Vad som varierar, och stadierna av en avgång
Nästan varje konkret siffra i en uppsägning beror på ditt eget pappersarbete. Hur mycket uppsägning du är skyldig, om företaget vill ha en taishokunegai eller en taishokutodoke eller en egen utskriven blankett, hur återstående betald ledighet hanteras, vad som händer med dina försäkrings- och pensionsregister och vem som ska skriva på vad som allt styrs av ditt anställningsavtal och ditt företags arbetsregler. Läs ditt kontrakt och shūgyō kisoku och fråga HR direkt där något är oklart.
Om din rätt att stanna i Japan är knuten till din anställning finns det separata förfaranden med immigrationsmyndigheten och det finns tidsfrister, så bekräfta vad som gäller för din status hos det relevanta kontoret eller med en kvalificerad rådgivare snarare än med kollegor. Ingenting i den här guiden ger råd om dina rättigheter. Vad det ger dig är språket för varje konversation, vilket är den del du faktiskt kan repetera i förväg.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 就業規則を確認したいのですが、どちらで見られますか。 | Shūgyō kisoku o kakunin shitai no desu ga, dochira de miraremasu ka? | Jag skulle vilja kolla arbetsreglerna; var kan jag se dem? |
| 退職の手続きについて教えていただけますか。 | Taishoku no tetsuzuki ni tsuite oshiete itadakemasu ka? | Kan du berätta om uppsägningsförfarandet? |
| 提出する書類は何になりますでしょうか。 | Teishutsu suru shorui wa nani ni narimasu deshō ka? | Vilka dokument måste jag skicka in? |
| 会社所定の様式はありますか。 | Kaisha shotei no yōshiki wa arimasu ka? | Finns det någon bolagsform för detta? |
| 有給休暇の残りについて伺いたいのですが。 | Yūkyū kyūka no nokori ni tsuite ukagaitai no desu ga. | Jag skulle vilja fråga om min återstående betalda ledighet. |
| いつまでにお伝えすればよろしいでしょうか。 | Itsu made ni otsutae sureba yoroshii deshō ka? | När ska jag meddela dig? |
| Etapp | Inledningsfras | Notera |
|---|---|---|
| Be om tid | ご相談したいことがあります。Gosōdan shitai koto ga arimasu. | Fråga privat, inte inför laget |
| Ange avsikten | 退職させていただきたく存じます。Taishoku sasete itadakitaku zonjimasu. | Ödmjuk form; säg det tydligt en gång |
| Att ge en anledning | 一身上の都合により…Isshinjō no tsugō ni yori... | Framåtblickande, aldrig ett klagomål |
| Skickar meddelandet | 退職願を提出させていただきます。Taishokunegai o teishutsu sasete itadakimasu. | Först efter samtalet, och i den form ditt företag efterfrågar |
| Håller med om datumet | 最終出社日はいつになりますでしょうか。Saishū shussha-bi wa itsu ni narimasu deshō ka? | Beror på kontrakt, överlämning och ledighet |
| Överlämnande | 引き継ぎ資料を作成しました。Hikitsugi shiryō o sakusei shimashita. | Skriftligt dokument plus talade genomgångar |
| Berätta för kunder | 私事で恐縮ですが…Shiji de kyōshuku desu ga... | Presentera din efterträdare i samma meddelande |
| Sista dagen | 本日をもちまして退職いたします。Honjitsu o mochimashite taishoku itashimasu. | Kort hälsning till laget, under en minut |
Ordningen är viktigare än någon enskild fras. Att skicka in pappersarbete innan du pratar med din chef, eller berätta för kollegor innan din chef vet, är det som mest sannolikt orsakar bestående friktion, eftersom det tar bort deras förmåga att hantera nyheter. Tala först, privat, med personen du rapporterar till, och låt dem bestämma hur och när det tillkännages mer allmänt.
Be din chef om en privat stund
Denna första begäran bör vara medvetet vag. Du tillkännager inget ännu, ber bara om tid någonstans privat, och standardfraseringen gör det utan att antyda ämnet. Att be om ett mötesrum eller en lugn hörna signalerar i sig allvar och de flesta chefer kommer att läsa det rätt.
