Aplicando: el shucchō shinsei
En un viaje de negocios nada sucede antes del shinsei. El formulario solicita el destino, las fechas, el propósito en una línea, las personas o empresa que visitará y una estimación de costos. Va a su gerente y, a veces, a un segundo aprobador. En muchas empresas es una pantalla en el sistema de gastos; en algunos todavía es un formulario en papel con un hanko. Pregúntale a un colega cuál es y copia uno reciente.
La versión hablada es lo primero: dígale a su gerente por qué es necesario el viaje y obtenga un asentimiento antes de completar cualquier cosa. Shucchō o mōshiagemasu no es natural; diga shucchō Shitai no desu ga o shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga y agregue las fechas y el propósito.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Me gustaría hacer un viaje de negocios a la sucursal de Osaka el próximo mes; ¿Estaría bien? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | El objetivo es una reunión sobre la introducción del nuevo sistema. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Estoy planeando del 10 al 12, tres días y dos noches. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Envié la solicitud de viaje, por lo que agradecería su aprobación. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | El coste aproximado es de unos cincuenta mil yenes en concepto de transporte y alojamiento. |
Reserva de transporte y hoteles a través de admin.
Una vez que se aprueba el shinsei, la reserva generalmente se realiza a través del sōmu, asuntos generales o un mostrador de viajes contratado. Algunas empresas le permiten reservar usted mismo dentro de unos límites y reclamar después, y otras emiten una tarjeta corporativa. Se te preguntará la ruta, la hora de salida que deseas, preferencia de asiento y la zona del hotel. Los asientos reservados, shiteiseki, son estándar en el shinkansen; el coche ecológico y los vuelos suelen estar restringidos por grado.
Conozca las palabras de los billetes que recibirá: un jōshaken es el billete de tarifa base, un tokkyūken el suplemento exprés y un eki-uketori es un billete que se recoge en la máquina de la estación con un código. Los cambios después de la reserva se realizan en el mismo mostrador, así que pregunte con anticipación en lugar de cambiar ese mismo día.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | ¿Podrías reservar el shinkansen la mañana del día 10 y dos noches de hotel? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Un asiento reservado junto a la ventana, por favor. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Cualquier hotel está bien siempre que esté cerca de la sucursal. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | ¿Se podría retrasar el regreso un tren más? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | ¿Recojo los billetes en la estación? |
Reglas de gastos en resumen
Cada empresa tiene un ryohi kitei, normativa sobre gastos de viaje, que establece qué se reembolsa y cómo. Las piezas habituales son kōtsūhi, transporte; shukuhakuhi, alojamiento, a menudo limitado por noche; nittō, una asignación diaria para pequeños gastos; y settai, entretener a un cliente, que normalmente necesita aprobación por separado. Las comidas que se comen solas suelen estar cubiertas por el nittō en lugar de ser declaradas, pero esto varía.
La única regla que no varía es el recibo. Solicite un ryōshūsho, un recibo formal, en cada hotel, taxi y tienda, y pídalo a nombre de la empresa si su empresa lo requiere. A menudo se permiten taxis sólo cuando no existe una alternativa práctica y se espera una nota que explique el motivo. Presentar la toma de posesión, liquidación de gastos, dentro del plazo que marcan las normas, o se podrá desestimar la reclamación.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Un recibo a nombre de la empresa, por favor. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Por favor, envíelo a Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Utilicé un taxi porque pasaba después del último tren. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | ¿Está dentro de una semana de devolución la multa por la liquidación de gastos? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | ¿Este costo está cubierto por la asignación diaria? |
Llegando a la oficina de destino
La llegada a una sucursal o a la oficina de un cliente sigue un pequeño guión. En recepción indicas tu empresa, tu nombre y a quién vas a visitar. Cuando aparece su anfitrión, la primera línea es o-sewa ni natte orimasu, gracias por su continuo apoyo, o, en la sucursal de su propia empresa, o-tsukaresama desu. Luego viene la línea tōi tokoro: el anfitrión dirá tōi tokoro o arigatō gozaimasu, gracias por venir tan lejos, y tú respondes con un breve kochira koso.
