Dokumentkedjan från offert till betalning
En typisk affär mellan två japanska företag går så här. Köparen ber om en offert och säljaren skickar en mitsumorisho. Köparen accepterar genom att skicka en hatchūsho, en inköpsorder; på säljarens sida, att ta emot den beställningen är juchū, och de kan bekräfta med en chūmon ukesho eller juchū kakuninsho. Säljaren levererar med en nōhinsho, en följesedel och ofta en kenshūsho eller juryōsho för köparen att skriva under som acceptans. Säljaren utfärdar sedan en seikyūsho, fakturan, köparen betalar med furikomi, banköverföring, och säljaren kan utfärda ett ryōshūsho, ett kvitto.
En keiyakusho, ett kontrakt, sitter ovanför denna kedja för pågående eller stora relationer, och en kihon keiyakusho, ett grundavtal, täcker ofta många små beställningar så att var och en endast behöver en offert och en beställning. Små köp hoppar över flera steg, men lär dig beställningen ändå, eftersom varje dokument hänvisar till det före det med nummer.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Kan du ge oss en offert? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Vi lägger beställningen enligt offerten. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Vi har tagit emot din beställning. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Vi skickar den med en följesedel. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Vi utfärdar fakturan i slutet av månaden. |
Läser en mitsumorisho och en hatchūsho
En offert har en rubrik med köparens namn och onchū, företagets motsvarighet till sama, säljarens namn och sigill, ett nummer, mitsumori bangō och datum. Kroppen listar föremålen, hinmei, med kvantitet, sūryō, enhet, tan'i, enhetspris, tanka och mängd, kingaku. Nedan kommer delsumman, shōkei, konsumtionsskatt, shōhizei och summan, gōkei. Tre fält nära botten betyder mest: nōki, leveranstiden; shiharai jōken, betalningsvillkor; och yūkō kigen, hur länge priset är giltigt. En bikō-linje rymmer anmärkningar.
En hatchūsho speglar offerten och lägger till leveransadress, nōhin-saki, begärt leveransdatum, nōhin kibōbi och köparens ordernummer, som säljaren kommer att ange på fakturan. När du får en offert, kontrollera enhetspriserna, kontrollera om moms ingår och läs giltighetstiden: en offert som löper ut innan ditt interna godkännande avslutas innebär en andra omgång.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Är detta belopp med eller utan skatt? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Kan du förlänga offertens giltighet? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | När skulle leverans vara ungefär? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Om vi ändrar kvantiteten, ändras enhetspriset? |
Läsa en seikyūsho och betalningsvillkoren
En faktura upprepar artiklarna och summorna och lägger till de fält som bestämmer när och hur pengar flyttas. Hakkōbi är emissionsdatumet. Shiharai kigen är förfallodagen. Furikomisaki är bankkontot: bank, filial, kontotyp, futsū eller tōza, nummer och kontonamn, kōza meigi. Furikomi tesūryō, överföringsavgiften, bärs vanligtvis av betalaren, och det kan stå på fakturan. Sedan införandet av det kvalificerade fakturasystemet har även fakturor från registrerade företag ett registreringsnummer som börjar med T; fråga redovisning hur det påverkar ditt företag.
Betalningsvillkor skrivs som en formel av två halvor. Den första halvan är shime, cut-off som stänger ett parti fakturor; den andra är barai, när den batchen är betald. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: stängd i slutet av månaden, betalas i slutet av nästa månad. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: stängt den tjugonde, betalas den tionde nästa månad. Yokuyokugetsu betyder månaden efter nästa. Sōkin är ett vanligt ord för att skicka pengar; nyūkin är pengar som kommer, så nyūkin kakunin kontrollerar att de kom in.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Betalningsvillkor är månadsslut, betalas i slutet av följande månad. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Skulle du kunna täcka övergångssumman? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Vi har bekräftat mottagandet av betalningen. Tack. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Förfallodagen har passerat; kan du berätta när betalning är planerad? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Kan du inkludera avdelningens namn på fakturan? |
Nōhinsho, ryōshūsho och keiyakusho
En nōhinsho reser med varorna och listar vad som levererats; köparen kontrollerar den mot beställningen, kenshū, och behåller den. En juryōsho eller en signerad kopia går tillbaka till säljaren som bevis. När en leverans är kort eller skadad är nōhinsho-numret det du anger när du ringer.