Timing är en riktig artighet här. Undvik den mest hektiska timmen, undvik dagen före en deadline, och ge dem en plats som är tillräckligt lång för att samtalet inte ska behöva skyndas på. Trettio minuter är en rimlig fråga. Om de föreslår att göra det på plats vid ett skrivbord, går det bra att be om någonstans privat istället.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、お時間をいただけますでしょうか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, ojikan o itadakemasu deshō ka? | Det är något jag skulle vilja rådfråga dig om; kan jag få lite av din tid? |
| 三十分ほどお時間をいただけますか。 | Sanjuppun hodo ojikan o itadakemasu ka? | Kan jag ha ungefär trettio minuter? |
| 少しお時間よろしいでしょうか。 | Sukoshi ojikan yoroshii deshō ka? | Har du lite tid? |
| できれば二人でお話しできればと思います。 | Dekireba futari de ohanashi dekireba to omoimasu. | Om möjligt skulle jag vilja prata med dig privat. |
| 会議室をお借りしてもよろしいでしょうか。 | Kaigishitsu o okari shite mo yoroshii deshō ka? | Skulle det vara okej att använda ett mötesrum? |
| 今日の午後はいかがでしょうか。 | Kyō no gogo wa ikaga deshō ka? | Skulle denna eftermiddag passa dig? |
| いいよ、どうしたの？ | Ii yo, dōshita no? | Visst, vad är det? (chefens svar, tillfälligt) |
Samtalet där du anger din avsikt
Säg meningen tidigt och en gång. Taishoku sasete itadakitaku zonjimasu är det ödmjuka register som detta ögonblick konventionellt använder: bokstavligen, jag önskar ödmjukt att få avgå. Det låter tungt i översättning, och den vikten är lämplig. Mjuka inte upp det till något som kan misstas för att tänka på det, för en chef som hör tvetydigheter kommer att behandla konversationen som förhandlingsbar.
Öppna genom att erkänna plötsligheten, skriv meningen, stanna sedan och låt dem svara. Tystnaden som följer är normal. De flesta chefer kommer att fråga varför, vissa kommer att be dig ompröva och vissa kommer att gå direkt till dejter. Ha ditt förnuft redo i två satser och motstå att utöka det under press.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 突然のことで申し訳ありません。 | Totsuzen no koto de mōshiwake arimasen. | Jag är ledsen att detta är plötsligt. |
| 退職させていただきたく存じます。 | Taishoku sasete itadakitaku zonjimasu. | Jag skulle vilja säga upp mig. |
| 三月末での退職を考えております。 | San-gatsu-sue de no taishoku o kangaete orimasu. | Jag funderar på att åka i slutet av mars. |
| いろいろ考えた結果の決断です。 | Iroiro kangaeta kekka no ketsudan desu. | Det här är ett beslut jag tagit efter mycket funderande. |
| これまで大変お世話になりました。 | Kore made taihen osewa ni narimashita. | Du har tagit hand om mig mycket fram till nu. |
| ご迷惑をおかけすることになり、申し訳ありません。 | Gomeiwaku o okake suru koto ni nari, mōshiwake arimasen. | Jag är ledsen för besväret detta kommer att orsaka. |
| 理由を聞いてもいいかな。 | Riyū o kiite mo ii kana? | Får jag fråga varför? (chefens svar, tillfälligt) |
| 考え直してもらえないでしょうか。 | Kangaenaoshite moraenai deshō ka? | Kunde du inte tänka om? (chefens svar) |
Att ge en anledning utan att klaga på det
Konventionen är att förklara vad du går mot snarare än vad du lämnar bakom dig. Även om dina skäl är äkta klagomål förbättrar det sällan någonting att säga dem i detta ögonblick och gör ofta de återstående veckorna svårare. Familjeförhållanden, en återvändande till ditt hemland, studier eller byte av fält är alla skäl som accepteras utan mycket undersökning.
