La cadena de documentos desde la cotización hasta el pago.
Un acuerdo típico entre dos empresas japonesas es el siguiente. El comprador pide un presupuesto y el vendedor envía un mitsumorisho. El comprador acepta enviando un hatchūsho, una orden de compra; por parte del vendedor, recibir ese pedido es juchū, y puede confirmar con un chūmon ukesho o juchū kakuninsho. El vendedor entrega con un nōhinsho, un albarán de entrega y, a menudo, un kenshūsho o juryōsho para que el comprador lo firme como aceptación. Luego, el vendedor emite un seikyūsho, la factura, el comprador paga mediante furikomi, transferencia bancaria, y el vendedor puede emitir un ryōshūsho, un recibo.
Un keiyakusho, un contrato, se encuentra por encima de esta cadena para relaciones grandes o en curso, y un kihon keiyakusho, un acuerdo básico, a menudo cubre muchos pedidos pequeños, de modo que cada uno solo necesita una cotización y un pedido. Las compras pequeñas omiten varios pasos, pero aprende el orden de todos modos, porque cada documento se refiere al anterior por número.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | ¿Podrías darnos una cotización? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Realizaremos el pedido según la cotización. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Hemos recibido tu pedido. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Lo enviaremos con albarán de entrega. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Emitiremos la factura a final de mes. |
Leyendo un mitsumorisho y un hatchūsho
Una cotización tiene un encabezado con el nombre del comprador y onchū, el equivalente de la empresa a sama, el nombre y sello del vendedor, un número, mitsumori bangō y la fecha. El cuerpo enumera los artículos, hinmei, con cantidad, sūryō, unidad, tan'i, precio unitario, tanka y cantidad, kingaku. A continuación se muestra el subtotal, shōkei, el impuesto al consumo, shōhizei, y el total, gōkei. Tres campos cerca del final son los más importantes: nōki, el tiempo de entrega; shiharai jōken, condiciones de pago; y yūkō kigen, durante cuánto tiempo es válido el precio. Una línea bikō contiene comentarios.
Un hatchūsho refleja la cotización y agrega la dirección de entrega, nōhin-saki, la fecha de entrega solicitada, nōhin kibōbi y el número de pedido del comprador, que el vendedor indicará en la factura. Cuando reciba una cotización, verifique los precios unitarios, verifique si los impuestos están incluidos y lea el período de validez: una cotización que vence antes de que finalice su aprobación interna significa una segunda ronda.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | ¿Esta cantidad es con o sin impuestos? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | ¿Podrías extender la validez de la cotización? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Aproximadamente cuando seria la entrega? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Si cambiamos la cantidad, ¿cambia el precio unitario? |
Lectura de un seikyūsho y las condiciones de pago
Una factura repite los artículos y totales y agrega los campos que deciden cuándo y cómo se mueve el dinero. Hakkōbi es la fecha de emisión. Shiharai kigen es la fecha prevista. Furikomisaki es la cuenta bancaria: banco, sucursal, tipo de cuenta, futsū o tōza, número y nombre de cuenta, kōza meigi. Furikomi tesūryō, la tarifa de transferencia, generalmente corre a cargo del pagador y la factura puede indicarlo. Desde la introducción del sistema de factura calificada, las facturas de empresas registradas también llevan un número de registro que comienza con T; pregunta a contabilidad cómo afecta a tu empresa.
Las condiciones de pago se escriben como una fórmula de dos mitades. La primera mitad es el shime, el corte que cierra un lote de facturas; el segundo es el barai, cuando se paga ese lote. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: cerrado a fin de mes, pagado a fin de mes siguiente. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: cerrado el día veinte, pagado el día diez del mes próximo. Yokuyokugetsu significa el mes siguiente. Sōkin es una palabra sencilla para enviar dinero; nyūkin es dinero que llega, por lo que nyūkin kakunin está verificando que haya llegado.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Las condiciones de pago son a cierre de mes, pagándose a finales del mes siguiente. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | ¿Podrías cubrir el costo de la transferencia? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Hemos confirmado el recibo del pago. Gracias. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | La fecha de vencimiento ha pasado; ¿Podría decirnos cuándo está previsto el pago? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | ¿Podría incluir el nombre del departamento en la factura? |
Nōhinsho, ryōshūsho y keiyakusho
Un nōhinsho viaja con la mercancía y enumera lo que se entregó; el comprador lo compara con el pedido, kenshū, y se lo queda. Un juryōsho o una copia firmada regresa al vendedor como prueba. Cuando una entrega es corta o está dañada, el número nōhinsho es lo que usted indica cuando llama.
