Scheletul fix al unui e-mail de afaceri japonez
Fiecare e-mail extern de afaceri din Japonia este construit din aceleași șapte părți, în aceeași ordine. Cursanții care se luptă cu e-mailul japoneză nu sunt de obicei lipsiți de vocabular; ei scriu un e-mail în limba engleză în cuvinte japoneze, astfel încât părțile ajung într-o secvență greșită și frazele de curtoazie dispar. Memorează cadrul și scrisul se micșorează la două sau trei propoziții la mijloc.
| Parte | japonez | Ce face |
|---|---|---|
| Linia destinatarului | 株式会社ABC 営業部 田中様 | Companie, departament, nume, apoi 様 |
| Salutare de deschidere | いつもお世話になっております。 | Am rezolvat politețea, nu o întrebare reală |
| Numele dumneavoastră | ABC社の山田です。 | Firma plus numele dvs. de familie |
| Scop | 〜の件でご連絡いたしました。 | O propoziție care spune de ce ai scris |
| Corp | つきましては、〜をお願いできますでしょうか。 | Cererea sau informația |
| Politețe de închidere | よろしくお願いいたします。 | Se termină în esență fiecare e-mail |
| Semnătura | 山田太郎／営業部／電話番号 | Nume, companie, departament, contact |
Părțile pe care le compuneți de fapt sunt linia scopului și corpul. Orice altceva este text setat, motiv pentru care colegii japonezi pot produce un e-mail corect în nouăzeci de secunde și de ce un cursant care cunoaște cadrul poate face același lucru.
Linia destinatarului și salutul de deschidere
Se deschide un e-mail japonez cu destinatarul scris pe prima linie, înainte de orice salut. Forma completă este companie, departament, apoi numele personal cu 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Aruncă 株式会社 numai după mai multe schimburi și nu scăpa niciodată 様. Dacă nu știi cine îl va citi, ご担当者様 te acoperă. În cadrul propriei companii, linia este de obicei 田中部長 sau 田中さん, cu un titlu de post care înlocuiește 様 atunci când persoana are unul.
A doua linie este いつもお世話になっております, care nu este nici o întrebare, nici o declarație de fapt. Apare în esență în fiecare e-mail de afaceri extern și răspuns, astfel încât un cititor care nu îl vede observă decalajul. Pentru un prim contact, folosiți 初めてご連絡いたします în schimb, iar dacă scrieți ca client al cuiva, mai degrabă decât furnizorul acestuia, お世話になっておりまっておりまいつ este normal fără ります.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | Domnul Tanaka, Departamentul de vânzări, ABC Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Către persoana responsabilă |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Vă mulțumim pentru sprijinul dumneavoastră continuu. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | Vă contactez pentru prima dată. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | Pentru toți cei în cauză |
Dă-ți nume și ajungi la subiect
Al treilea rând este numele tău propriu, prefixat de compania ta: ABC社の山田です sau 株式会社ABCの山田と申します atunci când vrei mai multă formalitate. Nu începe propoziția cu 私 și nu atașa niciodată 様 sau さん propriului tău nume. Apoi spuneți de ce scrieți, într-o singură propoziție, înainte de orice fundal, folosind 〜の件でご連絡いたしました. Scrierea japoneză de afaceri este concluzia-în primul rând, în același mod în care este japoneza de afaceri vorbită: cititorul ar trebui să știe ce vrea mesajul până la sfârșitul celui de-al patrulea rând, iar explicația urmează.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | Numele meu este Yamada, de la ABC Co., Ltd. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | Vă scriu despre întâlnirea pe care am avut-o zilele trecute. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | În ceea ce privește subiectul din linia de subiect, aș dori să raportez următoarele. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | Pentru a ajunge direct la asta, este un lucru pe care aș dori să discut. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | Vă scriu pentru a vă anunța următoarele. |
Cere cuiva să facă ceva
Solicitările sunt clasificate în funcție de cât spațiu lasă cititorului să refuze. お願いいたします este simplu și neutru. ご確認いただけますでしょうか este mai blând, deoarece este formulat ca o întrebare despre dacă cititorul poate ajuta. ご対応いただけますと幸いです este încă mai moale, spunând la propriu că ar fi norocos pentru tine. Două perne fac cea mai mare parte a muncii rămase: お手数ですが, adică îmi pare rău pentru necaz și 恐れ入りますが, adică îmi pare rău să impun, ambele stând în fața cererii. Dați un termen limită ca dată, mai degrabă decât cât mai curând posibil.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | Poți te rog să verifici asta? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | Scuze pentru probleme, dar te rog să ai grijă de asta. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | Îmi pare rău că vă deranjez, dar îmi puteți trimite documentele? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | Ar fi de mare ajutor dacă ați putea răspunde până vineri. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | V-aș fi recunoscător dacă ați lua în considerare. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | Dacă ceva nu este clar, vă rog să-mi spuneți. |
Urmărind un răspuns și cer scuze pentru întârziere
Urmărirea se face ținând cont de posibilitatea ca mesajul să se rătăcească, ceea ce permite cititorului să salveze fața. その後いかがでしょうか întreabă unde stau lucrurile fără a acuza pe nimeni de nimic. 行き違いでしたら申し訳ございません spune scuze dacă mesajele noastre s-au încrucișat și este perna standard pentru un al doilea memento. Abia după două dintre acestea, un scriitor japonez stabilește un termen limită și chiar și atunci propoziția rămâne politicoasă.
