Ryōshūsho o reshīto: qué recibo pedir
La primera decisión ocurre en la caja. Un reshīto es el comprobante detallado que imprime la caja registradora; un ryōshūsho es un recibo formal con una línea de beneficiario, atena, una línea de propósito, tadashigaki, la fecha, la cantidad y el nombre y sello de la tienda. Algunas tiendas imprimen un ryōshūsho de la caja registradora; Los pequeños restaurantes suelen escribir uno a mano. Pídelo con ryōshūsho o onegai shimasu, y espera dos preguntas: el nombre a escribir y el propósito.
La necesidad de un ryōshūsho depende de su empresa y, a menudo, de la cantidad. Muchos aceptan un reshīto para artículos cotidianos porque está detallado, mientras que es común un ryōshūsho para la cena de un cliente o una compra grande. En caso de duda, tome ambos. Si pierde un recibo, la mayoría de las empresas tienen un formulario o una nota explicando la pérdida, pero es posible que no acepten el reclamo, así que pregúntele a keiri antes de asumir.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Un recibo, por favor. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | ¿Qué nombre debo escribir en él? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | Corporación ABC, por favor. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Por favor escriba el propósito como comida y bebida. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | He perdido el recibo; ¿Qué tengo que hacer? |
Kōtsūhi y tatekae: cómo fluye el dinero
Los kōtsūhi, los gastos de transporte, son la reclamación más frecuente y la que menos ingresos genera. Para trenes y autobuses se registra la fecha, la ruta de estación a estación, el propósito y la tarifa, generalmente la ruta más barata y razonable; la compañía puede compararlo con una búsqueda de tarifas. Guarde el historial de su tarjeta IC, riyō rireki, que puede imprimir en muchas máquinas de la estación, porque algunas empresas lo solicitan. Los taxis necesitan un recibo y normalmente un motivo, como equipaje pesado o llegada tardía. Los desplazamientos son independientes: el tsukin teate se paga como subsidio y no se reclama a través del keihi seisan.
El dinero en sí suele moverse mediante tatekae: tú pagas primero y luego lo reclamas. Para un gasto grande o planificado, solicite karibarai, un anticipo, antes de viajar. El reembolso normalmente se suma al salario o se paga mediante transferencia en un día fijo, y el día varía según la empresa.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Para el transporte, ¿es suficiente con escribir la ruta y la tarifa? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | He impreso el historial de uso de mi tarjeta IC. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | No quedaba el último tren, así que tomé un taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | ¿Me podrían dar un adelanto para los gastos del viaje de negocios? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | ¿Cuándo se transferirá el monto que pagué? |
Los campos del formulario: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Ya sea que el formulario sea en papel o en un sistema web, cada línea tiene los mismos cuatro campos. Hizuke es la fecha en que se gastó el dinero, no la fecha en la que se presenta la solicitud. Kingaku es la cantidad, impuestos incluidos, a menos que el formulario separe zeinuki y zeikomi. Tekiyō es la descripción o el propósito, y es el campo que la contabilidad lee con más atención: escribe quién, qué y por qué en pocas palabras, como A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, café para dos en una reunión con una empresa. Kanjō kamoku es la categoría de cuenta, elegida de una lista.
Los nombres de las categorías se parecen, así que aprenda los más comunes: ryohi kōtsūhi para viajes y transporte, kōsaihi para entretener a los clientes, kaigihi para refrigerios en reuniones, shōmōhinhi para suministros, tsūshinhi para teléfono y envío postal, shinbun toshohi para libros. La categoría a la que se clasifica un gasto determinado es una decisión de la empresa; Si la lista no está clara, pregunte en lugar de adivinar, porque una categoría incorrecta es la razón más común por la que se devuelve una línea.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | ¿A qué categoría de cuenta pertenece este gasto? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | ¿Cuánto detalle debo poner en la descripción? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | ¿Escribo el importe incluyendo impuestos? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | ¿La fecha es el día que pagué? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | ¿Podría decirme la diferencia entre costos de reuniones y entretenimiento? |
Preaprobación, presentación y plazos
Muchas empresas exigen jizen shōnin, aprobación previa, para cualquier cosa más allá de los pequeños gastos rutinarios: cenas de clientes, equipos, viajes. Puede ser un formulario, un ringisho distribuido para estampillas o un mensaje para su gerente. Pregunte antes de gastar, indicando el propósito, las personas y una cantidad aproximada; un gerente que aprobó de antemano rara vez cuestiona el reclamo después.
