Arviointisykli: jinji hyōka, mokuhyō settei ja mendan
Jinji hyōka, henkilöstön arviointi, on järjestelmä; Mendan on kokous sen sisällä. Tyypillinen sykli alkaa mokuhyō setteillä eli tavoitteiden asettamisella, jossa sovit esimiehen kanssa kolmesta viiteen tavoitetta, joista jokaisella on mitta ja paino. Jakson lopussa suoritat jiko hyōkan, itsearvioinnin. Esimies kirjoittaa oman arvionsa, näitä kahta verrataan hyōka mendanissa, ja arvosana, kuten S, A, B tai C, ratkaistaan.
Arvosana-asteikko, tulosten painoarvo suhteessa käyttäytymiseen ja se, onko arvostelu sidottu bonus- vai peruspalkkaan, vaihtelevat yrityksittain. Lue yrityksesi hyōka seido, arviointiohjeet ennen jakson alkua; lomakkeen sanat, kuten gyōseki, tulokset ja kōdō, käyttäytyminen, kertovat, mitä johtaja etsii.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 今期の目標設定について、ご相談したいのですが。 | Konki no mokuhyō settei ni tsuite, go-sōdan shitai no desu ga. | Haluaisin keskustella tämän ajanjakson tavoitteiden asettamisesta. |
| 評価面談はいつ頃の予定でしょうか。 | Hyōka mendan wa itsu goro no yotei deshō ka. | Suunnilleen milloin arviointikokous on suunniteltu? |
| 自己評価の提出期限は今週金曜日です。 | Jiko hyōka no teishutsu kigen wa konshū kin'yōbi desu. | Itsearvioinnin määräaika on tänä perjantaina. |
| 評価基準を改めて確認させてください。 | Hyōka kijun o aratamete kakunin sasete kudasai. | Vahvistan vielä arviointikriteerit. |
Itsearvioinnin kirjoittaminen ja sanominen
Esimieheni lukee jiko hyōkan ennen kokousta ja usein esimiehensä sen jälkeen, joten kirjoita se huolellisesti. Kirjoita kullekin tavoitteelle neljä asiaa: mikä tavoite oli, mitä saavutit, todisteet ja mitä parantaisit. Verbit ovat selkeitä ja asiallisia: tassei shimashita, saavutettu; ichibu tassei, osittain saavutettu; mi-tassei, ei saavutettu. Numerot tekevät raskaan noston; lause, jossa on numero, on kolmen adjektiivin arvoinen.
Kokouksessa sinua yleensä pyydetään tiivistämään lomake ääneen, usein jibun de wa dō hyōka shite imasu ka, kuinka arvioit itseäsi. Noudata samaa järjestystä, mutta lisää vaatimaton kehys: tulokset, sitten muiden antaminen ja sitten pohdiskelu. Älä lue muotoa sanasta sanaan; valitse kaksi tai kolme tärkeintä pistettä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 今期の目標は、新規顧客を十社獲得することでした。 | Konki no mokuhyō wa, shinki kokyaku o jussha kakutoku suru koto deshita. | Tällä kaudella tavoitteena oli saada kymmenen uutta asiakasta. |
| 結果として、十二社を獲得し、目標を達成しました。 | Kekka to shite, jūnisha o kakutoku shi, mokuhyō o tassei shimashita. | Tuloksena voitin kaksitoista ja saavutin tavoitteen. |
| 自己評価としては、Aに近いBだと考えています。 | Jiko hyōka to shite wa, A ni chikai B da to kangaete imasu. | Itsearviointina pidän sitä B lähellä A:ta. |
| 二つ目の目標は、納期の遅れがあり、一部達成にとどまりました。 | Futatsume no mokuhyō wa, nōki no okure ga ari, ichibu tassei ni todomarimashita. | Toinen tavoite saavutettiin vain osittain toimituksen viivästymisen vuoksi. |
| 改善点としては、進捗の共有が遅れがちだった点です。 | Kaizen-ten to shite wa, shinchoku no kyōyū ga okure-gachi datta ten desu. | Parantamisen kannalta minulla oli taipumus olla hidas edistyksen jakamisessa. |
Saavutuksista puhuminen: selkeät luvut, nöyrä kehys
Tasapaino, jonka kanssa oppijat kamppailevat, on olla täsmällinen ilman, että se kuulostaa siltä, että he vaativat luottoa. Japanilaiset ratkaisevat tämän kaksiosaisella lauseella: tosiasia, sitten lause, joka levittää kunniaa. Okage-sama de, kiitos kaikille, ja chīmu no kyōryoku mo ari, myös tiimin avulla tehkää tämä työ. Numero ei pehmene; kehystys tekee.
