Det fasta skelettet av en japansk affärse-post
Varje extern affärse-post i Japan är byggd av samma sju delar, i samma ordning. Elever som kämpar med japansk e-post har vanligtvis inte ont om ordförråd; de skriver ett engelskt mejl med japanska ord, så delarna kommer i fel ordningsföljd och artighetsfraserna försvinner. Memorera ramen och skriften krymper till två eller tre meningar i mitten.
| Del | japanska | Vad den gör |
|---|---|---|
| Mottagarrad | 株式会社ABC 営業部 田中様 | Företag, avdelning, namn, sedan 様 |
| Öppnande hälsning | いつもお世話になっております。 | Fast artighet, ingen riktig fråga |
| Ditt namn | ABC社の山田です. | Företag plus ditt efternamn |
| Ändamål | 〜の件でご連絡いたしました。 | En mening som säger varför du skrev |
| Kropp | つきましては、〜をお願いできますでしょうか。 | Begäran eller informationen |
| Avslutande artighet | よろしくお願いいたします。 | Slutar i princip varje e-postmeddelande |
| Signatur | 山田太郎／営業部／電話番号 | Namn, företag, avdelning, kontakt |
Delarna du faktiskt komponerar är mållinjen och kroppen. Allt annat är fast text, vilket är anledningen till att japanska kollegor kan producera ett korrekt e-postmeddelande på nittio sekunder och varför en elev som kan ramen kan göra detsamma.
Mottagarraden och öppningshälsningen
Ett japanskt e-postmeddelande öppnas med mottagaren skriven på första raden, innan någon hälsning alls. Det fullständiga formuläret är företag, avdelning, sedan personnamnet med 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Släpp 株式会社 först efter flera byten, och släpp aldrig 様. Om du inte vet vem som kommer att läsa den, täcker ご担当者様 dig. Inom ditt eget företag är linjen vanligtvis 田中部長 eller 田中さん, med en befattning som ersätter 様 när personen har en.
Den andra raden är いつもお世話になっております, vilket varken är en fråga eller ett faktum. Det förekommer i praktiskt taget alla externa företagsmail och svar, så en läsare som inte ser det märker gapet. För en första kontakt, använd istället 初めてご連絡いたします, och om du skriver som någons kund snarare än deras leverantör är お世話になっております つす helt normalt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | Mr Tanaka, försäljningsavdelning, ABC Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Till den ansvarige |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Tack för ditt fortsatta stöd. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | Jag kontaktar dig för första gången. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | Till alla berörda |
Namnge dig själv och komma till saken
Den tredje raden är ditt eget namn, med prefixet av ditt företag: ABC社の山田です, eller 株式会社ABCの山田と申します när du vill ha mer formalitet. Börja inte meningen med 私, och lägg aldrig 様 eller さん till ditt eget namn. Ange sedan varför du skriver, i en mening, före någon bakgrund alls, med hjälp av 〜の件でご連絡いたしました. Japansk affärsskrivning är slutsatsen först på samma sätt som talad affärsjapanska är: läsaren bör veta vad budskapet vill ha i slutet av den fjärde raden, och förklaringen följer.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | Jag heter Yamada, från ABC Co., Ltd. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | Jag skriver om mötet vi hade häromdagen. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | Beträffande saken i ämnesraden vill jag redovisa följande. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | För att komma direkt till det är det en sak jag skulle vilja diskutera. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | Jag skriver för att informera dig om följande. |
Att be någon göra något
Förfrågningar graderas efter hur mycket utrymme de lämnar läsaren att vägra. お願いいたします är enkel och neutral. ご確認いただけますでしょうか är mjukare, eftersom det är formulerat som en fråga om huruvida läsaren kan hjälpa till. ご対応いただけますと幸いです är ännu mjukare och säger bokstavligen att det skulle vara tur för dig. Två kuddar gör det mesta av det återstående arbetet: お手数ですが, vilket betyder förlåt för besväret, och 恐れ入りますが, vilket betyder att jag är ledsen att tvinga, båda sitter längst fram i begäran. Ge en deadline som ett datum snarare än så snart som möjligt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | Kan du kolla detta? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | Ursäkta besväret, men ta hand om detta. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | Jag är ledsen att jag besvärar dig, men kan du skicka dokumenten till mig? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | Det skulle vara till stor hjälp om du kunde svara senast på fredag. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Jag skulle vara tacksam om du ville överväga det. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | Om något är oklart, vänligen meddela mig. |
Jagar ett svar och ber om ursäkt för förseningen
Chasing görs genom att ta hänsyn till möjligheten att meddelandet hamnade på avvägar, vilket låter läsaren rädda ansiktet. その後いかがでしょうか frågar var saker står utan att anklaga någon för någonting. 行き違いでしたら申し訳ございません säger förlåt om våra meddelanden korsade, och det är standardkudden på en andra påminnelse. Först efter två av dessa anger en japansk författare en deadline bestämt, och även då förblir meningen artig.
