Ursäktsstegen från gomen till shitsurei itashimashita
Japanska ursäktsuttryck bildar en stege, och varje arbetsplats förväntar sig att du ska klättra upp på det steg som matchar skadan. Den dagliga guiden till arigatō och sumimasen på den här bloggen täcker det personliga slutet av sortimentet; stegpinnarna nedan är de som är viktiga när du väl får betalt.
| Uttryck | Styrka | Där den hör hemma |
|---|---|---|
| ごめん Gomen | Lättast, avslappnad | Vänner och nära kamrater, aldrig vid en disk eller på ett samtal |
| ごめんなさい Gomen nasai | Lätt och personlig | Familj och vänner; låter barnsligt mellan kollegor |
| すみません Sumimasen | Vardags artig | Avbrott, små snedsteg, två minuters försening |
| すみませんでした Sumimasen deshita | Vardags artig, stängd | Ett mindre misstag som redan har skett |
| 失礼いたしました Shitsurei itashimashita | Formell men lätt | Ett uppförandebrott snarare än ett sakfel |
| 申し訳ありません Mōshiwake arimasen | Formell | Ett riktigt misstag inför kollegor eller din chef |
| 申し訳ございません Mōshiwake gozaimasen | Formell och stark | Kunder, kunder och ledande befattningshavare |
| 大変申し訳ございませんでした Taihen mōshiwake gozaimasen deshita | Starkast rutinmässig ursäkt | Ett misstag med verkliga konsekvenser för någon annan |
Ytterligare två uttryck sitter åt sidan. Osoreirimasu mjukar upp en begäran snarare än att be om ursäkt för någonting, så håll den borta från verkliga misstag. Owabi mōshiagemasu hör hemma i skriftliga meddelanden och formella uttalanden; att säga det över ett skrivbord låter som ett pressmeddelande. Ovanför det översta steget finns bara fysiska formaliteter, och en deltids- eller förstaårsanställd kommer inte att behöva det.
Att välja nivå efter svårighetsgrad och efter publik
Två frågor satte fart. För det första, vad kostade detta den andra personen: sekunder, en timme, pengar eller deras egen trovärdighet med någon annan. För det andra, vem kan höra dig. Samma utspillda kaffe är sumimasen med en kollega vid nästa skrivbord och mōshiwake gozaimasen om en klient är i rummet, eftersom din ursäkt också är en signal till alla som lyssnar om hur laget beter sig.
Riktningen spelar också roll. Japanska arbetsplatser behandlar en utomstående part som rankad över din egen sida, så ett misstag som drabbar en klient tar alltid den formella änden av stegen, även om samma misstag mellan två kollegor skulle ta sumimasen. När ditt eget team orsakar problem för en kund ber du om ursäkt för teamet utan att namnge vem som gjorde det, med hjälp av kochira no kakunin busoku eller watakushidomo no fubi.
- Kostnad i sekunder, till en peer: sumimasen, gå sedan vidare.
- Kostnad i timmar, för ditt team: mōshiwake arimasen plus fixen.
- Kostnad för en kund eller deras schema: mōshiwake gozaimasen plus en korrigerad leverans och en tid.
- Uppförande snarare än skada, som att avbryta eller höra fel: shitsurei itashimashita.
- Allt som en äldre person tog upp med dig först: klättra en steg över vad du tycker att det förtjänar.
Den tredelade ursäkten som fungerar nästan överallt
Formen erkänns, förklara i en klausul, ange fixen. Håll dem i den ordningen. Att leda med anledningen förvandlar meningen till ett försvar innan lyssnaren har hört dig acceptera problemet, och det enda beställningsfelet orsakar mer friktion än något grammatikfel du sannolikt kommer att göra.
