Perusidea: päätös, joka kulkee paperilla
Ringi (稟議) on rakennettu rinistä raportoimaan nöyrästi esimiehelle, ja gi, pohdiskelua, joten se on kirjaimellisesti esimiehensä harkittavaksi asetettu asia. Asiakirja on ringisho (稟議書), sho tarkoittaa kirjallista asiakirjaa. A ringi käytetään päätöksiin, jotka vaativat jonkun muun valtuuksia: laitteiden ostaminen, sopimuksen allekirjoittaminen, vuokraus, matkat, jotka ylittävät asetetun hinnan.
Järjestelmä heijastaa näkemystä päätöksistä jaettuna. Jokainen, joka elää tuloksen kanssa, näkee ehdotuksen ja laittaa siihen nimensä, joten kukaan ei voi myöhemmin sanoa, ettei heille koskaan kerrottu, ja vastuu jakaantuu reitin varrelle. Hinta on aika. ringi:n tarve vaihtelee suuresti yrityksittain; aloittavat yritykset voivat käyttää chat-viestiä, jossa vanhempi yritys käyttää lomaketta. Aiheeseen liittyvä viesti nemawashi kattaa puheen, joka tulee ensin, ja postaus työnimikkeistä kattaa rivejä reitillä. Kaksi kollegaa keskustelee ostosta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Tarvitseeko tämä ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Kaikki 500 000 jenistä ylöspäin tarvitsee ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Lähetän ringi ensi viikolla. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Kuinka pitkälle ringi on päässyt? |
Reitti: kiansha - kessaisha
Piirtäjä, kiansha (起案者), kirjaimellisesti henkilö, joka nostaa luonnosta, lähettää ringishon yksi arvo kerrallaan. Se, kuka hyväksyy viimeisenä, määräytyy yhtiön hyväksyntävaltuussäännöissä kessai kengen (決裁権限), yleensä tyypin ja summan mukaan: pieni osto voi pysähtyä osastopäällikön luo, iso voi mennä johtajalle tai presidentille. Matkalla se voi mennä sivuttain liittyville osastoille aigi (合議), lue yleensä näin hyväksymisreiteissä, vaikka gōgi myös kuullaan, jotta kirjanpito tai lakiasiain voi tarkistaa sen. Kuka tahansa hyväksyjä voi lähettää sen takaisin.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Tämän summan lopullinen hyväksyjä on jaostopäällikkö. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Se vaatii myös kirjautumisen kirjanpidosta. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Voinko pyytää leimaasi, kiitos? |
| Rooli | Lukeminen | Mitä he tekevät reitillä |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Valmistelee ehdotuksen ja kerää liitteet |
| 係長 | kakarichō | Ensimmäinen tarkistus: tosiasiat, luvut ja muoto |
| 課長 | kachō | Tuomari osion liiketilanteen |
| 部長 | buchō | Hyväksyy osastolle; usein lopullinen pienillä summilla |
| 合議先 | aigi-saki | Asiaan liittyvät osastot, kuten kirjanpito tai lakiasiat |
| 決裁者 | kessaisha | Hän pitää hallussaan tätä summaa ja tekee siitä virallisen |
Ringishon lukeminen: otsikko ja postimerkkilaatikot
Formatit vaihtelevat yhtiöittäin, mutta useimmissa ringishoissa on samat kentät: laadintapäivämäärä, kianbi; laatija ja heidän osastonsa; aihe, kenmei, joka perinteisesti päättyy sanaan no ken, suhteen; määrä, kingaku; liitteet, tenpu shiryō, kuten lainausmerkit; ja laatikko tulokselle. Alla olevassa tekstissä esitetään tarkoitus, syyt ja harkitut vaihtoehdot.
Postimerkkilaatikoiden rivi on ōinran (押印欄), kirjaimellisesti sarake sinettien puristamiseen. Monissa lomakkeissa vanhin laatikko on vasemmalla ja piirtäjän oikealla, joten leimat täyttyvät oikealta vasemmalle, perinteisen pystykirjoituksen suuntaan. Jokainen hyväksyjä painaa pienen henkilökohtaisen sinetin, jossa on sukunimi, mitomeiini, kirjaimellisesti tunnustussinetti. Joillakin työpaikoilla on tapana kallistaa sinettiä hieman pomon laatikkoa kohti, ikään kuin kumartaen; monet ihmiset eivät ole koskaan tavanneet sitä, joten seuraa mitä kollegasi tekevät.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Onko tämä oikea tapa kirjoittaa aihe? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Olen liittänyt kaksi lainausta. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Kollega) Postimerkkisi on ylösalaisin. |
Parit, jotka hämmentävät oppijoita
Kessai on klassinen ansa. Kirjoitettu 決裁, se on valtuutetun henkilön hyväksyntä; toinen kanji tarkoittaa tuomitsemista, kuten tuomioistuimen päätöksessä. Kirjoitettu 決済, se on maksun suorittaminen, sana korttipäätteissä ja kessai-bi:ssä, maksupäivä. Syöttötavat tarjoavat usein maksun oikeinkirjoituksen ensimmäisenä. Uusi tulokas, joka tarkistaa luonnosta, kysyy kysymyksen, jonka kaikki kysyvät kerran.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai ja kessai: mikä kanji se taas oli? |
| Termi | Lukeminen | Merkitys | Ei pidä sekoittaa |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Valtuutetun henkilön lopullinen hyväksyntä | 決済 kessai, maksun suorittaminen |