Om din chef pressar på för detaljer eller erbjuder dig något att stanna, tacka dem varmt och upprepa att ditt beslut är klart. Arigatai ohanashi desu ga är en fast fras för att tacka nej till ett vänligt erbjudande, och ketsui wa katai desu, min beslutsamhet är fast, avslutar punkten artigt. Upprepa istället för att argumentera, och håll dig konsekvent i varje återberättelse.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 一身上の都合により、退職を決めました。 | Isshinjō no tsugō ni yori, taishoku o kimemashita. | Jag har bestämt mig för att säga upp mig av personliga skäl. |
| 家庭の事情で帰国することになりました。 | Katei no jijō de kikoku suru koto ni narimashita. | Familjeförhållanden betyder att jag kommer att återvända till mitt land. |
| 新しい分野に挑戦したいと考えております。 | Atarashii bun'ya ni chōsen shitai to kangaete orimasu. | Jag vill anta en utmaning inom ett nytt område. |
| 学び直したいことがあります。 | Manabinaoshitai koto ga arimasu. | Det är något jag vill tillbaka och studera. |
| この会社で学んだことは大きかったです。 | Kono kaisha de mananda koto wa ōkikatta desu. | Det jag lärde mig på det här företaget var betydande. |
| ありがたいお話ですが、決意は固いです。 | Arigatai ohanashi desu ga, ketsui wa katai desu. | Det är ett vänligt erbjudande, men jag har bestämt mig. |
| 引き止めていただき、ありがとうございます。 | Hikitomete itadaki, arigatō gozaimasu. | Tack för att du bad mig stanna. |
| 申し訳ありませんが、変わりません。 | Mōshiwake arimasen ga, kawarimasen. | Jag är ledsen, men det kommer inte att förändras. |
Det skriftliga meddelandet och dess fasta lydelse
Det skriftliga meddelandet är kort, formellt och nästan helt fast. Det är vanligtvis ett enda ark som anger orsaken som isshinjō no tsugō, det avsedda avgångsdatumet, din avdelning och namn, och adressaten, vanligtvis företagets VD efter titel. Många företag tillhandahåller sin egen blankett, och vissa accepterar den elektroniskt; fråga innan du skriver något för hand.
Dokumentet går till din chef efter samtalet, inte före det. Två avslutande verb används konventionellt: onegai mōshiagemasu i en begäran-stil taishokunegai, och itashimasu i en meddelande-stil taishokutodoke. Eftersom företag skiljer sig åt vad de vill ha och hur datum skrivs, bekräfta det förväntade formatet istället för att kopiera en mall som du hittat någon annanstans.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 退職願 | Taishokunegai | Uppsägningsbrev (formulär, skriftlig rad) |
| 退職届 | Taishokutodoke | Meddelande om uppsägning (anmälan, skriftlig rad) |
| 私事、一身上の都合により | Shiji, isshinjō no tsugō ni yori | I en personlig fråga, på grund av personliga omständigheter (skriftlig rad) |
| 来る三月三十一日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。 | Kitaru san-gatsu sanjūichi-nichi o motte taishoku itashitaku, koko ni onegai mōshiagemasu. | Jag begär härmed att avgå från och med den kommande 31 mars. (skriven rad) |
| 三月三十一日をもって退職いたします。 | San-gatsu sanjūichi-nichi o motte taishoku itashimasu. | Jag kommer att säga upp mig den 31 mars. (skriven rad) |
| 営業部 山田太郎 | Eigyō-bu Yamada Tarō | Försäljningsavdelning, Taro Yamada (skriven rad) |
| 退職願を提出させていただきます。 | Taishokunegai o teishutsu sasete itadakimasu. | Jag skulle vilja skicka in mitt uppsägningsbrev. |
| こちらの書式で問題ないでしょうか。 | Kochira no shoshiki de mondai nai deshō ka? | Är detta format acceptabelt? |
| 確かに受け取りました。 | Tashika ni uketorimashita. | Mottaget, tack. (chefens svar) |
Kommer överens om ett avgångsdatum
Två datum är viktiga och de är ofta olika: saishū shussha-bi, din sista dag fysiskt på jobbet, och taishoku-bi, det datum då din anställning formellt upphör. Återstående betald ledighet tas ofta ut mellan de två, varför folk säger att deras sista dag på kontoret är tidigare än deras avgångsdatum. Vad du har rätt till här beror på ditt kontrakt och företagets regler, så fråga istället för att anta.
