Utbytet är en kort scen, inte ett dolt test
Ett meishi-utbyte tar ungefär tjugo sekunder och går i en fast ordning, vilket är goda nyheter för en elev. Två personer står, rör sig så att inget bord sitter mellan dem, erbjuder sina kort, säg en rad vardera, tar emot med båda händerna, läser det som står utskrivet och sätter sig ner. När beställningen väl är bekant är din uppmärksamhet fri för den del som faktiskt spelar roll, vilket är namnet och företaget nu i din hand.
Det hjälper att behandla varje konvention som praktisk snarare än mystisk. Att stå och använda båda händerna gör ett litet kort lätt att skicka och svårt att släppa. Om du läser det högt bekräftar du ett namn som du behöver under den kommande timmen. Att inte skriva på den inför sin ägare är vanlig artighet. Varje regel har ett tydligt skäl bakom sig, och att komma ihåg orsaken är mycket lättare än att memorera en lista med förbud som du hälften förstår.
Vem erbjuder först och varför det oftast är du
Sidan med lägre ställning i just det mötet erbjuder först. Det betyder att den besökande sidan går före värdsidan och den säljande sidan före köpsidan. Om du reste till någons kontor för att föreslå något, erbjuder du först. Inom varje lag går ordern uppifrån och ner: din chef byter med sin motsvarighet, sedan byter du med deras, så titta på personen ovanför dig och följ.
Modern praktik är vanligtvis ett samtidigt utbyte. Båda personerna håller sitt eget kort i höger hand, erbjuder det lite lägre än det andra kortet om den personen överträffar dem, ta det erbjudna kortet med vänster hand och för sedan höger hand över så att båda händerna stödjer kortet de fick. Om tidpunkten blir fel, lämna bara över din och ta emot efteråt. Ingen räknar takterna.
- Besökssidan först, värdsidan andra.
- Säljsidan först, köpsidan andra.
- Den högsta personen på varje sida byter först, sedan resten i rangordning.
- Håll kortet i kanterna så att fingrarna varken täcker namnet eller logotypen.
- Vänd kortet mot personen som tar emot det, så att de kan läsa det utan att rotera det.
Utbytet som en tvåsidig sekvens
Nedan följer ett fullständigt utbyte från båda sidor, i ordning, med dig som besökare. Läs det som en scen snarare än en ordlista. Lägg märke till hur kort varje tur är: en rad för att namnge dig själv, en rad för att acceptera, en rad för att bekräfta det du just läst. Hela samtalet passar in i tiden det tar att sitta ner igen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 株式会社さくらの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Du: Jag är Tanaka från Sakura Inc. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Du: Jag ser fram emot att arbeta med dig. |
| ご丁寧にありがとうございます。頂戴いたします。 | Go-teinei ni arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | De: Det är väldigt snällt av dig. Jag tar det. |
| 申し遅れました。株式会社みどりの佐藤でございます。 | Mōshiokuremashita. Kabushiki-gaisha Midori no Satō de gozaimasu. | De: Jag borde ha sagt det tidigare. Jag är Satō från Midori Inc. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Du: Tack, jag tar det. |
| 営業部の佐藤様でいらっしゃいますね。 | Eigyō-bu no Satō-sama de irasshaimasu ne. | Du: Så du är Mr Satō från försäljningsavdelningen. |
| はい、さようでございます。 | Hai, sayō de gozaimasu. | De: Ja, det stämmer. |
| 本日はよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Du: Tack för att du har mig idag. |
Mōshiokuremashita betyder ungefär att talaren borde ha presenterat sig tidigare, och det dyker upp när någon pratar innan han lämnar över sitt kort. Chōdai itashimasu är det ödmjuka verbet för att ta emot, och det är den enskilt mest användbara raden här; Enbart arigatō gozaimasu är varm men något underformell vid ett första affärsmöte.
