Innan du ringer
Bestäm tre saker innan telefonen ringer: vem du ringer, om du ber om en hel dag eller en halv dag och vad som är akut i ditt arbete idag. De flesta arbetsplatser förväntar sig att samtalet går till din direkta chef snarare än en kollega, och kommer tidigt, innan skiftet eller arbetsdagen börjar. Utöver det varierar förväntningarna mycket mellan företag och branscher, så bekräfta din egen arbetsplatss regel i förväg istället för att improvisera när du är sjuk.
Ha en lapp framför dig med ditt avsnittsnamn, ordet för ditt symptom och namnet på den person som kan täcka allt som är akut. Att läsa från en anteckning är inte fusk; Japanska affärssamtal är formulerade precis så att båda sidor kan röra sig snabbt, och en uppringare som kan sina linjer låter kompetent snarare än repeterad.
- Ring din direkta överordnade, om inte din arbetsplats namnger någon annan.
- Ring tidigt, innan arbetet börjar, och be om ursäkt för timmen om det är väldigt tidigt.
- Vet om du frågar efter dagen, morgonen eller åker tidigt.
- Ha en mening redo om allt som är brådskande och vem kan täcka det.
- Kontrollera i förväg hur din arbetsgivare bokför frånvaron och om betald ledighet gäller.
De sex delarna av samtalet
Det här är skelettet. Varje rad är ett drag, och modelllinjen räcker för sig själv; du kan säga hela samtalet på under en minut. Lägg märke till att själva begäran är den enda långa meningen, och att allt annat är en enda kort klausul.
| Flytta | Vad den gör | Modelllinje |
|---|---|---|
| Öppning | Hälsar och identifierar dig | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. |
| Ursäkta för timingen | Erkänner det tidiga samtalet | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. |
| Symptom | En klausul, ingen detalj | Sakuya kara netsu ga arimashite. |
| Begäran | Ödmjuk be om ledig dag | Honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. |
| Överlämning | Namnger vad som är akut och vem som kan täcka | Kyō no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. |
| Gå tillbaka och stäng | Förväntad återkomst, sista ursäkt | Ashita wa shussha dekiru till omoimasu. Mōshiwake arimasen. |
Öppningen som identifierar dig
Japanska telefonsamtal börjar med identifiering, inte med hej. Ange ditt avsnitt och ditt efternamn, i den ordningen, eftersom din chef kanske svarar halvvaken. Otsukaresama desu är den vanliga interna hälsningen när som helst; osewa ni natte orimasu är för externa uppringare, så använd det inte på din egen chef. Bekräfta sedan timmen innan du säger något om dig själv.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お疲れ様です。営業部の田中です。 | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Hej, det här är Tanaka från försäljningsavdelningen. |
| 朝早くから申し訳ありません。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. | Jag är ledsen för att jag ringde så tidigt. |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | Har du en stund nu? |
| はい、大丈夫ですよ。どうしましたか。 | Hai, daijōbu desu yo. Dō shimashita ka. | Chef: Ja, det är bra. Vad är grejen? |
| お休みのご連絡でお電話しました。 | Oyasumi no go-renraku de o-denwa shimashita. | Jag ringer för att meddela att jag måste ta ledigt. |
Om samtalet går till röstbrevlådan, lämna samma information i samma ordning och säg att du kommer att ringa igen: rusuban denwa ni nokoshimasu ga, ato de mō ichido o-denwa itashimasu. Skicka då ett meddelande också, så det finns en skriftlig journal.
