Käyttö: shucchō shinsei
Työmatkalla ei tapahdu mitään ennen shinseitä. Lomakkeessa kysytään yhdellä rivillä kohde, päivämäärät, tarkoitus, vierailevat ihmiset tai yritys sekä kustannusarvio. Se menee esimiehellesi ja joskus toiselle hyväksyjälle. Monissa yrityksissä se on näyttö kulujärjestelmässä; joissakin se on edelleen paperilomake, jossa on hanko. Kysy kollegalta, mikä se on, ja kopioi uusi.
Puhuttu versio tulee ensin: kerro esimiehellesi, miksi matkaa tarvitaan, ja nyökkäys ennen kuin täytät mitään. Shucchō o mōshiagemasu ei ole luonnollista; sano shucchō shitai no desu ga tai shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga ja lisää päivämäärät ja tarkoitus.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Haluaisin mennä työmatkalle Osakan haaratoimistoon ensi kuussa; olisiko se kunnossa? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Tarkoituksena on kokoontua uuden järjestelmän käyttöönotosta. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Suunnittelen 10.-12. päivää kolme päivää ja kaksi yötä. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Olen jättänyt matkahakemuksen, joten olisin kiitollinen hyväksynnästäsi. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Kuljetuksen ja majoituksen karkeat kustannukset ovat noin viisikymmentä tuhatta jeniä. |
Kuljetuksen ja hotellien varaus järjestelmänvalvojan kautta
Kun shinsei on hyväksytty, varaus tapahtuu yleensä sōmun, yleisten asioiden tai sopimuksen mukaisen matkatoimiston kautta. Jotkut yritykset antavat sinun varata itsesi rajoissa ja hakea jälkikäteen, ja jotkut myöntävät yrityskortin. Sinulta kysytään reittiä, haluamaasi lähtöaikaa, istumapaikkaa ja hotellin aluetta. Varatut istuimet, shiteiseki, ovat vakiona shinkansenissa; vihreä auto ja lennot ovat usein luokkakohtaisia.
Tiedä sanat saamillesi lipuille: jōshaken on perushinta, tokkyūken pikalisä ja eki-uketori on asemaautomaatista kerättävä lippu koodilla. Varauksen jälkeen tehdyt muutokset menevät takaisin saman tiskiltä, joten kysy ajoissa sen sijaan, että vaihdat samana päivänä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Voisitko varata shinkansenin 10. päivän aamuna ja kaksi hotelliyötä? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Varattu ikkunapaikka, kiitos. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Mikä tahansa hotelli on hyvä, kunhan se on lähellä haaraa. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Voisiko paluuta siirtää junaa myöhemmin? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Noudanko liput asemalta? |
Kulutussäännöt ääriviivattuna
Jokaisella yrityksellä on ryohi kitei, matkakulusäännöt, jotka määräävät mitä korvataan ja miten. Tavallisia kappaleita ovat kōtsūhi, kuljetus; shukuhakuhi, majoitus, usein rajoitettu per yö; nittō, päiväraha pienistä kuluista; ja settai, asiakkaan viihdyttäminen, joka yleensä vaatii erillisen hyväksynnän. Yksin syödyt ateriat kuuluvat yleensä nittōn piiriin sen sijaan, että niitä vaadittaisiin, mutta tämä vaihtelee.
Yksi sääntö, joka ei muutu, on kuitti. Pyydä ryōshūsho, muodollinen kuitti jokaisesta hotellista, taksista ja kaupasta ja pyydä se yrityksen nimessä, jos yrityksesi vaatii sitä. Taksit ovat usein sallittuja vain silloin, kun käytännöllistä vaihtoehtoa ei ole, ja siihen on odotettavissa huomautus miksi. Toimita seisan, kuluselvitys sääntöjen asettamassa määräajassa tai vaatimus voidaan hylätä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Kuitti yrityksen nimellä, kiitos. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Ole hyvä ja mene Yamada Shoji Co., Ltd:lle. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Käytin taksia, koska se oli viimeisen junan jälkeen. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Onko viikon sisällä palautuksesta sakon kulukorvaus? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Kattaako nämä kulut päivärahalla? |
Saapuminen kohdetoimistoon
Saapuminen konttoriin tai asiakaskonttoriin noudattaa pientä käsikirjoitusta. Vastaanotossa kerrot yrityksesi, nimesi ja kenet olet vierailemassa. Kun isäntäsi ilmestyy, ensimmäinen rivi on o-sewa ni natte orimasu, kiitos jatkuvasta tuestanne, tai oman yrityksen sivuliikkeessä o-tsukaresama desu. Sitten tulee tōi tokoro -linja: isäntä sanoo tōi tokoro o arigatō gozaimasu, kiitos, että tulit niin pitkälle, ja vastaat lyhyellä kochira kosolla.