Toinen työkalu on verbin pääte. Paljaan tassei shimashitan sijasta, lähellä omotte imasua, tai ninshiki shite imasua, se on minun käsitykseni. Tämä jättää tilaa johtajan näkemykselle vetämättä omaasi. Vältä myös päinvastaista ääripäätä: taishita koto wa arimasen, se ei ollut mitään, on arvostelussa itseään tuhoava, koska esimiehen täytyy perustella arvosanasi ylöspäin sanoillasi.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| おかげさまで、売上は前年比二割増となりました。 | Okage-sama de, uriage wa zennen-hi niwari-zō to narimashita. | Kaikkien ansiosta myynti kasvoi parikymmentä prosenttia edellisvuodesta. |
| チームの協力もあり、予定より一か月早くリリースできました。 | Chīmu no kyōryoku mo ari, yotei yori ikkagetsu hayaku rirīsu dekimashita. | Tiimin yhteistyöllä julkaisimme kuukauden etuajassa. |
| この案件では、主に顧客との調整を担当しました。 | Kono anken de wa, omo ni kokyaku to no chōsei o tantō shimashita. | Tässä projektissa vastasin pääasiassa koordinoinnista asiakkaan kanssa. |
| 私としては、一定の成果を出せたと考えています。 | Watashi to shite wa, ittei no seika o daseta to kangaete imasu. | Omalta osaltani uskon tuottaneeni vakavia tuloksia. |
Palautteen vastaanottaminen ja alemman arvosanan käsittely
Esimiehet antavat palautetta pehmeässä rekisterissä, joten kuuntele muotoa äänenvoimakkuuden sijaan. Mō sukoshi, vähän enemmän, ja dekiru to ii ne, olisi hyvä jos voisit, ovat kritiikkiä. Odotetussa vastauksessa on kolme osaa: kiittää heitä, tunnustaa pointti ja nimetä yksi konkreettinen toimenpide.
Jos arvosana on alempi kuin itsearviosi, älä väittele paikan päällä. Kysy mikä piste painaa eniten. Jos uskot, että jokin tosiasia jäi huomaamatta, tarjoa se tiedoksi watashi no ninshiki de wa:lla, kuten ymmärsin. Hyväksy sitten päätös. Arvosanat käännetään harvoin huoneessa, mutta rauhallinen vastaus muokkaa johtajan näkemystä seuraavaa jaksoa varten.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| ご指摘ありがとうございます。おっしゃる通りだと思います。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. Ossharu tōri da to omoimasu. | Kiitos, että osoitit asian. Mielestäni olet oikeassa. |
| 具体的には、どの点が評価に影響したのでしょうか。 | Gutai-teki ni wa, dono ten ga hyōka ni eikyō shita no deshō ka. | Mikä kohta vaikutti arviointiin? |
| 私の認識では、その件は先方の都合で延期になったと理解しています。 | Watashi no ninshiki de wa, sono ken wa senpō no tsugō de enki ni natta to rikai shite imasu. | Ymmärtääkseni asia lykättiin asiakkaan syistä. |
| 今後は週次で進捗を報告するようにします。 | Kongo wa shūji de shinchoku o hōkoku suru yō ni shimasu. | Tästä eteenpäin raportoin edistymisestä viikoittain. |
| もう少し周りを巻き込めるといいね。 | Mō sukoshi mawari o makikomeru to ii ne. | Olisi hyvä, jos voisit saada ympärilläsi olevia ihmisiä vähän enemmän mukaan. (Johtaja, lempeä kritiikki.) |
Kysyminen ylennyksestä ja maksamisesta kohteliaasti
Shōshin, ylennys ja shōkyū, palkankorotus, ovat oikeutettuja aiheita mendanissa, mutta tapa nostaa niitä on järjestelmän kautta, ei toiveidesi kautta. Kysy, mitkä ovat yōken-vaatimukset seuraavalle luokalle, mikä ajoitus on realistinen ja mitä esimiehen pitäisi nähdä. Monissa yrityksissä palkka määräytyy arvosanataulukoiden mukaan, joten johtaja voi selittää polun, mutta ei voi neuvotella numeroa.
Vältä kyūryō o agete hoshii, haluan palkankorotuksen, mikä kuulostaa vaatimukselta ja saa johtajan nurkkaan. Ulkopuolinen tarjous on erilainen keskustelu, yleensä HR:n kanssa. Pidä arvostelun sisällä kriteerit ja kasvu.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 昇進の要件について教えていただけますか。 | Shōshin no yōken ni tsuite oshiete itadakemasu ka. | Voitko kertoa minulle ylennyksen vaatimuksista? |
| 次の等級に上がるには、何が必要でしょうか。 | Tsugi no tōkyū ni agaru ni wa, nani ga hitsuyō deshō ka. | Mitä tarvitaan seuraavalle luokalle siirtymiseen? |
| 昇給の基準はどのように決まるのでしょうか。 | Shōkyū no kijun wa dono yō ni kimaru no deshō ka. | Miten palkankorotuksen kriteerit päätetään? |
| 将来的にはリーダー職を目指したいと考えています。 | Shōrai-teki ni wa rīdā-shoku o mezashitai to kangaete imasu. | Pidemmällä aikavälillä haluaisin tähdätä johtajan asemaan. |
| 今の評価ですと、昇格の時期はいつ頃が現実的でしょうか。 | Ima no hyōka desu to, shōkaku no jiki wa itsu goro ga genjitsu-teki deshō ka. | Mikä ylennyksen ajankohta olisi nykyisen arvioinnini mukaan realistinen? |
Tarkista sanasto, jonka näet lomakkeella
Arviointilomakkeet käyttävät tiivistä kirjoitettua sanastoa, joka harvoin esiintyy keskustelussa. Taulukkoon on koottu HR-järjestelmässä kohtaamasi sanat ja esimiehesi kommentit. Tarkat ehdot vaihtelevat yritysten välillä.