Säga ditt eget namn och företag tydligt
Erbjudandelinjen har en fast form: företag, nej, efternamn, till mōshimasu. Företaget kommer först eftersom din tillhörighet identifierar dig här mer än vad ditt förnamn gör. Säg företaget långsamt, sedan en liten lucka, sedan namnet, eftersom lyssnaren försöker matcha ljud till utskrift samtidigt. Om ditt namn inte är japanskt, säg efternamnet först och något högre, och var redo att upprepa det en gång.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 初めまして、株式会社さくらの田中と申します。 | Hajimemashite, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Hur gör du. Jag är Tanaka från Sakura Inc. |
| 営業部でマーケティングを担当しております。 | Eigyō-bu de māketingu o tantō shite orimasu. | Jag ansvarar för marknadsföring på säljavdelningen. |
| 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Tack för att du tog dig tid idag. |
| どうぞよろしくお願い申し上げます。 | Dōzo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Jag ser fram emot att arbeta med dig. |
Tar emot kortet och läser det högt
Ta kortet med båda händerna i de nedre hörnen, håll det i ungefär brösthöjd och titta faktiskt på det i ett par sekunder. Säg sedan en sak du just har läst. Detta är inte smicker; det är så du kontrollerar att du har avdelningen, titeln och namnet rätt medan ägaren står framför dig och kan rätta dig gratis.
Linjen som gör jobbet är en enkel observation med ne på slutet. Det uppmanar till bekräftelse utan att ställa en direkt fråga, och svaret är vanligtvis ett kort hai plus en mening med extra detaljer, vilket ger dig något att småprata med när du väl satt dig ner. Håll kortet i handen, inte i fickan, tills alla sitter.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ありがとうございます。頂戴いたします。 | Arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Tack. Jag tar ditt kort. |
| 恐れ入ります。 | Osore irimasu. | Tack, det är väldigt snällt. |
| 技術部の部長でいらっしゃるのですね。 | Gijutsu-bu no buchō de irassharu no desu ne. | Du är alltså chef för ingenjörsavdelningen. |
| 御社は大阪にも拠点がおありなのですね。 | Onsha wa Ōsaka ni mo kyoten ga oari na no desu ne. | Jag ser att ditt företag har en bas i Osaka också. |
Frågar hur ett namn läses
Japanska efternamn skrivs i kanji vars läsningar inte är förutsägbara, och samma tecken kan läsas på flera sätt. Japaner frågar därför varandra om läsningar just i detta ögonblick, och det hörs som uppmärksamt snarare än okunnigt. Bytet är den billigaste möjliga tidpunkten att fråga, för efter det måste du erkänna att du undvikit personens namn i en halvtimme.
Fråga innan du lägger kortet. Bly med shitsurei desu ga eller osore irimasu ga, fråga sedan direkt. Om du har en rimlig gissning är det vänligare att erbjuda det än att fråga kallt, eftersom den andra personen bara behöver bekräfta eller korrigera en stavelse. Upprepa återläsningen när du hör den, använd den sedan i din nästa mening så att den fixar sig i minnet.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Ursäkta mig, hur ska jag läsa ditt namn? |
| 恐れ入りますが、下のお名前の読み方を教えていただけますでしょうか。 | Osore irimasu ga, shita no onamae no yomikata o oshiete itadakemasu deshō ka. | Får jag fråga hur ditt förnamn läses? |
| はせがわ様でよろしいでしょうか。 | Hasegawa-sama de yoroshii deshō ka. | Skulle Hasegawa ha rätt? |
| はい、はせがわと申します。珍しい読み方でして。 | Hai, Hasegawa to mōshimasu. Mezurashii yomikata deshite. | Ja, det läses Hasegawa. Det är en ovanlig läsning. |
| ありがとうございます。はせがわ様ですね。 | Arigatō gozaimasu. Hasegawa-sama desu ne. | Tack. Hasegawa alltså. |
Kort på bordet under mötet
Mottagna kort stannar ute. Att lägga ett kort rakt in i ditt fodral ser ut som att stänga en fil på någon du just har träffat, så istället lägger du korten på bordet framför dig, arrangerade för att matcha var deras ägare sitter. Den layouten är en sitttabell: den låter dig tilltala rätt person vid namn för hela mötet utan att gissa, vilket är den verkliga anledningen till att vanan överlever.
Hantera korten så lite som möjligt medan de är ute. Skriv inte på dem, stapla inte en anteckningsbok ovanpå dem, skjut inte runt dem medan du tänker. Om ett kort lämnas kvar på bordet i slutet, läser det som att man glömmer personen, så se till att lägga bort dem till en del av att stå upp istället för något du kanske kommer ihåg senare.
- Lägg ut korten i ordningsföljd för personerna mitt emot dig.
- Lägg den äldre personens kort ovanpå ditt eget kortfodral, längst fram till vänster.
