Japanska för onlinemöten och arbetssamtal på distans

Går med i samtalet och de första trettio sekunderna

Öppnandet av ett japanskt videosamtal är komprimerat. Du hälsar, du namnger dig själv och du bekräftar att ljudet fungerar, vanligtvis inom två meningar. Kollegor får otsukaresama desu; alla utanför ditt företag får osewa ni natte orimasu. Säg ditt företag och namn även om din bricka visar dem, eftersom hälften av deltagarna fortfarande går med och ingen läser namnetiketter ännu.

Är du värd markerar du också starten högt. Att vänta tyst på att folk ska märka att alla har kommit slösar bort den första minuten av varje samtal. Det räcker med en kort rad som säger att medlemmarna är här och du börjar, och det ger de efterkomna en tydlig punkt att be om ursäkt för.

En fras för varje sak som går fel

Anslutningsproblem är den ena delen av ett distansmöte där du inte har råd att skriva en mening från grunden. Något går sönder, tio sekunders tystnad följer och alla väntar. Lösningen är att lära sig en fast linje per fel så att reaktionen blir automatisk. Var och en av dessa är neutrala i artighet och arbetar med både kollegor och kunder.

Lägg märke till hur ofta yō desu dyker upp. Att säga att något verkar hända, snarare än att säga det rakt av, håller kommentaren borta från skulden, vilket spelar roll när problemet kan vara i vardera änden av linjen. Det är samma mjukgörande som du skulle använda för att påpeka obekvämt faktum på jobbet.

Ljudproblem i hela meningar

Utöver reaktionerna på en rad behöver du några längre meningar: en för att kontrollera om problemet är ditt eller deras, en för att säga vad du ska göra åt det, och en för att falla tillbaka till ett telefonsamtal. Säg vad du gör innan du gör det, för en deltagare som plötsligt försvinner utan ett ord lämnar mötet stillastående medan alla gissar.

Svaret du kan förvänta dig på din check är kort: hai, kikoete orimasu eller sukoshi togiremashita. Om du hör det andra, upprepa inte hela stycket. Upprepa bara den sista meningen, något långsammare, och fråga sedan om den delen kom igenom.

Dela din skärm

Skärmdelning har ett litet fast skript: meddela det, kontrollera att det är synligt, berätta din rörelse genom dokumentet och meddela slutet. Verbet kyōyū suru täcker delning, och sasete itadakimasu är det artiga sättet att säga att du är på väg att göra något inför människor. Att bekräfta synlighet en gång är inte krångligt; ett delat fönster som inte visas kan slösa bort flera minuter.

Be någon att slå på ljudet

Det finns två register för detta. Förfrågningsformuläret, myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka, är artigt och direkt. Observationsformuläret, maiku ga myūto ni natte iru yō desu, pekar på situationen istället för på personen och är det mjukare valet med en klient eller en senior kollega. Båda används konstant och ingen av dem har någon irritation om inte din ton ger det.

När det är du som har pratat på tyst, håll återhämtningen kort. En shitsurei shimashita, upprepa sedan punkten och fortsätt sedan. Elever tenderar att be om ursäkt här, vilket förvandlar en två sekunder lång snubbling till ett trettio sekunders avbrott för alla andra i samtalet.

Turas om utan signaler från ett rum

I ett mötesrum gör du anspråk på en sväng med kroppen: du sitter framåt, drar andan, fångar stolens blick. Inget av det överlever ett rutnät av små brickor och en fördröjd bild, så signalerna måste övergå i ord. Japanska har snygga färdiga sådana. Itten, yoroshii deshō ka ber om en enda poäng och lovar att vara kort, vilket gör det lätt att bevilja.

Att stänga sin tur är lika viktigt. Ijō desu är ett tydligt punkt som talar om för rummet att mikrofonen är ledig, och utan den kommer två personer att starta på en gång. När det händer, förhandla inte: en av er säger osaki ni dōzo omedelbart och den andra fortsätter helt enkelt. Att namnge nästa talare är det snabbaste sättet att fixa en besvärlig tystnad.

Varför aizuchi-rytmen bryts ner på en laggy linje

Japanska samtal körs på frekventa bakkanalsignaler. Personligen producerar du hai, ee och naruhodo med några sekunders mellanrum, och talaren använder dem för att veta att du fortfarande är med dem. Detta är en av de vanor en elev arbetar hårdast för att skaffa sig, och på ett videosamtal kan det tyst vända sig mot dig. Ditt hai lämnar din mun i en lucka, färdas nerför en försenad linje och anländer ovanpå talarens nästa ord.

Resultatet är ett samtal där högtalaren fortsätter att stanna för att det låter som om du avbryter, eller där båda fryser på samma halva sekund och sedan ber om ursäkt. Det är inte ett språkproblem och det är inte elakhet. Det är tajming, och korrigeringen är att ändra vart signalerna går i stället för att släppa dem, eftersom en helt tyst lyssnare läser som oengagerad eller olycklig för en japansktalande.

• Håll kameran på och nicka synligt. På video bär nicken lasten som hai bär i ett rum.
• Spara talad aizuchi för klausulgränser och för slutet av en sväng, inte för varje fras.
• Använd en längre bekräftelse istället för flera korta, så den överlever en fördröjning utan att hamna mitt i ordet.
• Om du och högtalaren kolliderar, sluta helt och låt dem fortsätta istället för att be om ursäkt.
• Som talare, pausa medvetet varannan mening för att ge de försenade signalerna någonstans att komma fram.

Vad ska man säga istället för ständig bakkanalisering

Byt ut kvantitet med vikt. En tydlig bekräftelse i slutet av ett avsnitt visar att du följde det mycket bättre än en spridning av hai som kommer till slumpmässiga punkter. Dessa rader ger också talaren en naturlig plats att checka in, vilket är anledningen till att värdarna använder dem i slutet av varje agendapunkt.

Använder chattboxen

Chattpanelen bär verkliga konventioner i japanska möten. Länkar, stavningar, siffror och företagsnamn går dit snarare än in i ljudet, eftersom de överlever en dålig anslutning och kan kopieras. Meddela allt du postar, eftersom inte alla har panelen öppen, och säg när du kommer att svara på en fråga som kommit skriftligt i stället för att svara tyst.

Inspelning och protokoll

Fråga innan du spelar in, varje gång, och fråga i ett formulär som gör det lätt att vägra. Sashitsukae nakereba, vilket betyder om det inte orsakar några besvär, är standardöppnaren. Protokoll är gijiroku, och att säga högt vem som tar dem är normal praxis, delvis så att personen kan be om en paus när diskussionen överskrider deras skrivning.

Avslutar samtalet

Avslut på video är abrupta, eftersom det inte finns någon promenad till dörren och inget småprat medan folk samlar ihop sina papper. Det gör den avslutande sekvensen viktigare, inte mindre: signalera att tiden nästan är slut, sammanfatta vad som händer härnäst, tacka alla och gå sedan. Säg nästa åtgärd högt även om den redan är i protokollet, eftersom det är det sista någon kommer ihåg.

Stäng inte fönstret på sista stavelsen. Lämna en sekunds tystnad efter shitsurei itashimasu så att de försenade svaren från de andra deltagarna kan landa, och så att ingen blir avskuren halvvägs genom sitt eget adjö.