La idea central: una decisión que viaja en papel
Ringi (稟議) se construye a partir de rin, informar humildemente a un superior, y gi, deliberación, por lo que es literalmente un asunto presentado a los superiores para su deliberación. El documento es el ringisho (稟議書), sho que significa documento escrito. Un ringi se utiliza para decisiones que necesitan la autoridad de otra persona: comprar equipo, firmar un contrato, contratar, viajar por encima de un costo establecido.
El sistema refleja una visión de las decisiones como compartidas. Todos los que vivirán con el resultado ven la propuesta y le ponen su nombre, para que luego nadie pueda decir que nunca se lo dijeron, y la responsabilidad se reparte a lo largo del camino. El precio es el tiempo. La cantidad que se necesita un ringi varía ampliamente según la empresa; Las empresas de nueva creación pueden utilizar un mensaje de chat mientras que una empresa más antigua utiliza un formulario. La publicación relacionada en nemawashi cubre la conversación que viene primero, y la publicación sobre títulos de trabajo cubre los rangos en la ruta. Dos colegas están discutiendo una compra.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | ¿Esto necesita un ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Cualquier valor a partir de 500.000 yenes necesita un ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Enviaré el ringi la próxima semana. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | ¿Hasta dónde ha llegado el ringi? |
La ruta: de kiansha a kessaisha
El redactor, el kiansha (起案者), literalmente la persona que plantea el borrador, envía el ringisho hacia arriba un rango a la vez. Quién aprueba en último lugar lo establecen las reglas de la empresa sobre la autoridad de aprobación, kessai kengen (決裁権限), generalmente por tipo y monto: una compra pequeña puede terminar en el gerente del departamento, una grande puede ir a un director o al presidente. En el camino puede ir de lado a los departamentos relacionados para aigi (合議), generalmente se lee de esta manera en las rutas de aprobación, aunque también se escucha gōgi, para que contabilidad o asuntos legales puedan verificarlo. Cualquier aprobador puede devolverlo.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Para este monto, el aprobador final es el jefe de división. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | También necesita la aprobación de la contabilidad. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | ¿Puedo pedirle su sello, por favor? |
| Role | Lectura | Que hacen en la ruta |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Redacta la propuesta y recoge los anexos. |
| 係長 | kakarichō | Primer control: hechos, cifras y formato |
| 課長 | kachō | Juzga el caso de negocio de la sección |
| 部長 | buchō | Aprueba para el departamento; a menudo final para pequeñas sumas |
| 合議先 | aigi-saki | Departamentos relacionados, como el de contabilidad o el jurídico. |
| 決裁者 | kessaisha | Tiene autoridad para esta cantidad y la hace oficial. |
Lectura de un ringisho: el encabezado y las cajas del sello
Los formatos difieren según la empresa, pero la mayoría de los ringisho incluyen los mismos campos: la fecha de redacción, kianbi; el redactor y su departamento; el sujeto, kenmei, que convencionalmente termina en no ken, respecto; la cantidad, kingaku; archivos adjuntos, tenpu shiryō, como comillas; y un cuadro para el resultado. El siguiente cuerpo establece el propósito, los motivos y las opciones consideradas.
