Preluarea unui mesaj la telefon
Secvența este suficient de fixă pentru a învăța ca script. Stabiliți că persoana respectivă nu este disponibilă, spuneți când se va întoarce, oferiți să primiți un mesaj, să-l preluați, să-l citiți înapoi și să vă oferiți propriul nume, astfel încât apelantul să știe cine îl are. Acest ultim pas este o practică standard în birourile japoneze și este adesea cel pe care cursanții îl ignoră.
Oferirea de a prelua un mesaj înainte ca apelantul să întrebe este mișcarea așteptată. Dengon o oazukari shimashō ka, să iau un mesaj, vă poziționează mai degrabă ca de ajutor decât ca un obstacol și este ceea ce ar spune un coleg japonez.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。田中は席を外しております。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Îmi pare rău, Tanaka este departe de biroul lor. |
| 三時ごろ戻る予定です。 | San-ji goro modoru yotei desu. | Sunt așteptați să se întoarcă pe la trei. |
| 伝言をお預かりしましょうか。 | Dengon o oazukari shimashō ka. | Sa primesc un mesaj? |
| 折り返しお電話するように伝えましょうか。 | Orikaeshi odenwa suru yō ni tsutaemashō ka. | Să le rog să te sune înapoi? |
| 恐れ入りますが、お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o mō ichido ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Scuză-mă, pot să te mai întreb încă o dată numele? |
| 私、山田が承りました。 | Watakushi, Yamada ga uketamawarimashita. | Eu, Yamada, am preluat mesajul tău. |
Confirmați ceea ce ați notat
Citirea mesajului înapoi nu este opțională într-un birou japonez și este locul unde sunt prinse greșelile. Numele, numerele și datele sunt cele trei elemente care trebuie confirmate, pentru că sunt cele trei care nu pot fi reconstruite din context dacă le înțelegi greșit.
Pentru nume, întrebați cum sunt scrise kanji-urile dacă va trebui să le scrieți. Pentru numere, citiți-le înapoi cifră cu cifră. Pentru întâlniri, spuneți ziua săptămânii alături de dată, deoarece aceasta prinde imediat un off-by-one.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 復唱させていただきます。 | Fukushō sasete itadakimasu. | Dă-mi voie să repet asta. |
| お電話番号は、090の1234の5678でよろしいでしょうか。 | Odenwa bangō wa, zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | Numărul dvs. este 090-1234-5678, este corect? |
| 漢字はどのように書きますか。 | Kanji wa dono yō ni kakimasu ka. | Cum este scris asta în kanji? |
| 十五日の水曜日ですね。 | Jūgo-nichi no suiyōbi desu ne. | A cincisprezecea, o zi de miercuri, corect? |
| 確かに承りました。 | Tashika ni uketamawarimashita. | Cu siguranță am dat jos asta. |
| 念のため、もう一度確認させてください。 | Nen no tame, mō ichido kakunin sasete kudasai. | Doar ca să fiu în siguranță, lasă-mă să confirm încă o dată. |
Fukushō, repetând, este mai degrabă o practică numită decât un obicei personal. A anunța că o faci este normal și de așteptat.
Discurs raportat: lui itte imashita și rudelor sale
Pentru a transmite ceea ce a spus cineva, atașați particula citată la o clauză simplă și urmați-o cu un verb de a spune. Clauza din interior rămâne simplă chiar și atunci când propoziția ta este politicoasă, care este regula cel mai des încalcă cursanții: ashita kuru to itte imashita, nu ashita kimasu to itte imashita.
Verbul de a spune se schimbă odată cu statutul persoanei care a vorbit. Itte imashita este neutră și acoperă majoritatea cazurilor. Osshatte imashita este onorific și folosit atunci când raportați un client sau o persoană senior. Mōshite orimashita este umil și folosit atunci când raportezi propria ta parte unui străin.
| Cine a vorbit | Verb a folosi | Exemplu |
|---|---|---|
| Un coleg, neutru | と言っていました to itte imashita | 田中さんは明日来ると言っていました |
| Un client sau o persoană senior | とおっしゃっていました to osshatte imashita | お客様は資料が必要だとおっしゃっていました |
| Partea ta, pentru un străin | と申しておりました la mōshite orimashita | 山田は席を外していると申しておりました |
| Raportarea unei cereri | ように言っていました yō ni itte imashita | 折り返してほしいと言っていました |
| Raportarea unei întrebări | かと聞いていました ka to kiite imashita | 何時に着くかと聞いていました |
Transmiterea mesajului mai departe
Când transmiteți mesajul, conduceți cu cine este și ce vor, apoi oferiți detaliile. Colegul tău trebuie să decidă dacă să acționeze acum, iar îngroparea cererii la sfârșitul unui cont cronologic îngreunează acest lucru.