För ditt eget sena svar är ご返信が遅くなり申し訳ございません arbetshästen. Be om ursäkt på en rad, motstå att förklara utförligt och gå direkt till innehållet, eftersom en lång ursäkt läses som ett större misslyckande än själva förseningen. 申し訳ございません är den skrivna formen; すみません är för lätt för extern post, och 申し訳ありません sitter mellan de två och passar internt bruk.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | Hur står det till sedan dess? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | Jag ber om ursäkt om våra meddelanden har korsat. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | Jag kontaktar dig igen om detta. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Jag är ledsen för det sena svaret. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | Detta var ett misslyckande att kontrollera på vår sida. Jag ber uppriktigt om ursäkt. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | Jag ska se till att detta inte händer igen. |
Bilagor, schemaläggning och att säga nej
Tre rutinändamål har var sin fasta linje. En bilaga tillkännages med 添付いたします och beskrivs i samma mening, eftersom en blottad fil utan åtföljande ord läses som slarvig. Schemaläggning erbjuder kandidatplatser som en lista och frågar vilken som passar, snarare än att be läsaren att hitta på tider åt dig. Declining använder aldrig できません på egen hand: mönstret är tack, ånger, förnuft och en dörr som lämnas öppen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Jag har bifogat dokumenten, så ta en titt. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | Skulle något av datumen nedan passa dig? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | Kan du meddela mig ett datum och en tid som passar dig? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | Jag är mycket ledsen, men vi kommer att passera vid detta tillfälle. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | Jag hoppas att vi kan arbeta tillsammans om en annan möjlighet dyker upp. |
いたしかねます är det artiga sättet att säga att man inte kan, formulerat som svårighet snarare än som ovilja: 今回はお受けいたしかねます. Para ihop varje vägran med また機会がございましたら så att relationen överlever nejet, vilket är den del eleverna oftast utelämnar.
Avslutande rader som avslutar ett e-postmeddelande ordentligt
よろしくお願いいたします stänger nästan alla japanska företagsmail och översätter inte till något specifikt, så behandla det som den skriftliga motsvarigheten till en avslutande båge. 何卒よろしくお願い申し上げます är den tyngsta versionen och passar ett första tillvägagångssätt, en ursäkt eller en betydande begäran till en klient, medan引き続きよろしくお願いいたします passar en pågående tråd. Under det kommer signaturblocket: namn, företag, avdelning, adress, telefon, e-post. Försök inte översätta vänliga hälsningar, för det finns ingen motsvarighet och den avslutande artigheten gör redan det jobbet.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Tack på förhand. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Jag skulle vara mycket tacksam för din hjälp. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Tack för din fortsatta hjälp med detta. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Jag skulle vara tacksam om du ville kolla detta. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | En snabb notis för tillfället. |
Inuti företaget kontra utanför det
Skillnaden som betyder mest är uchi och soto: ditt företag är inuti, alla andra är utanför. Genom att skriva till en kund kopplar du aldrig 様 eller さん till en kollegas namn, inte ens presidentens, så det är 弊社の田中がご対応いたします. Ditt eget företag är 弊社 när du är ödmjuk och 当社 när du är neutral; deras är 貴社 i skrift och 御社 i tal. Intern e-post är en nivå lättare: お疲れ様です ersätter お世話になっております, och お願いします står ofta för たいしいい. Matcha tonen i tråden du går med i snarare än att välja en nivå på egen hand.
