Tres tipos de hikitsugi y cuando empiezan
Hikitsugi cubre tres situaciones que se sienten diferentes pero usan el mismo lenguaje. Antes de partir, kyūka, entregas las tareas que deberás realizar mientras estás fuera, generalmente a un colega y generalmente en un mensaje corto más una palabra en persona. Antes de jinji idō, una transferencia dentro de la empresa, se entrega un puesto completo, a menudo en las semanas entre el anuncio y la fecha de la mudanza. Antes del taishoku, la renuncia, entregas todo y la empresa esperará que esté completo antes de tu último día.
El tiempo es donde los estudiantes quedan atrapados. La licencia necesita uno o dos días de preparación. Una transferencia comienza el día en que se anuncia. La transferencia de renuncia transcurre durante el período de notificación y muchos gerentes solicitarán un hikitsugi keikaku, un plan de transferencia, en la primera semana. Las expectativas de la empresa difieren, así que pregunte cómo es normalmente el hikitsugi del equipo.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Me gustaría entregar el trabajo para mi permiso la próxima semana. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Con mi transferencia, entregaré mis deberes a Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Planeo entregar todo mi trabajo antes de irme. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Elaboraré un plan de traspaso esta semana. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | ¿Quién será mi sucesor? |
El hikitsugisho: lo que dice el documento
El hikitsugisho es la columna vertebral del traspaso. Lo lee su sucesor, su gerente y, meses después, quien tiene que responder una pregunta que nadie más puede. Escríbalo en desu y masu simple o en el estilo de documentos internos con muchos sustantivos, cualquiera que use su equipo, y organícelo por tarea en lugar de por fecha. Para cada tarea: para qué sirve, con qué frecuencia sucede, en qué estado se encuentra, quién está involucrado, dónde están los archivos y qué podría salir mal.
Hay dos cosas que hacen que un hikitsugisho sea realmente útil. El primero es el keii, la historia: por qué se trata a un cliente de cierta manera, qué decisiones se tomaron y por quién. La segunda son las reglas no escritas: el cliente al que no le gustan las llamadas telefónicas debe informar primero a una persona en particular. Estos nunca aparecen en los procedimientos oficiales y son exactamente lo que un sucesor no puede descubrir por sí solo.
| Sección | Lectura | que escribir |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Lista de tareas con propósito y frecuencia. |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Estado actual de cada tarea. |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Personas responsables y personas implicadas |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Datos de contacto de clientes y proveedores |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Plazos y calendario recurrente |
| 保管場所 | hokan basho | Dónde se guardan los archivos, formularios y registros |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Asuntos pendientes y problemas abiertos |
| 経緯 | keii | Historia y las razones detrás de las decisiones. |
| 注意点 | chūi-ten | Puntos a tener en cuenta, incluidas las reglas no escritas |
| マニュアル | manyuaru | Enlaces a procedimientos y manuales. |
Las contraseñas y los datos de la cuenta normalmente se entregan a través del sistema propio de la empresa, no escritos en el documento. Pregúntele a TI cómo los maneja su empresa.
Frases para entregar
El tutorial hablado sigue al documento. Siéntese con su sucesor, revise cada tarea y diga lo que el documento no puede decir: el tono que espera un cliente, las partes de un proceso que son más lentas de lo que parecen. Utilice hikitsugimasu para el acto, o-negai shimasu para la solicitud y go-fumei na ten, puntos poco claros, para generar preguntas. Mantenga el tutorial en desu y masu incluso con un colega cercano; la formalidad indica que se trata de una transferencia oficial de responsabilidad.
Termine diciendo cuándo estará disponible y por cuánto tiempo. En muchas empresas es normal responder a las preguntas del sucesor durante algunas semanas después de una transferencia; después de la renuncia es una cortesía, no una obligación, y puedes poner límites educadamente.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Este proyecto se encuentra actualmente en la etapa de presentación del presupuesto. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Los detalles se resumen en la página tres del documento de entrega. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Con este cliente, una llamada telefónica hace las cosas más rápido que el correo electrónico. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Si algo no está claro, pregúntame en cualquier momento. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Hasta finales del próximo mes puedo responder preguntas. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Esto completa el traspaso de mis funciones. |
Frases para recibir una entrega
Cuando eres el sucesor, tu trabajo es preguntar. Los colegas japoneses a menudo entregan lo que creen que importa y olvidan lo que han dejado de notar, por lo que las preguntas que planteas dan forma a lo que obtienes. Pregunte primero por la prioridad, luego por la historia, luego por los problemas pendientes, luego por las personas. Confirma lo que escuchaste con to iu koto desu ne, para que así sea, y escribe tú mismo la respuesta en el documento, porque la persona saliente no tendrá tiempo.
