Japonská obchodní cesta (Shucchō): Žádost, rezervace, pozdravy a zpráva

Použití: shucchō shinsei

Před shinsei se na služební cestě nic neděje. Formulář se ptá na destinaci, termíny, účel v jednom řádku, lidi nebo společnost, kterou navštívíte, a odhad nákladů. Jde vašemu manažerovi a někdy druhému schvalovateli. V mnoha společnostech je to obrazovka v systému výdajů; v některých je to ještě papírová forma s hanko. Zeptejte se kolegy, který to je, a zkopírujte si nejnovější.

Mluvená verze je na prvním místě: řekněte svému manažerovi, proč je cesta potřebná, a než něco vyplníte, přikývněte. Shucchō o mōshiagemasu není přirozené; řekněte shucchō shitai no desu ga nebo shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga a přidejte data a účel.

UnihongoObchodní japonština

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Příští měsíc bych rád jel na služební cestu do pobočky v Ósace; bylo by to v pořádku?

Rezervace dopravy a hotelů přes admin

Jakmile je shinsei schválen, rezervace obvykle prochází přes sōmu, obecné záležitosti nebo smluvní cestovní kancelář. Některé společnosti vám umožňují zarezervovat se v rámci limitů a následně uplatnit nárok a některé vydají firemní kartu. Budete požádáni o trasu, požadovaný čas odjezdu, preferované sedadlo a oblast hotelu. Vyhrazená sedadla, shiteiseki, jsou standardem pro šinkansen; zelené auto a lety jsou často omezeny podle stupně.

Znáte slova pro jízdenky, které dostanete: jōshaken je základní jízdenka, tokkyūken expresní příplatek a eki-uketori je jízdenka s kódem vyzvednutá v automatu na nádraží. Změny po rezervaci procházejí stejnou přepážkou, takže se raději zeptejte dříve, než abyste měnili v den.

Pravidla výdajů v přehledu

Každá společnost má ryohi kitei, předpisy o cestovních výdajích, které stanoví, co se proplácí a jak. Obvyklé kusy jsou kōtsūhi, doprava; shukuhakuhi, ubytování, často omezené na noc; nittō, denní příspěvek na malé náklady; a settai, pohoštění klienta, které normálně potřebuje samostatné schválení. Jídla konzumovaná samostatně jsou obvykle pokryta nittō spíše než nárokována, ale to se liší.

Jediné pravidlo, které se neliší, je účtenka. Požádejte o ryōshūsho, formální účtenku, v každém hotelu, taxíku a obchodě, a požádejte o něj v názvu společnosti, pokud to vaše společnost vyžaduje. Taxíky jsou často povoleny pouze v případě, že neexistuje žádná praktická alternativa a očekává se poznámka vysvětlující proč. Odešlete seisan, vyúčtování výdajů ve lhůtě stanovené pravidly, jinak může být reklamace zamítnuta.

Příjezd do cílové kanceláře

Příjezd na pobočku nebo klientskou kancelář probíhá podle malého skriptu. Na recepci sdělíte svou společnost, své jméno a koho navštívíte. Když se objeví váš hostitel, první řádek je o-sewa ni natte orimasu, děkujeme vám za vaši pokračující podporu, nebo, na pobočce vaší vlastní společnosti, o-tsukaresama desu. Pak přichází linie tōi tokoro: hostitel řekne tōi tokoro o arigatō gozaimasu, děkuji, že jste došli tak daleko, a vy odpovíte krátkým kochira koso.

Omiyage, pokud jej přinesete, se v tomto okamžiku odevzdává jednou větou, tsumaranai mono desu ga nebo zapalovač minasan de dōzo, sdílejte jej, prosím, a hostitel ho odloží, aniž by jej otevřel. Procházku do zasedací místnosti vyplňují drobné řeči o cestě nebo počasí; nechte to na dvě nebo tři výměny.

Výletní slovník na formulářích a v chatu

Níže uvedená slova se objevují na shinsei, ve výdajovém systému a ve zprávách, které vám admin pošle. Naučte se čtení, abyste je mohli vyslovit nahlas u stolu, nejen je rozpoznat na obrazovce.

Chokkō chokki stojí za to vědět: znamená to, že jdete z domova přímo do cíle a vracíte se domů, aniž byste museli projít kanceláří, a obvykle je třeba to uvést na shinsei nebo v chatu, aby tým věděl, kde jste.

Zpráva z cesty a návrat

Shucchō hōkoku uzavírá výlet. Je krátká a věcná: data, místo určení, lidé, se kterými se setkali, účel, výsledky, další akce a náklady v tomto pořadí. Většina společností má formulář nebo šablonu; někteří přijímají e-mail vedoucímu. Očekává se během jednoho nebo dvou dnů a váš manažer bude obvykle chtít mluvené shrnutí první ráno zpět, než si ho přečte. Řiďte se výsledkem, pak dalším krokem, pak vším, co se pokazilo.

Samotný návrat má své vlastní linie. Když vejdete dovnitř, řekněte tadaima modorimashita, poděkujte tomu, kdo vás kryl, a dejte omiyage do sdíleného prostoru se slovem pro tým. Poté předložte seisan s účtenkami. V prvních několika případech použijte kontrolní seznam níže.

• Řekněte tadaima modorimashita a poděkujte kolegům, kteří to kryli
• Dejte manažerovi dvouminutové mluvené shrnutí, nejprve závěr
• Odešlete shucchō hōkoku ve lhůtě společnosti
• Přiložte každou účtenku k seisan a vysvětlete případné taxi nebo další náklady
• Pošlete děkovný e-mail kanceláři nebo klientovi, kterého jste navštívili
• Dejte omiyage ven a řekněte týmu, že tam je
• Zaznamenejte si další akce a data ze schůzky do sdíleného kalendáře

Chyby, kterých je třeba se vyvarovat

První chybou je rezervace před schválením. Pokud je shinsei odmítnut nebo se změní data, stane se vaším problémem vstupenka zarezervovaná sami. Druhým je ztráta účtenek; nárok bez ryōshūsho je často odmítnut přímo. Třetí je použití registru klientů na vlastní pobočce nebo registru kolegů u klienta. Čtvrtá je pozdní nebo vágní zpráva: hōkoku, která říká, že schůzka proběhla dobře, manažerovi nic neříká, a ta, která dorazí o týden později, naznačuje, že na cestě nezáleželo.

A konečně, nepovažujte cestu za volno od týmu. Ve většině společností se očekává rychlá chatová zpráva při příjezdu a odjezdu a dostupnost během úředních hodin, pokud jste se nedohodli jinak.