Podoba zpětné vazby na pracovišti v Japonsku
Zpětná vazba v japonské kanceláři má tvar, který se snadno naučíte, jakmile ji uvidíte: polštář, konkrétní pozorování, návrh a výhledová blízkost. Polštář signalizuje, že se blíží něco jemného. Pozorování je o práci, ne o osobě. Návrh se nabízí jako možnost. Blízký vztah vrátí do normálu. Vynechte někoho a komentář bude těžší, než jste myslel.
Na čase a místě záleží stejně jako na slovech. Kritické komentáře jsou dávány jednotlivě, nikoli před týmem, a brzy po události, místo aby byly uloženy ke kontrole. Pozitivní komentáře mohou být veřejné, ale i ty jsou krátké. Soukromá chatová zpráva s jedním bodem je nyní nejběžnějším kanálem zpětné vazby v mnoha společnostech.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Máš teď chvilku? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Všiml jsem si jen jedné věci. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Mohl bych s vámi krátce mluvit o dokumentu? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Pokud vám to nevadí, mám jeden návrh. |
Ztlumte slova, která otevírají komentář
Kusshon kotoba, polštářová slova, jsou malé fráze, které předcházejí všemu trapnému. Nemění obsah; mění způsob, jakým jsou přijímány. Nejužitečnější pro zpětnou vazbu jsou hitotsu ki ni natta no desu ga, jedna věc mě zaujala; osore-irimasu ga, promiňte, ale; a pro seniora, sashidegamashii no desu ga, s rizikem překročení. V chatu, lehčí chotto ii desu ka nebo ichiten dake, jen jeden bod, dělá stejnou práci.
Poté následuje pozorování v neutrálním jazyce. Popište, co jste viděli: sūji ga chigatte iru yō desu, zdá se, že čísla se liší, spíše než machigatte imasu, je to špatně. Zdá se, že Yō desu a mitai desu, jak to vypadá, udržujte pozorování pokusné, i když jste si jisti.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Promiňte, ale dovolte mi zkontrolovat jeden bod. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Zaujalo mě to, tak se o to podělím. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Možná mi něco uniká, ale obrázek na straně dvě vypadá jinak. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Omlouvám se za vybíravost, ale datum je stále z minulého měsíce. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Je to pro jistotu správný příjemce? |
Pozitivní zpětná vazba, která nezní povýšeně
Chvála je v japonštině záludnější než kritika, protože hodnocení někoho je samo o sobě čin seniora. Jōzu desu ne nebo yoku dekimashita, dobrá práce, zní přirozeně od manažera až po nového zaměstnance a povýšeně mezi vrstevníky. Bezpečným vzorem je chválit práci a její účinek na vás. Tasukarimashita, která mi pomohla, je zde nejužitečnější jediné slovo, protože vás staví do pozice člověka, který z toho měl prospěch.
Pro seniora se vyhýbejte hodnocení úplně. Benkyō ni narimashita, poučil jsem se z toho, a sankō ni narimashita, to byl užitečný odkaz, vyjadřoval uznání bez posuzování. Udržujte chválu krátkou; dlouhý kompliment znepříjemňuje kolegy a vyvolává vlnu odmítání.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Dokument bylo velmi snadné sledovat. To hodně pomohlo. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Vaše rychlá odpověď klientovi opravdu pomohla. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | Způsob, jakým jste to shrnul, byl pro mě užitečný. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Ze včerejší prezentace jsem se hodně naučil. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Tato část je dobrá. Pojďme dál, jak to je. |
Upozornit na chybu a navrhnout změnu
Jakmile je pozorování na stole, následuje návrh. Základní formou je shita hō ga ii kamo shiremasen, což by mohlo být lepší, což mění pokyn v možnost. Ke kōhai můžete klesnout na shita hō ga ii yo; seniorovi, použijte ikaga deshō ka, co si myslíte, a nechte je rozhodnout. Pokud se vyskytne více problémů, vyberte ten, na kterém záleží, a nabídněte zaslání zbytku písemně.
S návrhem uveďte důvod. Kolegové přijmou změnu mnohem snadněji, když vidí proč: klient používá starý formát, čísla musí odpovídat zprávě. Důvod také ukazuje, že komentář je o práci, ne o nich.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | To může být snazší číst jako tabulka. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Klient používá starý formát, takže si myslím, že bychom ho měli sladit. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Pokud dáte závěr jako první, myslím, že to bude lepší. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Existují dva nebo tři další body, takže je pošlu později do chatu. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Jestli chceš, opravím to na své straně? |
Posunovací registr: kōhai, dōryō a jōshi
Stejný komentář mění tvar s hodnocením. Ke kōhai, juniorovi, můžete být jasnější a direktivnější, ale na polštáři a důvodu stále záleží, protože junioři si pamatují, jak byli léta napravováni. Pro dōryō, vrstevníka, držte vše jako návrh mezi sobě rovnými a vyhněte se všemu, co zní jako známkování. Jōshi, vašemu manažerovi, položíte otázku pro vaše vlastní porozumění, soukromě, jednou, a necháte ji být, pokud ji nevezmete.
