Japanska telefonsamtal fraser för arbete och vardag

Varför telefonen är svårare än att prata ansikte mot ansikte

På telefonen tappar du allt som normalt bär en konversation. Det finns inget ansikte att läsa, ingen gest, ingen meny eller dokument du kan peka på, och ingen chans att säga ett ord igen långsammare. Japanska lägger till två svårigheter utöver det. Kontorsamtal körs på ödmjuka och hederliga verb som nybörjarkurser knappt berör, och det första utbytet följer ett fast mönster som varje japansk kollega redan kan utantill.

Den goda nyheten är att det är just detta som gör telefonen japanska lärbar. En restaurangkonversation kan gå var som helst, men ett affärssamtal har kanske åtta möjliga drag, och var och en har en standardlinje. När öppningen, hållningen och meddelandet är automatiska, är din uppmärksamhet fri för den ena oförutsägbara delen, vilket är den faktiska anledningen till att personen ringer.

• Håll penna och papper vid telefonen innan du svarar, inte efter.
• Skriv först uppringarens företag, deras namn sedan, sedan förfrågan.
• Säg de fasta linjerna i normal hastighet; Att sakta ner låter mindre självsäkert, inte mer artigt.
• Bestäm i förväg vad du ska säga när du inte förstår, så det blir aldrig tyst.

Moshi moshi-regeln

Moshi moshi är vänlig och lite informell. Det är rätt när en vän ringer dig, när du ringer en vän, och när som helst du behöver kontrollera att den andra personen fortfarande är där. Det är inte hur du svarar i en företagstelefon, eftersom den tillhör tillfälliga registret och en förstagångsringare kan vara en kund. Svara istället med hai plus företagsnamnet i de gozaimasu-form, eller tacka dem för att de ringde först.

Svarar på ett jobbsamtal och anger ditt namn

Osewa ni natte orimasu har nästan ingen mening du kan översätta. Det är handslaget för ett affärssamtal, och båda sidor säger det före något innehåll. Räkna med att den som ringer svarar på din hälsning med sitt eget företag och namn i samma ordning: företaget först, sedan personen. Skriv ner båda direkt, för du kommer att behöva dem igen när du skickar ett meddelande vidare.

Ringer och frågar efter någon

Använd sama för en kund eller någon utanför ditt företag, och san för en kontakt du redan arbetar nära. Irasshaimasu deshō ka är hedersbetygelsen för iru, så den frågar om personen är där på ett respektfullt sätt; onegai dekimasu deshō ka ber helt enkelt om att bli ansluten. Båda är säkra. Att lägga till ima, ojikan yoroshii deshō ka när personen hämtar är en liten artighet som japanska uppringare sällan hoppar över.

Parkera en uppringare och överföra

Shōshō omachi kudasai är den enskilt mest användbara raden i den här artikeln. Det är kort, det förväntas, och det kostar dig fem eller tio sekunder att hitta ett namn, kolla en dagbok eller helt enkelt andas. Den mjukare shōshō omachi itadakemasu deshō ka frågar snarare än instruerar och passar en kund. När du kommer tillbaka på linjen, öppna alltid med omatase itashimashita innan du säger något annat.

Att säga att någon är ute eller på ett möte

Lägg märke till att kollegan förlorar sin san. För en extern som ringer är hela ditt företag ena sidan, så Satō står ensam och verben blir ödmjuka: orimasu snarare än imasu, gozaimasu snarare än desu. Ainiku mjukar upp de dåliga nyheterna på samma sätt som jag är rädd gör på engelska. Följ alltid de dåliga nyheterna med ett erbjudande, för att lämna den som ringer utan något att göra härnäst låter föga hjälpsamt.

Ta och lämna ett meddelande

Uketamawaru är det ödmjuka verbet för att ta emot, så godengon o uketamawarimashō ka erbjuder bokstavligen att acceptera meddelandet å lyssnarens vägnar. Mōshitsutaemasu är den ödmjuka formen av att föra något vidare, och det är vad en uppringare förväntar sig att höra innan han lägger på. Om du är den som lämnar ett meddelande, håll det till tre fakta: vem du är, vad du vill ha och när du kan nås.

Stava namn och läsa siffror över en dålig rad

Japanska kollegor stavar inte kanji bokstav för bokstav. De förklarar varje tecken med ett vanligt ord som innehåller det, vilket är anledningen till att du hör tanbo no ta för fälttecken i Tanaka. För ett utländskt namn är katakana plus de engelska bokstäverna som läses som japanska ljud normalt. Siffror har sina egna faror: ichi och shichi låter likadana på en dålig linje, så säg nana för sju och yon för fyra, läs siffror var för sig och slå ihop blocken med partikelnr.

Be den som ringer att upprepa

Odenwa ga tōi, vilket betyder att telefonen är långt, är det artiga japanska sättet att säga att linjen är dålig. Det lägger skulden på anslutningen snarare än på den andra personens tal eller ditt eget lyssnande, varför det aldrig låter oförskämt. Säg det tidigt. Att kämpa sig igenom två minuters gissning och sedan erkänna att du missat allt kostar mycket mer tid än en reparationsfras i början.

Avslutar samtalet rent

Sayōnara används inte för att avsluta ett affärssamtal. Det avslutande paret är yoroshiku onegai itashimasu följt av shitsurei itashimasu, och den som ringer byter vanligtvis luren en stund efter den som tog emot samtalet. Om du startade samtalet, låt den andra sidan prata och stäng sedan. Att rusa av linjen direkt efter den sista informationen är det vanligaste utländska misstaget.

Ett fullständigt samtal från början till slut

Läs detta samtal högt två gånger som receptionist och två gånger som den som ringer. Andra gången, täck engelskan och arbeta bara från japanerna. Nästan varje verkligt samtal du får kommer att vara en variant av dessa tolv rader, med ett annat namn, en annan anledning och en oväntad mening i mitten. Allt annat kan du redan säga.