Demuestre que se toma el trabajo en serio sin hacer demasiadas promesas. Hikitsugasete itadakimasu, me haré cargo, y shikkari hikitsugimasu, me haré cargo correctamente, son las líneas estándar, y se espera un breve agradecimiento al final por el tiempo dedicado.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | ¿De estos, cuál es el más urgente? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | ¿Podrías contarme la historia de este proyecto? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | ¿Hay algún problema pendiente en este momento? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | ¿Hay alguien en el cliente con quien debería tener especial cuidado? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Entonces eso significa que la factura sale a fin de mes, ¿verdad? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Me haré cargo correctamente. Gracias por tu tiempo. |
Presentar al sucesor a los clientes
La entrega de clientes se realiza en dos pasos. Primero viene el correo electrónico de kōnin no go-shōkai: anuncias el cambio, nombras al sucesor, lo copias y agradeces al cliente por su apoyo. Luego, el sucesor responde al hilo con una breve presentación. En segundo lugar viene una visita o llamada conjunta, en la que los presentas cara a cara y te alejas mientras hablan. Después de su último día, el sucesor envía un seguimiento por su cuenta.
Las filas siguientes son las partes de ese correo electrónico y la introducción hablada. Mantenga un tono cálido y ligeramente formal y evite explicar por qué se va; un simple isshin ni yori, por motivos personales, es todo lo que un cliente necesita.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Asunto: Aviso de cambio de persona de contacto |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | A partir del 1 de abril dejaré de ser su contacto. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Mi sucesor será Sato del mismo departamento. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Gracias sinceramente por todo su apoyo durante mi tiempo en este puesto. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato y yo te visitaremos para saludarte en persona en breve. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Soy Sato, el sucesor. Espero trabajar con usted. |
Una lista de verificación de traspaso para la parte donante
La siguiente lista cubre la parte donante desde el anuncio hasta el último día. No todos los puntos se aplican a una licencia breve, pero para una transferencia o renuncia, trabajar en todos ellos es lo que los colegas esperarán en silencio.
- Acuerde primero el sucesor y el cronograma de traspaso con su gerente
- Actualiza o escribe el hikitsugisho, organizado por tarea, con estado e historial.
- Ordene las carpetas compartidas y los archivos con nombres para que un extraño pueda encontrarlos
- Guíe al sucesor a través del documento en persona, tarea por tarea
- Enviar el correo electrónico de notificación al cliente con copia del sucesor
- Realizar visitas o llamadas conjuntas a los clientes más importantes
- Entrega de cuentas y contraseñas a través del proceso oficial de la empresa
- Cancelar o transferir reuniones recurrentes, suscripciones y roles del sistema
- Indique cuándo seguirá respondiendo preguntas y durante cuánto tiempo.
- Agradezca al sucesor, a su manager y al equipo en su último día.
Para una licencia breve, la lista se reduce a tres líneas: dígale a un colega lo que vence, escriba dónde están los archivos y coloque un mensaje de fuera de la oficina.
Errores a evitar
El error más común es un traspaso que sólo vive en tu cabeza, entregado como una conversación apresurada la última tarde. Escríbalo temprano y deje que la conversación siga el documento. El segundo es enumerar tareas sin historia: un sucesor que sabe qué hacer pero no por qué repetirá viejos errores. El tercero es olvidar a los clientes, quienes recordarán haber aprendido el cambio gracias a un correo electrónico devuelto.
Del lado del receptor, el error es la cortesía que te impide preguntar. Asentir durante un recorrido y descubrir las lagunas un mes después no ayuda a nadie. Pregunta, confirma, anótalo. Y en ambos lados, no traten el hikitsugi como opcional porque sólo se van de vacaciones; un mensaje de dos líneas sobre lo que vence sigue siendo un traspaso, y se nota que se omite.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | No tuve tiempo, así que lo explicaré verbalmente. (Evítelo; escríbalo). |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Primero enviaré el documento de entrega, así que léelo y luego dame algo de tiempo. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | No hay problemas particulares. (Rara vez es cierto; enumere las cuestiones pendientes). |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Una vez hubo una disputa con el cliente sobre esto, así que explicaré la historia. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Comprendido. (Bien, pero sigue con una pregunta). |