Tre sorters hikitsugi och när de börjar
Hikitsugi tar upp tre situationer som känns olika men använder samma språk. Innan kyūka, lämna lämnar du över de uppgifter som kommer att förfalla medan du är borta, vanligtvis till en kollega och vanligtvis i ett kort meddelande plus ett personligt ord. Innan jinji idō, en övergång inom företaget, lämnar du över en hel roll, ofta under veckorna mellan tillkännagivandet och flyttdatum. Innan taishoku, uppsägning, lämnar du över allt, och företaget förväntar sig att det är komplett innan din sista dag.
Tajming är där eleverna fastnar. Ledigheten kräver en eller två dagars förberedelse. En övergång startar den dag den tillkännages. En uppsägningsöverlämning löper under uppsägningstiden och många chefer kommer att be om en hikitsugi keikaku, en överlämningsplan, under den första veckan. Företagets förväntningar skiljer sig åt, så fråga hur lagets hikitsugi normalt ser ut.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Jag skulle vilja lämna över jobbet för min ledighet nästa vecka. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Med min förflyttning kommer jag att lämna över mina uppgifter till Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Jag planerar att lämna över allt mitt arbete innan jag åker. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Jag ska sätta ihop en överlämningsplan den här veckan. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Vem blir min efterträdare? |
Hikitsugiho: vad som står i dokumentet
Hikitsugisho är ryggraden i överlämnandet. Den läses av din efterträdare, din chef och, månader senare, av den som måste svara på en fråga som ingen annan kan. Skriv det i vanlig desu och masu eller i den substantivtunga stilen av interna dokument, beroende på vilket ditt team använder, och organisera det efter uppgift snarare än efter datum. För varje uppgift: vad det är till för, hur ofta det händer, i vilket tillstånd det är, vem som är inblandad, var filerna finns och vad som kan gå fel.
Två saker gör en hikitsugisho verkligen användbar. Den första är keii, historien: varför en klient hanteras på ett visst sätt, vilka beslut togs och av vem. Den andra är de oskrivna reglerna: klienten som ogillar telefonsamtal, rapporten som måste gå till en viss person först. Dessa förekommer aldrig i officiella förfaranden, och de är precis vad en efterträdare inte kan ta reda på ensam.
| Avsnitt | Läsning | Vad ska man skriva |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Lista över uppgifter med syfte och frekvens |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Aktuell status för varje uppgift |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Ansvariga och involverade personer |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Kund- och leverantörskontaktuppgifter |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Deadlines och den återkommande kalendern |
| 保管場所 | hokan basho | Där filer, formulär och register förvaras |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Väntande problem och öppna problem |
| 経緯 | keii | Historik och skälen bakom beslut |
| 注意点 | chūi-ten | Poäng att titta på, inklusive oskrivna regler |
| マニュアル | manyuaru | Länkar till rutiner och manualer |
Lösenord och kontouppgifter lämnas vanligtvis över genom företagets eget system, inte skrivna i dokumentet. Fråga IT hur ditt företag hanterar dem.
Fraser för överlämnande
Den talade genomgången följer dokumentet. Sitt med din efterträdare, gå igenom varje uppgift och säg vad dokumentet inte kan: tonen en klient förväntar sig, de delar av en process som är långsammare än de ser ut. Använd hikitsugimasu för akten, o-negai shimasu för begäran, och go-fumei na tio, oklara punkter, för att bjuda in frågor. Håll genomgången i desu och masu även med en nära kollega; formaliteten signalerar att detta är en officiell ansvarsöverlåtelse.
Avsluta med att säga när du kommer att vara nåbar och hur länge. I många företag är det normalt att svara på en efterträdares frågor under några veckor efter en överlåtelse; efter avgång är det en artighet, inte en skyldighet, och du kan sätta gränser artigt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Detta projekt är för närvarande i det skede där uppskattningen har lämnats in. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Detaljerna sammanfattas på sidan tre i överlämningsdokumentet. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Med den här klienten får ett telefonsamtal saker gjorda snabbare än e-post. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Om något är oklart, fråga mig när som helst. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Fram till slutet av nästa månad kan jag svara på frågor. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Det fullbordar överlämnandet av mina arbetsuppgifter. |
Fraser för att ta emot en överlämning
När du är efterträdaren är din uppgift att fråga. Japanska kollegor lämnar ofta över det de tycker är viktigt och glömmer bort det de har slutat märka, så frågorna du kommer med formar vad du får. Fråga om prioritet först, sedan historia, sedan väntande problem, sedan människor. Bekräfta det du hört med till iu koto desu ne, så är fallet, och skriv själv svaret i dokumentet, för den utgående personen kommer inte att hinna.