Pentru răspunsul tău întârziat, ご返信が遅くなり申し訳ございません este calul de muncă. Cere scuze într-un rând, rezistă să explici pe larg și treci direct la substanță, pentru că o scuză lungă se citește ca un eșec mai mare decât întârzierea în sine. 申し訳ございません este forma scrisă; すみません este prea ușor pentru corespondența externă, iar 申し訳ありません se află între cele două și se potrivește utilizării interne.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | Cum stau lucrurile de atunci? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | Scuzele mele dacă mesajele noastre s-au încrucișat. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | Te contactez din nou pentru asta. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Îmi pare rău pentru răspunsul târziu. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | Acesta a fost un eșec de a verifica din partea noastră. Îmi cer scuze sincer. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | Mă voi asigura că acest lucru nu se va întâmpla din nou. |
Atașamente, programare și spune nu
Trei scopuri de rutină au fiecare propria linie fixă. Un atașament este anunțat cu 添付いたします și descris în aceeași propoziție, deoarece un fișier gol fără cuvinte însoțitoare se citește ca neglijent. Programarea oferă locuri de candidați sub formă de listă și întreabă care dintre ele se potrivește, mai degrabă decât să ceară cititorului să inventeze orele pentru tine. Declining nu folosește niciodată できません singur: modelul este mulțumire, regret, motiv și o ușă lăsată deschisă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Am atașat documentele, așa că vă rog să aruncați o privire. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | V-ar potrivi vreuna dintre datele de mai jos? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | Ai putea să-mi spui o dată și o oră potrivite pentru tine? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | Îmi pare foarte rău, dar vom trece cu această ocazie. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | Sper să putem lucra împreună dacă apare o altă oportunitate. |
いたしかねます este modul politicos de a spune că nu poți, exprimat mai degrabă ca dificultate decât ca nedorință: 今回はお受けいたしかねます. Asociați orice refuz cu また機会がございましたら, astfel încât relația să supraviețuiască nu, care este partea pe care elevii o omit cel mai adesea.
Închiderea liniilor care termină corect un e-mail
よろしくお願いいたします închide aproape fiecare e-mail de afaceri japonez și nu se traduce în nimic anume, așa că tratează-l ca pe echivalentul scris al unei plecări de închidere. 何卒よろしくお願い申し上げます este cea mai grea versiune și se potrivește cu o primă abordare, scuze sau o cerere substanțială către un client, în timp ce引き続きよろしくお願いいたします se potrivește unui subiect aflat în desfășurare. Mai jos apare blocul de semnătură: nume, companie, departament, adresă, telefon, email. Nu încercați să traduceți cele mai bune salutări, pentru că nu există echivalent, iar amabilitatea de încheiere face deja treaba.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Vă mulțumesc anticipat. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Aș fi foarte recunoscător pentru ajutorul tău. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Vă mulțumim pentru ajutorul vostru continuu în acest sens. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | V-as fi recunoscator daca ati verifica asta. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | O notă rapidă deocamdată. |
În interiorul companiei versus în afara acesteia
Distincția care contează cel mai mult este uchi și soto: compania ta este înăuntru, toți ceilalți sunt afară. Scriind unui client nu atașați niciodată 様 sau さん la numele unui coleg, nici măcar al președintelui, deci este 弊社の田中がご対応いたします. Propria ta companie este 弊社 atunci când ești umil și 当社 când ești neutru; al lor este 貴社 în scris și 御社 în vorbire. E-mailul intern este un nivel mai ușor: お疲れ様です înlocuiește お世話になっております, iar お願いします adesea înlocuiește お願いします. Potriviți tonul firului la care vă alăturați, mai degrabă decât să alegeți singur un nivel.