La fila de cajas de sellos es el ōinran (押印欄), literalmente la columna para presionar los sellos. En muchos formularios, el cuadro más antiguo está a la izquierda y el del redactor a la derecha, por lo que los sellos completan de derecha a izquierda, la dirección de la escritura vertical tradicional. Cada aprobador presiona un pequeño sello personal con su apellido, una mitomeína, literalmente un sello de reconocimiento. Algunos lugares de trabajo mantienen la costumbre de inclinar ligeramente el sello hacia el palco del jefe, como si hiciera una reverencia; Mucha gente nunca lo ha conocido, así que sigue lo que hacen tus colegas.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | ¿Es esta la forma correcta de escribir el tema? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Adjunto dos citas. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Colega) Su sello está al revés. |
Parejas que confunden a los alumnos
Kessai es la trampa clásica. Escrito 決裁, es la aprobación de la persona con autoridad; el segundo kanji significa juzgar, como en el fallo de un tribunal. Escrito 決済, es la liquidación de un pago, la palabra en los terminales de tarjetas y en kessai-bi, fecha de liquidación. Los métodos de entrada suelen ofrecer primero la ortografía del pago. Un recién llegado que revisa un borrador hace la pregunta que todos hacen una vez.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai y kessai: ¿qué kanji era? |
| Término | Lectura | Significado | No confundir con |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Aprobación final por parte de la persona con autoridad | 決済 kessai, liquidar un pago |
| 承認 | shōnin | Un aprobador está bien en un paso de la ruta. | 決裁 kessai, el final y vinculante |
| 稟議 | ringi | Circulado para aprobación | 回覧 kairan, circulado para lectura solamente |
| 差し戻し | sashimodoshi | Devuelto para ser revisado y reenviado | 却下 kyakka, rechazado de plano |
| 根回し | nemawashi | Charlas informales previas | 稟議 ringi, el registro formal posterior |
Ringi y nemawashi: la charla antes, el artículo después
Nemawashi, literalmente ir a las raíces, es el trabajo informal de discutir una propuesta con cada persona antes de enviarla. Ringi es lo que hace oficial el resultado. Un ringi sin nemawashi tiende a volver con preguntas, porque la primera vez que un aprobador se entera de la idea es cuando llega al escritorio; nemawashi sin ringi no tiene ningún efecto formal. Es por eso que los aprobadores de un ringi bien preparado rara vez lo leen por primera vez. Un colega veterano le da consejos a un recién llegado.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Antes de enviar el ringi, será mejor que lo hable una vez con el gerente del departamento. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Ya lo pasé por contabilidad. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Se han hecho los cimientos. |
Más allá de lo básico: la electrónica ringi y el hanko que se desvanece
Muchas empresas ahora ejecutan denshi ringi (電子稟議), electrónico ringi, en un sistema de flujo de trabajo, wākufurō shisutemu. La ruta se establece en el software, cada aprobador recibe una notificación y la aprobación es un botón, que a veces se muestra con una imagen del sello del aprobador. Sashimodoshi llega con un comentario escrito y el historial muestra quién aprobó y cuándo. Cuando un aprobador está ausente, un diputado puede aprobar en su lugar, dairi shōnin.
El cambio se aceleró en 2020. En junio de ese año, la Oficina del Gabinete, el Ministerio de Justicia y el Ministerio de Economía, Comercio e Industria publicaron una sesión de preguntas y respuestas en la que se afirmaba que, a menos que una ley lo exija, un contrato es válido sin sello, y el trabajo remoto hacía que las rutas en papel no fueran prácticas. El papel y el hanko sobreviven en algunas empresas y oficinas públicas, así que pregunta qué sistema utiliza el tuyo. Un equipo está manejando las aprobaciones en línea.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Por favor envíelo a través del sistema. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | He presionado aprobar. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | El director del departamento está de viaje por negocios, por lo que un adjunto lo aprobará. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Consulte los comentarios sobre la solicitud devuelta. |
Los verbos del viaje: ageru, mawasu, tōru, oriru
La conversación en la oficina describe un ringi por su movimiento. Tú ringi o ageru, levántalo hacia arriba y ringi o mawasu, envíalo alrededor. O ringi ga tōru, pasa, o sashimodosareru, es devuelto. La aprobación final kessai ga oriru, desciende, porque desciende desde arriba. A los proveedores, la gente les dice shanai de ringi-chū desu, está pasando por la aprobación interna, una forma educada de decir todavía no. Con superiores, aparecen los mismos verbos en keigo.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | He enviado la ronda ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Voy a buscar el sello del director de sección. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | La aprobación finalmente llegó. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | El ringi se aprobó, así que continuaré con el pedido. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Fue devuelto porque la base para el importe era débil. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (A un proveedor) Actualmente está en proceso de aprobación interna. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Envíe un correo electrónico a un aprobador) Revise y apruebe. |
Errores comunes que cometen los recién llegados con ringi
Escribir 決済 en un documento de aprobación. La causa es el método de entrada, que a menudo ofrece primero la palabra de pago para kessai. Marque cada kessai en un ringi y use 決裁.
Usando el ringi para persuadir. Los recién llegados de culturas donde las propuestas se discuten en una reunión incluyen el caso en el documento y esperan que gane a los aprobadores. La persuasión pertenece a nemawashi; el ringisho registra lo acordado.
Saltarse un nivel para ahorrar tiempo. Llevarlo directamente al buchō parece eficiente, pero el orden de la ruta es parte del respeto mostrado a cada rango, y un kakarichō omitido puede enviarlo de regreso. Siga la ruta incluso cuando sea lenta.
Tratar un sello temprano como la decisión. Cada shōnin se siente como un progreso, y lo es, pero sólo kessai compromete a la empresa. Realizar un pedido con anticipación puede dejarlo personalmente explicando una compra que nunca fue aprobada.