En ryōshūsho bekräftar mottagen betalning. Med banköverföringar behandlar många företag överföringsposten som kvittot och utfärdar inte ett såvida det inte tillfrågas. En keiyakusho anger hela förhållandet: parterna, kō och otsu, omfattningen, priset, termen, kikan, förnyelse, kōshin, uppsägning, kaijo och konfidentialitet, himitsu hoji. Kontrakt upprättas ofta i två exemplar, ett för varje sida, och varje företag stämplar båda. Se artiklar efter nummer, jō: dai-san-jō, artikel tre.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Kvantiteten på följesedeln stämmer inte överens med det som kom. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Vänligen underteckna bekräftelsen och skicka tillbaka den. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Behöver du ett kvitto? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Låt mig bekräfta artikel tre i avtalet. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Löptiden är ett år med automatisk förnyelse, eller hur? |
Inkan, kakuin och denshi keiyaku
Traditionella kontrakt stämplas snarare än undertecknas. Företagets registrerade sigill, jitsuin, går på signaturblocket; en keiin pressas över gränsen för varje sidapar så att sidor inte kan bytas; och en teisei-in markerar varje handskriven korrigering. Vanliga interna papper använder en fyrkantig kakuin eller en personlig mitome-in, och verbet för stämpling är ōin eller nattsuin. Vem som innehar sigillen och vem som får använda det är en strikt intern regel.
Elektroniska kontrakt, denshi keiyaku, undertecknade via en webbtjänst är nu utbredda. Ordförrådet skiftar till denshi shomei, elektronisk signatur; denshi shoshiki, den elektroniska formen av ett dokument; och shōnin, godkännande, i ett arbetsflöde. Vissa motparter ber fortfarande om papper, så en begäran kan behöva ange vilken blankett du kan acceptera. Huruvida ett givet kontrakt behöver ett sigill, en signatur eller en e-signatur beror på företaget, dokumentet och motparten, så fråga ditt juridiska eller allmänna team, sōmu.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Vänligen stämpla kontraktet. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Vänligen sätt krysssidans försegling på bindningen av varje sida. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Skulle ett elektroniskt kontrakt vara acceptabelt? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Förbered två original och returnera ett. |
Begär varje dokument artigt
Förfrågningsmönstret är detsamma för alla dokument. Namnge det med o eller go, säg vad det omfattar, ange en deadline och ett format och avsluta med tack för besväret. Kärnverbet är go-sōfu itadakemasu deshō ka, kan du skicka, eller o-okuri itadakemasu deshō ka; för att utfärda ett nytt dokument, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Lägg till en anledning om tidsfristen är kort: shanai shori no tsugō de, för intern bearbetning.
På telefonen lägger du till ditt företag och namn och upprepar dokumentnumret. När du skickar ett dokument, använd o-okuri itashimasu och be dem kolla med go-kakunin kudasai. Att jaga ett sent dokument är artigt men direkt: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, och sedan frågan.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Ursäkta att jag besvärar dig, kan du skicka månadens faktura senast nästa fredag? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Det skulle hjälpa om du kunde skicka den som PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Jag har bifogat citatet; kontrollera det. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Angående fakturan jag begärde igår, när kommer den att skickas ungefär? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Förlåt för besväret och tack. |
Dokumentordförråd
Tabellen samlar dokumentnamnen och fälten du kommer att läsa på dem.
| Ord | Läsning | Menande |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | citat |
| 発注書 | hatchūsho | inköpsorder |
| 受注 | juchū | ta emot en beställning (säljarens sida) |
| 納品書 | nōhinsho | följesedel |
| 請求書 | seikyūsho | faktura |
| 領収書 | ryōshūsho | mottagande |
| 契約書 | keiyakusho | kontrakt |
| 支払条件 | shiharai jōken | betalningsvillkor |
| 締め | shime | gräns för en faktureringsperiod |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | betalas i slutet av följande månad |
| 振込先 | furikomisaki | bankkonto för överföring |
| 有効期限 | yūkō kigen | giltighetstid |
| 押印 | ōin | fästa en försegling |
| 電子契約 | denshi keiyaku | elektroniskt avtal |
Misstag som försenar betalningen
De flesta förseningar kommer från ett fält, inte en tvist. En faktura adresserad till fel företagsnamn eller saknar avdelningen; ett inköpsordernummer som inte stämmer överens; en skattelinje saknas eller fördubblas; bankuppgifter med kontonamnet i fel skript; ett förfallodatum som ignorerar kundens shime, så fakturan kommer en dag för sent och väntar en månad. På kontrakt är de klassiska felen en saknad keiin, en stämpel från fel sigill och ett motpartsnamn som skiljer sig från sitt registrerade namn med ett tecken.
Innan du skickar något dokument, kontrollera mottagarens namn, numret den hänvisar till och villkoren mot föregående dokument i kedjan. Om en klient säger att ett dokument är fel, ber du kort om ursäkt, frågar exakt vilket fält och gör det igen samma dag med sai-hakkō i ämnesraden. Företagets praxis skiljer sig på nästan allt här, från sigill till betalningsmånader, så lär dig språket och fråga sedan en kollega hur ditt företag gör det.
- Kontrollera namnet, onchū eller sama, och avdelning på varje dokument
- Citera föregående dokuments nummer på nästa
- Bekräfta zeikomi eller zeinuki och skatteraden innan du skickar
- Läs kundens shime och skicka fakturan innan den
- Fråga innan du stämplar; sälar har regler om vem som får använda dem