Japonés para reuniones en línea y llamadas de trabajo remoto

Unirse a la llamada y los primeros treinta segundos.

La apertura de una videollamada japonesa está comprimida. Saludas, te nombras y confirmas que el audio funciona, normalmente en dos frases. Los colegas obtienen otsukaresama desu; cualquier persona ajena a su empresa recibe osewa ni natte orimasu. Di tu empresa y tu nombre incluso si tu mosaico los muestra, porque la mitad de los participantes todavía se están uniendo y nadie está leyendo las etiquetas de los nombres todavía.

Si eres el anfitrión, también marcas el inicio en voz alta. Esperar en silencio a que la gente se dé cuenta de que todos han llegado es una pérdida del primer minuto de cada llamada. Una línea corta que diga que los miembros están aquí y usted comenzará es suficiente, y les da a los recién llegados un punto claro para disculparse.

Una frase para cada cosa que sale mal

Los problemas de conexión son la única parte de una reunión remota en la que no puedes permitirte redactar una frase desde cero. Algo se rompe, siguen diez segundos de silencio y todos esperan. La solución es aprender una línea fija por falla para que la reacción sea automática. Cada uno de ellos es neutral en cuanto a cortesía y trabaja tanto con colegas como con clientes.

Observe con qué frecuencia aparece yō desu. Decir que algo parece estar sucediendo, en lugar de decirlo rotundamente, mantiene el comentario alejado de la culpa, lo cual importa cuando el problema puede estar en cualquiera de los extremos de la línea. Es la misma suavización que utilizarías para señalar cualquier hecho inconveniente en el trabajo.

Problemas de audio en oraciones completas

Más allá de las reacciones de una sola línea, necesitas algunas oraciones más largas: una para comprobar si el problema es tuyo o de ellos, otra para decir lo que estás a punto de hacer al respecto y otra para recurrir a una llamada telefónica. Di lo que estás haciendo antes de hacerlo, porque un participante que de repente desaparece sin decir una palabra deja la reunión estancada mientras todos adivinan.

La respuesta que debes esperar a tu cheque es breve: hai, kikoete orimasu o sukoshi togiremashita. Si escuchas el segundo, no repitas todo el párrafo. Repita sólo la última frase, un poco más lento, y luego pregunte si entendió esa parte.

Compartiendo tu pantalla

Compartir pantalla tiene un pequeño guión fijo: anúncialo, comprueba que sea visible, narra tu movimiento a través del documento y anuncia el final. El verbo kyōyū suru cubre compartir, y sasete itadakimasu es la forma educada de decir que estás a punto de hacer algo delante de la gente. Confirmar la visibilidad una vez no es complicado; una ventana compartida que no aparece puede hacer perder varios minutos.

Pedirle a alguien que active el silencio

Para ello existen dos registros. El formulario de solicitud, myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka, es cortés y directo. La forma de observación, maiku ga myūto ni natte iru yō desu, apunta a la situación en lugar de a la persona y es la elección más suave con un cliente o un colega de alto nivel. Ambos se usan constantemente y ninguno produce irritación a menos que el tono lo proporcione.

Cuando seas tú quien haya estado hablando en silencio, haz que la recuperación sea breve. Un shitsurei shimashita, luego repite el punto y luego continúa. Los estudiantes tienden a disculparse demasiado aquí, lo que convierte un tropiezo de dos segundos en una interrupción de treinta segundos para todos los demás participantes de la llamada.

Tomar turnos sin las señales de una habitación

En una sala de reuniones reclamas un giro con tu cuerpo: te sientas hacia delante, respiras, miras a la silla. Nada de eso sobrevive a una cuadrícula de pequeños mosaicos y una imagen retrasada, por lo que las señales tienen que convertirse en palabras. Los japoneses tienen unos bonitos y confeccionados. Itten, yoroshii deshō ka pide un solo punto y promete ser breve, lo que facilita su concesión.

Cerrar tu turno es igualmente importante. Ijō desu es un punto claro que le indica a la sala que el micrófono está libre y, sin él, dos personas comenzarán a la vez. Cuando eso suceda, no negociéis: uno de vosotros dice osaki ni dōzo inmediatamente y el otro simplemente continúa. Nombrar al próximo orador es la forma más rápida de arreglar un silencio incómodo.

Por qué el ritmo aizuchi se rompe en una línea retrasada

Las conversaciones en japonés se basan en frecuentes señales de canales secundarios. En persona, pronuncias hai, ee y naruhodo cada pocos segundos, y el hablante los usa para saber que todavía estás con ellos. Este es uno de los hábitos que un alumno se esfuerza más por adquirir y, en una videollamada, puede volverse silenciosamente en tu contra. Tu hai sale de tu boca en un espacio, recorre una línea retrasada y llega encima de la siguiente palabra del hablante.

El resultado es una llamada en la que el hablante sigue deteniéndose porque parece que estás interrumpiendo, o en la que ambos se congelan en el mismo medio segundo y luego se disculpan. No es un problema de idioma y no es mala educación. Es cuestión de tiempo, y la solución es cambiar el destino de las señales en lugar de descartarlas, porque un oyente completamente silencioso interpreta a un hablante japonés como desconectado o infeliz.

• Mantén la cámara encendida y asiente visiblemente. En video, el gesto lleva la carga que lleva Hai en una habitación.
• Guarde el aizuchi hablado para los límites de las cláusulas y para el final de un turno, no para cada frase.
• Utilice una confirmación más larga en lugar de varias breves, para que sobreviva un retraso sin llegar a mitad de palabra.
• Si usted y el orador chocan, deténgase por completo y déjelo continuar en lugar de intercambiar disculpas.
• Como orador, haga una pausa deliberada cada pocas oraciones para dar señales retrasadas de algún lugar a donde llegar.

Qué decir en lugar de canalizar constantemente hacia atrás

Reemplace la cantidad con el peso. Una confirmación clara al final de una sección muestra que la seguiste mucho mejor que un puñado de hai que llegan a puntos aleatorios. Estas líneas también le dan al orador un lugar natural para registrarse, razón por la cual los anfitriones las usan al final de cada punto de la agenda.

Usando el cuadro de chat

El panel de chat transmite convenciones reales en las reuniones japonesas. Los enlaces, la ortografía, los números y los nombres de las empresas van allí en lugar de en el audio, porque sobreviven a una mala conexión y pueden copiarse. Anuncie todo lo que publique, ya que no todos tienen el panel abierto, y diga cuándo responderá una pregunta que le llegó por escrito en lugar de responderla en silencio.

Grabación y actas

Pregunte antes de grabar, siempre, y pregunte de una forma que facilite el rechazo. Sashitsukae nakereba, es decir, si no causa inconvenientes, es el abridor estándar. Las actas son gijiroku, y decir en voz alta quién las está tomando es una práctica normal, en parte para que esa persona pueda pedir una pausa cuando la discusión supera su tecleo.

cerrando la llamada

Los finales en video son abruptos, porque no hay un camino hacia la puerta ni una pequeña charla mientras la gente recoge sus papeles. Eso hace que la secuencia de cierre sea más importante, no menos: indicar que el tiempo casi se acaba, resumir lo que sucede a continuación, agradecer a todos y luego irse. Di la siguiente acción en voz alta incluso si ya está en los minutos, ya que es lo último que alguien recordará.

No cierres la ventana en la última sílaba. Deja un segundo de silencio después de Shitsurei Itashimasu para que lleguen las respuestas retrasadas de los demás participantes y para que nadie se quede interrumpido a mitad de su propio adiós.