Utvärderingscykeln: jinji hyōka, mokuhyō settei och mendan
Jinji hyōka, personalutvärdering, är systemet; mendan är mötet inuti den. En typisk cykel börjar med mokuhyō settei, målsättning, där du kommer överens om tre till fem mål med din chef, vart och ett med ett mått och en vikt. I slutet av perioden genomför du en jiko hyōka, en självutvärdering. Din chef skriver sin egen bedömning, de två jämförs i hyōka mendan och ett betyg som S, A, B eller C avgörs.
Betygsskalan, vikten av resultat kontra beteende och om granskningen är knuten till bonus eller grundlön varierar från företag till företag. Läs ditt företags hyōka seido, utvärderingsriktlinjer, innan perioden börjar; orden i formuläret, som gyōseki, resultat och kōdō, beteende, berättar vad chefen kommer att leta efter.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 今期の目標設定について、ご相談したいのですが。 | Konki no mokuhyō settei ni tsuite, go-sōdan shitai no desu ga. | Jag skulle vilja diskutera denna periods målsättning. |
| 評価面談はいつ頃の予定でしょうか。 | Hyōka mendan wa itsu goro no yotei deshō ka. | Ungefär när är utvärderingsmötet planerat? |
| 自己評価の提出期限は今週金曜日です。 | Jiko hyōka no teishutsu kigen wa konshū kin'yōbi desu. | Deadline för självutvärdering är nu på fredag. |
| 評価基準を改めて確認させてください。 | Hyōka kijun o aratamete kakunin sasete kudasai. | Låt mig bekräfta utvärderingskriterierna igen. |
Att skriva och säga din självvärdering
En jiko hyōka läses av din chef före mötet och ofta av deras chef efteråt, så skriv den noggrant. För varje mål skriver du fyra saker: vad målet var, vad du uppnådde, bevisen och vad du skulle förbättra. Verben är enkla och sakliga: tassei shimashita, uppnådd; ichibu tassei, delvis uppnådd; mi-tassei, inte uppnått. Siffror gör det tunga lyftet; en mening med ett tal är värd tre adjektiv.
På mötet kommer du vanligtvis att bli ombedd att sammanfatta formen högt, ofta med jibun de wa dō hyōka shite imasu ka, hur bedömer du dig själv. Följ samma ordning men lägg till den ödmjuka ramen: resultat, sedan tillskrivning till andra, sedan reflektion. Läs inte formen ord för ord; välj de två eller tre punkter som betyder mest.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 今期の目標は、新規顧客を十社獲得することでした。 | Konki no mokuhyō wa, shinki kokyaku o jussha kakutoku suru koto deshita. | Denna periods mål var att vinna tio nya kunder. |
| 結果として、十二社を獲得し、目標を達成しました。 | Kekka to shite, jūnisha o kakutoku shi, mokuhyō o tassei shimashita. | Som ett resultat vann jag tolv och nådde målet. |
| 自己評価としては、Aに近いBだと考えています。 | Jiko hyōka to shite wa, A ni chikai B da to kangaete imasu. | Som ett självbetyg anser jag att det är ett B nära ett A. |
| 二つ目の目標は、納期の遅れがあり、一部達成にとどまりました。 | Futatsume no mokuhyō wa, nōki no okure ga ari, ichibu tassei ni todomarimashita. | Det andra målet uppnåddes endast delvis på grund av en leveransförsening. |
| 改善点としては、進捗の共有が遅れがちだった点です。 | Kaizen-ten to shite wa, shinchoku no kyōyū ga okure-gachi datta ten desu. | Som en punkt för att förbättra, tenderade jag att vara långsam med att dela framsteg. |
Talar om prestationer: tydliga siffror, ödmjuk ram
Balansen eleverna kämpar med är att vara specifik utan att låta som om de gör anspråk på krediter. Japanska löser detta med en tvådelad mening: faktum, sedan en fras som sprider äran. Okage-sama de, tack till alla, och chīmu no kyōryoku mo ari, med teamets hjälp också, gör det här jobbet. Siffran blir inte mjukare; inramningen gör det.