Lösningen är den del som eleverna hoppar över, och det är den del som din chef väntar på. Det ska innehålla ett verb och en tid: Jag skickar det igen vid fem, jag ringer dem i eftermiddag, jag ska kolla med teamet och svara idag. En förebyggande linje är valfri och hör sist, endast när misstaget kan upprepas.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。私の確認不足でした。 | Mōshiwake gozaimasen. Watashi no kakunin busoku deshita. | Jag är mycket ledsen. Jag kollade inte noga noga. |
| すぐに修正して、本日中にお送りいたします。 | Sugu ni shūsei shite, honjitsu-chū ni ookuri itashimasu. | Jag kommer att rätta till det och skicka det idag. |
| 以後、気をつけます。 | Igo, ki o tsukemasu. | Jag kommer att vara försiktig från och med nu. |
| 今後このようなことがないよう、確認手順を見直します。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō, kakunin tejun o minaoshimasu. | För att förhindra att detta händer igen kommer jag att se över kontrollproceduren. |
Ber om ursäkt för ett sent svar
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Gohenshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Jag är ledsen för det sena svaret. |
| お返事が遅れてしまい、失礼いたしました。 | Ohenji ga okurete shimai, shitsurei itashimashita. | Ber om ursäkt för förseningen med att återkomma till dig. |
| 確認に時間がかかってしまいました。 | Kakunin ni jikan ga kakatte shimaimashita. | Det tog tid att kolla. |
| 本日中にご回答いたします。 | Honjitsu-chū ni gokaitō itashimasu. | Jag ska ge dig ett svar idag. |
| お待たせして申し訳ありません。 | Omatase shite mōshiwake arimasen. | Jag är ledsen att jag lät dig vänta. |
Ett sent svar är den ursäkt som har lägst insats på den här sidan och den som eleverna skriver över mest. En rad överst, sedan svaret. Förklara inte att du var upptagen: isogashikute hörs som rangordnar den andra personen under ditt andra arbete. Om förseningen fortfarande löper eftersom du ännu inte har svaret, skicka ursäkten på egen hand med en utlovad tid; tystnaden är det som skadar förtroendet, inte förseningen.
Ett misstag i ett dokument
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 資料に誤りがありました。申し訳ございません。 | Shiryō ni ayamari ga arimashita. Mōshiwake gozaimasen. | Det var ett fel i dokumentet. Jag är mycket ledsen. |
| 三ページ目の数字が間違っておりました。 | San-pēji-me no sūji ga machigatte orimashita. | Siffran på sidan tre var fel. |
| 修正版をお送りいたします。 | Shūseiban o ookuri itashimasu. | Jag skickar en korrigerad version. |
| 先ほどのファイルは破棄していただけますでしょうか。 | Sakihodo no fairu wa haki shite itadakemasu deshō ka. | Kan du kassera den tidigare filen? |
| ご迷惑をおかけしました。 | Gomeiwaku o okake shimashita. | Jag är ledsen för besväret. |
Säg exakt vad som är fel och var. Vaga erkännanden tvingar läsaren att söka igenom hela filen, vilket kostar dem mer än felet gjorde. Lägg märke till att machigatte orimashita använder den ödmjuka oru: din egen sida gjorde misstaget, så den ödmjuka formen är korrekt även i en mening om ett dokument. Skicka den korrigerade versionen i samma meddelande när du kan, eftersom en ursäkt med bifogad korrigering vanligtvis avslutar konversationen.
