Před příjezdem: potvrzení schůzky a času
Návštěva klienta začíná den předem jednořádkovým e-mailem s potvrzením data, času a místa; dává klientovi možnost zmínit změnu pokoje nebo dalšího účastníka. Schůzka je apo v neformální řeči a o-yakusoku v keigo, když mluvíte s personálem klienta.
V ten den buďte v budově o deset minut dříve a na recepci o pět minut dříve. Využijte volný čas ke kontrole dokladů, ztišení telefonu a v zimě si svlékněte kabát, než půjdete dovnitř; návštěvníci vcházejí do kanceláře klienta s kabátem přes paži. Pokud se zpožděním vlaku zpozdíte, zavolejte před domluveným časem s realistickým novým časem příjezdu.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Těšíme se na naše setkání zítra v deset. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Je místo vaší centrály podle plánu? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Moc se omlouvám, budu mít asi deset minut zpoždění kvůli zpoždění vlaku. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Přišel jsem trochu dříve, takže počkám v hale. |
Přijímací skript: uketsuke
Recepce, uketsuke, má tři formy a scénář se téměř nemění. Velká budova má pracovní stůl, často s bezpečnostní bránou; středně velká firma má na pultě telefon se seznamem poboček; malá kancelář má dveře, které otevřete, když říkáte shitsurei itashimasu. V každém případě uvedete postupně tři informace: vaši společnost, vaše jméno a s kým a kdy máte schůzku.
Všimněte si sloves. To mōshimasu je skromná forma iimasu a jediný způsob, jak se zde představit. O-yakusoku o itadaite orimasu, dostal jsem schůzku, vkládá schůzku do klientova dárku, což je zdvořilé zarámování. Připojte sama ke jménu osoby, kterou navštěvujete, a přidejte její oddělení, pokud jej znáte, protože velká společnost může mít několik lidí se stejným příjmením.
Recepční řekne shōshō o-machi kudasai, zavolá dané osobě a pak buď řekne tadaima mairimasu, jsou na cestě, nebo pojmenuje pokoj. Pokud existuje odznak návštěvníka, nyūkanshō, noste jej viditelně a vraťte jej, až odejdete.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Jmenuji se Tanaka z ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | V deset mám schůzku s panem Sato z prodeje. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Počkejte prosím chvíli. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato je na cestě; prosím posaďte se zde. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Promiň, že jsem tě nechal čekat. |
Čekárny a předvedení
Můžete čekat v hale, v ōsetsushitsu, přijímací místnosti nebo v samotné zasedací místnosti. Když vás vede zaměstnanec, jděte mírně za ním a nechte ho stisknout tlačítka výtahu; ve výtahu stojí průvodce u panelu a vy stojíte vzadu.
V místnosti průvodce říká dōzo o-hairi kudasai nebo kochira e dōzo. Když vejdete, řekněte shitsurei itashimasu, i když je místnost prázdná, a posaďte se na místo, které vám ukáže. Pokud nic neříkáte, postavte se poblíž sedadla nejblíže dveřím nebo si na něj sedněte a znovu se postavte, když přijde osoba, se kterou se setkáváte. Položte tašku na podlahu vedle židle, ne na stůl. Pokud je přinesen čaj, poděkujte osobě a před pitím počkejte na dōzo hostitele, pokud se čekání neprodlouží.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Tudy, prosím. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Promiňte (vstupuji do místnosti). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Prosím, posaďte se a čekejte. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Je toto sedadlo v pořádku? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Posaďte se prosím vzadu. |
Posezení, vizitky a úvodní pozdravy
Zasedací místnosti mají horní sedadlo, kamizu, nejdále od dveří, a spodní sedadlo, shimoza, nejblíže. Kamiza patří hostu, přičemž nejstarší návštěvník je nejdále ode dveří a nejstarší hostitel naproti. Máte-li pochybnosti, počkejte na umístění.
Když vstoupí osoba, se kterou se setkáváte, postavte se. První schůzky začínají výměnou vizitek: držte svou vizitku oběma rukama čelem k druhé osobě, dejte svou společnost, oddělení a jméno mōshimasu, přijměte je oběma rukama, podívejte se na ni a položte ji na stůl před sebe na schůzku. Podrobnosti popisuje samostatný průvodce etiketou meishi; tady stačí vědět, že k výměně dojde dřív, než si někdo sedne.
Poté jim poděkujte za jejich čas a jednou větou uveďte účel návštěvy. Malý dárek, temiyage, je nyní předán s kokoro bakari desu ga. Hostitel obvykle otevírá dewa, hajimemashō ka nebo otázku týkající se vaší cesty, na kterou je potřeba jen krátká odpověď.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Děkujeme, že jste si na nás dnes udělal čas, když jste zaneprázdněni. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Přišel jsem dnes vysvětlit nový plán. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Malý token, sdílejte ho prosím se všemi. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Pak, jestli můžu, začněme rovnou. |
Závěr: shrnutí dalších kroků
Japonská schůzka jen zřídka končí rozhodnutím oznámeným na místě. Končí jasným seznamem toho, co a do kdy budou jednotlivé strany dělat dál, a očekává se, že to návštěvník řekne nahlas. Uveďte shrnutí pomocí honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, poté uveďte položky pomocí mazu, tsugi ni, saigo ni. Klientova strana opraví vše, co vidí jinak, o což jde.
