Innan du anländer: bekräftar mötet och tidpunkten
Ett kundbesök börjar dagen innan, med ett e-postmeddelande på en rad som bekräftar datum, tid och plats; det ger kunden en chans att nämna ett rumsbyte eller en extra deltagare. Ett möte är ett apo i tillfälligt tal och o-yakusoku i keigo när du pratar med kundens personal.
På dagen, var vid byggnaden tio minuter för tidigt och vid receptionen fem minuter för tidigt. Använd fritiden till att kolla dina papper, tysta telefonen och på vintern ta av dig rocken innan du går in; besökare kommer in på en kunds kontor med kappan över armen. Om en tågförsening gör dig försenad, ring innan mötestiden med en realistisk ny ankomsttid.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Ser fram emot vårt möte klockan tio imorgon. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Är platsen ditt huvudkontor som planerat? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Jag är väldigt ledsen, jag kommer ungefär tio minuter försenad på grund av en tågförsening. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Jag har kommit lite tidigt, så jag väntar i lobbyn. |
Receptionens manus: uketsuke
Receptionen, uketsuke, finns i tre former och manuset ändras knappt. En stor byggnad har ett bemannat skrivbord, ofta med en säkerhetsgrind; ett medelstort företag har en telefon på disken med en lista över anknytningar; ett litet kontor har en dörr du öppnar medan du säger shitsurei itashimasu. I varje fall ger du tre uppgifter i ordning: ditt företag, ditt namn och vem du har ett möte med och när.
Lägg märke till verben. Att mōshimasu är den ödmjuka formen av att iimasu och det enda sättet att presentera dig själv här. O-yakusoku o itadaite orimasu, jag har fått en tid, lägger mötet i klientens gåva, vilket är den artiga inramningen. Bifoga sama till namnet på personen du besöker och lägg till deras avdelning om du känner till det, eftersom ett stort företag kan ha flera personer med samma efternamn.
Receptionisten kommer att säga shōshō o-machi kudasai, ringa personen och sedan antingen säga tadaima mairimasu, de är på väg, eller namnge ett rum. Om det finns ett besöksmärke, nyūkanshō, bär det synligt och lämna tillbaka det när du går.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Jag heter Tanaka, från ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Jag har ett möte med Mr Sato inom försäljning klockan tio. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Vänta ett ögonblick. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato är på väg; snälla ta plats här. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Ledsen att jag lät dig vänta. |
Väntrum och visas in
Du kan vänta i lobbyn, i en ōsetsushitsu, ett mottagningsrum eller i själva mötesrummet. När en anställd leder dig, gå lite bakom dem och låt dem trycka på lyftknapparna; i hissen står guiden vid panelen och du står längst bak.
Vid rummet säger guiden dōzo o-hairi kudasai eller kochira e dōzo. Säg shitsurei itashimasu när du går in, även om rummet är tomt, och ta plats där du visas. Om inget sägs, ställ dig nära sätet närmast dörren, eller sätt dig i den och ställ dig igen när personen du möter kommer in. Lägg din väska på golvet bredvid din stol, inte på bordet. Om te tas med, tacka personen och vänta på värdens dōzo innan du dricker, om inte väntan blir lång.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Den här vägen, snälla. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Ursäkta mig (går in i rummet). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Sätt dig ner och vänta. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Är den här stolen okej? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Vänligen ta plats längst bak. |
Sittplatser, visitkort och öppningshälsningarna
Mötesrummen har en övre plats, kamiza, längst bort från dörren, och en nedre plats, shimoza, närmast. Kamizan tillhör gästen, med den mest seniora besökaren längst bort från dörren och den mest seniora värden mitt emot. Om du är osäker, vänta på att bli placerad.
När personen du möter kommer in, ställ dig. De första mötena börjar med visitkortsbyte: håll ditt kort med båda händerna vända mot den andra personen, ge ditt företag, avdelning och namn till mōshimasu, ta emot deras med båda händerna, titta på det och lägg det på bordet framför dig för mötet. En separat guide om meishi-etikett täcker detaljerna; här räcker det att veta att bytet sker innan någon sitter.