Saknar en deadline
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 締め切りに間に合わず、申し訳ございません。 | Shimekiri ni maniawazu, mōshiwake gozaimasen. | Jag är ledsen att jag inte höll deadline. |
| 現在、最終確認の段階です。 | Genzai, saishū kakunin no dankai desu. | Det är i det sista kontrollstadiet nu. |
| 明日の午前中までにお出しできます。 | Ashita no gozen-chū made ni odashi dekimasu. | Jag kan lämna in det i morgon bitti. |
| 遅れそうな場合は、早めにご連絡いたします。 | Okuresō na baai wa, hayame ni gorenraku itashimasu. | Om det ser ut att vara sent, kommer jag att berätta tidigt. |
| 報告が遅くなり、重ねて申し訳ございません。 | Hōkoku ga osoku nari, kasanete mōshiwake gozaimasen. | Jag ber återigen om ursäkt för att jag rapporterade så sent. |
En missad deadline bedöms mindre på missen än när du höjde den. Att rapportera en trolig försening två dagar tidigare behandlas som kompetens; att rapportera det på morgonen det skulle behandlas som ett andra misslyckande, vilket är anledningen till att kasanete, vilket betyder ännu en gång, visas på sista raden. Ge det nya datumet som ett åtagande du är säker på snarare än ett optimistiskt, eftersom ett andra missat löfte kostar flera gånger vad det första gjorde.
Hantera ett kundklagomål
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ご不便をおかけし、大変申し訳ございませんでした。 | Gofuben o okake shi, taihen mōshiwake gozaimasen deshita. | Jag är mycket ledsen för besväret. |
| おっしゃる通りでございます。 | Ossharu tōri de gozaimasu. | Du har helt rätt. |
| 詳しくお聞かせいただけますでしょうか。 | Kuwashiku okikase itadakemasu deshō ka. | Kan du berätta mer om det? |
| すぐに確認し、折り返しご連絡いたします。 | Sugu ni kakunin shi, orikaeshi gorenraku itashimasu. | Jag kollar genast och ringer tillbaka. |
| この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。 | Kono tabi wa gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen deshita. | Jag är verkligen ledsen för besväret vid detta tillfälle. |
Med en kund kommer ursäkten innan du vet vems fel det är, eftersom du ber om ursäkt för upplevelsen snarare än att erkänna ansvar. Lyssna sedan och låt okikase itadakemasu deshō ka göra jobbet; klagomålen brukar minska när personen väl har hörts. Håll din egen sida neutral: använd aldrig san för kollegor inför en kund, och skyll aldrig på en annan avdelning.
Svag ursäkt, stark ursäkt
Paren nedan använder samma fakta. Den svaga versionen leder med omständigheter, häckar eller upprepar sig själv; den starka versionen accepterar problemet på en rad och går vidare till åtgärden. Läs varje par högt och lyssna i det ögonblick den svage börjar be lyssnaren om sympati.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| すみません、電車が遅れて、道も混んでいて、それで… | Sumimasen, densha ga okurete, michi mo konde ite, sorede... | Svag: Förlåt, tåget var sent, och vägarna var upptagna, och så... |
| 遅刻して申し訳ございません。次からは一本早い電車にします。 | Chikoku shite mōshiwake gozaimasen. Tsugi kara wa ippon hayai densha ni shimasu. | Strong: Jag är ledsen att jag var sen. Från och med nu tar jag det tidigare tåget. |
| まだ終わっていませんが、たぶん大丈夫だと思います。 | Mada owatte imasen ga, tabun daijōbu da to omoimasu. | Svag: Den är inte färdig, men jag tror att den kommer att bli bra. |
| 遅れており、申し訳ございません。本日十七時までにお出しします。 | Okurete ori, mōshiwake gozaimasen. Honjitsu jūshichi-ji made ni odashi shimasu. | Strong: Jag är ledsen att det är sent. Jag ska ha den till dig vid fem idag. |
| 私のせいではないんですが、すみません。 | Watashi no sei de wa nai n desu ga, sumimasen. | Svag: Det var inte mitt fel, men förlåt. |
| こちらの確認不足でした。すぐに直します。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Sugu ni naoshimasu. | Stark: Vi kontrollerade det inte ordentligt. Jag ska fixa det nu. |
| 本当にすみません、本当にすみません。 | Hontō ni sumimasen, hontō ni sumimasen. | Svag: Jag är verkligen ledsen, jag är verkligen ledsen. |
| 申し訳ございません。原因は私の入力ミスです。修正して再送いたします。 | Mōshiwake gozaimasen. Gen'in wa watashi no nyūryoku misu desu. Shūsei shite saisō itashimasu. | Strong: Jag är mycket ledsen. Orsaken var mitt inmatningsfel. Jag korrigerar det och skickar om. |
Tre vanor markerar de svaga versionerna. Att släpa iväg med sorede låter lyssnaren avsluta din mening. Säkring med tabun och till omoimasu förvandlar en rapport till ett hopp. Att upprepa ursäkten två gånger signalerar nöd snarare än ansvar. De starka versionerna är inte mer artiga i grammatiken; de är helt enkelt kompletta och de slutar på något som lyssnaren kan agera på.