- Deschidere externă: いつもお世話になっております。Deschidere internă: お疲れ様です。
- Compania ta către un străin: 弊社 pentru umilință, 当社 pentru declarații neutre de fapte.
- Compania lor: 貴社 în scris, 御社 când o spui cu voce tare.
- Un coleg menționat unui client pierde 様 și さん: 弊社の田中が伺います。
- Un coleg senior păstrează pe plan intern singur titlul postului: 田中部長, niciodată 田中部長様.
- Termenele interne pot fi directe; același termen limită extern ia o pernă.
Subiect, cc și răspuns
Liniile de subiecte japoneze sunt descriptive și frecvent între paranteze, ca în 【ご確認のお願い】新商品の件, deoarece paranteza îi spune cititorului ce acțiune este dorită înainte de a deschide ceva. Păstrați subiectul neschimbat atunci când răspundeți, astfel încât firul să rămână căutat și lăsați lanțul Re: în pace. Cc poartă o convenție proprie: dacă cineva este în cc, numiți-l în corp cu o linie precum 田中部長をCCに入れております, astfel încât nimeni să nu fie surprins să se găsească acolo. Scriind mai multor persoane, păstrați același cc pe răspuns și utilizați 各位 în linia destinatarului.
- Încadrați acțiunea în subiect: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
- Păstrați subiectul original într-un răspuns, astfel încât firul să poată fi găsit din nou mai târziu.
- Anunțați destinatarii cc în corp în loc să îi lăsați să fie observați.
- Scrieți unui grup, deschideți cu 関係者各位 sau チームの皆様 în loc de un singur nume.
- Răspundeți în aceeași zi, chiar dacă răspunsul este doar 確認のうえ、改めてご連絡いたします.
Un e-mail complet, rând cu rând
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Domnul Sato, Departamentul de vânzări, Midori Shoji Co., Ltd. |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | Vă mulțumesc foarte mult pentru sprijinul dumneavoastră continuu. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | Acesta este Yamada de la ABC Co., Ltd. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | Vă scriu despre noul produs despre care am discutat zilele trecute. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | După ce am discutat pe plan intern, am decis să mergem mai departe de luna viitoare. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | Având în vedere asta, am putea avea timp pentru o întâlnire? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | Aș dori să sugerez trei date posibile. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 3 iunie (marți), 14:00 - 16:00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | Dacă niciunul dintre aceștia nu se potrivește, voi aranja o altă întâlnire. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | Am atașat materialele și ar fi de ajutor dacă le-ați consulta în prealabil. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Știu că ești ocupat și aș fi foarte recunoscător pentru ajutorul tău. |
Citiți din nou eșantionul și observați ce lipsește. Nu există nicio întrebare despre starea de sănătate a cititorului, niciun paragraf separat care îi mulțumește pentru mesajul anterior și nici un nume de semnare în interiorul corpului, deoarece blocul de semnătură îl poartă. Întregul mesaj este format din patru propoziții reale înfășurate în fraze fixe, iar acest raport este normal.
Obiceiuri de e-mail în engleză care nu se transferă
Cele mai incomode e-mailuri japoneze scrise de cursanți nu sunt agramaticale. Sunt e-mailuri în limba engleză cu vocabular japonez, iar un cititor japonez simte nepotrivirea imediat, chiar și atunci când fiecare cuvânt este corect. Obiceiurile de mai jos sunt cele care provoacă acest lucru și fiecare are o înlocuire simplă în japoneză, mai degrabă decât o traducere.
- Deschidem cu speranța că e-mailul le găsește bine. Nu există un echivalent japonez și いつもお世話になっております umple deja acel slot.
- Traducerea Stimate domnule Tanaka în ceva de genul 親愛なる田中様. Scrieți compania, departamentul și 田中様 pe prima linie, apoi opriți-vă.
- Îngroparea cererii în ultimul paragraf. Poșta de afaceri japoneză își declară scopul în primele patru rânduri.
- Folosind すみません sau ごめんなさい în scris. Ambele sunt registru vorbit: folosiți în schimb 申し訳ございません sau 恐れ入りますが.
- Atașarea unui fișier fără nicio propoziție care să-l descrie sau scrierea echivalentului japonez al, vă rugăm să găsiți atașat și nimic mai mult.
- Închiderea cu 田中より în partea de jos în locul unui bloc de semnătură adecvat.
- Adăugarea さん la numele unui coleg într-un mesaj către un client, ceea ce ridică în liniște propria companie.
- Cere ceva cât mai curând posibil. Dați o dată reală: なるはや este casual și 至急 sună ca o urgență.