Visitar la oficina de un cliente en japonés: recepción, asiento y salida educadamente

Antes de llegar: confirmar la cita y el horario

La visita de un cliente comienza el día anterior, con un correo electrónico de una línea confirmando la fecha, hora y lugar; le da al cliente la oportunidad de mencionar un cambio de habitación o un asistente adicional. Una cita es un apo en el habla informal y o-yakusoku en keigo cuando hablas con el personal del cliente.

Ese día, llegue al edificio diez minutos antes y a la recepción cinco minutos antes. Aprovecha el tiempo libre para revisar tus papeles, silenciar tu teléfono y, en invierno, quitarte el abrigo antes de entrar; Los visitantes entran a la oficina de un cliente con el abrigo sobre el brazo. Si un retraso en el tren le retrasa, llame antes de la hora de la cita para informarle una nueva hora de llegada realista.

Unihongojaponés de negocios

明日あした十じゅう時じのお打ち合わせうちあわせ、よろしくお願いおねがいいたします。Esperamos con ansias nuestra reunión de mañana a las diez.

El guión de recepción: uketsuke

La recepción, uketsuke, se presenta en tres formas y el guión apenas cambia. Un edificio grande tiene un escritorio con personal, a menudo con una puerta de seguridad; una mediana empresa tiene un teléfono en el mostrador con una lista de extensiones; Una pequeña oficina tiene una puerta que abres mientras dices Shitsurei Itashimasu. En todos los casos das tres datos en orden: tu empresa, tu nombre y con quién tienes una cita y cuándo.

Note los verbos. To mōshimasu es la forma humilde de to iimasu y la única forma de presentarse aquí. O-yakusoku o itadaite orimasu, me han dado una cita, pone la cita en el regalo del cliente, que es el marco cortés. Adjunte sama al nombre de la persona que está visitando y agregue su departamento si lo conoce, porque una empresa grande puede tener varias personas con el mismo apellido.

La recepcionista dirá shōshō o-machi kudasai, llamará a la persona y luego dirá tadaima mairimasu, está en camino, o nombrará una habitación. Si hay una tarjeta de visitante, nyūkanshō, úsela de manera visible y devuélvala cuando se vaya.

Salas de espera y ser mostrado en

Puedes esperar en el vestíbulo, en un ōsetsushitsu, en una sala de recepción o en la propia sala de reuniones. Cuando un miembro del personal lo guíe, camine ligeramente detrás de él y déjelo presionar los botones del ascensor; En el ascensor el guía se sitúa junto al panel y tú te sitúas detrás.

En la habitación, el guía dice dōzo o-hairi kudasai o kochira e dōzo. Di "shitsurei itashimasu" al entrar, incluso si la habitación está vacía, y toma el asiento que te indiquen. Si no se dice nada, párese cerca del asiento más cercano a la puerta, o siéntese en él, y párese nuevamente cuando entre la persona con la que se reunirá. Coloque su bolso en el suelo, al lado de su silla, no sobre la mesa. Si traen té, agradezca a la persona y espere el dōzo del anfitrión antes de beber, a menos que la espera se alargue.

Asientos, tarjetas de visita y saludos de apertura.

Las salas de reuniones tienen un asiento superior, kamiza, el más alejado de la puerta, y un asiento inferior, shimoza, el más cercano a ella. La kamiza pertenece al huésped, con el visitante de mayor rango más alejado de la puerta y el anfitrión de mayor rango enfrente. En caso de duda, espere a que lo coloquen.

Cuando entre la persona con la que te reunirás, ponte de pie. Las primeras reuniones comienzan con el intercambio de tarjetas de presentación: sostenga su tarjeta con ambas manos frente a la otra persona, dé su empresa, departamento y nombre a mōshimasu, reciba la de ellos con ambas manos, mírela y colóquela en la mesa frente a usted para la reunión. Una guía separada sobre la etiqueta meishi cubre los detalles; aquí basta con saber que el intercambio se produce antes de que nadie se siente.

Luego agradézcales por su tiempo y mencione el propósito de la visita en una oración. Ahora se entrega un pequeño obsequio, temiyage, con kokoro bakari desu ga. El anfitrión suele comenzar con dewa, hajimemashō ka o una pregunta sobre su viaje, que sólo necesita una breve respuesta.

Conclusión: resumen de los próximos pasos

Una reunión japonesa rara vez termina con una decisión anunciada en el acto. Termina con una lista clara de lo que cada lado hará a continuación y cuándo, y se espera que el visitante lo diga en voz alta. Presente el resumen con honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, luego enumere los elementos con mazu, tsugi ni, saigo ni. El lado del cliente corregirá cualquier cosa que vea de manera diferente, que es el punto.

Si el cliente necesita consultar a otra persona, dirá shanai de kentō mierda, go-renraku itashimasu. Pide un momento difícil con itsu goro, pero no presiones para conseguir una cita en el acto. Cuando el anfitrión diga honjitsu wa arigatō gozaimashita, responda con kochira koso y levántese cuando se pongan de pie.

Saliendo: Shitsurei Itashimasu en cada puerta.

La partida tiene tantas etapas como la llegada. Reúna sus papeles y las tarjetas de presentación del cliente, que van en su tarjetero. Empuja tu silla hacia adentro. En la puerta de la sala de reuniones, voltéate, di "shitsurei itashimasu" y haz una reverencia. El anfitrión normalmente le acompañará hasta el ascensor o la entrada; Mantenga la conversación ligera y agradézcales nuevamente mientras camina.

En el ascensor, suba, gire para mirar al anfitrión, diga honjitsu wa arigatō gozaimashita y haga una reverencia mientras se cierran las puertas. En la entrada de la planta baja, haga una reverencia ante la puerta. Ponte el abrigo fuera del edificio. Devuelva la credencial de cualquier visitante en la recepción con o-kaeshi shimasu y agradezca también a la recepcionista.

Vocabulario para la visita de un cliente.

Estas son las palabras que escuchará en la recepción, en el pasillo y en la sala de reuniones. Varios, como kisha y heisha, sólo tienen sentido como pareja.

Los títulos también importan: buchō, jefe de departamento; kachō, jefe de sección. Utilice el título con el apellido, Satō-kachō, o el apellido con sama, nunca ambos juntos.

El email de seguimiento y los errores a evitar

La visita finaliza con un o-rei mēru enviado el mismo día. Tiene una forma fija: la empresa, departamento y nombre del cliente con sama en la primera línea; un agradecimiento por su tiempo; dos o tres líneas confirmando lo acordado y el siguiente paso con una fecha; y una línea de cierre como hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Adjunte cualquier documento que prometió.

Los errores que se destacan son los de ordenar y registrar. Se nota sentarse antes de ser invitado. Poner la tarjeta de un cliente en el bolsillo del pantalón o escribir en ella es un pequeño insulto. En el habla, los errores comunes son usar anata para el cliente, olvidar sama en el nombre de la persona que estás visitando y responder a keigo con un desu ne casual. Si te equivocas, corrígelo en la siguiente oración y continúa. Las costumbres de la empresa varían, así que siga el ejemplo del anfitrión y pregúntele a un colega que haya visitado a ese cliente antes.

• No llegues más de diez minutos antes o un minuto tarde sin llamar
• No te sientes hasta que te inviten y no tomes el kamiza sin que te inviten.
• Mantenga la tarjeta del cliente sobre la mesa durante la reunión y luego en su tarjetero.
• No utilice anata, kimi o kaisha simple para el cliente o su empresa.
• No te pongas el abrigo dentro del edificio ni en el ascensor.
• Envía el correo electrónico de agradecimiento el mismo día con los próximos pasos acordados.