Japanska för stadshuset: registrering och pappersarbete

Vad stadskontoret faktiskt sköter

Stadskontoret, shiyakusho i en stad och kuyakusho i en avdelning, för register över vem som bor på vilken adress. Nästan allt det gör för en invånare kommer från den skivan. Registrering av en flytt uppdaterar den, ett intyg om hemvist skrivs ut från den, nationell sjukförsäkring och pension administreras mot den, och ett Mitt nummer-kort utfärdas till den person som det namnger.

Det är användbart att veta eftersom det förklarar operationsordningen. Att registrera din adress först är det som gör de andra ärenden möjliga, och det är därför personalen ibland skickar dig till ett annat fönster innan de kan hjälpa dig. Rutiner, dokument och till och med namnen på fönstren varierar mellan kommunerna, så bekräfta detaljerna med ditt eget kontor snarare än att anta att en väns erfarenhet i en annan stad gäller dig.

Biljetten, tavlan och fönstret

De flesta kontor har en biljettautomat eller en informationsdisk precis innanför entrén. Du trycker antingen på en knapp för den verksamhetskategori du har eller berättar för en anställd så får du en numrerad biljett. Ditt nummer visas sedan på en display och meddelas via en högtalare tillsammans med ett fönsternummer, vilket är det ögonblick som de flesta elever fryser. Siffror som hörs genom en högtalare är mycket svårare än siffror som läses på en sida, så öva på dina medan du väntar.

Flytta in, flytta ut och byta adress

Adressändringar finns i tre former och de har tre olika namn. En tennyū todoke registrerar dig på en ny adress när du kommer från en annan kommun, en tenshutsu todoke berättar för din gamla kommun att du lämnar och en tenkyo todoke täcker en flytt inom samma stad eller avdelning. Det finns tidsfrister kopplade till dessa meddelanden, och de har betydelse, så kontrollera datumen med ditt kontor så snart du vet ditt flyttdatum.

Ta med ditt uppehållskort. Personalen kommer normalt att vilja se den och i många fall uppdateras adressen på kortet som en del av samma besök. Om du registrerar ett hushåll snarare än en person, säg det i början, eftersom formuläret och identifieringskraven ändras.

Procedurnamn och vad man ska säga

Mönstret bakom detta bord är värt mer än de enskilda raderna. Procedurnamn plus o dashitai no desu ga för ett meddelande som du skickar in, procedurnamn plus o onegai shimasu för något du vill göra, och procedurnamn plus o shinsei shitai no desu ga för en ansökan. Byt substantiv och meningen fungerar fortfarande, vilket innebär att en memorerad ram täcker varje ärende i byggnaden.

Kopior räknas med suffixet tsū, så ni-tsū är två kopior och san-tsū är tre. Att be om mer än en vid utfärdandet är normalt, och det är billigare i tid än att komma tillbaka.

Sjukförsäkring och pension

Om du inte omfattas av ett arbetsgivarsystem kommer du att vara inskriven i den nationella sjukförsäkringen och, beroende på din situation, folkpension. Båda hanteras på stadskontoret, vanligtvis vid sina egna fönster, och båda görs vanligtvis vid samma besök som din adressregistrering. Bidrag, dispenser och elevanstånd skiljer sig åt beroende på omständighet och kommun, så det här är en plats att ställa frågor snarare än att gissa.

Mitt nummer och certifikaten folk efterfrågar

Ditt Mitt nummer är ett personligt identifieringsnummer som tilldelas invånare, och kortversionen fungerar som fotolegitimation. Arbetsgivare, banker och vissa kontrakt ber om numret, medan själva kortet ofta kan användas för att skriva ut certifikat från en maskin istället för att köa. Ansökningssteg, fotokrav och insamlingstider varierar, så fråga hur processen är i din kommun.

Certifikat är det andra vanliga ärendet. En jūminhyō styrker din folkbokförda adress och ett skattebevis styrker deklarerad inkomst. Båda skrivs ut på begäran, båda kostar en liten avgift, och båda behövs vanligtvis av någon annan med kort varsel, varför folk begär reservexemplar.

Läser formuläret

Dessa fält återkommer på nästan alla officiella formulär i Japan, inklusive bankansökningar och hyreskontrakt, så en timme som ägnas åt att lära sig dem är inte en smal investering. Två av dem förvirrar regelbundet nykomlingar. Setainushi frågar vem hushållet är registrerat under, vilket kanske inte är du, och tsuzukigara frågar hur du förhåller dig till den personen, med svar som make/maka eller barn.

Skriv med svart bläck, skriv ut istället för att sammanfoga dina brev, och lämna ett fält tomt och fråga istället för att hitta på ett svar. Handläggare korrigerar formulär hela dagen och svarar mycket hellre på en fråga än att ta bort en gissning.

Frågar vilket fönster du behöver

Stadskontoren är funktionsindelade och indelningarna är inte tydliga utifrån. Informationsdisken nära entrén finns just för denna fråga, och att använda den kostar dig trettio sekunder snarare än en bortkastad kö. När du väl är vid ett fönster är det helt normalt att kontrollera att du är på rätt plats innan du börjar.

Be om en engelsk form eller långsammare japanska

Att be om hjälp är inte ett erkännande av misslyckande på ett stadskontor, det är det normala sättet för invånarna att ta sig igenom pappersarbete. Säg tidigt att din japanska fortfarande utvecklas, och de flesta kontorister kommer att sakta ner, förenkla sitt ordförråd och peka på rutorna när de förklarar. Att fråga om en engelsk blankett innan du tar en biljett är värt en omväg, eftersom tillgängligheten varierar stort mellan kommunerna.

Vad expediten kommer att säga tillbaka till dig

Diskpersonal använder ständigt artiga former, och samma handfull meningar bär det mesta av besöket. Att känna igen dem är värt mer än att kunna producera dem, eftersom ditt jobb är att svara snarare än att matcha registret. Lägg märke till hur ofta begäran lindas in i o plus ett substantiv, vilket är ett mönster som hedersguiden täcker mer detaljerat.

Meningen att lyssna hårdast efter är den om ett saknat dokument, eftersom det avgör om du åker färdig eller kommer tillbaka imorgon. Om du hör tarimasen eller mō ichido, fråga exakt vad du ska ta med nästa gång och låt expediten skriva ner det.

Hur du förbereder dig innan du går

• Bestäm det enda procedurnamnet du ska säga och säg det högt fem gånger innan du går hemifrån.
• Kolla din egen kommuns hemsida eller telefonlinje för dokument och öppettider, eftersom dessa varierar.
• Lägg ditt uppehållskort, eventuellt tidigare meddelande och en penna i ena fickan så att du inte letar vid fönstret.
• Öva din adress och födelsedatum som talade japanska tills du kan säga dem utan att stanna.
• Lär dig räkneändelsen tsū så att du kan be om antalet certifikatkopior du faktiskt behöver.
• Skriv ner två frågor i förväg, en om timing och en om vad som händer härnäst.
• Efter besöket, notera alla ord som expediten använde som du inte kände till och lägg till det i din recensionslista.