predării. Este citită de succesorul tău, managerul tău și, luni mai târziu, de oricine trebuie să răspundă la o întrebare pe care nimeni altcineva nu poate. Scrieți-l în simplu desu și masu sau în stilul substantiv al documentelor interne, oricare ar fi folosit echipa dvs. și organizați-l după sarcină și nu după dată. Pentru fiecare sarcină: pentru ce este, cât de des se întâmplă, în ce stare se află, cine este implicat, unde sunt fișierele și ce ar putea merge prost.
Două lucruri fac un hikitsugisho cu adevărat util. Primul este keii, istoria: de ce un client este tratat într-un anumit fel, ce decizii au fost luate și de către cine. Al doilea este regulile nescrise: clientul căruia nu-i plac apelurile telefonice, raportul care trebuie să ajungă mai întâi la o anumită persoană. Acestea nu apar niciodată în procedurile oficiale și sunt exact ceea ce un succesor nu poate afla singur.
| Secțiune | Lectură | Ce sa scriu |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Lista sarcinilor cu scop și frecvență |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Starea actuală a fiecărei sarcini |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Oameni responsabili și oameni implicați |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Date de contact ale clientului și furnizorului |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Termenele limită și calendarul recurent |
| 保管場所 | hokan basho | Unde sunt păstrate fișierele, formularele și înregistrările |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Probleme în așteptare și probleme deschise |
| 経緯 | keii | Istoria și motivele din spatele deciziilor |
| 注意点 | chūi-ten | Puncte de urmărit, inclusiv reguli nescrise |
| マニュアル | manyuaru | Link-uri către proceduri și manuale |
Parolele și detaliile contului sunt de obicei predate prin sistemul propriu al companiei, neînscrise în document. Întrebați IT cum le gestionează compania dvs.
Expresii pentru predare
Procedura vorbită urmează documentul. Stați cu succesorul dvs., parcurgeți fiecare sarcină și spuneți ce nu poate documentul: tonul la care se așteaptă un client, părțile unui proces care sunt mai lente decât arată. Folosiți hikitsugimasu pentru act, o-negai shimasu pentru cerere și go-fumei na ten, puncte neclare, pentru a invita întrebări. Păstrați walkthrough-ul în desu și masu chiar și cu un coleg apropiat; formalitatea semnalează că acesta este un transfer oficial de responsabilitate.
Încheiați prin a spune când veți fi contactat și pentru cât timp. În multe companii este normal să răspunzi la întrebările unui succesor timp de câteva săptămâni după un transfer; după demisie este o curtoazie, nu o obligație și poți să-ți stabilești limite politicos.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Acest proiect se află în prezent în stadiul în care a fost depus devizul. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Detaliile sunt rezumate la pagina a treia a documentului de predare. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Cu acest client, un apel telefonic face lucrurile mai repede decât e-mailul. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Dacă ceva nu este clar, întrebați-mă oricând. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Până la sfârșitul lunii viitoare pot răspunde la întrebări. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Asta completează predarea atribuțiilor mele. |
Expresii pentru a primi o predare
Când ești succesorul, treaba ta este să întrebi. Colegii japonezi predă adesea ceea ce cred ei că contează și uită ceea ce au încetat să mai observe, așa că întrebările pe care le aduci modelează ceea ce primești. Întrebați mai întâi despre prioritate, apoi despre istorie, apoi despre problemele în așteptare, apoi despre oameni. Confirmați ceea ce ați auzit cu to iu koto desu ne, așa este și scrieți singur răspunsul în document, pentru că persoana care pleacă nu va avea timp.
