Frases japonesas de correo electrónico comercial que suenan naturales

El esqueleto fijo de un correo electrónico empresarial japonés

Cada correo electrónico comercial externo en Japón se construye a partir de las mismas siete partes, en el mismo orden. Los estudiantes que tienen dificultades con el correo electrónico japonés no suelen carecer de vocabulario; están escribiendo un correo electrónico en inglés con palabras japonesas, por lo que las partes llegan en la secuencia incorrecta y las frases de cortesía desaparecen. Memorice el marco y la escritura se reducirá a dos o tres oraciones en el medio.

Las partes que realmente compones son la línea de propósito y el cuerpo. Todo lo demás es texto configurado, razón por la cual los colegas japoneses pueden producir un correo electrónico correcto en noventa segundos y por qué un alumno que conoce el marco puede hacer lo mismo.

La línea del destinatario y el saludo de apertura.

Un correo electrónico japonés se abre con el destinatario escrito en la primera línea, antes de cualquier saludo. La forma completa es empresa, departamento y luego el nombre personal con 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Suelta 株式会社 sólo después de varios intercambios y nunca sueltes 様. Si no sabes quién lo leerá, ご担当者様 te cubre. Dentro de su propia empresa, la línea suele ser 田中部長 o 田中さん, y el título del trabajo reemplaza a 様 cuando la persona tiene uno.

La segunda línea es いつもす, que no es una pregunta ni una declaración de hecho. Aparece prácticamente en todos los correos electrónicos y respuestas comerciales externos, por lo que un lector que no lo ve nota la brecha. Para un primer contacto, utilice 初めてご連絡いたします en su lugar, y si escribe como cliente de alguien en lugar de como proveedor, お世話になっております sin いつも es completamente normal.

Nombrarte y ir al grano

La tercera línea es su propio nombre, con el prefijo de su empresa: ABC社の山田です, o 株式会社ABCの山田と申します cuando desee más formalidad. No comience la oración con 私 y nunca agregue 様 o さん a su propio nombre. Luego, indica por qué estás escribiendo, en una oración, antes de cualquier trasfondo, usando 〜の件でご連絡いたしました. La redacción comercial japonesa es la primera conclusión, de la misma manera que lo es el japonés comercial hablado: el lector debe saber lo que quiere el mensaje al final de la cuarta línea, y la explicación sigue.

Pedirle a alguien que haga algo

Las solicitudes se clasifican según el margen que dejan al lector para rechazarlas. お願いいたします es sencillo y neutral. ご確認いただけますでしょうか es más suave, porque está formulado como una pregunta sobre si el lector puede ayudar. ご対応いただけますと幸いです es aún más suave y dice literalmente que sería una suerte para ti. Dos cojines hacen la mayor parte del trabajo restante: お手数ですが, que significa perdón por las molestias, y 恐れ入りますが, que significa que lamento imponerme, ambos sentados al frente de la solicitud. Dé una fecha límite como fecha en lugar de lo antes posible.

Buscando una respuesta y disculpándose por el retraso

La persecución se realiza permitiendo la posibilidad de que el mensaje se haya extraviado, lo que permite al lector salvar las apariencias. その後いかがでしょうか pregunta cómo están las cosas sin acusar a nadie de nada. 行き違いでしたら申し訳ございません pide perdón si nuestros mensajes se cruzan, y es la protección estándar en un segundo recordatorio. Sólo después de dos de ellas un escritor japonés establece firmemente una fecha límite, e incluso entonces la frase sigue siendo cortés.

Para su respuesta tardía, ご返信が遅くなり申し訳ございません es el caballo de batalla. Discúlpate en una sola línea, resiste a dar explicaciones extensas y ve directamente al fondo, porque una excusa larga se interpreta como un fracaso mayor que el retraso en sí. 申し訳ございません es la forma escrita; すみません es demasiado liviano para correo externo y 申し訳ありません se ubica entre los dos y se adapta al uso interno.

Adjuntos, programación y decir no

Tres propósitos rutinarios tienen cada uno su propia línea fija. Un archivo adjunto se anuncia con 添付いたします y se describe en la misma oración, porque un archivo simple sin palabras que lo acompañen se lee como descuidado. La programación ofrece espacios para candidatos como una lista y pregunta cuál se adapta, en lugar de pedirle al lector que invente horarios para usted. Rechazar nunca usa できません por sí solo: el patrón es agradecimiento, arrepentimiento, razón y una puerta abierta.

いたしかねます es la forma educada de decir que no se puede, expresada como dificultad más que como falta de voluntad: 今回はお受けいたしかねます. Combine cualquier rechazo con また機会がございましたら para que la relación sobreviva al no, que es la parte que los estudiantes suelen dejar de lado.