Kom till samtalet med ett föreslaget datum och en anledning till det, och var flexibel kring överlämningen. Att erbjuda sig att slutföra ett specifikt arbete innan du åker tas vanligtvis väl emot och kostar lite. Om företaget ber dig att stanna längre än du kan, säg det tydligt och tidigt istället för att komma överens och omförhandla senare.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 最終出社日はいつになりますでしょうか。 | Saishū shussha-bi wa itsu ni narimasu deshō ka? | När blir min sista dag på kontoret? |
| 退職日は三月三十一日を希望しております。 | Taishoku-bi wa san-gatsu sanjūichi-nichi o kibō shite orimasu. | Jag vill att mitt avresedatum är 31 mars. |
| 引き継ぎの期間はどのくらい必要でしょうか。 | Hikitsugi no kikan wa dono kurai hitsuyō deshō ka? | Hur lång tid kommer att behövas för överlämnandet? |
| プロジェクトが終わるまでは在籍したいと思っています。 | Purojekuto ga owaru made wa zaiseki shitai to omotte imasu. | Jag skulle vilja stanna tills projektet är klart. |
| それ以降は難しい状況です。 | Sore ikō wa muzukashii jōkyō desu. | Att stanna bortom det skulle vara svårt för mig. |
| 日程はご相談させてください。 | Nittei wa gosōdan sasete kudasai. | Låt mig diskutera schemat med dig. |
| 残りの有給はどのように扱われますか。 | Nokori no yūkyū wa dono yō ni atsukawaremasu ka? | Hur hanteras den återstående betalda ledigheten? |
| では、その日程で調整しましょう。 | Dewa, sono nittei de chōsei shimashō. | Låt oss sedan ordna det för dessa datum. (chefens svar) |
Överlämningshandlingen och överlämningssamtalen
Överlämningen är där det mesta av ditt återstående rykte avgörs. En hikitsugi shiryō är ett skriftligt dokument som listar dina återkommande uppgifter, kontakterna som är kopplade till var och en, var filerna finns, deadlines i kalendern och de saker som bara finns i ditt huvud. Skriv det innan du börjar prata folk igenom det, så kan samtalen handla om undantagen snarare än grunderna.
Gå sedan igenom din efterträdare personligen, i korta sessioner snarare än en lång, och låt dem göra uppgiften en gång medan du tittar. Erbjud ett sätt att nå dig för frågor om det är acceptabelt för ditt företag. Att avsluta med ett genuint erbjudande att bli tillfrågad är det som kollegorna minns mest vänligt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 引き継ぎ資料を作成しました。 | Hikitsugi shiryō o sakusei shimashita. | Jag har förberett överlämningsdokumentet. |
| 後任の方はどなたになりますか。 | Kōnin no kata wa donata ni narimasu ka? | Vem tar över efter mig? |
| 来週から引き継ぎを始めさせていただきます。 | Raishū kara hikitsugi o hajimesasete itadakimasu. | Jag påbörjar överlämningen från och med nästa vecka. |
| 担当している業務は三つあります。 | Tantō shite iru gyōmu wa mittsu arimasu. | Det är tre uppgifter jag ansvarar för. |
| まずは一度、私が説明します。 | Mazu wa ichido, watashi ga setsumei shimasu. | Låt mig först prata om det en gång. |
| 次は実際にやってみてください。 | Tsugi wa jissai ni yatte mite kudasai. | Försök sedan att göra det själv. |
| ファイルは共有フォルダに入れてあります。 | Fairu wa kyōyū forudā ni irete arimasu. | Filerna finns i den delade mappen. |
| 不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Fumei na ten ga areba, itsudemo kiite kudasai. | Om något är oklart, fråga mig när som helst. |
| 責任を持って引き継ぎます。 | Sekinin o motte hikitsugimasu. | Jag ska lämna över den ordentligt. |
| 丁寧にまとめてくれて助かります。 | Teinei ni matomete kurete tasukarimasu. | Tack för att du satte ihop det så noggrant. (kollegans svar) |
Berätta för kunder och kollegor om förändringen
Externa meddelanden väntar vanligtvis tills din chef godkänner tidpunkten och formuleringen, och de följer en fast form: en kort personlig anteckning, datum, efterträdarens namn och tack. Shiji de kyōshuku desu ga, vilket betyder att det är en personlig fråga och jag är skyldig, är den konventionella öppningen för att meddela din egen avgång för någon utanför företaget.
