Japonské obchodní e-mailové fráze, které znějí přirozeně

Pevná kostra japonského obchodního e-mailu

Každý externí obchodní e-mail v Japonsku je vytvořen ze stejných sedmi částí ve stejném pořadí. Studenti, kteří bojují s japonským e-mailem, obvykle nemají nedostatek slovní zásoby; píší anglický e-mail v japonských slovech, takže části přicházejí ve špatném pořadí a zdvořilostní fráze chybí. Zapamatujte si rámeček a písmo se zmenší na dvě nebo tři věty uprostřed.

Části, které ve skutečnosti skládáte, jsou účelová linie a tělo. Vše ostatní je nastavený text, což je důvod, proč japonští kolegové mohou vytvořit správný e-mail za devadesát sekund a proč student, který zná rámec, může udělat totéž.

Řádek příjemce a úvodní pozdrav

Otevře se japonský e-mail s příjemcem napsaným na prvním řádku před jakýmkoli pozdravem. Úplný tvar je společnost, oddělení, pak osobní jméno s 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Odhoďte 株式会社 pouze po několika výměnách a nikdy neklesejte 様. Pokud nevíte, kdo to bude číst, ご担当者様 vás kryje. Uvnitř vaší vlastní společnosti je řádka obvykle 田中部長 nebo 田中さん, s pracovním názvem nahrazujícím 様, pokud jej má daná osoba.

Druhý řádek je いつもお世話になっております, což není ani otázka, ani konstatování faktu. Objevuje se v podstatě v každém externím obchodním e-mailu a odpovědi, takže čtenář, který jej nevidí, si všimne mezery. Pro první kontakt použijte místo toho 初めてご連絡いたします, a pokud píšete jako něčí zákazník a ne jako jeho dodavatel, お世話になっております bez あまつ

Pojmenujte se a jděte k věci

Třetí řádek je vaše vlastní jméno s předponou vaší společnosti: ABC社の山田です, nebo 株式会社ABCの山田と申します, chcete-li více formálnosti. Nezačínejte větu 私 a nikdy ke svému jménu nepřipojujte 様 nebo さん. Pak uveďte, proč píšete, jednou větou před jakýmkoli pozadím, pomocí 〜の件でご連絡いたしました. Japonské obchodní psaní je na prvním místě závěr stejně jako mluvená obchodní japonština: čtenář by měl na konci čtvrtého řádku vědět, co zpráva chce, a následuje vysvětlení.

Žádat někoho, aby něco udělal

Požadavky jsou odstupňovány podle toho, jaký prostor nechávají čtenáři k odmítnutí. お願いいたします je prosté a neutrální. ご確認いただけますでしょうか je měkčí, protože je formulováno jako otázka, zda je čtenář schopen pomoci. ご対応いただけますと幸いです je ještě měkčí, doslova říká, že by to pro vás bylo štěstí. Většinu zbývající práce zastanou dva polštáře: お手数ですが, což znamená omlouvám se za potíže, a 恐れ入りますが, což znamená, že to musím s prominutím, oba sedí v přední části žádosti. Uveďte termín spíše jako datum než co nejdříve.

Sháníte odpověď a omlouváte se za zpoždění

Pronásledování se provádí tím, že se počítá s možností, že zpráva sešla z cesty, což umožňuje čtenáři zachovat si tvář. その後いかがでしょうか se ptá, kde se věci mají, aniž by kohokoli z čehokoli obviňoval. 行き違いでしたら申し訳ございません říká omlouvám se, pokud naše zprávy přešly, a je to standardní polštář na druhé připomenutí. Teprve po dvou z nich japonský spisovatel pevně stanoví konečný termín a i tak zůstává věta zdvořilá.

Pro vaši vlastní pozdní odpověď je tahounem ご返信が遅くなり申し訳ございません. Omluvte se v jednom řádku, odolejte dlouhému vysvětlování a přejděte rovnou k podstatě, protože dlouhá výmluva se čte jako větší selhání než samotné zpoždění. 申し訳ございません je písemná forma; すみません je příliš světlý pro externí poštu a 申し訳ありません sedí mezi těmito dvěma a vyhovuje internímu použití.

Přílohy, plánování a říkat ne

Tři rutinní účely mají každý svou vlastní pevnou linku. Příloha je oznámena pomocí 添付いたします a popsána ve stejné větě, protože holý soubor bez doprovodných slov se čte jako neopatrný. Plánování nabízí kandidátní sloty jako seznam a ptá se, který z nich vyhovuje, místo aby čtenáře žádal, aby vymýšlel časy za vás. Deklinace nikdy nepoužívá できません sama o sobě: vzorem je díky, lítost, důvod a dveře ponechané otevřené.

いたしかねます je zdvořilý způsob, jak říci, že nemůžete, formulovaný jako obtíž, spíše než jako neochota: 今回はお受けいたしかねます. Spárujte jakékoli odmítnutí s また機会がございましたら, aby vztah přežil ne, což je část, kterou studenti nejčastěji vynechávají.

