Ryōshūsho nebo reshīto: kterou účtenku žádat
První rozhodnutí padne na pokladně. Reshīto je podrobný lístek, který registr tiskne; ryōshūsho je formální potvrzení s řádkem příjemce, atena, účelovým řádkem, tadashigaki, datem, částkou a názvem obchodu a razítkem. Některé obchody tisknou ryōshūsho z registru; malé restaurace často píšou ručně. Požádejte o to pomocí ryōshūsho o onegai shimasu a očekávejte dvě otázky: název, který chcete napsat, a účel.
Zda potřebujete ryōshūsho závisí na vaší společnosti a často na množství. Mnozí přijímají reshīto pro každodenní předměty, protože je rozděleno na jednotlivé položky, zatímco ryōshūsho pro klientskou večeři nebo velký nákup je běžné. Když máte pochybnosti, vezměte si obojí. Pokud ztratíte účtenku, většina společností má formulář nebo poznámku vysvětlující ztrátu, ale nemusí reklamaci uznat, proto se před převzetím zeptejte keiri.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Účtenku, prosím. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Jaké jméno na to mám napsat? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, prosím. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Napište prosím účel jako jídlo a pití. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Ztratil jsem účtenku; co mám dělat? |
Kōtsūhi a tatekae: jak tečou peníze
Kōtsūhi, náklady na dopravu, jsou nejčastější reklamací a reklamací s nejmenším počtem příjmů. U vlaků a autobusů zaznamenáváte datum, cestu ze stanice do stanice, účel a cenu jízdného, obvykle nejlevnější rozumnou trasu; společnost jej může porovnat s hledáním jízdného. Uchovávejte si historii IC karty, riyō rireki, kterou si můžete vytisknout na mnoha staničních automatech, protože některé společnosti o to žádají. Taxíky potřebují účtenku a obvykle důvod, jako je těžká zavazadla nebo pozdní dokončení. Dojíždění je oddělené: tsūkin teate se vyplácí jako příspěvek a není požadováno prostřednictvím keihi seisan.
Samotné peníze se obvykle pohybují tatekae: nejprve zaplatíte a nárokujete zpět. V případě velkých nebo plánovaných výdajů požádejte před cestou o karibarai, zálohu. Náhrada se obvykle připočítává k platu nebo se vyplácí převodem v pevný den a den se liší podle společnosti.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | U dopravy stačí napsat trasu a jízdné? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Vytiskl jsem historii používání IC karty. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Poslední vlak nejel, tak jsem si vzal taxíka. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Mohl bych dostat zálohu na náklady na služební cestu? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Kdy bude převedena částka, kterou jsem zaplatil? |
Pole formuláře: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Ať je formulář papírový nebo webový, každý řádek má stejná čtyři pole. Hizuke je datum, kdy byly peníze utraceny, ne datum, kdy jste se přihlásili. Kingaku je částka včetně daně, pokud formulář neodděluje zeinuki a zeikomi. Tekiyō je popis nebo účel a právě polní účetnictví se čte nejpečlivěji: napište kdo, co a proč několika slovy, jako A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, káva pro dva na schůzce se společností A. Kanjō kamoku je kategorie účtů vybraná ze seznamu.
Názvy kategorií vypadají podobně, takže se naučte ty běžné: ryohi kōtsūhi pro cestování a dopravu, kōsaihi pro pobavení klientů, kaigihi pro občerstvení na jednání, shōmōhinhi pro zásoby, tsūshinhi pro telefon a poštovné, shinbun toshohi pro knihy. Do jaké kategorie daný náklad spadá, je rozhodnutí společnosti; pokud je seznam nejasný, raději se zeptejte, než hádejte, protože nesprávná kategorie je nejčastějším důvodem, proč je řádek odražen.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Do jaké kategorie účtu tento náklad spadá? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Kolik podrobností bych měl uvést v popisu? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Napíšu částku včetně daně? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Je datum den, kdy jsem zaplatil? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Můžete mi říct, jaký je rozdíl mezi náklady na schůzku a zábavou? |
Předschválení, odevzdání a termíny
Mnoho společností vyžaduje jizen shōnin, předběžné schválení, pro cokoli nad rámec malých běžných výdajů: večeře pro klienty, vybavení, cestování. Může to být formulář, ringisho rozesílané pro známky nebo zpráva vašemu manažerovi. Zeptejte se, než utratíte, a uveďte účel, lidi a přibližnou částku; manažer, který předem schválil, zřídkakdy zpochybňuje nárok později.