| 承認 | shōnin | Hyväksyjä on kunnossa reitin yhdessä vaiheessa | 決裁 kessai, viimeinen, sitova |
| 稟議 | ringi | Levitetty hyväksyttäväksi | 回覧 kairan, levitetty vain luettavaksi |
| 差し戻し | sashimodoshi | Lähetetty takaisin tarkistettavaksi ja lähetettäväksi uudelleen | 却下 kyakka, hylättiin suoraan |
| 根回し | nemawashi | Epäviralliset keskustelut etukäteen | 稟議 ringi, virallinen ennätys jälkeenpäin |
Ringi ja nemawashi: puhe ennen, paperi sen jälkeen
Nemawashi, kirjaimellisesti juurien kiertäminen, on epävirallista työtä, jossa ehdotuksesta keskustellaan jokaisen henkilön kanssa ennen sen lähettämistä. Ringi tekee tuloksesta virallisen. A ringi ilman nemawashi palaa kysymyksillä, koska ensimmäinen kerta, kun hyväksyjä kuulee idean, on, kun se laskeutuu pöydälle; nemawashi ilman ringi ei ole muodollista vaikutusta. Tästä syystä hyvin valmistetun ringi hyväksyjät lukevat sen harvoin ensimmäistä kertaa. Vanhempi kollega neuvoo uutta tulokasta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Ennen kuin lähetät ringi, sinun on parempi keskustella siitä osastopäällikön kanssa kerran. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Olen jo ajanut sen kirjanpidon ohi. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Pohjatyöt on tehty. |
Perusasioiden lisäksi: elektroninen ringi ja häipyvä hanko
Monet yritykset käyttävät nykyään denshiä ringi (電子稟議), sähköistä ringi työnkulkujärjestelmässä wākufurō shisutemu. Reitti asetetaan ohjelmistossa, jokainen hyväksyjä saa ilmoituksen, ja hyväksyntä on painike, jossa näkyy joskus hyväksyjän sinetin kuva. Sashimodoshi saapuu kirjallisen kommentin kera, ja historia näyttää kuka hyväksyi milloin. Kun hyväksyjä on poissa, varajäsen voi hyväksyä heidän tilalleen, dairi shōnin.
Vuoro nopeutui vuonna 2020. Saman vuoden kesäkuussa valtioneuvoston kanslia, oikeusministeriö ja elinkeino-, kauppa- ja teollisuusministeriö julkaisivat Q&A:n, jossa todettiin, että ellei laki niin edellytä, sopimus on voimassa ilman sinettiä ja etätyöskentely teki paperireitistä epäkäytännöllistä. Paperi ja hanko säilyvät joissakin yrityksissä ja julkisissa toimistoissa, joten kysy kumpaa järjestelmää omasi käyttää. Ryhmä käsittelee hyväksyntöjä verkossa.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Lähetä se järjestelmän kautta. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Olen painanut hyväksyntää. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Osastopäällikkö on poissa työasioista, joten varajäsen hyväksyy sen. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Tarkista palautetun pyynnön kommentit. |
Matkan verbit: ageru, mawasu, tōru, oriru
Toimistopuhe kuvaa ringi:a sen liikkeellä. Sinä ringi o ageru, nosta se ylöspäin ja ringi o mawasu lähetä se ympäri. Se joko ringi ga tōru, pääsee läpi tai sashimodosareru, lähetetään takaisin. Lopullinen hyväksyntä kessai ga oriru, tulee alas, koska se laskeutuu ylhäältä. Tavarantoimittajille sanotaan shanai de ringi-chū desu, että se käy läpi sisäistä hyväksyntää, kohtelias tapa sanoa, että ei vielä. Esimiesten kanssa samat verbit esiintyvät keigossa.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Olen lähettänyt ringi kierroksen. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Lähden hakemaan osastopäällikön leimaa. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Hyväksyntä on vihdoin saapunut. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi meni läpi, joten jatkan tilausta. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Se lähetettiin takaisin, koska summan perusta oli heikko. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Toimittajalle) Se on parhaillaan sisäisen hyväksynnän läpi. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Sähköposti hyväksyjälle) Tarkista ja hyväksy. |
Yleisimmät virheet uudet tulokkaat tekevät ringi
決済 kirjoittaminen hyväksymisasiakirjaan. Syynä on syöttötapa, joka usein tarjoaa maksusanan ensin kessai:lle. Tarkista jokainen kessai kohdassa ringi ja käytä 決裁.
Käytä ringi taivuttelemiseen. Uudet tulokkaat kulttuureista, joissa ehdotuksista keskustellaan kokouksessa, pakkaavat tapauksen asiakirjaan ja odottavat sen saavan hyväksyjiä. Taivuttaminen kuuluu nemawashi; ringisho kirjaa, mitä on sovittu.
Ohita taso säästääksesi aikaa. Suoraan buchō:aan vieminen tuntuu tehokkaalta, mutta reitin järjestys on osa jokaista arvoa kohtaan osoitettua kunnioitusta, ja ohitettu kakarichō voi lähettää sen takaisin. Seuraa reittiä, vaikka se olisi hidas.
Varhaisen leiman pitäminen päätöksenä. Jokainen shōnin tuntuu edistymiseltä, ja sitä se onkin, mutta vain kessai sitoo yritystä. Tilauksen tekeminen aikaisin voi jättää sinut henkilökohtaisesti selittämään ostosta, jota ei koskaan hyväksytty.