Omiyage, si lo traes, se entrega en este punto en una frase, tsumaranai mono desu ga o el encendedor minasan de dōzo, por favor compártelo y el anfitrión lo deja a un lado sin abrirlo. Una pequeña charla sobre el viaje o el tiempo llena el camino hasta la sala de reuniones; manténgalo en dos o tres intercambios.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Soy Tanaka de la oficina central de Tokio. Tengo una cita con el señor Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Gracias por su continuo apoyo. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Gracias por haber recorrido un camino tan largo. (Anfitrión.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Gracias por dedicar el tiempo. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Estos son dulces de Tokio. Por favor compártelos. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | El shinkansen estaba lleno, pero llegué a tiempo. |
Vocabulario de viaje en formularios y en el chat.
Las siguientes palabras aparecen en el shinsei, en el sistema de gastos y en los mensajes que le enviará el administrador. Aprenda las lecturas para poder decirlas en voz alta en el escritorio, no solo reconocerlas en la pantalla.
| Palabra | Lectura | Significado |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Solicitud de viaje de negocios |
| 出張命令 | shucchō meirei | Orden de viaje, la aprobación formal en algunas empresas |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Regulación de gastos de viaje |
| 交通費 | kōtsūhi | Costos de transporte |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Costos de alojamiento |
| 日当 | nittō | Asignación diaria |
| 精算 | seisan | Liquidación de gastos |
| 仮払い | karibarai | Adelanto de efectivo antes del viaje. |
| 領収書 | ryōshūsho | recibo formal |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Informe de viaje |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Ir directamente desde casa y regresar directamente a casa |
| 帰社 | kisha | Regresando a la oficina |
Vale la pena conocer Chokkō chokki: significa que vas de casa directamente al destino y vuelves a casa sin pasar por la oficina, y normalmente hay que indicarlo en el shinsei o en el chat para que el equipo sepa dónde estás.
El informe de viaje y el regreso.
El shucchō hōkoku cierra el viaje. Es breve y objetivo: fechas, destino, personas conocidas, propósito, resultados, próximas acciones y costos, en ese orden. La mayoría de las empresas tienen un formulario o una plantilla; algunos aceptan un correo electrónico al gerente. Se espera que llegue dentro de uno o dos días y, por lo general, su gerente querrá un resumen hablado la primera mañana antes de leerlo. Lidera con el resultado, luego el siguiente paso y luego cualquier cosa que haya salido mal.
La devolución en sí tiene sus propias líneas. Di tadaima modorimashita cuando entres, agradece a quien te cubrió y coloca el omiyage en el espacio compartido con una palabra para el equipo. Luego presente el seisan con los recibos. Utilice la lista de verificación a continuación las primeras veces.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Ya estoy de vuelta. Gracias por cubrirme mientras estuve fuera. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Recuerdos de Osaka. Los dejaré en la sala de descanso. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Para empezar, acordamos el lanzamiento para la próxima primavera. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Escribiré los detalles en el informe del viaje y lo enviaré hoy. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Terminaré la liquidación de gastos mañana también. |
- Di tadaima modorimashita y agradece a los colegas que cubrieron
- Entregue al gerente un resumen hablado de dos minutos, primero la conclusión.
- Presentar el shucchō hōkoku dentro del plazo establecido por la empresa.
- Adjunte cada recibo al seisan y explique cualquier taxi o costo adicional.
- Envíe un correo electrónico de agradecimiento a la oficina o al cliente que visitó
- Apague el omiyage y dígale al equipo que está ahí.
- Registre las próximas acciones y fechas de la reunión en el calendario compartido
Errores a evitar
El primer error es reservar antes de la aprobación. Si se rechaza el shinsei o las fechas cambian, el problema es reservar un billete por cuenta propia. El segundo es perder recibos; un reclamo sin un ryōshūsho a menudo se rechaza de plano. El tercero es utilizar el registro de clientes en su propia sucursal o el registro de un colega con un cliente. El cuarto es un informe tardío o vago: un hōkoku que dice que la reunión fue bien no le dice nada al gerente, y uno que llega una semana después sugiere que el viaje no importó.
Por último, no trate el viaje como un tiempo libre del equipo. En la mayoría de las empresas se espera un mensaje de chat rápido a la llegada y a la salida, y estar disponible durante el horario de oficina, a menos que haya acordado lo contrario.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Ya reservé el shinkansen yo mismo. (La situación a evitar.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Organícelo una vez finalizada la aprobación. (Qué dirá el administrador). |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | He perdido un recibo; ¿Qué tengo que hacer? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | La reunión salió bien. (Demasiado vago para un informe). |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Acordamos con el cliente una entrega a finales de marzo y la próxima visita está prevista para febrero. (Específico.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Llegué a la sucursal de Osaka. Me registraré una vez esta noche. |