Submission, teishutsu, následuje shime společnosti, cut-off, často měsíčně. Přiložte účtenky v pořadí podle data, sešité nebo v čistém souboru, nebo nahrajte fotografie do systému a předejte formulář svému manažerovi ke schválení, než bude odeslán do keiri. Potvrďte termín a den platby, když se připojíte, protože oba se značně liší, a poznamenejte si, které nároky vyžadují originální účtenku, nikoli fotografii.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Příští týden plánuji večeři se společností A. Mohl bych získat předběžné schválení? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Tři lidé a očekávám zhruba pět tisíc jenů na hlavu. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Do kdy mám podat žádost o výdaje? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Odesílám měsíční výdaje. Zkontrolujte je prosím. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Propásl jsem přerušení; mohl bys to ještě přijmout? |
Zdvořile položit Keiri otázku
Účetní tým, keiri, odpovídá na stejné otázky od všech po celý měsíc, takže na způsobu, jakým se ptáte, záleží. Otevřete o-isogashii tokoro sumimasen, pojmenujte téma keihi no ken de a položte jednu jasnou otázku. V e-mailu uveďte do předmětu měsíc a své jméno. Vyhněte se požadavkům, když: hayaku shite kudasai je chyba, i když čekáte na peníze. Místo toho se zeptejte itsu goro ni narimasu ka.
Pokud je reklamace vrácena, sashimodoshi, poděkujte jim, opravte ji a odešlete znovu ve stejný den. Keiri si pamatuje, kdo jim usnadňuje práci, a že na dobré vůli záleží, když potřebujete výjimku.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Promiňte, že vás obtěžuji, mohu se zeptat na něco ohledně výdajů? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Je toto potvrzení přijatelné? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Kdy zhruba bude provedena platba za minulý měsíc? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Můžete mi říct, proč to bylo vráceno? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Opravím to a dnes znovu odešlem. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Děkuji, že jste na to upozornil. |
Otázky, které vám mohou být položeny zpět
Otázky účetnictví jsou předvídatelné. Kdo tam byl a kolik, troufněte si nanmei de: to rozhoduje o kategorii. Jaký byl účel, nan no tame ni. Proč tato trasa nebo toto taxi. zda účtenka zahrnuje osobní věci; bude dotazován pokladní lístek s pitím pro sebe. Zda částka překračuje limit společnosti, který potřebuje razítko manažera. Před odesláním si připravte odpovědi a ty klíčové napište do pole tekiyō, aby se na ně nikdy nikdo neptal.
Odpovězte věcně a stručně. Pokud byla něco opravdová chyba, například nárokování osobní kávy, řekněte to pomocí sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita a požádejte je, aby linku odstranili. Snažit se ospravedlnit to stojí víc než káva.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Na této večeři, s kým jsi šel a kolik lidí? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Pan Sato ze společnosti A a dva z naší strany, celkem tři. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Řekněte mi prosím důvod tohoto tarifu taxi. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Obsahuje tato účtenka nějaké osobní věci? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Omlouváme se, jedna položka byla osobní. Odeberte prosím tuto částku. |
Náklady na slovní zásobu
Toto jsou slova ve formuláři, v systémových nabídkách a v e-mailu od keiri.
| Slovo | Čtení | Význam |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | úhrada výdajů, reklamace výdajů |
| 領収書 | ryōshūsho | formální příjem |
| レシート | reshīto | rozepsané až do skluzu |
| 宛名 | atena | jméno, na které je účtenka vystavena |
| 但し書き | tadashigaki | účelový řádek na účtence |
| 交通費 | kōtsūhi | náklady na dopravu |
| 立替 | tatekae | zaplatit nejprve z kapsy |
| 仮払い | karibarai | hotovostní záloha |
| 摘要 | tekiyō | popis, účelové pole |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | kategorie účtu |
| 事前承認 | jizen shōnin | předschválení |
| 締め日 | shimebi | datum uzávěrky |
| 差し戻し | sashimodoshi | reklamace zaslaná zpět k nápravě |
Chyby, kvůli kterým se reklamace vrací zpět
Stejné problémy představují většinu sashimodoshi. Účtenka bez ateny, když ji společnost vyžaduje. Tekiyō, které říká pouze uchiawase, bez společnosti nebo počtu zaměstnanců. Špatně odhadnutá kategorie. Doprava nárokována na trasu delší, než je rozumná. Fotka účtenky, která je rozmazaná nebo oříznutá. Reklamace podaná po shime a odvalila se do příštího měsíce bez varování. A co je nejnevhodnější, osobní položka na pracovním dokladu, která vyvolává otázky o každém druhém řádku.
Pravidla pro toto všechno jsou rozhodnutí společnosti: limity, kategorie, zda jsou fotografie přijímány a jak pozdě je příliš pozdě. Bezpečné návyky jsou všude stejné. Požádejte o správnou účtenku na pokladně, poznamenejte si účel na zadní straně nebo v aplikaci ve stejný den, zeptejte se keiri, když si nejste jisti, a odešlete před uplynutím lhůty, nikoli na ni.
- Zeptejte se atena wa kaisha-mei de na pokladně, kdy je potřeba ryōshūsho
- Do pole tekiyō napište účel, společnost a počet zaměstnanců
- Vyberte kategorii ze seznamu; zeptej se, když se dva k sobě hodí
- Nárokujte si rozumnou trasu a udržujte historii IC karty
- Získejte předběžné schválení pro večeře, vybavení a cestování
- Odešlete před shime a opravte všechny vrácené linky tentýž den