- Extern öppning: いつもお世話になっております。Intern öppning: お疲れ様です。
- Ditt företag till en utomstående: 弊社 för ödmjukhet, 当社 för neutrala fakta.
- Deras företag: 貴社 skriftligt, 御社 när du säger det högt.
- En kollega som nämns för en klient förlorar 様 och さん: 弊社の田中が伺います。
- En senior kollega behåller internt jobbtiteln ensam: 田中部長, aldrig 田中部長様.
- Deadlines internt kan vara direkta; samma deadline externt tar en kudde.
Ämnesrader, cc och svar
Japanska ämnesrader är beskrivande och ofta inom parentes, som i 【ご確認のお願い】新商品の件, eftersom parentesen talar om för läsaren vilken åtgärd som önskas innan de öppnar något. Håll ämnet oförändrat när du svarar så att tråden förblir sökbar och lämna Re:-kedjan ifred. Cc har en egen konvention: om någon är i cc, namnge dem i kroppen med en rad som 田中部長をCCに入れております, så ingen blir förvånad över att hitta sig själv där. Skriv till flera personer, behåll samma kopia på ditt svar och använd 各位 i mottagarraden.
- Placera handlingen i ämnet: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
- Behåll det ursprungliga ämnet i ett svar så att tråden kan hittas igen senare.
- Meddela cc-mottagare i kroppen istället för att låta dem bli uppmärksammade.
- Skriv till en grupp, öppna med 関係者各位 eller チームの皆様 snarare än ett namn.
- Svara samma dag även om svaret bara är 確認のうえ、改めてご連絡いたします.
Ett fullständigt mejl, rad för rad
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Mr Sato, försäljningsavdelning, Midori Shoji Co., Ltd. |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | Tack så mycket för ditt fortsatta stöd. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | Det här är Yamada från ABC Co., Ltd. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | Jag skriver om den nya produkten vi diskuterade häromdagen. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | Efter att ha diskuterat det internt har vi beslutat att gå vidare från och med nästa månad. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | Med det i åtanke, skulle vi kunna ha lite tid för ett möte? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | Jag skulle vilja föreslå tre möjliga datum. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 3 juni (tis), kl. 14.00 till 16.00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | Om inget av dessa passar så ordnar jag ett annat datum. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | Jag har bifogat materialet, och det skulle vara bra om du kunde titta på dem i förväg. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Jag vet att du är upptagen, och jag skulle vara mycket tacksam för din hjälp. |
Läs provet igen och lägg märke till vad som saknas. Det finns ingen förfrågan efter läsarens hälsa, ingen separat paragraf som tackar dem för deras tidigare meddelande och inget sign-off-namn inuti kroppen eftersom signaturblocket bär det. Hela budskapet är fyra riktiga meningar insvepta i fasta fraser, och det förhållandet är normalt.
Engelska e-vanor som inte överförs
De flesta obekväma japanska e-postmeddelanden skrivna av elever är inte ogrammatiska. Det är engelska e-postmeddelanden med japanskt ordförråd, och en japansk läsare känner att det inte matchar omedelbart även när varje ord är korrekt. Vanorna nedan är de som orsakar det, och var och en har en enkel japansk ersättning snarare än en översättning.
- Öppnar med en förhoppning om att mejlet hittar dem väl. Det finns ingen japansk motsvarighet, och いつもお世話になっております fyller redan den luckan.
- Att översätta Dear Mr Tanaka till något som 親愛なる田中様. Skriv företag, avdelning och 田中様 på första raden, sluta sedan.
- Begraver begäran i sista stycket. Japansk affärspost anger sitt syfte inom de fyra första raderna.
- Använda すみません eller ごめんなさい skriftligt. Båda är upplästa register: använd 申し訳ございません eller 恐れ入りますが istället.
- Att bifoga en fil utan någon mening som beskriver den, eller skriva den japanska motsvarigheten till vänligen hitta bifogat och inget mer.
- Avsluta med 田中より längst ner i stället för ett ordentligt signaturblock.
- Att lägga till さん till en kollegas namn i ett meddelande till en kund, vilket tyst lyfter ditt eget företag.
- Be om något så snart som möjligt. Ge ett verkligt datum: なるはや är avslappnad och 至急 låter som en nödsituation.