Japonské předání práce (Hikitsugi): Fráze, Hikitsugisho a klienti

Tři druhy hikitsugi a kdy začínají

Hikitsugi pokrývá tři situace, které jsou odlišné, ale používají stejný jazyk. Před kyūkou odejdi, předáš úkoly, které budou splatné, když budeš pryč, většinou jednomu kolegovi a většinou v krátké zprávě plus slovo osobně. Před jinji idō, převodem v rámci společnosti, předáte celou roli, často v týdnech mezi oznámením a datem přesunu. Před taishoku, rezignací, vše odevzdáte a společnost bude očekávat, že to bude hotové před vaším posledním dnem.

Načasování je místo, kde se studenti chytí. Dovolená vyžaduje den nebo dva přípravy. Převod začíná dnem, kdy je oznámen. Během výpovědní lhůty běží předání výpovědi a mnoho manažerů požádá o hikitsugi keikaku, plán předání, během prvního týdne. Očekávání společnosti se liší, proto se zeptejte, jak obvykle vypadá týmové hikitsugi.

UnihongoObchodní japonština

来週らいしゅうの休暇きゅうか中ちゅうの業務ぎょうむについて、引き継ぎひきつぎをお願いおねがいしたいのですが。Příští týden bych rád odevzdal práci na dovolené.

Hikitsugisho: co je v dokumentu

Hikitsugisho je páteří předání. Přečte jej váš nástupce, váš manažer a po měsících kdokoli, kdo musí odpovědět na otázku, kterou nikdo jiný nemůže. Napište to v prostém desu a masu nebo ve stylu interních dokumentů obsahujících podstatná jména, podle toho, co váš tým používá, a uspořádejte to podle úkolů, nikoli podle data. U každého úkolu: k čemu slouží, jak často se to děje, v jakém je stavu, kdo je zapojen, kde jsou soubory a co se může pokazit.

Dvě věci dělají hikitsugisho skutečně užitečným. První je keii, historie: proč je s klientem zacházeno určitým způsobem, jaká rozhodnutí byla učiněna a kým. Druhým jsou nepsaná pravidla: klient, který nemá rád telefonáty, hlášení musí jít jako první ke konkrétní osobě. Ty se nikdy neobjevují v úředních postupech a jsou přesně tím, co nástupce sám nezjistí.

Hesla a údaje o účtech jsou obvykle předávány prostřednictvím vlastního systému společnosti, nejsou zapsány v dokumentu. Zeptejte se IT, jak je vaše společnost řeší.

Fráze k předání

Mluvený návod následuje po dokumentu. Sedněte si se svým nástupcem, projděte si každý úkol a řekněte, co dokument nemůže: tón, který klient očekává, části procesu, které jsou pomalejší, než vypadají. Použijte hikitsugimasu pro akt, o-negai shimasu pro žádost a go-fumei na deset nejasných bodů, abyste vyvolali otázky. Udržujte si návod v desu a masu i s blízkým kolegou; formalita signalizuje, že se jedná o oficiální přenesení odpovědnosti.

Zakončete tím, že řeknete, kdy budete k zastižení a na jak dlouho. V mnoha společnostech je normální odpovídat na otázky nástupce několik týdnů po převodu; po rezignaci je to zdvořilost, ne povinnost a můžete si slušně nastavit limity.

Fráze pro příjem předání

Když jste nástupcem, vaším úkolem je ptát se. Japonští kolegové často předávají to, co si myslí, že je důležité, a zapomínají, čeho si přestali všímat, takže otázky, které přinášíte, utvářejí to, co dostanete. Zeptejte se nejprve na prioritu, pak na historii, pak na nevyřešené problémy, pak na lidi. Potvrďte, co jste slyšeli, do iu koto desu ne, aby tomu tak bylo, a odpověď zapište do dokumentu sami, protože odcházející osoba nebude mít čas.

Ukažte, že svou práci berete vážně, aniž byste přehnaně slibovali. Hikitsugasete itadakimasu, převezmu, a shikkari hikitsugimasu, převezmu pořádně, jsou standardní řady a očekává se krátké poděkování na závěr za strávený čas.

Představení nástupce klientům

Klienti jsou předáváni ve dvou krocích. Nejprve přijde e-mail kōnin no go-shōkai: oznámíte změnu, pojmenujete nástupce, zkopírujete je a poděkujete klientovi za podporu. Nástupce poté odpoví na vlákno krátkým sebepředstavením. Jako druhá přichází na řadu společná návštěva nebo telefonát, kde je představíte tváří v tvář a ustoupíte, zatímco mluví. Po vašem posledním dnu následník sám odešle následnou zprávu.

Níže uvedené řádky jsou části tohoto e-mailu a mluvený úvod. Udržujte tón teplý a mírně formální a vyvarujte se vysvětlování, proč odcházíte; prostý isshin ni yori, z osobních důvodů, je vše, co klient potřebuje.

Kontrolní seznam pro předávající stranu

Níže uvedený seznam zahrnuje dárcovskou stranu od oznámení do posledního dne. Ne každá položka se vztahuje na krátkou dovolenou, ale u přeložení nebo rezignace je odpracování toho všeho to, co budou kolegové tiše očekávat.

• Nejprve se se svým manažerem dohodněte na nástupci a harmonogramu předání
• Aktualizujte nebo napište hikitsugisho, uspořádané podle úkolu, se stavem a historií
• Ukliďte sdílené složky a pojmenujte soubory, aby je mohl najít cizinec
• Projděte následníka dokumentem osobně, úkol po úkolu
• Odešlete e-mail s upozorněním klienta se zkopírovaným nástupcem
• Provádějte společné návštěvy nebo hovory s nejdůležitějšími klienty
• Předejte účty a hesla oficiálním procesem společnosti
• Zrušte nebo převeďte opakující se schůzky, předplatná a systémové role
• Řekněte, kdy budete stále odpovídat na otázky a jak dlouho
• Poděkujte nástupci, vašemu manažerovi a týmu ve váš poslední den

Na krátkou dovolenou se seznam zhroutí na tři řádky: řekněte jednomu kolegovi, co je splatným, napište, kde jsou soubory, a dejte zprávu o nepřítomnosti.

Chyby, kterých je třeba se vyvarovat

Nejčastější chybou je předání, které žije pouze ve vaší hlavě, přednesené jako uspěchaný rozhovor poslední odpoledne. Zapište si to brzy a nechte konverzaci následovat dokument. Druhým je seznam úkolů bez historie: nástupce, který ví, co má dělat, ale neví proč, bude opakovat staré chyby. Třetím je zapomenutí klientů, kteří si zapamatují, že se o změně dozvěděli z vráceného e-mailu.

Na straně příjemce je chybou zdvořilost, která vás přestane ptát. Přikyvovat návodem a objevovat mezery o měsíc později nikomu nepomůže. Zeptejte se, potvrďte, napište. A na obou stranách nepovažujte hikitsugi za nepovinné, protože jedete pouze na dovolenou; dvouřádková zpráva o tom, co je splatné, je stále předáním a je zaznamenáno přeskočení.