Uzavírání řádků, které správně ukončují e-mail

よろしくお願いいたします uzavírá téměř každý japonský obchodní e-mail a nepřekládá se do ničeho konkrétního, takže s ním zacházejte jako s psaným ekvivalentem závěrečné úklony. 何卒よろしくお願い申し上げます je nejtěžší verze a vyhovuje prvnímu přístupu, omluvě nebo podstatnému požadavku klientovi, zatímco引き続きよろしくお願いいたします se hodí k probíhajícímu vláknu. Pod ním je blok podpisu: jméno, firma, oddělení, adresa, telefon, email. Nesnažte se překládat pozdravy, protože neexistuje žádný ekvivalent a závěrečná zdvořilost už to dělá.

Uvnitř firmy versus mimo ni

Rozdíl, na kterém záleží nejvíce, je uchi a soto: vaše společnost je uvnitř, všichni ostatní jsou venku. Když píšete klientovi, nikdy ke jménu kolegy nepřipojujete 様 nebo さん, dokonce ani ke jménu prezidenta, takže je to 弊社の田中がご対応いたします. Vaše vlastní společnost je 弊社, když jste pokorní, a 当社, když jste neutrální; jejich je 貴社 písemně a 御社 v řeči. Interní e-mail je o úroveň lehčí: お疲れ様です nahrazuje お世話になっております a お願い.しますすしまちしまちじPřizpůsobte tón vláknu, ke kterému se připojujete, spíše než vybíráte úroveň sami.

• Vnější otevírání: いつもお世話になっております。Vnitřní otevírání: お疲れ様です。
• Vaše společnost pro někoho zvenčí: 弊社 za pokoru, 当社 za neutrální prohlášení faktů.
• Jejich společnost: 貴社 písemně, 御社, když to říkáte nahlas.
• Kolega zmíněný klientovi ztrácí 様 a さん: 弊社の田中が伺います。
• Vedoucí kolega si interně ponechává pracovní název sám: 田中部長, nikdy 田中部長様.
• Interní termíny mohou být přímé; stejný termín externě bere polštář.

Předmět, kopie a odpovědi

Japonské předmětové řádky jsou popisné a často v závorkách, jako v 【ご確認のお願い】新商品の件, protože závorka sděluje čtenáři, jaká akce je požadována, než něco otevřou. Při odpovědi ponechte předmět beze změny, aby vlákno zůstalo prohledávatelné, a ponechte řetězec Re: na pokoji. Cc má vlastní konvenci: pokud je někdo v cc, pojmenujte ho v těle řádkem, jako je 田中部長をCCに入れております, takže nikoho nepřekvapí, že se tam ocitne. Píšete-li několika lidem, ponechte u své odpovědi stejnou kopii a v řádku pro příjemce použijte 各位.

• Závorku akce v předmětu: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• V odpovědi ponechte původní předmět, aby bylo možné vlákno později znovu najít.
• Oznamte příjemcům kopie v těle místo toho, abyste si jich všimli.
• Psaní do skupiny otevřete 関係者各位 nebo チームの皆様 místo jednoho jména.
• Odpovězte ve stejný den, i když je odpověď pouze 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Celý e-mail, řádek po řádku

Přečtěte si ukázku znovu a všimněte si, co chybí. Neexistuje žádný dotaz na zdraví čtenáře, žádný samostatný odstavec s poděkováním za předchozí zprávu a žádné odhlašovací jméno uvnitř těla, protože jej nese blok podpisu. Celá zpráva jsou čtyři skutečné věty zabalené do pevných frází a tento poměr je normální.

Anglické e-mailové návyky, které se nepřenášejí

Většina trapných japonských e-mailů napsaných studenty není negramatická. Jsou to anglické e-maily s japonskou slovní zásobou a japonský čtenář okamžitě cítí nesoulad, i když je každé slovo správné. Zvyky níže jsou ty, které to způsobují, a každý z nich má spíše přímou japonskou náhradu než překlad.

• Otevření s nadějí, že je e-mail najde dobře. Neexistuje žádný japonský ekvivalent a いつもお世話になっております již tento slot zaplňuje.
• Překlad Vážený pane Tanaka do něčeho jako 親愛なる田中様. Na první řádek napište společnost, oddělení a 田中様 a poté přestaňte.
• Pohřbení žádosti v posledním odstavci. Japonská obchodní pošta uvádí svůj účel na prvních čtyřech řádcích.
• Pomocí すみません nebo ごめんなさい písemně. Oba jsou mluvené rejstříky: místo toho použijte 申し訳ございません nebo 恐れ入りますが.
• Připojování souboru bez věty, která by jej popisovala, nebo psaní japonského ekvivalentu pro prosím najděte v příloze a nic víc.
• Odhlašování pomocí 田中より ve spodní části namísto řádného bloku podpisu.
• Přidání さん ke jménu kolegy ve zprávě klientovi, což tiše pozvedá vaši vlastní společnost.
• Požádat o něco co nejdříve. Uveďte skutečné datum: なるはや je neformální a 至急 zní jako nouzové.