Ange symtom utan att överförklara
En klausul är normen. Slutet -mashite länkar din anledning till begäran som följer och låter märkbart mer formell än -mashita: netsu ga arimashite, mōshiwake arimasen ga. Om du hellre inte vill nämna något specifikt är taichō ga suguremasen och taichō furyō no tame både accepterade och vaga med avsikt. Berätta inte om din natt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 昨夜から熱がありまして。 | Sakuya kara netsu ga arimashite. | Jag har haft feber sedan igår kväll. |
| 三十八度の熱があります。 | Sanjūhachi-do no netsu ga arimasu. | Jag har en temperatur på trettioåtta grader. |
| 体調が優れません。 | Taichō ga suguremasen. | Jag mår inte bra. |
| 喉が痛くて、咳が止まりません。 | Nodo ga itakute, seki ga tomarimasen. | Min hals gör ont och jag kan inte sluta hosta. |
| お腹の調子が悪くて、何度もトイレに行っています。 | Onaka no chōshi ga warukute, nando mo toire ni itte imasu. | Jag har problem med magen och måste hela tiden gå på toaletten. |
| 吐き気がして、食事が取れません。 | Hakike ga shite, shokuji ga toremasen. | Jag känner mig illamående och kan inte äta. |
| 頭痛がひどくて、起き上がれません。 | Zutsū ga hidokute, okiagaremasen. | Jag har ont i huvudet och kan inte gå upp. |
| 昨日、インフルエンザと診断されました。 | Kinō, infuruenza to shindan saremashita. | Jag fick diagnosen influensa igår. |
Ber om ledig dag på ett ödmjukt språk
Förfrågan är där registret utför sitt arbete. Oyasumi o itadaku använder det ödmjuka verbet itadaku, motta, så du får en ledig dag istället för att ta den. Att lägga till no desu ga och följa efter är medvetet: den oavslutade meningen lämnar beslutet hos din chef. Yasumasete itadakemasu deshō ka är ett steg mer formellt igen, byggt på det kausativa, vilket låter mig få vila.
Om dagen räknas som betald ledighet, obetald frånvaro eller något annat är en fråga för din arbetsgivares regler och de skiljer sig åt. Be om frånvaron först och reda ut hur den bokförs i efterhand, om inte din arbetsplats sagt till dig att specificera.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Jag är väldigt ledsen, men jag skulle vilja ta ledigt idag. |
| 本日、お休みをいただけますでしょうか。 | Honjitsu, oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Skulle jag kunna ta ledigt idag? |
| 本日、休ませていただけますでしょうか。 | Honjitsu, yasumasete itadakemasu deshō ka. | Skulle du tillåta mig att ta ledigt idag? |
| 午前中は休ませていただき、午後から出社したいと思います。 | Gozen-chū wa yasumasete itadaki, gogo kara shussha shitai to omoimasu. | Jag skulle vilja vila i morse och komma in från eftermiddagen. |
| 病院に行ってから、改めてご連絡いたします。 | Byōin ni itte kara, aratamete go-renraku itashimasu. | Jag går till kliniken och kontaktar dig igen efteråt. |
| 分かりました。ゆっくり休んでください。 | Wakarimashita. Yukkuri yasunde kudasai. | Chef: Förstått. Ta en god vila. |
| 病院には行きましたか。 | Byōin ni wa ikimashita ka. | Chef: Har du varit hos en läkare? |
| これから行く予定です。 | Kore kara iku yotei desu. | Jag planerar att gå inom kort. |
Erbjuder överlämningen
Det är den delen som förändrar hur frånvaron tas emot. Säg i en mening vad som är brådskande, vad som redan är färdigt och vem som kan täcka, erbjud sedan vad du realistiskt kan göra hemifrån utan att lova att arbeta när du är sjuk. Om inget är brådskande, säg det tydligt; isogi no shigoto wa arimasen är genuint användbar information för en chef klockan sju på morgonen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 急ぎの仕事は特にありません。 | Isogi no shigoto wa toku ni arimasen. | Det är inget särskilt brådskande idag. |
| 見積書は昨日提出済みです。 | Mitsumorisho wa kinō teishutsu-zumi desu. | Offerten lämnades in igår. |
| 本日の会議は佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Honjitsu no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Kan jag be Sato att ta dagens möte? |
| 十時のお客様に、私から連絡を入れておきます。 | Jū-ji no okyakusama ni, watashi kara renraku o irete okimasu. | Jag kommer själv att kontakta klockan tio klienten. |
| メールは携帯で確認できますので、何かあればご連絡ください。 | Mēru wa keitai de kakunin dekimasu node, nanika areba go-renraku kudasai. | Jag kan kolla e-post på min telefon, så kontakta mig om något dyker upp. |
| 資料は共有フォルダに入っています。 | Shiryō wa kyōyū forudā ni haitte imasu. | Dokumenten finns i den delade mappen. |
| 引き継ぎの内容はチャットに書いておきます。 | Hikitsugi no naiyō wa chatto ni kaite okimasu. | Jag kommer att skriva överlämningsdetaljerna i chatten. |
Formen -te oku i kaite okimasu och irete okimasu betyder att göra något i förväg för senare nytta, vilket är precis tanken med en överlämning. Det är den enskilt mest användbara verbformen i detta samtal.
