Formen på en avbokning
Avbokningar på japanska följer en konsekvent form, och att veta det betyder att du fyller i en mall istället för att komponera under stress. Ursäkt, skäl, alternativ och en avslutande ursäkt eller tack.
Det element som eleverna oftast utelämnar är alternativet, vilket är det som gör mest arbete. Utan det läses en avbokning som slutet på arrangemanget snarare än som en förändring av det, oavsett hur ursäktande resten var.
Det som eleverna oftast överdriver är orsaken. En lång förklaring kan antyda att du förväntar dig att bli dömd, och den uppmanar till granskning som en kort anledning undviker helt.
Avbryter med mycket varsel
Med flera dagars varsel är en avbokning en mindre administrativ händelse och språket är motsvarande lätt. En kort ursäkt, en kort anledning och ett nytt förslag är tillräckligt, och ett meddelande är helt lämpligt.
Håll ursäkten proportionerlig. En extremt tung ursäkt för en förändring som gjordes en vecka framåt låter konstigt och gör situationen större än den är.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| すみません、その日、都合が悪くなりました。 | Sumimasen, sono hi, tsugō ga waruku narimashita. | Förlåt, den dagen har blivit obekväm. |
| 急に用事ができてしまって。 | Kyū ni yōji ga dekite shimatte. | Något har plötsligt dykt upp. |
| 来週の同じ時間はいかがですか。 | Raishū no onaji jikan wa ikaga desu ka. | Vad sägs om samma tid nästa vecka? |
| ほかの日でも大丈夫でしょうか。 | Hoka no hi demo daijōbu deshō ka. | Skulle en annan dag vara okej? |
| ご都合のいい日を教えてください。 | Gotsugō no ii hi o oshiete kudasai. | Meddela mig en dag som passar dig. |
| 直前でなくてよかったです。 | Chokuzen de nakute yokatta desu. | Jag är glad att det inte var i sista minuten. |
Att föreslå en specifik tidpunkt är bättre än att fråga när det passar dem. Det är lättare att svara och det signalerar att du har för avsikt att mötet ska ske.
Avbokning på dagen
Avbokning samma dag är ett annat register. Ursäkten är fylligare, anledningen bör vara verklig, och med alla seniorer eller med ett företag förväntas ett telefonsamtal snarare än ett meddelande.
Anledningen är viktigare här än den gör med varsel, men det behöver fortfarande inte detaljer. Det som erkänns är besväret som orsakats, inte förtjänsten av din ursäkt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 直前のご連絡になり、申し訳ありません。 | Chokuzen no gorenraku ni nari, mōshiwake arimasen. | Jag är ledsen för meddelandet i sista minuten. |
| 体調を崩してしまいまして。 | Taichō o kuzushite shimaimashite. | Jag har blivit illamående. |
| 急な仕事が入ってしまいました。 | Kyū na shigoto ga haitte shimaimashita. | Brådskande arbete har kommit upp. |
| ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。 | Gomeiwaku o okake shite, mōshiwake gozaimasen. | Jag är mycket ledsen för besväret. |
| 改めてご連絡いたします。 | Aratamete gorenraku itashimasu. | Jag kommer att kontakta dig igen. |
| キャンセル料はお支払いします。 | Kyanseru-ryō wa oshiharai shimasu. | Jag betalar avbokningsavgiften. |
Att komma för sent, vilket inte är samma sak
Förseningar behöver ett annat budskap än avbokning, och det väsentliga innehållet är ett nummer. Att säga att du kommer för sent är mycket mindre användbart än att säga att du kommer att vara femton minuter försenad, eftersom den andra personen bestämmer vad han ska göra medan de väntar.
Skicka den så snart du vet, inte när du redan är sen. Ett meddelande som skickas i förväg är en artighet; samma meddelande som skickas vid mötestiden är en rapport.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 十五分ほど遅れそうです。 | Jūgo-fun hodo okuresō desu. | Jag kommer att vara ungefär femton minuter sen. |
| 電車が遅れていて、すみません。 | Densha ga okurete ite, sumimasen. | Tåget är försenat, tyvärr. |
| 先に始めていてください。 | Saki ni hajimete ite kudasai. | Snälla börja utan mig. |
| 着いたら連絡します。 | Tsuitara renraku shimasu. | Jag kommer att meddela dig när jag kommer. |
| お待たせして申し訳ありません。 | Omatase shite mōshiwake arimasen. | Jag är ledsen att jag lät dig vänta. |
| もう少しで着きます。 | Mō sukoshi de tsukimasu. | Jag kommer att vara där snart. |
Att säga åt dem att börja utan dig är en genuint användbar sak att säga. Det tar bort deras beslut och är nästan alltid uppskattat.
Hur formuleringen skalar med notis
Samma avbokning behöver olika språk beroende på när det händer, och att få nivån fel åt båda hållen märks. Att be om ursäkt för mycket en vecka framåt är konstigt; Att be om ursäkt för lite en timme framåt är ett problem.
Denna tabell är värd att läsa en gång och sedan internalisera som en grov skala snarare än en regel.
| Varsel | Kanal | Ursäkt nivå | Anledning behövs |
|---|---|---|---|
| En vecka eller mer | Meddelande | Ljus | Frivillig |
| Några dagar | Meddelande | Måttlig | Kort |
| Dagen innan | Meddelande eller ring | Fullare | Kort, riktigt |
| Samma dag | Samtal | Full | Verklig |
| Efter tiden | Ring, sedan personligen | Full, upprepad | Verklig |
Reparationen som sker efteråt
En avbokning är inte klar när meddelandet skickas. Nästa gång du ser personen stänger en kort bekräftelse den, och att hoppa över det är det som lämnar en liten rest i ett förhållande över tiden.
Den ska vara kort. En mening, en gång, och gå sedan vidare; att återvända till det upprepade gånger gör det större snarare än mindre.
Eftersom det är situationer man möter under press är de värda att repetera högt i förväg. Att köra ett avbokningssamtal som ett rollspel med din AI Sensei i Unihongos uppslukande 3D-klassrum är en liten övning med en ovanligt hög träfffrekvens, eftersom nästan alla måste göra ett av dessa samtal så småningom.
Ett personligt erkännande, sedan inget mer. Det är hela reparationen, och den är mer effektiv än någon formulering i det ursprungliga meddelandet.