Ryōshūsho eller reshīto: vilket kvitto att be om
Det första beslutet sker vid kassan. En reshīto är den specificerade lappen som registret skriver ut; ett ryōshūsho är ett formellt kvitto med en betalningsmottagarerad, atena, en ändamålsrad, tadashigaki, datumet, beloppet och butikens namn och stämpel. Vissa butiker skriver ut en ryōshūsho från registret; små restauranger skriver ofta en för hand. Be om det med ryōshūsho o onegai shimasu, och förvänta dig två frågor: namnet att skriva och syftet.
Om du behöver en ryōshūsho beror på ditt företag och ofta på mängden. Många accepterar en reshīto för vardagliga föremål eftersom den är specificerad, medan en ryōshūsho för en kundmiddag eller ett stort köp är vanligt. När du är osäker, ta båda. Om du tappar ett kvitto har de flesta företag ett formulär eller en anteckning som förklarar förlusten, men de kanske inte accepterar kravet, så fråga keiri innan du antar.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Ett kvitto, tack. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Vilket namn ska jag skriva på den? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, tack. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Skriv gärna syftet som mat och dryck. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Jag har tappat kvittot; vad ska jag göra? |
Kōtsūhi och tatekae: hur pengarna flödar
Kōtsūhi, transportkostnader, är det vanligaste kravet och det med minst kvitton. För tåg och bussar registrerar du datum, rutten från station till station, syftet och priset, vanligtvis den billigaste rimliga rutten; företaget kan kontrollera det mot en prissökning. Behåll din IC-korthistorik, riyō rireki, som du kan skriva ut på många stationsmaskiner, eftersom vissa företag ber om det. Taxibilar behöver ett kvitto och oftast en anledning, som tungt bagage eller en sen finish. Pendling är separat: tsūkin teate betalas som en traktamente och begärs inte genom keihi seisan.
Pengarna i sig rör sig vanligtvis med tatekae: du betalar först och kräver tillbaka. För en stor eller planerad utgift, be om karibarai, ett förskott, innan du reser. Ersättning läggs normalt på lönen eller betalas genom överlåtelse på en fast dag och dagen varierar mellan företag.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | För transport, räcker det att skriva rutt och pris? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Jag har skrivit ut min IC-kortanvändningshistorik. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Det gick inget sista tåg, så jag tog en taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Kan jag få ett förskott för tjänsteresans kostnader? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | När kommer beloppet jag betalade att överföras? |
Formfälten: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Oavsett om formuläret är papper eller ett webbsystem har varje rad samma fyra fält. Hizuke är datumet då pengarna användes, inte datumet du lämnar in. Kingaku är beloppet, inklusive skatt om inte formuläret skiljer zeinuki och zeikomi åt. Tekiyō är beskrivningen eller syftet, och det är fältredovisningen som läses noggrant: skriv vem, vad och varför med några få ord, som A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, kaffe för två vid ett möte med ett företag. Kanjō kamoku är kontokategorin, vald från en lista.
Kategorinamnen ser likadana ut, så lär dig de vanliga: ryohi kōtsūhi för resor och transport, kōsaihi för att underhålla kunder, kaigihi för mötesförfriskningar, shōmōhinhi för tillbehör, tsūshinhi för telefon och porto, shinbun toshohi för böcker. Vilken kategori en given utgift hamnar i är ett företagsbeslut; om listan är otydlig, fråga istället för att gissa, eftersom en fel kategori är den vanligaste orsaken till att en linje studsar.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Vilken kontokategori faller denna utgift under? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Hur mycket detaljer ska jag lägga i beskrivningen? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Skriver jag beloppet inklusive skatt? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Är datumet dagen jag betalade? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Kan du berätta skillnaden mellan möteskostnader och underhållning? |
Förhandsgodkännande, inlämning och deadlines
Många företag kräver jizen shōnin, förhandsgodkännande, för allt utöver små rutinutgifter: klientmiddagar, utrustning, resor. Detta kan vara ett formulär, en ringisho som cirkuleras för frimärken eller ett meddelande till din chef. Fråga innan du spenderar, ange syftet, personerna och en grov summa; en chef som godkänt i förväg ifrågasätter sällan kravet i efterhand.