Ett komplett modellsamtal
Här är hela samtalet i ordning, med chefens troliga linjer markerade så att du vet vilka du hör istället för att säga. Läs den högt två gånger, en gång som dig själv och en gång som chef, så att svaren slutar förvåna dig. De två frågorna som fångar eleverna är temperaturfrågan och den brådskande arbetsfrågan, och båda kommer vid den punkt där du är minst beredd att improvisera. Besvara dem i en kort mening var och gå tillbaka till manuset.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| もしもし、お疲れ様です。営業部の田中です。 | Moshi moshi, otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Hej, det här är Tanaka från försäljningen. |
| お疲れ様です。どうしましたか。 | Otsukaresama desu. Dō shimashita ka. | Chef: Hej. Vad är grejen? |
| 朝早くから申し訳ありません。昨夜から熱がありまして。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. Sakuya kara netsu ga arimashite. | Ledsen att jag ringer så tidigt. Jag har haft feber sedan igår kväll. |
| それは大変ですね。何度ぐらいありますか。 | Sore wa taihen desu ne. Nan-do gurai arimasu ka. | Manager: Det låter dåligt. Vad är din temperatur? |
| 三十八度あります。申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Sanjūhachi-do arimasu. Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Trettioåtta grader. Jag är ledsen, men jag skulle vilja ta ledigt idag. |
| 分かりました。急ぎの仕事はありますか。 | Wakarimashita. Isogi no shigoto wa arimasu ka. | Chef: Förstått. Är det något brådskande? |
| 十時の会議だけです。佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Jū-ji no kaigi dake desu. Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Bara mötet klockan tio. Kan jag be Sato att täcka det? |
| こちらで調整します。病院に行ってくださいね。 | Kochira de chōsei shimasu. Byōin ni itte kudasai ne. | Manager: Vi kommer att reda ut det här. Gå till en klinik. |
| ありがとうございます。明日は出社できると思います。 | Arigatō gozaimasu. Ashita wa shussha dekiru to omoimasu. | Tack. Jag tror att jag kan komma in imorgon. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。 | Go-meiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. Shitsurei itashimasu. | Jag är ledsen för besväret. Adjö. |
| お大事に。 | Odaiji ni. | Chef: Ta hand om dig själv. |
Meddelandeversionen
Om ett chattmeddelande eller e-post accepteras, håll samma ordning men släpp småpratet. En ämnesrad, frånvaron, orsaken i allmänna termer, överlämnandet, kontaktuppgifter och en ursäkt. Skriftliga frånvaromeddelanden är vanligtvis mer formella än det talade samtalet, så gozaimasen ersätter arimasen och itashimasu ersätter shimasu.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 件名：本日の欠勤のご連絡 | Kenmei: Honjitsu no kekkin no go-renraku | Ärende: Frånvarobesked idag |
| おはようございます。営業部の田中です。 | Ohayō gozaimasu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | God morgon. Det här är Tanaka från försäljningen. |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | På grund av att jag mår dåligt tar jag ledigt idag. |
| 急ぎの案件はございません。 | Isogi no anken wa gozaimasen. | Det finns inget brådskande utestående. |
| 何かありましたら、携帯にご連絡ください。 | Nanika arimashitara, keitai ni go-renraku kudasai. | Om något dyker upp, vänligen kontakta min mobil. |
| ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 | Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | Jag ber om ursäkt för besväret. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Detta är bara ett snabbt meddelande för tillfället. |
Även där ett meddelande är tillåtet uppskattar många chefer ett kort samtal också första morgonen. Fråga vad ditt team föredrar innan du blir sjuk, och om du är osäker, skicka meddelandet och erbjud dig att ringa.
Andra skäl och den andra dagen
Ett barns sjukdom, en planerad sjukhusbesök och din egen plötsliga feber hanteras alla med samma struktur men olika öppningsklausuler. Bokningar nämns vanligtvis i förväg snarare än på morgonen, och halvdagar är vanliga för dem. Huruvida dessa räknas som ledighet, och vad de heter på din lönebesked, är din arbetsgivares affärsregel, så fråga hellre än gissa.