Tabulka ukazuje stejné pohyby na každé úrovni. Která úroveň vyhovuje senpai, který není vaším manažerem, závisí na vašem vztahu a vaší kanceláři; v případě pochybností použijte tvary dōryō.
| Pohyb | Do kōhai | Do dōryō | K jōshi |
|---|---|---|---|
| Otevírací | Chotto II? | Ima sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Pozorování | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Návrh | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Důvod | Hōkokusho to awaseru kara. | Uzel Hōkokusho to awaseru hitsuyō ga aru. | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Chvála | Já ne, tasukatta jo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Blízko | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga doslova znamená, že jsem vpřed, ale, a je to standardní otvírák pro juniora, který něco zvedá se seniorem. Použijte jej jednou; opakovat to zní úzkostlivě.
Zpětná vazba v chatu a e-mailu
Písemná zpětná vazba ztrácí tón, takže potřebuje více tlumení, ne méně. Chatová zpráva s opravou by měla obsahovat pozdrav, polštář, jeden bod, návrh a jemné zavření, i když to znamená pět řádků. Emoji jsou dobré v chatu v mnoha týmech a nejsou na místě v e-mailu; kopírovat zvyky svého týmu. E-mailová zpětná vazba k dokumentu obvykle následuje jako očíslovaný seznam za řádkem poskytujícím celkový dojem.
Níže uvedené řádky jsou opakovaně použitelné části pro chatovou zprávu a e-mail. Vyměňte detaily, ponechte objednávku.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Ahoj. Podíval jsem se na dokument. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Celkově si myslím, že je to velmi snadné sledovat. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Jen jeden bod, mohl byste zkontrolovat jednotky na grafu na straně tři? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | Níže jsem pro referenci uvedl body, kterých jsem si všiml. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Děkujeme za vaši pokračující pomoc. |
Sledování
Zpětná vazba, která se nikdy nevrátí, nic nenaučí. Krátká kontrola o den nebo dva později uzavře smyčku: zkontrolujte, zda byla změna provedena, poděkujte osobě, pokud ano, a nabídněte pomoc, pokud nebyla. Udržujte následnou reakci lehčí než původní komentář; jde o to ukázat, že jste si všimli, ne honit.
- Komentář uveďte soukromě, jeden bod po druhém, s uvedením důvodu
- Nabídněte, že malé věci opravíte sami, kde je to rychlejší
- Zkontrolujte výsledek o den nebo dva později, aniž byste provedli druhou korekci
- Poděkujte osobě konkrétně za změnu: naoshite kurete arigatō
- Pokud se nic nezměnilo, zeptejte se, zda nebylo něco jasné, než opakujte
- U kōhai si místo opakování poznamenejte bod pro jejich další vzájemný souboj
Pokračování může být krátké jako sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, o dřívější věci, díky, to pomohlo. Kolegové, kteří jsou za změny poděkováni, jich dělají více.
Chyby, kterých je třeba se vyvarovat
První chybou je přeskakování polštáře. Machigatte imasu, to je špatně, bez úvodních zvuků jako učitel, dokonce i pro juniora. Druhým je chvála vrstevníka nebo seniora hodnotícími slovy jako jōzu nebo erai, která vás nad ně umisťují. Třetí dává několik oprav najednou před ostatními. Čtvrtým je použití registru kōhai s vrstevníkem, který je náhodou mladší; Na věku záleží méně než na roli.
Pátý postupuje příliš tvrdě a mění návrh v požadavek tím, že jej opakuje. Poslední je poskytování zpětné vazby manažerovi na veřejnosti nebo ve skupinovém chatu. Zvedněte to jednou, soukromě, se sashidegamashii no desu ga a přijměte, cokoli se rozhodnou.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | To je špatně. (Žádný polštář; vyhněte se.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | To může být mírně mimo. (Změkčená verze.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Jste šikovný, pane. (Hodnotí seniora; vyhněte se.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Z vašeho vysvětlení jsem se hodně naučil. (Namísto toho oceňuje.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Onehdy bylo něco nejasného? (Lepší pokračování.) |