Un ryōshūsho confirma el pago recibido. En el caso de las transferencias bancarias, muchas empresas tratan el registro de la transferencia como un recibo y no emiten uno a menos que se lo soliciten. Un keiyakusho establece toda la relación: las partes, kō y otsu, el alcance, el precio, el plazo, kikan, renovación, kōshin, terminación, kaijo y confidencialidad, himitsu hoji. Los contratos suelen prepararse en dos copias, una para cada parte, y cada empresa sella ambas. Consulte los artículos por número, jō: dai-san-jō, artículo tres.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | La cantidad que figura en el albarán de entrega no coincide con lo que llegó. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Por favor firme el acuse de recibo y envíelo de vuelta. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | ¿Necesita un recibo? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Permítanme confirmar el artículo tres del contrato. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | El plazo es de un año con renovación automática, ¿no? |
Inkan, kakuin y denshi keiyaku
Los contratos tradicionales se sellan en lugar de firmarse. El sello registrado de la empresa, jitsuin, va en el bloque de firma; se presiona un keiin a lo largo del límite de cada par de páginas para que las páginas no puedan intercambiarse; y un teisei-in marca cualquier corrección manuscrita. Los documentos internos ordinarios utilizan un kakuin cuadrado o un mitome-in personal, y el verbo para estampar es ōin o nattsuin. Quién posee el sello y quién puede usarlo es una regla interna estricta.
Actualmente están muy extendidos los contratos electrónicos, denshi keiyaku, firmados a través de un servicio web. El vocabulario cambia a denshi shomei, firma electrónica; denshi shoshiki, la forma electrónica de un documento; y shōnin, aprobación, en un flujo de trabajo. Algunas contrapartes todavía solicitan papel, por lo que es posible que en la solicitud deba indicar qué formulario puede aceptar. Si un contrato determinado necesita un sello, una firma o una firma electrónica depende de la empresa, el documento y la contraparte, así que consulte con su equipo legal o de asuntos generales, sōmu.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Por favor selle el contrato. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Por favor, coloque el sello transversal en la encuadernación de cada página. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | ¿Sería aceptable un contrato electrónico? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Prepare dos originales y devuelva uno. |
Solicitar cada documento cortésmente
El patrón de solicitud es el mismo para todos los documentos. Nómbrelo con o o go, diga lo que cubre, proporcione una fecha límite y un formato, y cierre con un agradecimiento por la molestia. El verbo central es go-sōfu itadakemasu deshō ka, podrías enviar, u o-okuri itadakemasu deshō ka; para emitir un nuevo documento, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Agregue una razón si el plazo es ajustado: shanai shori no tsugō de, para procesamiento interno.
En el teléfono, añade tu empresa y nombre, y repite el número de documento. Cuando envíes un documento, utiliza o-okuri itashimasu y pídeles que lo consulten con go-kakunin kudasai. Buscar un documento tardío es cortés pero directo: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, y luego la pregunta.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Lamento molestarte, ¿podrías enviar la factura de este mes antes del próximo viernes? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Sería útil si pudieras enviarlo en formato PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Adjunto la cotización; por favor compruébalo. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Sobre la factura que solicité ayer, ¿cuándo aproximadamente me la enviarán? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Perdón por la molestia y gracias. |
Vocabulario de documentos
La tabla reúne los nombres de los documentos y los campos que leerá en ellos.
| Palabra | Lectura | Significado |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | cotización |
| 発注書 | hatchūsho | orden de compra |
| 受注 | juchū | recibir un pedido (lado del vendedor) |
| 納品書 | nōhinsho | nota de entrega |
| 請求書 | seikyūsho | factura |
| 領収書 | ryōshūsho | recibo |
| 契約書 | keiyakusho | contrato |
| 支払条件 | shiharai jōken | condiciones de pago |
| 締め | shime | corte para un período de facturación |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | pagado al final del mes siguiente |
| 振込先 | furikomisaki | cuenta bancaria para transferencia |
| 有効期限 | yūkō kigen | período de validez |
| 押印 | ōin | colocando un sello |
| 電子契約 | denshi keiyaku | contrato electrónico |
Errores que retrasan el pago
La mayoría de los retrasos provienen de un campo, no de una disputa. Una factura dirigida a un nombre de empresa incorrecto o faltando el departamento; un número de orden de compra que no coincide; una línea impositiva faltante o duplicada; datos bancarios con el nombre de la cuenta en escritura incorrecta; una fecha de vencimiento que ignora el shime del cliente, por lo que la factura llega con un día de retraso y espera un mes. En los contratos, los errores clásicos son la falta de un keiin, un sello incorrecto y un nombre de la contraparte que difiere de su nombre registrado en un carácter.
Antes de enviar cualquier documento, verifique el nombre del destinatario, el número al que hace referencia y los términos con el documento anterior de la cadena. Si un cliente dice que un documento está incorrecto, discúlpese brevemente, pregunte exactamente en qué campo y vuelva a publicarlo el mismo día con sai-hakkō en la línea de asunto. La práctica de la empresa aquí difiere en casi todo, desde los sellos hasta los meses de pago, así que aprenda el idioma y luego pregúntele a un colega cómo lo hace su empresa.
- Verifique el nombre, onchū o sama y el departamento en cada documento
- Indique el número del documento anterior en el siguiente.
- Confirme zeikomi o zeinuki y la línea de impuestos antes de enviar
- Leer el shime del cliente y enviar la factura antes.
- Pregunte antes de sellar; Los sellos tienen reglas sobre quién puede usarlos.