Păstrați cuvintele apelantului distincte de propriul rezumat. Semnalând cu to no koto desu, au spus că, sau to itte imashita separă ceea ce s-a spus de ceea ce ai dedus, ceea ce contează dacă mesajul este acționat ulterior.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| ABC商事の佐藤様からお電話がありました。 | ABC Shōji no Satō-sama kara odenwa ga arimashita. | A fost un apel de la Sato de la ABC Trading. |
| 折り返しお電話がほしいとのことです。 | Orikaeshi odenwa ga hoshii to no koto desu. | Ar dori un apel înapoi. |
| 納期の件で確認したいとおっしゃっていました。 | Nōki no ken de kakunin shitai to osshatte imashita. | Au spus că vor să verifice data livrării. |
| 五時までなら会社にいらっしゃるそうです。 | Go-ji made nara kaisha ni irassharu sō desu. | Au spus că vor fi la birou până la cinci. |
| メモを机の上に置いておきました。 | Memo o tsukue no ue ni oite okimashita. | Am lăsat o notă pe biroul tău. |
| 急ぎではないとのことでした。 | Isogi de wa nai to no koto deshita. | Au spus că nu este urgent. |
To no koto desu este cea mai utilă expresie din această secțiune. Acesta marchează o declarație întreagă așa cum este raportată, fără a avea nevoie de un verb de a spune.
Capcana onorifică în mesajele transmise
Regulile japoneze în grup și în afara grupului se aplică întregului mesaj și se schimbă în funcție de cine vorbiți. Pentru un apelant din exterior, propriul tău manager este uchi, în interior, așa că renunți la titlu și folosești formulare umile despre el. Pentru colegul tău, după aceea, același manager este senior și primește din nou onorifice.
Aceasta este o adevărată sursă de erori, deoarece mesajul este același, iar limbajul nu. Regula practică este să întrebați cine ascultă mai degrabă decât cine este descris și să resetați onorificiul de fiecare dată când publicul se schimbă.
| Vorbind cu | Despre managerul tău Tanaka | Despre apelantul Sato |
|---|---|---|
| Un apelant din exterior | 田中は外出しております Tanaka wa gaishutsu shite orimasu | 佐藤様がおっしゃっていました Satō-sama ga osshatte imashita |
| Colegul tău | 田中部長は外出されています Tanaka-buchō wa gaishutsu sarete imasu | 佐藤さんから電話がありました Satō-san kara denwa ga arimashita |
| Managerul dvs. direct | ご不在の間に Gofuzai no aida ni | 佐藤様からお電話がございました Satō-sama kara odenwa ga gozaimashita |
Observați că apelantul își păstrează titlurile onorifice în fiecare rând. Este doar propria ta parte a cărei limbaj se schimbă odată cu publicul.
Mesaje scrise și chat
Cele mai multe mesaje transmise acum călătoresc prin chat sau e-mail, mai degrabă decât o notă de hârtie, iar convențiile se comprimă. Forma așteptată este sursa, cererea, termenul limită și numele dvs., în această ordine, pe patru linii scurte. Proza lungă nu este de ajutor pentru ceva ce citește un coleg între întâlniri.
Păstrați marcajele de vorbire raportată chiar și în scris. Un mesaj de chat care spune că termenul limită este vineri se citește ca declarație; unul care spune că termenul limită este vineri face sursa explicită și îi protejează pe toată lumea dacă se dovedește a fi greșit.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 【伝言】ABC商事・佐藤様より | Dengon: ABC Shōji Satō-sama yori | Mesaj: de la Sato de la ABC Trading |
| ご用件：納期の確認 | Goyōken: nōki no kakunin | Subiect: confirmarea datei de livrare |
| 本日十七時までに折り返しご希望とのことです。 | Honjitsu jūshichi-ji made ni orikaeshi gokibō to no koto desu. | Ar dori un apel înapoi până astăzi la ora 17:00. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Doar o notă rapidă pentru a vă anunța. |
| 詳細は口頭でお伝えします。 | Shōsai wa kōtō de otsutae shimasu. | Voi transmite detaliile personal. |
Când nu ai putut prelua corect mesajul
Uneori linia este proastă, apelantul vorbește rapid sau pur și simplu nu o urmărești. Răspunsul greșit este să ghiciți și să transmiteți o jumătate de mesaj; corect este să spui clar ce ai făcut și ce nu ai primit, atât apelantului, cât și colegului tău.
În cazul apelantului, a-i cere să încetinească este pe deplin acceptabil și de așteptat de la oricine are o linie proastă. Împreună cu colegul tău, semnalarea în mod explicit a incertitudinii este ceea ce îi permite să decidă dacă să sune înapoi și să verifice.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | Îmi pare rău, poți vorbi puțin mai încet? |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Linia pare să fie proastă. |
| 聞き取れなかったので、もう一度お願いします。 | Kikitorenakatta node, mō ichido onegai shimasu. | Nu am putut să prind asta, așa că încă o dată te rog. |
| お名前は聞き取れましたが、ご用件が不確かです。 | Onamae wa kikitoremashita ga, goyōken ga futashika desu. | Am primit numele, dar nu sunt sigur de subiect. |
| 念のため、確認していただけますか。 | Nen no tame, kakunin shite itadakemasu ka. | Ai putea să verifici, doar pentru a fi în siguranță? |