De ce o înregistrare este mai grea decât o conversație
În conversație, cealaltă persoană poartă jumătate din încărcătură. Ei confirmă, îndeamnă, îți termină propoziția când blochezi, iar aizuchi-ul lor îți spune la fiecare două secunde că ești urmărit. O înregistrare elimină totul. Vorbești în tăcere, cu cronometrul care rulează, iar orice ezitare rămâne în mesaj permanent.
Tocmai de aceea merită practicat în mod deliberat. Abilitatea pe care o antrenează, oferind o secvență planificată de propoziții fără sprijin, este aceeași abilitate de care aveți nevoie pentru o prezentare personală, o deschidere de prezentare și un răspuns la un interviu de angajare. Mesajele vocale este o versiune compactă, de înaltă presiune, a tuturor celor trei.
Cele patru părți, în ordine
Mesageria vocală de afaceri japoneză este aproape de fix, iar comanda nu este negociabilă. Identificați-vă, spuneți motivul, precizați acțiunea pe care o doriți, apoi închideți. În mod obișnuit, cursanții le inversează pe primele două, oferind o explicație lungă înainte de a spune cine sunt, ceea ce obligă ascultătorul să redea mesajul.
| Parte | Conţinut | Formulare tipică |
|---|---|---|
| 1. Identificați | Compania, apoi numele tău, apoi salutul | お世話になっております。株式会社Xの田中です Osewa ni natte orimasu. Kabushikigaisha X no Tanaka desu |
| 2. Motivul | O singură propoziție, doar titlul | 先日の見積もりの件でお電話しました Senjitsu no mitsumori no ken de odenwa shimashita |
| 3. Acțiune | Ce vrei să se întâmple în continuare | お手数ですが、折り返しお願いできますでしょうか Otesū desu ga, orikaeshi onegai dekimasu deshō ka |
| 4. Închideți | Număr, repetat, apoi o linie de închidere | 番号は… もう一度申し上げます… 失礼いたします Bangō wa... Mō ichido mōshiagemasu... Shitsurei itashimasu |
Spuneți numărul de două ori, cifră cu cifră, mai încet decât vi se pare natural. Este singura informație care nu poate fi ghicită din context.
Un mesaj de afaceri pe care îl poți reține
Acesta este totul ca un singur scenariu. Învață-l ca unitate și schimbă propoziția din mijloc cu oricare ar fi motivul tău. Rețineți că numerele de telefon japoneze sunt citite cifră cu cifră, iar nu este adesea pronunțat ca conector pentru cratima și că zero este de obicei rei sau zero, mai degrabă decât maru în vorbirea formală.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| お世話になっております。株式会社山田の田中です。 | Osewa ni natte orimasu. Kabushikigaisha Yamada no Tanaka desu. | Vă mulțumim pentru sprijinul dumneavoastră continuu. Acesta este Tanaka de la Yamada Corporation. |
| 先日お送りした資料の件でお電話いたしました。 | Senjitsu ookuri shita shiryō no ken de odenwa itashimashita. | Sun pentru documentele trimise zilele trecute. |
| ご確認いただけましたら、ご連絡いただけますでしょうか。 | Gokakunin itadakemashitara, gorenraku itadakemasu deshō ka. | După ce le-ați verificat, puteți lua legătura? |
| お手数ですが、折り返しお願いできますでしょうか。 | Otesū desu ga, orikaeshi onegai dekimasu deshō ka. | Îmi pare rău că te deranjez, dar poți să mă suni înapoi? |
| 番号は、090の1234の5678です。 | Bangō wa, zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | Numărul meu este 090-1234-5678. |
| もう一度申し上げます。090の1234の5678です。 | Mō ichido mōshiagemasu. Zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | O sa mai spun o data. 090-1234-5678. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegaiitashimasu. Shitsurei itashimasu. | Mulțumesc foarte mult. La revedere. |
Anularea, scuzele și mesajele urgente
Cele mai dificile mesaje vocale sunt trei situații: nu poți face o programare, îți ceri scuze pentru ceva și ai nevoie de un răspuns astăzi. Fiecare are o deschidere convențională care stabilește așteptările în primele trei secunde, iar utilizarea acesteia este ceea ce separă un mesaj pe care se acționează de unul care stă la coadă.