Visa att du tar arbetet på allvar utan att överlova. Hikitsugasete itadakimasu, jag kommer att ta över det, och shikkari hikitsugimasu, jag kommer att ta över det ordentligt, är standardlinjerna, och ett kort tack i slutet för den tid som spenderats förväntas.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Vilket av dessa är det mest brådskande? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Kan du berätta historien om detta projekt? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Finns det några problem som väntar just nu? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Finns det någon hos klienten jag bör vara särskilt försiktig med? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Så det betyder att fakturan går ut i slutet av månaden, eller hur? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Jag tar över det ordentligt. Tack för din tid. |
Vi presenterar efterträdaren för kunder
Kunderna överlämnas i två steg. Först kommer kōnin no go-shōkai-e-postmeddelandet: du tillkännager förändringen, namnger efterträdaren, kopierar in dem och tackar klienten för deras stöd. Efterträdaren svarar sedan på tråden med en kort självintroduktion. För det andra kommer ett gemensamt besök eller samtal, där du presenterar dem ansikte mot ansikte och tar ett steg tillbaka medan de pratar. Efter din sista dag skickar efterträdaren en uppföljning på egen hand.
Raderna nedan är delarna av det e-postmeddelandet och den talade introduktionen. Håll tonen varm och lite formell och undvik att förklara varför du lämnar; en vanlig isshin ni yori, av personliga skäl, är allt en kund behöver.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Ärende: Besked om byte av kontaktperson |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Från och med den 1 april slutar jag som din kontakt. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Min efterträdare blir Sato från samma avdelning. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Tack så hjärtligt för allt ditt stöd under min tid i denna roll. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato och jag kommer snart att hälsa på dig personligen. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Jag är Sato, efterträdaren. Jag ser fram emot att arbeta med dig. |
En checklista för överlämnande för den givande sidan
Listan nedan täcker den givande sidan från tillkännagivandet till sista dagen. Alla objekt gäller inte för en kort ledighet, men för en övergång eller uppsägning, att arbeta igenom allt är vad kollegor tyst kommer att förvänta sig.
- Kom överens om efterträdaren och överlämningsschemat med din chef först
- Uppdatera eller skriv hikitsugisho, organiserad efter uppgift, med status och historik
- Städa delade mappar och namnfiler så att en främling kan hitta dem
- Gå efterföljaren personligen igenom dokumentet, uppgift för uppgift
- Skicka klientmeddelandet med efterträdaren kopierad
- Gör gemensamma besök eller samtal till de viktigaste kunderna
- Lämna över konton och lösenord genom företagets officiella process
- Avbryt eller överför återkommande möten, prenumerationer och systemroller
- Säg när du fortfarande ska svara på frågor och hur länge
- Tacka efterträdaren, din chef och teamet på din sista dag
För en kort ledighet kollapsar listan till tre rader: berätta för en kollega vad som förfaller, skriv var filerna finns och lägg upp ett frånvaromeddelande.
Misstag att undvika
Det vanligaste misstaget är en överlämning som bara lever i ditt huvud, levererad som ett förhastat samtal den sista eftermiddagen. Skriv ner det tidigt och låt samtalet följa dokumentet. Den andra är att lista uppgifter utan historia: en efterträdare som vet vad han ska göra men inte varför kommer att upprepa gamla misstag. Den tredje är att glömma kunder som kommer ihåg att de fick veta om förändringen från ett avvisat e-postmeddelande.
På den mottagande sidan är felet artighet som hindrar dig från att fråga. Att nicka igenom en genomgång och upptäcka luckorna en månad senare hjälper ingen. Fråga, bekräfta, skriv ner det. Och på båda sidor, behandla inte hikitsugi som valfritt eftersom du bara ska på semester; ett meddelande på två rader om vad som förfaller är fortfarande en överlämning, och att hoppa över det märks.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Jag hade inte tid, så jag ska förklara muntligt. (Undvik; skriv ner det.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Jag skickar överlämningsdokumentet först, så läs det och ge mig sedan lite tid. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Det finns inga särskilda problem. (Sällan sant; lista de pågående problemen.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Det var en tvist med klienten om detta en gång, så jag ska förklara historien. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Förstått. (Bra, men följ det med en fråga.) |