Det andra verktyget är verbändelsen. Istället för en kal tassei shimashita, nära till omotte imasu, tror jag, eller till ninshiki shite imasu, det är min uppfattning. Detta lämnar utrymme för chefens syn utan att dra tillbaka din. Undvik också den motsatta ytterligheten: taishita koto wa arimasen, det var ingenting, är självförstörande i en recension, eftersom chefen måste motivera ditt betyg uppåt med dina ord.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| おかげさまで、売上は前年比二割増となりました。 | Okage-sama de, uriage wa zennen-hi niwari-zō to narimashita. | Tack vare alla steg försäljningen med tjugo procent jämfört med föregående år. |
| チームの協力もあり、予定より一か月早くリリースできました。 | Chīmu no kyōryoku mo ari, yotei yori ikkagetsu hayaku rirīsu dekimashita. | Med teamets samarbete släppte vi en månad före schemat. |
| この案件では、主に顧客との調整を担当しました。 | Kono anken de wa, omo ni kokyaku to no chōsei o tantō shimashita. | I detta projekt var jag främst ansvarig för samordningen med beställaren. |
| 私としては、一定の成果を出せたと考えています。 | Watashi to shite wa, ittei no seika o daseta to kangaete imasu. | För min del tror jag att jag gav solida resultat. |
Få feedback och hantera ett lägre betyg
Chefer ger feedback i ett mjukt register, så lyssna efter formen snarare än volymen. Mō sukoshi, lite mer, och dekiru to ii ne, det skulle vara bra om du kunde, är kritik. Det förväntade svaret har tre delar: tacka dem, erkänn poängen och nämn en konkret åtgärd.
Om betyget är lägre än ditt självbetyg, argumentera inte på plats. Fråga vilken punkt som vägde mest. Om du tror att ett faktum har missats, ge det som information med watashi no ninshiki de wa, som jag förstod det. Acceptera sedan beslutet. Betygen vänds sällan i rummet, men ett lugnt svar formar chefens syn på nästa cykel.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ご指摘ありがとうございます。おっしゃる通りだと思います。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. Ossharu tōri da to omoimasu. | Tack för att du påpekade det. Jag tror att du har rätt. |
| 具体的には、どの点が評価に影響したのでしょうか。 | Gutai-teki ni wa, dono ten ga hyōka ni eikyō shita no deshō ka. | Specifikt, vilken punkt påverkade utvärderingen? |
| 私の認識では、その件は先方の都合で延期になったと理解しています。 | Watashi no ninshiki de wa, sono ken wa senpō no tsugō de enki ni natta to rikai shite imasu. | Som jag förstått det sköts det ärendet upp av klientens skäl. |
| 今後は週次で進捗を報告するようにします。 | Kongo wa shūji de shinchoku o hōkoku suru yō ni shimasu. | Från och med nu kommer jag att rapportera framsteg varje vecka. |
| もう少し周りを巻き込めるといいね。 | Mō sukoshi mawari o makikomeru to ii ne. | Det skulle vara bra om du kunde involvera människorna runt omkring dig lite mer. (Manager, en mild kritik.) |
Fråga om befordran och betala artigt
Shōshin, befordran och shōkyū, en löneförhöjning, är legitima ämnen i en mendan, men sättet att lyfta dem är genom systemet, inte genom dina önskemål. Fråga vad yōken, krav, för nästa årskurs är, vilken timing som är realistisk och vad chefen skulle behöva se. I många företag bestäms lönen av betygstabeller, så en chef kan förklara vägen men kan inte förhandla fram ett nummer.
Undvik kyūryō o agete hoshii, jag vill att min lön ska höjas, vilket låter som ett krav och leder chefen. Ett erbjudande utifrån är ett annorlunda samtal, vanligtvis med HR. Inne i granskningen, håll ramarna för kriterier och tillväxt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 昇進の要件について教えていただけますか。 | Shōshin no yōken ni tsuite oshiete itadakemasu ka. | Kan du berätta om kraven för befordran? |
| 次の等級に上がるには、何が必要でしょうか。 | Tsugi no tōkyū ni agaru ni wa, nani ga hitsuyō deshō ka. | Vad krävs för att gå upp till nästa årskurs? |
| 昇給の基準はどのように決まるのでしょうか。 | Shōkyū no kijun wa dono yō ni kimaru no deshō ka. | Hur bestäms kriterierna för lönehöjningar? |
| 将来的にはリーダー職を目指したいと考えています。 | Shōrai-teki ni wa rīdā-shoku o mezashitai to kangaete imasu. | På längre sikt skulle jag vilja sikta på en ledande position. |
| 今の評価ですと、昇格の時期はいつ頃が現実的でしょうか。 | Ima no hyōka desu to, shōkaku no jiki wa itsu goro ga genjitsu-teki deshō ka. | Med min nuvarande utvärdering, vilken tidpunkt för befordran skulle vara realistisk? |
Granska ordförrådet som du kommer att se på formuläret
Utvärderingsformulär använder ett kompakt skriftligt ordförråd som sällan förekommer i samtal. Tabellen samlar de ord du kommer att möta i HR-systemet och din chefs kommentarer. Exakta villkor skiljer sig mellan företag.