Presentera din efterträdare i samma andetag snarare än i ett senare meddelande, så att klienten aldrig känner sig tappad. Om möjligt, ta med dem till ett möte eller ett samtal innan du går. Internt, följ vad som helst tillkännagivanden som din chef gör istället för att gå före det, och håll din egen version i överensstämmelse med deras.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 私事で恐縮ですが、三月末で退職することになりました。 | Shiji de kyōshuku desu ga, san-gatsu-sue de taishoku suru koto ni narimashita. | Det är en personlig fråga, men jag lämnar företaget i slutet av mars. |
| 在職中は大変お世話になりました。 | Zaishoku-chū wa taihen osewa ni narimashita. | Tack för allt under min tid här. |
| 後任は田中が務めさせていただきます。 | Kōnin wa Tanaka ga tsutomesasete itadakimasu. | Tanaka kommer att ta över efter mig. |
| 改めてご挨拶に伺わせてください。 | Aratamete goaisatsu ni ukagawasete kudasai. | Tillåt mig att komma och hälsa dig ordentligt. |
| 引き続き、変わらぬお付き合いをお願いいたします。 | Hikitsuzuki, kawaranu otsukiai o onegai itashimasu. | Jag hoppas att du kommer fortsätta arbeta med oss som tidigare. |
| 今後は田中にご連絡いただけますでしょうか。 | Kongo wa Tanaka ni gorenraku itadakemasu deshō ka? | Kan du kontakta Tanaka från och med nu? |
| 急なご連絡で申し訳ございません。 | Kyū na gorenraku de mōshiwake gozaimasen. | Jag ber om ursäkt för det korta varselet. |
| それは寂しくなりますね。 | Sore wa sabishiku narimasu ne. | Det är synd, vi kommer att sakna dig. (klientens svar) |
Sista dagen hälsning och svaren
På din sista dag är det vanligt att ge en kort hälsning till laget, ofta i slutet av dagen, som står där alla kan höra. Håll det under en minut. Säg datumet, tacka folk för deras stöd, nämn en specifik sak du lärt dig eller ett minne, önska laget lycka till och avsluta. Kritik har ingen plats i den, och inte heller en ursäkt utöver ett lätt erkännande av det problem som orsakats.