Stänger slingan när problemet är löst
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 先ほどの件、対応が完了いたしました。 | Sakihodo no ken, taiō ga kanryō itashimashita. | Ärendet från tidigare är nu behandlat. |
| ご確認いただけますでしょうか。 | Gokakunin itadakemasu deshō ka. | Kan du kolla det? |
| 同じことが起きないよう、チェックリストを作りました。 | Onaji koto ga okinai yō, chekku risuto o tsukurimashita. | Jag har gjort en checklista så att samma sak inte händer igen. |
| ご指摘いただき、ありがとうございました。 | Goshiteki itadaki, arigatō gozaimashita. | Tack för att du påpekade det. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Jag ser fram emot att fortsätta arbeta med dig. |
Uppföljningsmeddelandet är där ett misstag slutar vara ett misstag och blir ett bevis på att du stänger saker ordentligt. Rapportera det en gång, kort och byt registret från ursäkt till tack. Goshiteki itadaki, arigatō gozaimashita är den naturliga avslutande raden eftersom den behandlar korrigeringen som hjälp snarare än som en attack, och den stoppar utbytet utan att dra ut ursäkten till en omgång till.
Varför en snabb kort ursäkt slår en lång förklaring
På japanska arbetsplatser läses att acceptera problemet snabbt som att ta ansvar, och det är den snabbaste vägen till den konversation som alla faktiskt vill ha, som handlar om fixen. En lång ingress fördröjer det, och det bjuder in etiketten iiwake. Elever går ofta långt eftersom de försöker bevisa att misstaget var rimligt, men rimlighet är inte vad lyssnaren kontrollerar. De kontrollerar om du märkte det, om du äger det och om det hanteras.
Det finns också en språklig fördel. En kort ursäkt är en fast fras som du kan producera under stress, medan en lång förklaring på ett andraspråk är där din grammatik kollapsar och lyssnaren börjar arbeta för att förstå dig snarare än att höra innehållet. Klipp orsaken till en klausul med nod eller tam, och spendera resten av din energi på att ange korrigeringen tydligt.
Vad det kostar dig att be om ursäkt
Att be om ursäkt är billigt på japanska, och det är just därför att spendera för mycket av det devalverar valutan. Om sumimasen föregår varje mening du säger slutar kollegorna att höra den, och den ena gången du verkligen behöver signalera att något gick fel registreras inte signalen. Ständig ursäkt läses också som ångest, och orolig personal får mindre ansvar, vilket är motsatsen till vad en noggrann elev försöker uppnå.
- Ersätt tackformade ursäkter med tack: använd arigatō gozaimasu när någon hjälper dig, inte sumimasen.
- Använd osoreirimasu ga för att öppna en förfrågan istället för att be om ursäkt för att du gjorde den.
- Be en gång om ursäkt för en incident; att upprepa det efter att det har accepterats ber lyssnaren att lugna dig.
- Be inte om ursäkt för saker utanför din kontroll, som vädret eller ett annat lags system.
- Be aldrig om ursäkt för din japanska mitt i en uppgift; säg det en gång i början av ett förhållande om alls.
- När en chef säger daijōbu desu yo, acceptera det och gå till rätta istället för att be om ursäkt igen.