| Sana | Lukeminen | Merkitys |
|---|---|---|
| 人事評価 | jinji hyōka | Henkilöstön arviointi, järjestelmä kokonaisuutena |
| 目標設定 | mokuhyō settei | Tavoitteen asettaminen kauden alussa |
| 自己評価 | jiko hyōka | Itsearviointi |
| 上司評価 | jōshi hyōka | Johtajan arvio |
| 業績評価 | gyōseki hyōka | Tulosten arviointi |
| 行動評価 | kōdō hyōka | Käyttäytymisen tai osaamisen arviointi |
| 達成度 | tasseido | Saavutusaste, usein prosenttiosuus |
| 評価面談 | hyōka mendan | Arviointikokous |
| フィードバック | fīdobakku | Palaute |
| 改善点 | kaizen-ten | Parannettavia pisteitä |
| 昇格 | shōkaku | Ylennys luokassa |
| 賞与 | shōyo | Bonus, joka liittyy usein arvosanaan |
Voit myös nähdä kitai yakuwarin, arvosanasi odotetun roolin, ja konpitenshī, kompetenssit, käyttäytymisosioissa. Jos lomakkeellasi oleva sana ei ole täällä, kysy HR:ltä tai senpailta ennen kuin kirjoitat siihen; määritelmät ovat usein yrityskohtaisia.
Tavoitteiden asettaminen seuraavalle kaudelle
Mendanin viimeinen osa muuttuu yleensä raiki no mokuhyōksi, seuraavan kauden maaleiksi. Hyvät tavoitteet ovat tarkkoja, mitattavissa ja liittyvät joukkueen suunnitelmaan, ja manageri arvostaa sitä, jos saavut luonnoksen kanssa sen sijaan, että odotat kertomista.
- Lue uudelleen arviointiohjeet ja ryhmän suunnitelma ajanjaksolle
- Luonnostele kolmesta viiteen tavoitetta, joista jokaisessa on numero tai suorite ja määräaika
- Linkitä vähintään yksi tavoite edellisen arvostelusi parannuskohtaan
- Sisällytä yksi maali käyttäytymisestä tai ryhmätyöstä, jos lomakkeesi tekee sen
- Huomaa, mitä tukea tarvitset ja ole valmis sanomaan se
- Tuo luonnoksesi kokoukseen ja kysy esimiehen näkemystä
- Kirjaa sovitut tavoitteet HR-järjestelmään samana päivänä
- Aseta muistutus kauden puoliväliin edistymisen tarkistamiseksi
Kun esität tavoiteluonnoksen, sano kono yō na mokuhyō o kangaete imasu ga, ikaga deshō ka, ajattelen tällaista maalia, mitä mieltä olet. Esimiehet mukautuvat ja hyväksyvät helpommin kuin keksivät.
Virheitä välttää
Ensimmäinen virhe on epämääräisyys: ganbarimashita, tein kovasti töitä, ei ole saavutus. Jokainen vaatimus tarvitsee numeron, päivämäärän tai toimituksen. Toinen on päinvastainen: tulokset ilman vaatimatonta kehystä, mikä on kerskuttavaa, vaikka se olisi totta.
Kolmas riitelee palautteen kanssa huoneessa. Kysy, tunnusta, toimi; jos on faktavirhe, esitä se ja anna sen mennä. Neljäs pyytää rahaa suoraan. Viides lähtee ilman sovittuja tavoitteita, mikä tarkoittaa, että seuraava katsaus alkaa tyhjästä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 今期は頑張りました。 | Konki wa ganbarimashita. | Tein kovasti töitä tänä aikana. (Liian epämääräinen; lisää tulos.) |
| 今期は目標の百二十パーセントを達成しました。 | Konki wa mokuhyō no hyaku-nijuppāsento o tassei shimashita. | Tällä kaudella saavutin 120 prosenttia tavoitteesta. (Erityinen.) |
| その評価は納得できません。 | Sono hyōka wa nattoku dekimasen. | En voi hyväksyä sitä arviota. (Liian suora; vältä.) |
| 評価の理由をもう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Hyōka no riyū o mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Saanko kysyä hieman lisää arvioinnin syistä? (kohtelias versio.) |
| 給料を上げてほしいです。 | Kyūryō o agete hoshii desu. | Haluan korottaa palkkaani. (Kysymys; kysy sen sijaan kriteereistä.) |