Om du fortfarande är sjuk nästa morgon, ring igen samtidigt. Kinō ni hikitsuzuki, som fortsätter från igår, är frasen som bekräftar att detta är ett andra samtal, och att ge ett realistiskt förväntat återkomstdatum är viktigare än optimism.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 子どもが熱を出しまして、保育園に迎えに行かなければなりません。 | Kodomo ga netsu o dashimashite, hoikuen ni mukae ni ikanakereba narimasen. | Mitt barn har feber och jag måste hämta dem på dagis. |
| 子どもの看病のため、本日お休みをいただきたいのですが。 | Kodomo no kanbyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Jag skulle vilja ta ledigt idag för att ta hand om mitt barn. |
| 通院のため、来週の火曜日、午前中お休みをいただけますでしょうか。 | Tsūin no tame, raishū no kayōbi, gozen-chū oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Kan jag ta ledigt nästa tisdag morgon för ett sjukhusbesök? |
| 定期検診の予約が入っています。 | Teiki kenshin no yoyaku ga haitte imasu. | Jag har en vanlig kontroll inbokad. |
| 診断書は必要でしょうか。 | Shindansho wa hitsuyō deshō ka. | Skulle ett läkarintyg behövas? |
| 会社の規則を確認して、あとでお伝えします。 | Kaisha no kisoku o kakunin shite, ato de o-tsutae shimasu. | Chef: Jag ska kolla företagets regler och berätta senare. |
| 昨日に引き続き、本日もお休みをいただきたいのですが。 | Kinō ni hikitsuzuki, honjitsu mo oyasumi o itadakitai no desu ga. | Efter gårdagen skulle jag vilja ta ledigt idag också. |
| 熱は下がりましたが、まだ咳が残っています。 | Netsu wa sagarimashita ga, mada seki ga nokotte imasu. | Febern har gått ner, men hostan är kvar. |
| 明後日には出社できる見込みです。 | Asatte ni wa shussha dekiru mikomi desu. | Jag räknar med att vara tillbaka i övermorgon. |
Går tillbaka till jobbet
Avkastningen är kort och betyder mer än vad folk förväntar sig. Tacka personen som täckte för dig med namn, be en gång om ursäkt för störningen, säg att du är bättre och ange vad du kommer att hinna med idag. Upprepa inte ursäkten hela morgonen; ett tydligt tack vid den drabbade personens skrivbord är den lokala normen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| おはようございます。昨日はご迷惑をおかけしました。 | Ohayō gozaimasu. Sakujitsu wa go-meiwaku o okake shimashita. | God morgon. Jag är ledsen för besväret igår. |
| お休みをいただき、ありがとうございました。 | Oyasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | Tack för att jag fick ta ledigt. |
| おかげさまで、よくなりました。 | Okagesama de, yoku narimashita. | Tack vare dig mår jag mycket bättre. |
| 会議に代わりに出てくださって、ありがとうございました。 | Kaigi ni kawari ni dete kudasatte, arigatō gozaimashita. | Tack för att du var med på mötet i mitt ställe. |
| 遅れている分は、今日中に片付けます。 | Okurete iru bun wa, kyō-jū ni katazukemasu. | Jag kommer att rensa eftersläpningen i slutet av idag. |
| もう大丈夫ですか。無理しないでくださいね。 | Mō daijōbu desu ka. Muri shinaide kudasai ne. | Kollega: Är du bättre nu? Pressa inte dig själv. |
| ありがとうございます。もう大丈夫です。 | Arigatō gozaimasu. Mō daijōbu desu. | Tack. Jag mår bra nu. |
Hur man repeterar detta innan du behöver det
- Skriv din egen version av de sex dragen med ditt riktiga avsnitt, efternamn och chefsnamn.
- Säg att den står upp i normal hastighet, tidsinställd, tills det tar mindre än en minut.
- Träna på att bli avbruten vid symptomlinjen och svara på nan-do gurai arimasu ka.
- Borra endast tre symptomklausuler: feber, mage och den vaga taichō ga suguremasen.
- Spara meddelandeversionen som ett utkast på din telefon så att du inte skriver det klockan sex på morgonen.
- Fråga en kollega, som är frisk, vem du ska ringa och vid vilken tidpunkt.