| Ord | Läsning | Menande |
|---|---|---|
| 人事評価 | jinji hyōka | Personalutvärdering, systemet som helhet |
| 目標設定 | mokuhyō settei | Målsättning i början av perioden |
| 自己評価 | jiko hyōka | Självutvärdering |
| 上司評価 | jōshi hyōka | Chefens utvärdering |
| 業績評価 | gyōseki hyōka | Resultatutvärdering |
| 行動評価 | kōdō hyōka | Beteende eller kompetensutvärdering |
| 達成度 | tasseido | Grad av prestation, ofta en procentsats |
| 評価面談 | hyōka mendan | Utvärderingsmöte |
| フィードバック | fīdobakku | Feed-back |
| 改善点 | kaizen-ten | Poäng att förbättra |
| 昇格 | shōkaku | Befordran i årskurs |
| 賞与 | shōyo | Bonus, ofta kopplat till betyget |
Du kan också se kitai yakuwari, den förväntade rollen för ditt betyg, och konpitenshī, kompetenser, i beteendesektioner. Om ett ord i ditt formulär inte finns här, fråga HR eller en senpai innan du skriver till det; definitioner är ofta företagsspecifika.
Sätta upp mål för nästa period
Den sista delen av mendan övergår vanligtvis till raiki no mokuhyō, nästa periods mål. Bra mål är specifika, mätbara och kopplade till lagets plan, och chefen kommer att uppskatta om du kommer med ett utkast snarare än att vänta på att få besked.
- Läs om utvärderingsriktlinjerna och teamets plan för perioden
- Skapa tre till fem mål, vart och ett med ett nummer eller ett resultat och en deadline
- Länka minst ett mål till förbättringspunkten från din senaste recension
- Inkludera ett mål om beteende eller lagarbete om din form gör det
- Notera vilket stöd du skulle behöva och var redo att säga det
- Ta med ditt utkast till mötet och be om chefens syn på det
- Anteckna de överenskomna målen i HR-systemet samma dag
- Ställ in en påminnelse under perioden för att kontrollera framstegen
När du presenterar ett utkast till mål, säg kono yō na mokuhyō o kangaete imasu ga, ikaga deshō ka, jag tänker på ett sånt här mål, vad tycker du. Chefer justerar och godkänner lättare än de hittar på.
Misstag att undvika
Det första misstaget är vaghet: ganbarimashita, jag arbetade hårt, är ingen prestation. Varje anspråk behöver ett nummer, ett datum eller en leverans. Den andra är motsatsen: resultat utan en ödmjuk ram, vilket läses som skryt även när det är sant.
Den tredje är att bråka med feedback i rummet. Fråga, erkänn, agera; om det finns ett sakfel, presentera detta och släpp det. Den fjärde ber om pengar direkt. Den femte åker utan överenskomna mål, vilket innebär att nästa granskning börjar från ingenting.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 今期は頑張りました。 | Konki wa ganbarimashita. | Jag har jobbat hårt den här perioden. (För vagt; lägg till ett resultat.) |
| 今期は目標の百二十パーセントを達成しました。 | Konki wa mokuhyō no hyaku-nijuppāsento o tassei shimashita. | Den här perioden nådde jag 120 procent av målet. (Specifik.) |
| その評価は納得できません。 | Sono hyōka wa nattoku dekimasen. | Jag kan inte acceptera den bedömningen. (För direkt; undvika.) |
| 評価の理由をもう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Hyōka no riyū o mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Får jag fråga lite mer om skälen till utvärderingen? (Den artiga versionen.) |
| 給料を上げてほしいです。 | Kyūryō o agete hoshii desu. | Jag vill höja min lön. (Ett krav, fråga om kriterier istället.) |