Förmedla ett meddelande på japanska: Dengon och rapportering

Tar ett meddelande på telefonen

Sekvensen är tillräckligt fixad för att lära sig som ett manus. Du konstaterar att personen är otillgänglig, säger när de kommer tillbaka, erbjuder dig att ta ett meddelande, ta det, läser tillbaka det och anger ditt eget namn så att den som ringer vet vem som har det. Det sista steget är standardpraxis på japanska kontor och är ofta det som eleverna hoppar över.

Att erbjuda sig att ta ett meddelande innan den som ringer frågar är det förväntade draget. Dengon o oazukari shimashō ka, ska jag ta ett meddelande, positionerar dig som hjälpsam snarare än som ett hinder, och det är vad en japansk kollega skulle säga.

Bekräftar det du skrev ner

Att läsa tillbaka meddelandet är inte valfritt på ett japanskt kontor, och det är där misstag upptäcks. Namn, siffror och datum är de tre punkter som måste bekräftas, eftersom det är de tre som inte går att rekonstruera utifrån sammanhanget om man missförstår dem.

För namn, fråga hur kanji skrivs om du behöver skriva dem. För siffror, läs tillbaka dem siffra för siffra. För datum, säg veckodagen bredvid datumet, eftersom det fångar en avstängd direkt.

Fukushō, upprepande tillbaka, är en namngiven praxis snarare än en personlig vana. Att meddela att du gör det är normalt och förväntat.

Rapporterat tal: till itte imashita och dess anhöriga

För att vidarebefordra vad någon sa, bifoga citatpartikeln till en klausul i vanlig form och följ den med ett ordspråk. Klausulen inuti förblir enkel även när din mening är artig, vilket är den regel som eleverna oftast bryter mot: ashita kuru till itte imashita, inte ashita kimasu till itte imashita.

Verbet att säga ändras med statusen för personen som talade. Itte imashita är neutral och täcker de flesta fall. Osshatte imashita är hedersvärd och används när man rapporterar en kund eller en senior person. Mōshite orimashita är ödmjuk och används när du rapporterar din egen sida till en utomstående.

Skickar meddelandet vidare

När du levererar budskapet, led med vem det kommer ifrån och vad de vill ha, ge sedan detaljerna. Din kollega måste bestämma om han ska agera nu, och att begrava begäran i slutet av ett kronologiskt konto gör det svårare.

Se till att uppringarens ord kan skiljas från din egen sammanfattning. Signalerande med to no koto desu, sa de att, eller to itte imashita skiljer det som sas från det du drog slutsatsen, vilket spelar roll om meddelandet senare agerar.

To no koto desu är den mest användbara frasen i det här avsnittet. Det markerar ett helt uttalande som rapporterat utan att behöva ett uttalsverb.

Den hedersfälla i förmedlade meddelanden

Japanska regler för in- och ut-grupp gäller för hela meddelandet, och de vänder beroende på vem du pratar med. För en extern uppringare är din egen chef uchi, inuti, så du släpper titeln och använder ödmjuka formulär om dem. Till din kollega efteråt är samma chef senior och tar hedersbetygelser igen.

Detta är en verklig källa till fel, eftersom meddelandet är detsamma och språket inte. Den praktiska regeln är att fråga vem som lyssnar snarare än vem som beskrivs, och att återställa hedersbetygelserna varje gång publiken byter.

Lägg märke till att den som ringer har sina hedersbetygelser på varje rad. Det är bara din egen sida vars språk förändras med publiken.

Skriftliga meddelanden och chatt

De flesta vidarebefordrade meddelanden går nu via chatt eller e-post snarare än en pappersanteckning, och konventionerna komprimeras. Den förväntade formen är källa, begäran, deadline och ditt namn, i den ordningen, på fyra korta rader. Lång prosa är ohjälpsam för något en kollega läser mellan mötena.

Behåll de rapporterade talmarkörerna även i skrift. Ett chattmeddelande som säger att deadline är fredag ​​läser som ditt uttalande; en som säger att de sa att tidsfristen är fredag ​​gör källan tydlig och skyddar alla om det visar sig vara fel.

När du inte kunde ta meddelandet ordentligt

Ibland är linjen dålig, den som ringer talar snabbt eller så följer du helt enkelt inte efter. Fel svar är att gissa och vidarebefordra ett halvt budskap; det rätta är att säga tydligt vad du gjorde och inte fick, både till den som ringer och till din kollega.

För den som ringer är det helt acceptabelt att be dem att sakta ner och förväntas av alla på en dålig linje. Med din kollega är det att uttryckligen flagga din osäkerhet det som låter dem bestämma om de ska ringa tillbaka och kolla.