Líneas de cierre que finalizan correctamente un correo electrónico

よろしくお願いいたします cierra casi todos los correos electrónicos comerciales japoneses y no se traduce a nada específico, así que trátelo como el equivalente escrito de una reverencia de cierre. 何卒よろしくお願い申し上げます es la versión más pesada y se adapta a un primer acercamiento, una disculpa o una solicitud sustancial a un cliente, mientras que 引き続きよろしくお願いいたします. Se adapta a un hilo en curso. Debajo viene el bloque de firma: nombre, empresa, departamento, dirección, teléfono, correo electrónico. No intentes traducir saludos cordiales, porque no existe equivalente y la cortesía de cierre ya hace ese trabajo.

Dentro de la empresa versus fuera de ella

La distinción que más importa es uchi y soto: tu empresa está dentro, todos los demás están fuera. Al escribir a un cliente nunca se añade 様 o さん al nombre de un colega, ni siquiera al del presidente, por lo que es 弊社の田中がご対応いたします. Tu propia compañía es 弊社 cuando eres humilde y 当社 cuando eres neutral; el suyo es 貴社 por escrito y 御社 en el habla. El correo electrónico interno es un nivel más ligero: お疲れ様です reemplaza a お世話になっております, y お願いします a menudo reemplaza a お願いいたします. Haga coincidir el tono del hilo que está uniendo en lugar de elegir un nivel usted mismo.

• Apertura externa: いつもお世話になっております。Apertura interna: お疲れ様です。
• Su empresa a un extraño: 弊社 por humildad, 当社 por declaraciones neutrales de hechos.
• Su compañía: 貴社 por escrito, 御社 cuando lo dices en voz alta.
• Un colega mencionado a un cliente pierde 様 y さん: 弊社の田中が伺います。
• Un colega senior mantiene internamente solo el título del puesto: 田中部長, nunca 田中部長様.
• Los plazos internos pueden ser directos; el mismo plazo exteriormente toma un colchón.

Líneas de asunto, cc y respuesta

Las líneas de asunto japonesas son descriptivas y frecuentemente están entre corchetes, como en 【ご確認のお願い】新商品の件, porque los corchetes le dicen al lector qué acción desea antes de abrir algo. Mantenga el asunto sin cambios cuando responda para que se pueda buscar en el hilo y deje la cadena Re: en paz. Cc tiene una convención propia: si alguien está en cc, nómbralo en el cuerpo con una línea como 田中部長をCCに入れております, para que nadie se sorprenda al encontrarse allí. Al escribir a varias personas, mantenga el mismo CC en su respuesta y utilice 各位 en la línea del destinatario.

• Ponga entre paréntesis la acción en el asunto: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Mantenga el asunto original en una respuesta para que se pueda encontrar el hilo nuevamente más tarde.
• Anuncie los destinatarios del CC en el cuerpo en lugar de dejar que se noten.
• Al escribir a un grupo, comience con 関係者各位 o チームの皆様 en lugar de un nombre.
• Responda el mismo día incluso si la respuesta es solo 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Un correo electrónico completo, línea por línea

Lea la muestra nuevamente y observe lo que falta. No hay ninguna pregunta sobre la salud del lector, ni un párrafo separado agradeciéndole por su mensaje anterior, ni ningún nombre de firma dentro del cuerpo porque el bloque de firma lo lleva. El mensaje completo consta de cuatro frases reales envueltas en frases fijas, y esa proporción es normal.

Hábitos de correo electrónico en inglés que no se transfieren

La mayoría de los correos electrónicos japoneses incómodos escritos por estudiantes no son agramaticales. Son correos electrónicos en inglés con vocabulario japonés, y un lector japonés siente la falta de coincidencia inmediatamente, incluso cuando cada palabra es correcta. Los siguientes hábitos son los que lo causan, y cada uno tiene un sencillo reemplazo japonés en lugar de una traducción.

• Abriendo con la esperanza de que el correo electrónico los encuentre bien. No existe un equivalente japonés y いつもお世話になっております ya ocupa ese espacio.
• Traducir Estimado señor Tanaka a algo como 親愛なる田中様. Escriba empresa, departamento y 田中様 en la primera línea y luego deténgase.
• Enterrar la petición en el último párrafo. El correo comercial japonés indica su propósito en las primeras cuatro líneas.
• Usar すみません o ごめんなさい por escrito. Ambos son registros hablados: utilice 申し訳ございません o 恐れ入りますが en su lugar.
• Adjuntar un archivo sin una frase que lo describa, o escribir el equivalente japonés de "por favor, busque adjunto" y nada más.
• Firmar con 田中より en la parte inferior en lugar de un bloque de firma adecuado.
• Agregar さん al nombre de un colega en un mensaje a un cliente, eleva silenciosamente su propia empresa.
• Pidiendo algo lo antes posible. Da una fecha real: なるはや es casual y 至急 suena como una emergencia.