Kollegor kommer att svara med uppmuntran, och du bör svara istället för att bara buga. Ganbatte kudasai, karada ni ki o tsukete och osewa ni narimashita får alla korta, varma svar. Små presenter är vanliga på vissa arbetsplatser och ovanliga på andra, så följ vad människor runt omkring dig har gjort istället för att anta en regel.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 本日をもちまして退職いたします。 | Honjitsu o mochimashite taishoku itashimasu. | Idag är min sista dag med företaget. |
| 皆様には大変お世話になりました。 | Minasama ni wa taihen osewa ni narimashita. | Ni har alla varit så bra mot mig. |
| 至らない点も多かったと思いますが、温かくご指導いただきました。 | Itaranai ten mo ōkatta to omoimasu ga, atatakaku goshidō itadakimashita. | Jag vet att jag föll till kort på många sätt, men du vägledde mig varmt. |
| ここで学んだことを、次の職場でも活かします。 | Koko de mananda koto o, tsugi no shokuba demo ikashimasu. | Jag kommer att använda mig av det jag lärt mig här på min nästa arbetsplats. |
| 短い間でしたが、ありがとうございました。 | Mijikai aida deshita ga, arigatō gozaimashita. | Det var kort tid, men tack. |
| 皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。 | Minasama no gokenkō to gokatsuyaku o oinori mōshiagemasu. | Jag önskar er alla god hälsa och all framgång. |
| 最後になりますが、本当にありがとうございました。 | Saigo ni narimasu ga, hontō ni arigatō gozaimashita. | Till sist, verkligen tack så mycket. |
| お世話になりました。 | Osewa ni narimashita. | Tack för allt. (sägs till varje kollega) |
| 新しい職場でも頑張ってください。 | Atarashii shokuba demo ganbatte kudasai. | Gör ditt bästa på den nya platsen också. (kollegans svar) |
| 体に気をつけてね。 | Karada ni ki o tsukete ne. | Ta hand om dig själv. (kollegans svar, tillfälligt) |
| ありがとうございます。皆さんもお元気で。 | Arigatō gozaimasu. Minasan mo ogenki de. | Tack. Ha det bra allihopa. |
| 寂しくなります。 | Sabishiku narimasu. | Vi kommer att sakna dig. (kollegans svar) |
Håller kontakten efteråt
Japanskt arbetsliv håller före detta kollegor i sikte, och en bra exit är värd att behålla. Fråga innan din sista dag om du får byta personliga kontaktuppgifter, eftersom företagets policy ibland begränsar detta, och skicka ett kort meddelande en vecka eller två efter att du lämnat i stället för ett långt på dagen. En kort notis när du har kommit in i den nya rollen är den konventionella uppföljningen.
Håll tonen samma som när ni arbetade tillsammans. Osewa ni narimashita förblir standardöppningen för en före detta kollega under lång tid, och det är normalt att höra från folk igen år senare när ett projekt eller en introduktion tar dig tillbaka i kontakt.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 個人の連絡先をお伝えしてもよろしいでしょうか。 | Kojin no renrakusaki o otsutae shite mo yoroshii deshō ka? | Skulle det vara okej att ge dig mina personliga kontaktuppgifter? |
| これからも連絡を取らせてください。 | Korekara mo renraku o torasete kudasai. | Låt mig hålla kontakten. |
| 落ち着いたら、またご連絡します。 | Ochitsuitara, mata gorenraku shimasu. | Jag hör av mig när jag har kommit in. |
| 新しい職場にも慣れてきました。 | Atarashii shokuba ni mo narete kimashita. | Jag börjar vänja mig vid den nya arbetsplatsen. |
| また機会があれば、ご一緒したいです。 | Mata kikai ga areba, goissho shitai desu. | Om det finns en chans till skulle jag vilja jobba ihop igen. |
| 近くに来たときはお声がけください。 | Chikaku ni kita toki wa okoegake kudasai. | Meddela mig när du är i närheten. |
| その節はお世話になりました。 | Sono setsu wa osewa ni narimashita. | Tack för din hjälp då. |
Misstag som gör de sista veckorna svårare
- Berätta för kollegor före din direkta chef, vilket tar bort deras förmåga att hantera meddelandet.
- Att lämna in det skriftliga meddelandet först och behandla samtalet som en formalitet efteråt.
- Använder konversationen för att lista allt som var fel med jobbet.
- Att formulera avsikten som en fråga, så att chefen hör det som en öppningsposition att förhandla.
- Att anta en uppsägningstid från något du läser snarare än från ditt eget kontrakt och arbetsregler.
- Lämna överlämnandet oskrivet och förlita sig enbart på talade förklaringar.
- Försvinner den sista dagen utan en hälsning, som kommer ihåg mycket längre än något av arbetet.
Mönstret bakom allt detta är ordning och reda. Prata med din chef först, i ett rum med stängd dörr, med meningen repeterad och beslutet redan fattat. Allt efter det är procedur, och proceduren är mycket lättare att hantera när de svåra nittio sekunderna ligger bakom dig.