La presentación, teishutsu, sigue el shime, el límite, de la empresa, a menudo mensualmente. Adjunte los recibos en orden de fecha, engrapados o en un archivo transparente, o cargue fotos en el sistema y entregue el formulario a su gerente para su aprobación antes de enviarlo a keiri. Confirme la fecha límite y el día de pago cuando se inscriba, porque ambos varían mucho, y tenga en cuenta qué reclamos necesitan el recibo original en lugar de una foto.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Estoy planeando una cena con una empresa la próxima semana. ¿Podría obtener una aprobación previa? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Tres personas, y espero unos cinco mil yenes por cabeza. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | ¿Cuándo debo presentar declaraciones de gastos? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Estoy presentando los gastos de este mes. Por favor revíselos. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Me he saltado el límite; ¿aún podrías aceptarlo? |
Hacerle una pregunta a Keiri cortésmente.
El equipo de contabilidad, Keiri, responde las mismas preguntas de todos durante todo el mes, por lo que la forma en que las formula es importante. Abra con o-isogashii tokoro sumimasen, nombre el tema con keihi no ken de y haga una pregunta clara. En el correo electrónico, escriba el mes y su nombre en la línea de asunto. Evite exigir cuando: hayaku mierda kudasai es un error incluso cuando está esperando dinero. En su lugar, pregúntale a itsu goro ni narimasu ka.
Si se devuelve un reclamo, sashimodoshi, agradézcales, corríjalo y vuelva a enviarlo el mismo día. Keiri recuerda quién facilita su trabajo y que la buena voluntad es importante cuando se necesita una excepción.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Perdón que te moleste, ¿puedo preguntarte algo sobre los gastos? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | ¿Es este recibo aceptable? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | ¿Cuándo aproximadamente se realizará el pago del último mes? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | ¿Podría decirme por qué fue devuelto? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Lo corregiré y lo volveré a enviar hoy. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Gracias por señalarlo. |
Las preguntas que le pueden hacer
Las preguntas de la contabilidad son predecibles. Quién estuvo allí y cuántos, atrévete a nanmei de: esto decide la categoría. Cuál era el propósito, nan no tame ni. Por qué esta ruta o este taxi. Si un recibo cubre artículos personales; Se consultará un recibo de caja con una bebida para usted. Si el monto supera el límite de una empresa que necesita el sello de un gerente. Prepare las respuestas antes de enviarlas y escriba las claves en el campo tekiyō para que nunca se las pregunten.
Responda de manera objetiva y breve. Si algo fue un error genuino, como reclamar un café personal, dígalo con sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita y pídales que eliminen la línea. Intentar justificarlo cuesta más que el café.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Esta cena, ¿con quién fuiste y cuántas personas? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | El señor Sato de la empresa A y dos de nuestro lado, tres en total. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Por favor dígame el motivo de esta tarifa de taxi. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | ¿Este recibo incluye algún artículo personal? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Lo siento, un artículo era personal. Por favor elimine esa cantidad. |
Vocabulario de gastos
Estas son las palabras en el formulario, en los menús del sistema y en el correo electrónico de keiri.
| Palabra | Lectura | Significado |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | liquidación de gastos, reclamación de gastos |
| 領収書 | ryōshūsho | recibo formal |
| レシート | reshīto | detallado hasta el resbalón |
| 宛名 | atena | nombre a nombre del cual está emitido el recibo |
| 但し書き | tadashigaki | línea de propósito en un recibo |
| 交通費 | kōtsūhi | costos de transporte |
| 立替 | tatekae | pagar de su bolsillo primero |
| 仮払い | karibarai | anticipo de efectivo |
| 摘要 | tekiyō | descripción, campo de propósito |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | categoría de cuenta |
| 事前承認 | jizen shōnin | aprobación previa |
| 締め日 | shimebi | fecha límite |
| 差し戻し | sashimodoshi | un reclamo devuelto para su corrección |
Errores que hacen que se devuelva un reclamo
Los mismos problemas afectan a la mayoría de los sashimodoshi. Un recibo sin atena cuando la empresa lo requiera. Un tekiyō que dice sólo uchiawase, sin compañía ni plantilla. Una categoría adivinada mal. Transporte reclamado para un trayecto más largo que el sensato. Una fotografía de un recibo borrosa o recortada. Un reclamo presentado después del shime y que llegó al mes siguiente sin previo aviso. Y, lo más incómodo, un artículo personal en un recibo de trabajo, que plantea dudas sobre todas las demás líneas.
Las reglas en todo esto son decisiones de la empresa: límites, categorías, si se aceptan fotografías y cuándo es demasiado tarde. Los hábitos seguros son los mismos en todas partes. Solicite el recibo correcto en la caja, anote el propósito en el reverso o en la aplicación el mismo día, pregúntele a keiri cuando no esté seguro y envíelo antes de la fecha límite, no en él.
- Pregúntale a atena wa kaisha-mei de en la caja cuándo se necesita un ryōshūsho
- Escriba el propósito, la empresa y la plantilla en el campo tekiyō.
- Elija la categoría de la lista; preguntar cuando dos parezcan encajar
- Reclame la ruta sensata y conserve el historial de la tarjeta IC
- Obtenga aprobación previa para cenas, equipos y viajes
- Envíelo antes del shime y corrija cualquier línea devuelta el mismo día.