Înainte de a ajunge: confirmarea programării și a calendarului
O vizită la client începe cu o zi înainte, cu un e-mail pe o singură linie care confirmă data, ora și locul; oferă clientului șansa de a menționa o schimbare de cameră sau un participant suplimentar. O întâlnire este un apo în discurs obișnuit și o-yakusoku în keigo atunci când vorbești cu personalul clientului.
În ziua, fiți la clădire cu zece minute mai devreme și la recepție cu cinci minute mai devreme. Folosește-ți timpul liber pentru a-ți verifica hârtiile, a tace telefonul și, iarna, scoate-ți haina înainte de a intra; vizitatorii intră în biroul unui client cu haina peste braț. Dacă o întârziere a trenului vă întârzie, sunați înainte de ora programare cu o nouă oră realistă de sosire.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Așteptăm cu nerăbdare întâlnirea noastră de mâine la zece. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Locația este sediul dvs. central, așa cum ați planificat? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Îmi pare foarte rău, voi întârzia vreo zece minute din cauza unei întârzieri a trenului. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Am ajuns puțin mai devreme, așa că voi aștepta în hol. |
Scenariul recepției: uketsuke
Recepția, uketsuke, vine în trei forme și scenariul abia se schimbă. O clădire mare are un birou cu personal, adesea cu o poartă de securitate; o companie mijlocie are un telefon pe ghișeu cu o listă de extensii; un birou mic are o ușă pe care o deschizi în timp ce spui shitsurei itashimasu. În fiecare caz, oferiți trei informații în ordine: compania dvs., numele dvs. și cu cine aveți o întâlnire și când.
Observați verbele. To mōshimasu este forma umilă a lui to iimasu și singura modalitate de a te prezenta aici. O-yakusoku o itadaite orimasu, mi s-a dat o programare, pune programarea în cadoul clientului, care este încadrarea politicoasă. Atașați sama la numele persoanei pe care o vizitați și adăugați-i departamentul dacă îl cunoașteți, deoarece o companie mare poate avea mai multe persoane cu același nume de familie.
Recepționera va spune shōshō o-machi kudasai, va suna persoana respectivă și apoi fie va spune tadaima mairimasu, că sunt pe drum, fie va numi o cameră. Dacă există o insignă de vizitator, nyūkanshō, purtați-o vizibil și returnați-o când plecați.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Numele meu este Tanaka, de la ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Am o întâlnire cu domnul Sato la vânzări la zece. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Vă rugăm să așteptați un moment. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato este pe drum; vă rog să luați loc aici. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Imi pare rau ca te-am facut sa astepti. |
Săli de așteptare și afișat
Puteți aștepta în hol, într-un ōsetsushitsu, într-o sală de recepție sau chiar în sala de ședințe. Când un membru al personalului te conduce, mergi ușor în spatele lor și lasă-i să apese butoanele liftului; în lift ghidajul stă lângă panou și tu stai în spate.
În cameră, ghidul spune dōzo o-hairi kudasai sau kochira e dōzo. Spune shitsurei itashimasu în timp ce intri, chiar dacă camera este goală și ia locul care ți se arată. Dacă nu se spune nimic, stai lângă scaunul cel mai apropiat de uşă sau stai în el şi stai din nou când intră persoana cu care te întâlneşti. Pune-ţi geanta pe podea, lângă scaun, nu pe masă. Dacă se aduce ceai, mulțumiți persoanei și așteptați dōzo-ul gazdei înainte de a bea, cu excepția cazului în care așteptarea devine lungă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | În felul acesta, vă rog. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Scuză-mă (intru în cameră). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Vă rog să vă așezați și să așteptați. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Acest scaun este în regulă? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Vă rugăm să luați loc în spate. |
Scaune, cărți de vizită și felicitări de deschidere
Sălile de ședințe au un scaun superior, kamiza, cel mai îndepărtat de ușă, și un scaun inferior, shimoza, cel mai apropiat. Kamiza aparține oaspetelui, cel mai în vârstă vizitator fiind cel mai îndepărtat de ușă și gazda cea mai în vârstă vizavi. Dacă aveți îndoieli, așteptați să fiți plasat.
Când persoana pe care o întâlniți intră, stați în picioare. Primele întâlniri încep cu schimbul de cărți de vizită: ține-ți cardul cu ambele mâini îndreptate spre cealaltă persoană, dă-ți compania, departamentul și numele lui mōshimasu, primește-l pe al lor cu ambele mâini, aruncă-l o privire și pune-l pe masă în fața ta pentru întâlnire. Un ghid separat despre eticheta meishi acoperă detaliile; aici este suficient să știi că schimbul are loc înainte să stea cineva.
Apoi, mulțumiți-le pentru timpul acordat și spuneți scopul vizitei într-o singură propoziție. Un mic cadou, temiyage, este predat acum cu kokoro bakari desu ga. Gazda deschide de obicei cu dewa, hajimemashō ka sau cu o întrebare despre călătoria ta, care are nevoie doar de un răspuns scurt.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Vă mulțumim că ți-ai făcut timp pentru noi astăzi când ești ocupat. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Am venit astăzi să explic noul plan. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Un mic simbol, vă rugăm să-l împărtășiți tuturor. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Atunci, dacă îmi permiteți, să începem imediat. |
Încheiere: rezumarea pașilor următori
O întâlnire japoneză se încheie rar cu o decizie anunțată la fața locului. Se termină cu o listă clară a ceea ce fiecare parte va face în continuare și până când, iar vizitatorul este de așteptat să o spună cu voce tare. Introduceți rezumatul cu honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, apoi enumerați articolele cu mazu, tsugi ni, saigo ni. Partea clientului va corecta orice văd diferit, care este ideea.