Omiyage, jos tuot, luovutetaan tässä vaiheessa yhdellä lauseella, tsumaranai mono desu ga tai kevyempi minasan de dōzo, ole hyvä ja jaa, ja isäntä laittaa sen sivuun avaamatta. Pienet puheet matkasta tai säästä täyttää kävelyn kokoushuoneeseen; pidä se kahdessa tai kolmessa vaihdossa.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Olen Tanaka Tokion pääkonttorista. Minulla on tapaaminen herra Saton kanssa. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Kiitos jatkuvasta tuestanne. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Kiitos, että olet päässyt näin pitkälle. (isäntä.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Kiitos ajasta. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Nämä ovat Tokiosta peräisin olevia makeisia. Ole hyvä ja jaa ne. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Shinkansen oli täynnä, mutta saavuin aikataulussa. |
Matkasanasto lomakkeilla ja chatissa
Alla olevat sanat näkyvät shinseissä, kulujärjestelmässä ja viesteissä, jotka admin lähettää sinulle. Opi lukemat, jotta voit sanoa ne ääneen pöydän ääressä, etkä vain tunnista niitä näytöltä.
| Sana | Lukeminen | Merkitys |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Työmatkahakemus |
| 出張命令 | shucchō meirei | Matkatilaus, muodollinen hyväksyntä joissakin yrityksissä |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Matkakulusäännökset |
| 交通費 | kōtsūhi | Kuljetuskulut |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Majoituskustannukset |
| 日当 | nittō | Päiväraha |
| 精算 | seisan | Kulujen selvitys |
| 仮払い | karibarai | Käteisennakko ennen matkaa |
| 領収書 | ryōshūsho | Virallinen kuitti |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Matkaraportti |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Menee suoraan kotoa ja palaa suoraan kotiin |
| 帰社 | kisha | Paluu toimistolle |
Chokkō chokki on tuntemisen arvoinen: se tarkoittaa, että menet kotoa suoraan määränpäähän ja tulet kotiin ohittamatta toimistoa, ja se on yleensä ilmoitettava shinseissä tai chatissa, jotta tiimi tietää missä olet.
Matkakertomus ja paluu
shucchō hōkoku päättää matkan. Se on lyhyt ja tosiasioihin perustuva: päivämäärät, määränpää, tavatut ihmiset, tarkoitus, tulokset, seuraavat toimet ja kustannukset, tässä järjestyksessä. Useimmilla yrityksillä on lomake tai malli; jotkut hyväksyvät sähköpostin johtajalle. Se on odotettavissa päivän tai kahden sisällä, ja esimiehesi haluaa yleensä puhutun yhteenvedon ensimmäisenä aamusi takaisin ennen kuin he lukevat sen. Johda tuloksella, sitten seuraava askel ja sitten kaikki mikä meni pieleen.
Itse palautuksella on omat linjansa. Sano tadaima modorimashita, kun astut sisään, kiitä ketään, joka on suojannut sinua, ja laita omiyage yhteiseen tilaan sanomalla joukkueelle. Lähetä sitten seisan kuittien kanssa. Käytä alla olevaa tarkistuslistaa muutaman ensimmäisen kerran.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Olen palannut. Kiitos, että peitit, kun olin poissa. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Matkamuistoja Osakasta. Jätän ne taukohuoneeseen. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Johtopäätöksenä aluksi sovimme ensi kevään käyttöönotosta. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Kirjoitan yksityiskohdat matkaraporttiin ja lähetän sen tänään. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Teen kulujen selvityksen myös huomiseen mennessä. |
- Sano tadaima modorimashita ja kiittää kollegoita, jotka kattoivat
- Anna johtajalle kahden minuutin suullinen yhteenveto, päätelmä ensin
- Lähetä shucchō hōkoku yrityksen määräajan kuluessa
- Liitä jokainen kuitti seisaniin ja selitä mahdolliset taksi- tai lisäkustannukset
- Lähetä kiitossähköposti toimistolle tai asiakkaalle, jossa vierailet
- Laita omiyage esiin ja kerro joukkueelle, että se on siellä
- Tallenna kokouksen seuraavat toiminnot ja päivämäärät jaettuun kalenteriin
Virheitä välttää
Ensimmäinen virhe on varaus ennen hyväksyntää. Jos shinsei evätään tai päivämäärät muuttuvat, itse varatusta lipusta tulee ongelmasi. Toinen on kuittien menettäminen; vaatimus ilman ryōshūshoa hylätään usein suoraan. Kolmas on asiakasrekisterin käyttö omassa toimipisteessäsi tai kollegarekisterissä asiakkaan kanssa. Neljäs on myöhäinen tai epämääräinen raportti: hōkoku, joka sanoo, että tapaaminen meni hyvin, ei kerro johtajalle mitään, ja se, joka saapuu viikkoa myöhemmin, viittaa siihen, että matkalla ei ollut merkitystä.
Lopuksi, älä pidä matkaa vapaa-ajana tiimistä. Useimmissa yrityksissä odotetaan nopeaa chat-viestiä saapuessa ja lähtiessä sekä tavoitettavissa toimistoaikoina, ellei toisin ole sovittu.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Varasin jo shinkansenin itse. (Vältä vältettävä tilanne.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Järjestä se, kun hyväksyntä on saatu. (Mitä järjestelmänvalvoja sanoo.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Olen hukannut kuitin; mitä minun pitäisi tehdä? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Tapaaminen meni hyvin. (Liian epämääräinen raportille.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Sovimme asiakkaan kanssa maaliskuun lopun toimituksesta ja seuraava käynti on suunniteltu helmikuulle. (Erityinen.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Olen saapunut Osakan haaratoimistoon. Kirjaudun sisään kerran tänä iltana. |