Ideea de bază: o decizie care călătorește pe hârtie
Ringi (稟議) este construit din rin, a raporta cu umilință unui superior, și gi, deliberare, așa că este literalmente o chestiune pusă în sarcina superiorilor cuiva pentru deliberare. Documentul este ringisho (稟議書), sho adică un document scris. A ringi este folosit pentru deciziile care au nevoie de autoritatea altcuiva: cumpărarea de echipamente, semnarea unui contract, angajare, călătorie peste un cost stabilit.
Sistemul reflectă o viziune asupra deciziilor ca fiind partajate. Toți cei care vor trăi cu rezultatul văd propunerea și își pun numele, astfel încât nimeni să nu poată spune ulterior că nu i s-a spus niciodată, iar responsabilitatea este răspândită de-a lungul traseului. Pretul este timpul. Cât de mult are nevoie un ringi variază foarte mult în funcție de companie; start-up-urile pot folosi un mesaj de chat în care o firmă mai veche folosește un formular. Postarea aferentă de pe nemawashi acoperă vorbirea care vine mai întâi, iar postarea despre titlurile postului acoperă rândurile de pe traseu. Doi colegi discută o achiziție.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Are nevoie de un ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Orice de la 500.000 de yeni în sus are nevoie de un ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Voi trimite ringi până săptămâna viitoare. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Cât de departe a ajuns ringi? |
Traseul: de la kiansha la kessaisha
Redactorul, kiansha (起案者), literalmente persoana care ridică draftul, trimite ringisho-ul pe rând pe rând. Cine aprobă ultimul este stabilit de regulile companiei privind autoritatea de aprobare, kessai kengen (決裁権限), de obicei după tip și sumă: o achiziție mică se poate opri la directorul de departament, una mare poate merge la un director sau la președinte. Pe drum poate merge lateral către departamentele conexe pentru aigi (合議), de obicei citit în acest fel în rutele de aprobare, deși gōgi se aude și, astfel încât contabilul sau juridic să-l poată verifica. Orice aprobator îl poate trimite înapoi.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Pentru această sumă, aprobatorul final este șeful de divizie. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | De asemenea, are nevoie de o aprobare de la contabilitate. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Aș putea să-ți cer ștampila, te rog? |
| Rol | Lectură | Ce fac ei pe traseu |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Întocmește propunerea și adună anexele |
| 係長 | kakarichō | Prima verificare: fapte, cifre și format |
| 課長 | kachō | Judecă cazul de afaceri pentru secțiune |
| 部長 | buchō | Aproba pentru departament; adesea definitivă pentru sume mici |
| 合議先 | aigi-saki | Departamente conexe, cum ar fi contabilitate sau juridic |
| 決裁者 | kessaisha | Deține autoritatea pentru această sumă și o oficializează |
Citirea unui ringisho: antetul și cutiile de timbre
Formatele diferă în funcție de companie, dar majoritatea ringisho au aceleași câmpuri: data redactării, kianbi; redactorul și departamentul acestora; subiectul, kenmei, care se termină convențional în no ken, referitor la; suma, kingaku; atașamente, tenpu shiryō, cum ar fi ghilimele; și o cutie pentru rezultat. Organismul de mai jos prezintă scopul, motivele și opțiunile luate în considerare.
Rândul de cutii de timbre este ōinran (押印欄), literalmente coloana pentru presarea sigiliilor. Pe multe formulare, caseta cea mai înaltă este în stânga și cea a redactorului în dreapta, așa că ștampilele se completează de la dreapta la stânga, în direcția scrisului vertical tradițional. Fiecare aprobator apasă un mic sigiliu personal cu numele de familie, o mitomeină, literalmente un sigiliu de recunoaștere. Unele locuri de muncă păstrează obiceiul de a înclina ușor sigiliul spre cutia șefului, ca și cum ar fi înclinat; mulți oameni nu l-au întâlnit niciodată, așa că urmărește ceea ce fac colegii tăi.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Este acesta modul corect de a scrie subiectul? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Am atasat doua citate. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Colega) Ștampila ta e cu susul în jos. |
Perechi care derutează cursanții
Kessai este capcana clasică. Scris 決裁, este aprobarea persoanei cu autoritate; al doilea kanji înseamnă a judeca, ca în hotărârea unei instanțe. Scris 決済, este decontarea unei plăți, cuvântul pe terminalele de card și în kessai-bi, data decontării. Metodele de introducere oferă adesea ortografia plății mai întâi. Un nou venit care verifică o ciornă pune întrebarea pe care toată lumea o pune o dată.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai și kessai: care kanji a fost din nou? |
| Termen | Lectură | Sens | A nu se confunda cu |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Aprobarea finală de către persoana cu autoritate | 決済 kessai, decontarea unei plăți |