- Håll korten fria från koppar, kondens och din bärbara dator.
- Skriv ingenting på ett kort medan dess ägare kan se dig.
- I slutet av mötet samlar du ihop dem och lägger dem i ditt kortfodral, inte i en byxficka.
- Säg shitsurei itashimasu när du städar bort korten och står.
När du tar slut eller glömmer dina kort
Detta händer alla, och det finns en fast formel för det. Be om ursäkt en gång, kort, och gå vidare; en lång förklaring gör ögonblicket större än det är. Standardverbet är kirasu, att ha tagit slut, och det används även när den ärliga sanningen är att du lämnade fallet på ditt skrivbord. Lova sedan att skicka dina uppgifter, och faktiskt skicka dem samma dag.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| あいにく名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 | Ainiku meishi o kirashite orimashite, taihen mōshiwake gozaimasen. | Jag är rädd att jag har slut på kort. Jag är mycket ledsen. |
| 後日、改めてお送りいたします。 | Gojitsu, aratamete o-okuri itashimasu. | Jag skickar dina uppgifter igen vid ett senare tillfälle. |
| 恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますでしょうか。 | Osore irimasu ga, omeishi o chōdai dekimasu deshō ka. | Ursäkta mig, kan jag få ditt kort? |
| お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 | Onamae o o-ukagai shite mo yoroshii deshō ka. | Får jag fråga ditt namn? |
Om den andra sidan inte har några kort heller, fråga efter namnet högt och skriv det i din anteckningsbok direkt, inklusive läsningen. När du är den som inte har ett kort, ta ändå emot deras med båda händerna och läs det ändå högt. Bytet avbryts inte av ditt tomma fodral; bara din hälften av det skjuts upp till e-post.
Uppföljningsmejlet som refererar till mötet
Kortbytet är bara värt något om ett meddelande följer det. Skicka ett kort mail samma dag eller nästa morgon. En användbar ämnesrad namnger syftet och identifierar dig, till exempel 本日のお礼(株式会社さくら・田中), eftersom mottagaren kan ha samlat ihop flera kort den eftermiddagen och måste placera dig på ett ögonblick.
Kroppen har fyra drag: tacka dem för deras tid, säg vem du är och var du träffades, hänvisa till en konkret sak som diskuterades så budskapet helt klart inte är en mall, och avsluta med en framåtblickande hälsning. Håll den på en skärm. Långa första e-postmeddelanden i japansk affärskorrespondens uppmanar till ett försenat svar snarare än ett varmt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 | Honjitsu wa oisogashii naka, ojikan o itadaki arigatō gozaimashita. | Tack för att du tog dig tid idag trots ditt fullspäckade schema. |
| 先ほどご挨拶させていただきました、株式会社さくらの田中です。 | Sakihodo goaisatsu sasete itadakimashita, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | Det här är Tanaka från Sakura Inc., som du träffade tidigare idag. |
| ご相談いただいた件につきまして、社内で確認いたします。 | Gosōdan itadaita ken ni tsukimashite, shanai de kakunin itashimasu. | Angående det ärende du tog upp kommer jag att kontrollera internt. |
| 改めてご連絡差し上げます。 | Aratamete gorenraku sashiagemasu. | Jag kommer att kontakta dig igen inom kort. |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Jag ser fram emot att arbeta med dig från och med nu. |
Hur man repeterar hela scenen
Öva på att stå högt med ett riktigt kort på handen, för språket och rörelsen måste komma fram tillsammans. Att sitta vid ett skrivbord och tyst läsa raderna tränar inget av tajmingen som får utbytet att kännas lugnt. Fem minuters fysisk repetition är värt mer än en timmes läsning om tullen.
- Säg din erbjudanderad medan du faktiskt håller ut ett kort tills du inte längre tittar på dina händer.
- Öva på att ta emot: chōdai itashimasu, två sekunders tittande, sedan en observation som slutar på ne.
- Borra namnläsningsfrågan tills den kommer ut flytande, så överraskning förvandlas aldrig till tystnad.
- Öva på no-card ursäkt en gång, så formuleringen är klar innan den dag du behöver den.
- Skriv uppföljningsmejlet från minnet samma kväll och jämför det med fraserna ovan.
- Para ihop detta med en självintroduktion kan man redan säga, så mötet efter utbytet har någonstans att ta vägen.