Pentru urgență, spuneți mai degrabă la început decât la sfârșit. Isogi no ken de, într-o problemă urgentă, plasat imediat după numele tău, îi spune ascultătorului cum să prioritizeze înainte de a auzi detaliul.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 急ぎの件でご連絡しました。 | Isogi no ken de gorenraku shimashita. | Vă contactez pentru o problemă urgentă. |
| 申し訳ありませんが、明日の打ち合わせを変更させていただきたく… | Mōshiwake arimasen ga, ashita no uchiawase o henkō sasete itadakitaku... | Îmi pare foarte rău, dar aș vrea să schimb întâlnirea de mâine... |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | Din cauza faptului că mă simt rău, îmi voi lua concediul azi. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake gozaimasen. | Îmi pare foarte rău pentru neplăcerile cauzate. |
| 本日中にご連絡いただけると助かります。 | Honjitsu-chū ni gorenraku itadakeru to tasukarimasu. | Ar fi de ajutor dacă ai putea să mă contactezi cândva astăzi. |
| たびたび失礼いたします。先ほどの件の続きです。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. Sakihodo no ken no tsuzuki desu. | Scuze că am sunat din nou. Acesta continuă mesajul meu anterior. |
Notele vocale ocazionale sunt opusul
Mesajele vocale de pe LINE nu respectă niciuna dintre regulile de mai sus. Sunt scurte, neplanificate și calde, iar structura care face ca o mesagerie vocală de afaceri să fie bună face ca una obișnuită să sune rece. Nimeni nu își spune numele, deoarece aplicația deja a făcut-o și nimeni nu dă un motiv înainte de a vorbi.
Registrul are o formă simplă, cu elemente de umplere rămase. O mică ezitare sună prietenos aici, deoarece treizeci de secunde perfect lustruite se citesc mai degrabă ca o înregistrare decât ca un mesaj. Dacă ți se pare că mesageria vocală de afaceri este intimidantă, notele vocale ocazionale sunt modalitatea cu presiune scăzută de a dezvolta aceeași abilitate de livrare.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| もしもし、今大丈夫？ | Moshi moshi, ima daijōbu? | Hei, acum e bine? |
| さっきの話なんだけどさ、 | Sakki no hanashi na n da kedo sa, | Despre ceea ce vorbeam mai devreme, |
| 今日ちょっと遅れそう。ごめん。 | Kyō chotto okuresō. Gomen. | Se pare că voi întârzia puțin astăzi. Îmi pare rău. |
| 時間あったら電話ちょうだい。 | Jikan attara denwa chōdai. | Sună-mă dacă ai timp. |
| ま、そんな感じ。またね。 | Ma, sonna kanji. Mata ne. | Oricum, cam asta este. Te văd. |
Înregistrarea propriului mesaj de întâmpinare
Dacă locuiești sau lucrezi în Japonia, salutul pe linia ta contează. Convenția este scurtă și ușor impersonală: spuneți că nu puteți prelua apelul, cereți un mesaj după ton și opriți. Mulți oameni nu își spun numele pe o linie personală din motive de confidențialitate și acest lucru este absolut normal.
Vorbește mai încet decât ai face în conversație și lasă o pauză clară înainte de linia de închidere. Cel mai frecvent defect în mesajul trimis al unui cursant este viteza, nu gramatica.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| ただいま電話に出ることができません。 | Tadaima denwa ni deru koto ga dekimasen. | Nu pot veni la telefon acum. |
| 発信音の後に、ご用件をお話しください。 | Hasshin-on no ato ni, goyōken o ohanashi kudasai. | Vă rugăm să lăsați mesajul după ton. |
| 折り返しご連絡いたします。 | Orikaeshi gorenraku itashimasu. | Voi reveni la tine. |
| 田中です。ただいま留守にしております。 | Tanaka desu. Tadaima rusu ni shite orimasu. | Acesta este Tanaka. Nu sunt disponibil momentan. |
Rusuban denwa este robotul telefonic în sine, iar rusuden este scurtarea de zi cu zi. Rusuden ni irete oita yo înseamnă că l-am lăsat pe mesageria voastră.
O buclă de practică cu un recorder
Aceasta este una dintre puținele abilități de vorbire pe care le puteți nota, deoarece rezultatul este un fișier. Înregistrați, ascultați și numărați doar două lucruri: câte secunde ați vorbit și câte ezitări au ajuns în cele patru părți. Apoi înregistrați din nou imediat, deoarece o a doua luare cu structura proaspătă este locul în care are loc îmbunătățirea.
Trei luări este punctul ideal. Primul expune problema, al doilea fixează structura, iar al treilea primește livrarea. După aceea, schimbați scenariul în loc să faceți o a patra interpretare sau începeți să lustruiți o performanță în loc să construiți o abilitate.
| Ia | Concentrează-te | Ce trebuie verificat la redare |
|---|---|---|
| 1 | Doar trece prin asta | Au apărut toate cele patru părți și în ordine? |
| 2 | Tăiați ceea ce nu este necesar | Se spune ceva de două ori? Motivul este o propoziție? |
| 3 | Livrare | Este numărul lent și clar? Este curat finalul? |
| A doua zi | Scenariu nou | Supraviețuiește structura fără note? |