Transmitiendo un mensaje en japonés: Dengon y Reporting

Tomar un mensaje por teléfono

La secuencia está lo suficientemente fija como para aprenderla como un guión. Usted establece que la persona no está disponible, dice cuándo volverá, se ofrece a recibir un mensaje, lo toma, lo lee nuevamente y le da su propio nombre para que la persona que llama sepa quién lo tiene. Ese último paso es una práctica estándar en las oficinas japonesas y, a menudo, es el que los estudiantes se saltan.

Ofrecerse a recibir un mensaje antes de que la persona que llama lo solicite es el movimiento esperado. Dengon o oazukari shimashō ka, si le dejo un mensaje, lo posiciona como una persona útil y no como un obstáculo, y es lo que diría un colega japonés.

Confirmando lo que escribiste

Leer el mensaje no es opcional en una oficina japonesa y es ahí donde se detectan los errores. Nombres, números y fechas son los tres elementos que deben confirmarse, porque son los tres que no pueden reconstruirse a partir del contexto si se equivocan.

Para los nombres, pregunte cómo se escriben los kanji si necesita escribirlos. Para los números, léalos dígito por dígito. Para las fechas, diga el día de la semana junto a la fecha, ya que eso detecta una diferencia de uno a uno inmediatamente.

Fukushō, repitiendo, es una práctica nombrada más que un hábito personal. Anunciar que lo estás haciendo es normal y esperado.

Discurso indirecto: a itte imashita y sus familiares

Para transmitir lo que alguien dijo, adjunte la partícula de cita a una cláusula en forma simple y sígala con un verbo de decir. La cláusula interior permanece clara incluso cuando la oración es cortés, que es la regla que los estudiantes infringen con mayor frecuencia: ashita kuru a itte imashita, no ashita kimasu a itte imashita.

El verbo decir cambia según el estatus de la persona que habló. Itte imashita es neutral y cubre la mayoría de los casos. Osshatte imashita es honorífico y se utiliza cuando se informa sobre un cliente o una persona de alto rango. Mōshite orimashita es humilde y se usa cuando se informa de tu propio lado a un extraño.

Pasando el mensaje

Cuando entregue el mensaje, indique de quién proviene y qué quieren, luego brinde los detalles. Su colega necesita decidir si actúa ahora, y enterrar la solicitud al final de un relato cronológico lo hace más difícil.

Mantenga las palabras de la persona que llama distinguibles de su propio resumen. Señalando con to no koto desu, dijeron eso, o to itte imashita separa lo que se dijo de lo que infiriste, lo cual importa si luego se actúa sobre el mensaje.

To no koto desu es la frase más útil de esta sección. Marca una declaración completa como se informó sin necesidad de un verbo de decir.

La trampa honorífica en los mensajes retransmitidos

Las reglas japonesas dentro y fuera del grupo se aplican a todo el mensaje y cambian dependiendo de con quién estés hablando. Para una persona que llama desde afuera, su propio gerente es uchi, adentro, por lo que deja de lado el título y usa formas humildes sobre él. Para su colega después, el mismo gerente es senior y vuelve a recibir honores.

Esta es una verdadera fuente de errores, porque el mensaje es el mismo y el idioma no. La regla práctica es preguntar quién está escuchando en lugar de a quién se describe, y restablecer los honoríficos cada vez que cambia la audiencia.

Observe que la persona que llama mantiene sus honoríficos en cada fila. Sólo tu propio lado cambia el lenguaje con el público.

Mensajes escritos y chat.

La mayoría de los mensajes retransmitidos ahora viajan por chat o correo electrónico en lugar de por una nota en papel, y las convenciones se comprimen. La forma esperada es fuente, solicitud, fecha límite y su nombre, en ese orden, en cuatro líneas cortas. La prosa larga no es útil para algo que un colega lee entre reuniones.

Mantenga los marcadores de discurso indirecto incluso por escrito. Un mensaje de chat que dice que la fecha límite es el viernes se lee como su declaración; uno que dice que dijeron que la fecha límite es el viernes hace explícita la fuente y protege a todos si resulta estar equivocado.

Cuando no pudiste tomar el mensaje correctamente

A veces la línea es mala, la persona que llama habla rápido o simplemente no la sigues. La respuesta equivocada es adivinar y transmitir un mensaje a medias; lo correcto es decir claramente lo que recibió y lo que no recibió, tanto a la persona que llama como a su colega.

Con la persona que llama, pedirle que disminuya la velocidad es completamente aceptable y se espera de cualquiera que esté en una mala línea. Con su colega, señalar explícitamente su incertidumbre es lo que le permite decidir si debe volver a llamar y comprobarlo.