Pokud se klient potřebuje poradit s někým jiným, řekne shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Požádejte o hrubé načasování s itsu goro, ale netlačte na rande na místě. Když hostitel řekne honjitsu wa arigatō gozaimashita, odpovězte kochira koso a postavte se, když vstanou.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Pak mi dovolte potvrdit to, o čem jsme dnes diskutovali. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Nejprve vám během příštího týdne zašleme cenovou nabídku. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Interně to zvážíme a příští týden vás budeme kontaktovat. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Kdy zhruba můžeme očekávat vaši odpověď? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Je ještě něco nejasného? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Děkuji za dnešek. Potěšení je naše; těšíme se na spolupráci s vámi. |
Odcházení: shitsurei itashimasu u každých dveří
Odchod má tolik fází jako příchod. Shromážděte své papíry a vizitky klienta, které jdou do pouzdra na karty. Zasuňte židli dovnitř. U dveří zasedací místnosti se otočte, řekněte shitsurei itashimasu a ukloňte se. Hostitel vás obvykle doprovodí k výtahu nebo ke vchodu; udržujte konverzaci lehkou a při chůzi jim znovu poděkujte.
U výtahu nastupte, otočte se čelem k hostiteli, řekněte honjitsu wa arigatō gozaimashita a ukloňte se, když se dveře zavřou. U vchodu v přízemí se u dveří ukloňte. Oblečte si kabát před budovou. Vraťte na recepci jakýkoli odznak návštěvníka s o-kaeshi shimasu a poděkujte také recepční.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | No tak já se rozloučím. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Prosím, neobtěžujte se mě vysvobodit. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Děkuji za dnešek. Sbohem. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Vracím odznak návštěvníka. Děkuju. |
Slovní zásoba pro návštěvu klienta
To jsou slova, která uslyšíte na recepci, na chodbě a v zasedací místnosti. Několik, jako je kisha a heisha, dává smysl pouze jako pár.
| Slovo | Čtení | Význam |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | pracovní schůzka, diskuse s klientem |
| 受付 | uketsuke | recepce |
| 入館証 | nyūkanshō | návštěvnický odznak nebo vstupní průkaz |
| 応接室 | ōsetsushitsu | přijímací místnost pro návštěvníky |
| 会議室 | kaigishitsu | zasedací místnost |
| 上座 | kamiza | horní sedadlo, nejdále od dveří |
| 下座 | shimoza | spodní sedadlo, nejblíže dveřím |
| 貴社 | kisha | vaše společnost (mluvení s klientem) |
| 弊社 | heisha | naše společnost (skromný) |
| 名刺 | meishi | vizitka |
| 手土産 | temiyage | malý dárek přinesený na návštěvu |
| お礼メール | o-rei mēru | děkovný e-mail po návštěvě |
Důležité jsou také tituly: buchō, vedoucí oddělení; kachō, vedoucí oddílu. Používejte titul s příjmením Satō-kachō nebo příjmení s sama, nikdy obojí dohromady.
Následný e-mail a chyby, kterým je třeba se vyhnout
Návštěva končí o-rei mēru zaslaným téhož dne. Má pevný tvar: společnost klienta, oddělení a jméno se sama na prvním řádku; poděkování za jejich čas; dva nebo tři řádky potvrzující, co bylo dohodnuto, a další krok s datem; a závěrečná linie, jako je hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Přiložte jakýkoli dokument, který jste slíbili.
Chyby, které vyčnívají, jsou o pořádku a registraci. Je zaznamenáno sezení před pozváním. Strčit klientskou kartu do kapsy u kalhot nebo na ni psát je malá urážka. V řeči jsou běžné lapsusy používání anata pro klienta, zapomínání sama na jméno osoby, kterou navštěvujete, a odpovídání keigo ležérním desu ne. Pokud uklouznete, opravte to v další větě a pokračujte. Zvyky společnosti se liší, proto se řiďte vedením hostitele a zeptejte se kolegy, který daného klienta již navštívil.
- Bez telefonátu nepřicházejte o více než deset minut dříve nebo o minutu později
- Neseďte, dokud nebudete vyzváni, a neberte kamizu bez pozvání
- Kartu klienta mějte při schůzce na stole, poté v pouzdru na karty
- Pro klienta nebo jeho společnost nepoužívejte anata, kimi nebo obyčejnou kaishu
- Kabát si neoblékejte uvnitř budovy nebo ve výtahu
- Ještě ten den odešlete děkovný e-mail s dohodnutými dalšími kroky