Submission, teishutsu, följer företagets shime, cut-off, ofta månadsvis. Bifoga kvittonen i datumordning, häftade eller i en tydlig fil, eller ladda upp bilder till systemet och lämna formuläret till din chef för godkännande innan det går till keiri. Bekräfta deadline och betalningsdagen när du går med, eftersom båda varierar mycket, och notera vilka anspråk som kräver originalkvitto snarare än ett foto.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Jag planerar en middag med ett företag nästa vecka. Kan jag få förhandsgodkännande? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Tre personer, och jag förväntar mig ungefär fem tusen yen per person. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | När ska jag lämna in kostnadsanspråk? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Jag skickar in månadens utgifter. Kontrollera dem. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Jag har missat cut-off; kunde du fortfarande acceptera det? |
Ställer en fråga till Keiri artigt
Redovisningsteamet, keiri, svarar på samma frågor från alla hela månaden, så sättet du frågar spelar roll. Öppna med o-isogashii tokoro sumimasen, namnge ämnet med keihi no ken de och ställ en tydlig fråga. I e-postmeddelandet anger du månaden och ditt namn i ämnesraden. Undvik att kräva när: hayaku shite kudasai är ett misstag även när du väntar på pengar. Fråga itsu goro ni narimasu ka istället.
Om ett anspråk returneras, sashimodoshi, tacka dem, fixa det och skicka in igen samma dag. Keiri minns vem som gör deras arbete enkelt, och att goodwill spelar roll när du behöver ett undantag.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Ursäkta att jag stör dig, får jag fråga något om utgifter? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Är detta kvitto acceptabelt? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Ungefär när kommer förra månadens betalning att göras? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Kan du berätta varför den lämnades tillbaka? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Jag ska rätta till det och skicka in igen idag. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Tack för att du påpekade det. |
Frågorna du kan få tillbaka
Bokföringens frågor är förutsägbara. Vem var där och hur många, våga nanmei de: detta avgör kategorin. Vad var syftet, nan no tame ni. Varför den här rutten eller den här taxin. Huruvida ett kvitto täcker personliga föremål; en kassalapp med en drink till dig själv på kommer att efterfrågas. Om beloppet är över en företagsgräns som behöver en chefsstämpel. Förbered svaren innan du skickar in och skriv de viktigaste i tekiyō-fältet så att de aldrig tillfrågas.
Svara sakligt och kortfattat. Om något var ett genuint misstag, som att göra anspråk på en personlig kaffe, säg det med sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita och be dem ta bort linjen. Att försöka motivera det kostar mer än kaffet.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Den här middagen, vem åkte du med och hur många personer? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Mr Sato från ett företag och två från vår sida, tre totalt. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Berätta för mig orsaken till detta taxipris. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Innehåller detta kvitto några personliga saker? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Tyvärr, ett föremål var personligt. Ta bort det beloppet. |
Utgiftsordförråd
Det är orden på formuläret, i systemmenyerna och i mejlet från keiri.
| Ord | Läsning | Menande |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | utgiftsavräkning, utgiftsanspråk |
| 領収書 | ryōshūsho | formellt kvitto |
| レシート | reshīto | specificerad till slip |
| 宛名 | atena | namn som kvittot är utställt till |
| 但し書き | tadashigaki | syftesrad på ett kvitto |
| 交通費 | kōtsūhi | transportkostnader |
| 立替 | tatekae | betala ur fickan först |
| 仮払い | karibarai | kontantförskott |
| 摘要 | tekiyō | beskrivning, ändamålsfält |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | kontokategori |
| 事前承認 | jizen shōnin | förhandsgodkännande |
| 締め日 | shimebi | slutdatum |
| 差し戻し | sashimodoshi | ett påstående som skickats tillbaka för rättelse |
Misstag som får en reklamation skickad tillbaka
Samma problem står för de flesta sashimodoshi. Ett kvitto utan atena när företaget behöver ett. En tekiyō som säger bara uchiawase, utan företag eller personal. En kategori som gissade fel. Transport gjorde anspråk på en längre sträcka än den vettiga. Ett foto av ett kvitto som är suddigt eller beskuret. Ett krav som lämnades in efter shime och rullade in nästa månad utan förvarning. Och, mest besvärligt, en personlig sak på ett arbetskvitto, som väcker frågor om varannan rad.
Regler för alla dessa är företagsbeslut: gränser, kategorier, om bilder accepteras och hur sent är för sent. De säkra vanorna är desamma överallt. Be om rätt kvitto i kassan, notera syftet på baksidan eller i appen samma dag, fråga keiri när du är osäker och lämna innan deadline, inte på den.
- Fråga atena wa kaisha-mei de vid kassan när en ryōshūsho behövs
- Skriv syftet, företaget och antalet anställda i tekiyō-fältet
- Välj kategori från listan; fråga när två verkar passa
- Gör anspråk på den vettiga vägen och behåll IC-kortets historik
- Få förhandsgodkännande för middagar, utrustning och resor
- Skicka in före shime och fixa eventuell returrad samma dag