| 承認 | shōnin | Un aprobator este în regulă la un pas al traseului | 決裁 kessai, cel final, obligatoriu |
| 稟議 | ringi | Circulat spre aprobare | 回覧 kairan, distribuit doar pentru citire |
| 差し戻し | sashimodoshi | Trimis înapoi pentru a fi revizuit și retrimis | 却下 kyakka, respins categoric |
| 根回し | nemawashi | Discuții neoficiale în prealabil | 稟議 ringi, înregistrarea formală ulterior |
Ringi și nemawashi: discuția înainte, lucrarea după
Nemawashi, literalmente ocolind rădăcinile, este munca informală de a discuta o propunere cu fiecare persoană înainte de a fi trimisă. Ringi este ceea ce oficializează rezultatul. Un ringi fără nemawashi tinde să revină cu întrebări, pentru că prima dată când un aprobator aude de idee este atunci când aterizează pe birou; nemawashi fără ringi nu are efect formal. De aceea aprobatorii pe un ringi bine pregătit îl citesc rar pentru prima dată. Un coleg senior dă sfaturi unui nou venit.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Înainte de a trimite ringi, ar fi bine să discutați o dată cu managerul de departament. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Am trecut deja de contabilitate. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Lucrările de bază au fost făcute. |
Dincolo de elementele de bază: electronic ringi și hanko care se estompează
Multe companii rulează acum denshi ringi (電子稟議), electronic ringi, într-un sistem de flux de lucru, wākufurō shisutemu. Traseul este setat în software, fiecare aprobator primește o notificare, iar aprobarea este un buton, uneori afișat cu o imagine a sigiliului aprobatorului. Sashimodoshi sosește cu un comentariu scris, iar istoricul arată cine a aprobat când. Când un aprobator este plecat, un deputat poate aproba în locul lui, dairi shōnin.
Schimbarea s-a accelerat în 2020. În iunie a aceluiași an, Cabinetul, Ministerul Justiției și Ministerul Economiei, Comerțului și Industriei au publicat un Întrebări și răspunsuri în care afirmă că, cu excepția cazului în care o prevede o lege, un contract este valabil fără sigiliu, iar lucrul la distanță a făcut ca rutele de hârtie să fie impracticabile. Hârtia și hanko supraviețuiesc în unele companii și birouri publice, așa că întreabă ce sistem folosește al tău. O echipă se ocupă de aprobări online.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Vă rugăm să o trimiteți prin sistem. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Am apăsat să aprob. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Directorul departamentului este plecat pentru afaceri, așa că un deputat îl va aproba. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Vă rugăm să verificați comentariile la cererea returnată. |
Verbele călătoriei: ageru, mawasu, tōru, oriru
Discuția de birou descrie un ringi prin mișcarea sa. Tu ringi o ageru, ridică-l în sus și ringi o mawasu, trimite-l rotund. Este fie ringi ga tōru, trece prin, fie sashimodosareru, este trimis înapoi. Aprobare definitivă kessai ga oriru, coboară, pentru că coboară de sus. Furnizorilor, oamenii spun shanai de ringi-chū desu, trece printr-o aprobare interna, un mod politicos de a spune nu inca. La superiori apar aceleasi verbe in keigo.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Am trimis runda ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Am plecat să iau ștampila directorului de secție. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Aprobarea a ajuns în sfârșit. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi a trecut, așa că voi continua cu comanda. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | A fost trimis înapoi pentru că baza sumei era slabă. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Către un furnizor) În prezent este în curs de aprobare internă. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail către un autorizator) Vă rugăm să examinați și să aprobați. |
Greșeli frecvente pe care nou-veniți le fac cu ringi
Scrierea 決済 într-un document de aprobare. Cauza este metoda de introducere, care oferă adesea cuvântul de plată mai întâi pentru kessai. Verificați fiecare kessai într-un ringi și folosiți 決裁.
Folosind ringi pentru a convinge. Nou-veniții din culturi în care propunerile sunt discutate într-o întâlnire împachetează cazul în document și se așteaptă ca acesta să câștige aprobatorii. Convingerea aparține lui nemawashi; ringisho-ul înregistrează ceea ce s-a convenit.
Sari peste un nivel pentru a economisi timp. A duce direct la buchō se pare eficient, dar ordinea traseului face parte din respectul arătat fiecărui rang, iar un kakarichō sărit o poate trimite înapoi. Urmați traseul chiar și atunci când este lent.
Tratarea unei ștampile timpurii ca pe o decizie. Fiecare shōnin simte un progres, și este, dar numai kessai angajează compania. Plasarea unei comenzi devreme vă poate lăsa să vă explicați personal o achiziție care nu a fost niciodată aprobată.