Arată că iei munca în serios, fără a promite prea mult. Hikitsugasete itadakimasu, o voi prelua, și shikkari hikitsugimasu, o voi prelua corect, sunt liniile standard și se așteaptă un scurt mulțumire la sfârșit pentru timpul petrecut.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Dintre acestea, care este cea mai urgentă? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Imi puteti spune istoria acestui proiect? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Există probleme în așteptare în acest moment? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Există cineva la client cu care ar trebui să fiu deosebit de atent? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Deci, asta înseamnă că factura iese până la sfârșitul lunii, nu? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | O voi prelua corect. Vă mulțumesc pentru timpul acordat. |
Prezentarea succesorului clienților
Predarea clienților se face în doi pași. Mai întâi vine e-mailul kōnin no go-shōkai: anunțați schimbarea, numiți succesorul, îl copiați și îi mulțumiți clientului pentru sprijinul acordat. Succesorul răspunde apoi la fir cu o scurtă prezentare personală. În al doilea rând, urmează o vizită sau un apel comun, în care îi prezentați față în față și faceți un pas înapoi în timp ce vorbesc. După ultima ta zi, succesorul trimite o urmărire pe cont propriu.
Rândurile de mai jos sunt părțile din acel e-mail și introducerea vorbită. Păstrați tonul cald și ușor formal și evitați să explicați de ce plecați; un simplu isshin ni yori, din motive personale, este tot ce are nevoie un client.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Subiect: Notificare privind schimbarea persoanei de contact |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Începând cu 1 aprilie, mă voi retrage din calitatea ta de contact. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Succesorul meu va fi Sato din același departament. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Vă mulțumesc din suflet pentru tot sprijinul acordat în timpul petrecut în acest rol. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato și cu mine ne vom vizita în scurt timp pentru a vă saluta personal. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Eu sunt Sato, succesorul. Aștept cu nerăbdare să lucrez cu tine. |
O listă de verificare a predării pentru partea care dă
Lista de mai jos acoperă partea de a oferi de la anunț până în ultima zi. Nu toate elementele se aplică unui concediu scurt, dar pentru un transfer sau demisie, lucrul peste tot este ceea ce se vor aștepta colegii în tăcere.
- Acordați mai întâi succesorul și programul de predare cu managerul dvs
- Actualizați sau scrieți hikitsugisho, organizat pe sarcină, cu statut și istoric
- Organizează dosarele partajate și fișierele de nume, astfel încât un străin să le poată găsi
- Parcurgeți personal succesorul prin document, sarcină cu sarcină
- Trimiteți e-mailul de notificare client cu succesorul copiat
- Faceți vizite sau apeluri comune la cei mai importanți clienți
- Predați conturile și parolele prin procesul oficial al companiei
- Anulați sau transferați întâlniri recurente, abonamente și roluri de sistem
- Spuneți când veți mai răspunde la întrebări și pentru cât timp
- Mulțumește-i succesorului, managerului tău și echipei în ultima ta zi
Pentru o scurtă concediu, lista se prăbușește la trei rânduri: spuneți unui coleg ce scade, scrieți unde sunt fișierele și puneți un mesaj de absență.
Greșeli de evitat
Cea mai frecventă greșeală este o predare care trăiește doar în capul tău, livrată ca o conversație grăbită în ultima după-amiază. Notează-l devreme și lasă conversația să urmeze documentul. Al doilea este enumerarea sarcinilor fără istorie: un succesor care știe ce să facă, dar nu de ce va repeta vechile greșeli. Al treilea este uitarea clienților, care își vor aminti că au aflat schimbarea dintr-un e-mail returnat.
Pe partea de primire, greșeala este politețea care te oprește să întrebi. A da din cap printr-o explicație și a descoperi golurile o lună mai târziu nu ajută pe nimeni. Întrebați, confirmați, scrieți-l. Și pe ambele părți, nu tratați hikitsugi-ul ca opțional pentru că plecați doar în vacanță; un mesaj pe două rânduri despre ceea ce scade este încă o predare, iar omiterea se observă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Nu am avut timp, așa că o să explic verbal. (Evitați; scrieți-l.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Voi trimite mai întâi documentul de predare, așa că vă rog să-l citiți și apoi acordați-mi puțin timp. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Nu există probleme deosebite. (Rareori adevărat; enumerați problemele în curs.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | A existat o dispută cu clientul pe această temă, așa că vă voi explica istoria. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Înțeles. (Bine, dar urmează cu o întrebare.) |