Tacka dem sedan för deras tid och ange syftet med besöket i en mening. En liten gåva, temiyage, överlämnas nu med kokoro bakari desu ga. Värden inleder vanligtvis med dewa, hajimemashō ka eller en fråga om din resa, som bara behöver ett kort svar.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Tack för att du tar dig tid för oss idag när du är upptagen. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Jag har kommit idag för att förklara den nya planen. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | En liten token, dela den med alla. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Sedan, om jag får, låt oss börja direkt. |
Avslutning: sammanfattar nästa steg
Ett japanskt möte slutar sällan med ett beslut som meddelas på plats. Det avslutas med en tydlig lista över vad varje sida kommer att göra härnäst och när, och besökaren förväntas säga det högt. Introducera sammanfattningen med honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, lista sedan objekten med mazu, tsugi ni, saigo ni. Kundens sida kommer att korrigera allt de ser annorlunda, vilket är poängen.
Om klienten behöver rådfråga någon annan kommer de att säga shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Be om en grov timing med itsu goro, men tryck inte på för en dejt på plats. När värden säger honjitsu wa arigatō gozaimashita, svara med kochira koso och stå när de står.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Låt mig sedan bekräfta vad vi diskuterade idag. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Först skickar vi en offert till dig inom nästa vecka. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Vi överväger det internt och kontaktar dig nästa vecka. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Ungefär när kunde vi förvänta oss ditt svar? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Är det något mer som är oklart? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Tack för idag. Nöjet är vårt; vi ser fram emot att arbeta med dig. |
Lämnar: shitsurei itashimasu vid varje dörr
Att lämna har lika många stadier som att anlända. Samla dina papper och kundens visitkort, som går i ditt kortfodral. Skjut in stolen. Vänd dig vid mötesrummets dörr, säg shitsurei itashimasu och buga dig. Värden kommer vanligtvis att leda dig till hissen eller entrén; Håll konversationen lätt och tacka dem igen när du går.
Vid hissen, kliva in, vänd dig mot värden, säg honjitsu wa arigatō gozaimashita och buga dig när dörrarna stängs. Vid entrén på bottenvåningen, buga vid dörren. Ta på dig kappan utanför byggnaden. Lämna tillbaka alla besökares märken i receptionen med o-kaeshi shimasu och tacka receptionisten också.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Då tar jag ledigt. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Snälla bekymra dig inte att se mig ute. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Tack för idag. Adjö. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Jag lämnar tillbaka besöksbrickan. Tack. |
Ordförråd för ett kundbesök
Det är orden du kommer att höra i receptionen, i korridoren och i mötesrummet. Flera, som kisha och heisha, är bara vettiga som ett par.
| Ord | Läsning | Menande |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | arbetsmöte, diskussion med kund |
| 受付 | uketsuke | receptionen |
| 入館証 | nyūkanshō | besöksbricka eller inträdeskort |
| 応接室 | ōsetsushitsu | mottagningsrum för besökare |
| 会議室 | kaigishitsu | mötesrum |
| 上座 | kamiza | övre sätet, längst bort från dörren |
| 下座 | shimoza | nedre sätet, närmast dörren |
| 貴社 | kisha | ditt företag (talar med en kund) |
| 弊社 | heisha | vårt företag (ödmjuk) |
| 名刺 | meishi | visitkort |
| 手土産 | temiyage | liten present med på besök |
| お礼メール | o-rei mēru | tack e-post efter ett besök |
Titlar spelar också roll: buchō, avdelningschef; kachō, sektionschef. Använd titeln med efternamnet, Satō-kachō, eller efternamnet med sama, aldrig båda tillsammans.
Uppföljningsmail och misstag att undvika
Besöket avslutas med att en o-rei mēru skickas samma dag. Den har en fast form: kundens företag, avdelning och namn med sama på första raden; ett tack för deras tid; två eller tre rader som bekräftar vad som överenskommits och nästa steg med ett datum; och en avslutande rad som hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Bifoga alla dokument du lovat.
De misstag som sticker ut handlar om ordning och reda. Att sitta innan man blir inbjuden märks. Att lägga en kunds kort i en byxficka eller skriva på det är en liten förolämpning. I tal använder de vanliga lapparna anata för klienten, glömmer sama på namnet på personen du besöker och svarar keigo med en tillfällig desu ne. Om du halkar, korrigera det i nästa mening och fortsätt. Företagets seder varierar, så följ värdens ledning och fråga en kollega som har besökt den kunden tidigare.
- Kom inte mer än tio minuter för tidigt eller en minut för sent utan att ringa
- Sitt inte förrän du är inbjuden, och ta inte kamizan objuden
- Förvara kundens kort på bordet under mötet, sedan i ditt kortfodral
- Använd inte anata, kimi eller plain kaisha för kunden eller deras företag
- Ta inte på dig kappan inne i byggnaden eller i hissen
- Skicka tackmejlet samma dag med de överenskomna nästa stegen