Dacă clientul trebuie să consulte pe altcineva, va spune shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Cereți un timp aproximativ cu itsu goro, dar nu forțați pentru o întâlnire la fața locului. Când gazda spune honjitsu wa arigatō gozaimashita, răspunde cu kochira koso și stai în picioare când stau în picioare.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Atunci permiteți-mi să confirm ceea ce am discutat astăzi. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | În primul rând, vă vom trimite o cotație în săptămâna viitoare. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | O vom lua în considerare intern și vă vom contacta săptămâna viitoare. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Aproximativ când ne-am putea aștepta la răspunsul dvs.? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Mai este ceva neclar? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Vă mulțumesc pentru ziua de azi. Plăcerea este a noastră; așteptăm cu nerăbdare să lucrăm cu tine. |
Plecare: shitsurei itashimasu la fiecare uşă
Plecarea are tot atâtea etape cât și sosirea. Adună-ți actele și cărțile de vizită ale clientului, care merg în cutia de carduri. Împingeți scaunul înăuntru. La ușa sălii de ședințe, întoarceți-vă, spuneți shitsurei itashimasu și înclinați-vă. Gazda vă va conduce de obicei până la lift sau la intrare; menține conversația lejeră și mulțumește-le din nou în timp ce mergi.
La lift, intră, întoarce-te cu fața către gazdă, spune honjitsu wa arigatō gozaimashita și înclină-te când ușile se închid. La o intrare de la parter, plecați la ușă. Pune-ți haina în afara clădirii. Returnează orice ecuson de vizitator la recepție cu o-kaeshi shimasu și mulțumește și recepționerului.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Ei bine, atunci îmi iau concediu. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Te rog nu te deranja să mă vezi afară. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Vă mulțumesc pentru ziua de azi. La revedere. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Îi returnez insigna de vizitator. Multumesc. |
Vocabular pentru o vizită la client
Acestea sunt cuvintele pe care le veți auzi la recepție, pe coridor și în sala de ședințe. Mai multe, cum ar fi kisha și heisha, au sens doar ca pereche.
| Cuvânt | Lectură | Sens |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | întâlnire de lucru, discuție cu un client |
| 受付 | uketsuke | birou de receptie |
| 入館証 | nyūkanshō | insigna de vizitator sau permisul de intrare |
| 応接室 | ōsetsushitsu | sala de receptie pentru vizitatori |
| 会議室 | kaigishitsu | sala de sedinte |
| 上座 | kamiza | scaunul de sus, cel mai îndepărtat de uşă |
| 下座 | shimoza | scaunul inferior, cel mai aproape de uşă |
| 貴社 | kisha | compania ta (vorbind cu un client) |
| 弊社 | heisha | compania noastră (umilă) |
| 名刺 | meishi | carte de vizită |
| 手土産 | temiyage | mic cadou adus în vizită |
| お礼メール | o-rei mēru | e-mail de mulțumire după o vizită |
Titlurile contează și ele: buchō, șef de departament; kachō, șef de secție. Folosiți titlul cu numele de familie, Satō-kachō sau numele de familie cu sama, niciodată ambele împreună.
E-mailul de urmărire și greșeli de evitat
Vizita se încheie cu un o-rei mēru trimis în aceeași zi. Are o forma fixa: firma clientului, departamentul si numele cu sama pe prima linie; un mulțumire pentru timpul acordat; două sau trei rânduri care confirmă ceea ce sa convenit și următorul pas cu o dată; și o linie de închidere, cum ar fi hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Atașați orice document pe care l-ați promis.
Greșelile care ies în evidență sunt legate de comandă și înregistrare. Se observă ședința înainte de a fi invitat. A pune cardul unui client în buzunarul pantalonului sau a scrie pe el este o mică insultă. În vorbire, slipurile obișnuite sunt folosirea anata pentru client, uitarea de sama pe numele persoanei pe care o vizitați și răspunsul la keigo cu o deznunță casuală. Dacă aluneci, corectează-o în următoarea propoziție și continuă. Obiceiurile companiei variază, așa că urmați exemplul gazdei și întrebați un coleg care a mai vizitat clientul respectiv.
- Nu ajungeți cu mai mult de zece minute mai devreme sau cu un minut întârziere fără a suna
- Nu stați până nu sunteți invitat și nu luați kamiza neinvitat
- Păstrați cardul clientului pe masă în timpul întâlnirii, apoi în cutia dumneavoastră de card
- Nu folosiți anata, kimi sau kaisha simplă pentru client sau compania lor
- Nu vă îmbrăcați haina în interiorul clădirii sau în lift
- Trimiteți e-mailul de mulțumire în aceeași zi cu următorii pași conveniți