Naprawiony szkielet japońskiej biznesowej wiadomości e-mail
Każda zewnętrzna poczta biznesowa w Japonii składa się z tych samych siedmiu części, w tej samej kolejności. Uczącym się, którzy mają problemy z japońską pocztą e-mail, zwykle nie brakuje słownictwa; piszą e-mail po angielsku, używając japońskich słów, więc części docierają w niewłaściwej kolejności i znikają zwroty grzecznościowe. Zapamiętaj ramkę, a tekst skurczy się do dwóch lub trzech zdań w środku.
| Część | japoński | Co to robi |
|---|---|---|
| Linia odbiorcy | 株式会社ABC 営業部 田中様 | Firma, dział, nazwa, a następnie 様 |
| Powitanie otwierające | いつもお世話になっております。 | Naprawiono uprzejmość, a nie prawdziwe pytanie |
| Twoje imię | ABC社の山田です。 | Firma plus Twoje nazwisko |
| Zamiar | 〜の件でご連絡いたしました。 | Jedno zdanie wyjaśniające, dlaczego napisałeś |
| Ciało | つきましては、〜をお願いできますでしょうか。 | Żądanie lub informacja |
| Zamykam grzecznie | よろしくお願いいたします。 | Kończy się w zasadzie każdy e-mail |
| Podpis | 山田太郎／営業部／電話番号 | Imię i nazwisko, firma, dział, kontakt |
Części, które faktycznie komponujesz, to linia celu i korpus. Cała reszta to ustawiony tekst, dlatego też japońscy koledzy mogą napisać poprawny e-mail w dziewięćdziesiąt sekund i dlatego uczeń znający ramkę może zrobić to samo.
Linia odbiorcy i powitanie otwierające
Otwiera się japońska wiadomość e-mail z odbiorcą wpisanym w pierwszym wierszu, przed jakimkolwiek pozdrowieniem. Pełna forma to firma, dział, a następnie imię i nazwisko z 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Upuść 株式会社 dopiero po kilku wymianach zdań i nigdy nie upuść 様. Jeśli nie wiesz, kto to przeczyta, ご担当者様 obejmuje Cię. Wewnątrz Twojej firmy wiersz ten brzmi zwykle 田中部長 lub 田中さん, przy czym nazwa stanowiska zastępuje 様, jeśli dana osoba je posiada.
Druga linijka to いつもお世話になっております, która nie jest ani pytaniem, ani stwierdzeniem faktu. Pojawia się w zasadzie w każdym zewnętrznym e-mailu biznesowym i odpowiedzi, więc czytelnik, który go nie widzi, zauważy lukę. W przypadku pierwszego kontaktu użyj zamiast tego 初めてご連絡いたします, a jeśli piszesz jako czyjś klient, a nie jego dostawca, お世話になっております bez いつも jest całkowicie normalne.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | Pan Tanaka, Dział Sprzedaży, ABC Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Do osoby odpowiedzialnej |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Dziękuję za ciągłe wsparcie. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | Kontaktuję się z Tobą po raz pierwszy. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | Wszystkim zainteresowanym |
Nazwij siebie i przejdź do sedna
Trzecia linia to Twoje imię i nazwisko poprzedzone nazwą Twojej firmy: ABC社の山田です lub 株式会社ABCの山田と申します, jeśli chcesz zachować więcej formalności. Nie zaczynaj zdania od 私 i nigdy nie dołączaj 様 ani さん do własnego imienia. Następnie wyjaśnij w jednym zdaniu, dlaczego piszesz, przed jakimkolwiek tłem, używając 〜の件でご連絡いたしました. Japońskie teksty biznesowe skupiają się na wnioskach w taki sam sposób, w jaki mówi się o biznesie japońskim: czytelnik powinien wiedzieć, czego chce wiadomość na końcu czwartego wiersza, a następnie następuje wyjaśnienie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | Nazywam się Yamada i jestem z ABC Co., Ltd. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | Piszę o spotkaniu, które odbyliśmy pewnego dnia. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | W związku ze sprawą poruszoną w temacie chciałbym zgłosić następującą kwestię. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | Przechodząc od razu do rzeczy, chciałbym omówić jedną rzecz. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | Piszę, aby poinformować Cię o następującej sprawie. |
Proszenie kogoś o zrobienie czegoś
Prośby są klasyfikowane według tego, ile miejsca pozostawiają czytelnikowi do odrzucenia. お願いいたします jest proste i neutralne. ご確認いただけますでしょうか jest łagodniejsze, ponieważ jest sformułowane jako pytanie o to, czy czytelnik jest w stanie pomóc. ご対応いただけますと幸いです jest jeszcze łagodniejsze i oznacza dosłownie, że będzie to dla ciebie szczęśliwe. Większość pozostałej pracy wykonują dwie poduszki: お手数ですが, co oznacza przepraszam za kłopot i 恐れ入りますが, co oznacza, przepraszam, że narzucam, obie znajdują się na początku prośby. Podaj ostateczny termin jako datę, a nie tak szybko, jak to możliwe.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | Czy mógłbyś to sprawdzić? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | Przepraszam za kłopot, ale proszę się tym zająć. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | Przepraszam, że przeszkadzam, ale czy mógłbyś przesłać mi dokumenty? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | Byłoby bardzo miło, gdybyś odpowiedział do piątku. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Byłbym wdzięczny, gdybyś to rozważył. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | Jeśli coś jest niejasne, proszę dać mi znać. |
Proszę o odpowiedź i przeproszenie za opóźnienie
Pogoń polega na dopuszczeniu możliwości, że wiadomość zabłądziła, co pozwala czytelnikowi zachować twarz. その後いかがでしょうか pyta, jak się sprawy mają, nie oskarżając nikogo o nic. 行き違いでしたら申し訳ございません mówi „przepraszam”, jeśli nasze wiadomości się skrzyżowały i jest to standardowa poduszka przy drugim przypomnieniu. Dopiero po dwóch z nich japoński pisarz stanowczo wyznacza termin i nawet wtedy zdanie pozostaje grzeczne.
Jeśli chodzi o twoją spóźnioną odpowiedź, ご返信が遅くなり申し訳ございません to koń pociągowy. Przeproś w jednym zdaniu, powstrzymaj się od długich wyjaśnień i przejdź od razu do rzeczy, ponieważ długa wymówka jest odczytywana jako większa porażka niż samo opóźnienie. 申し訳ございません jest formą pisemną; すみません jest zbyt lekkie dla poczty zewnętrznej, a 申し訳ありません znajduje się pomiędzy nimi i nadaje się do użytku wewnętrznego.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | Jak sytuacja wygląda od tego czasu? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | Przepraszam, jeśli nasze wiadomości się skrzyżowały. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | Ponownie kontaktuję się z Państwem w tej sprawie. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Przepraszam za późną odpowiedź. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | To był błąd sprawdzenia z naszej strony. Przepraszam szczerze. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | Dopilnuję, żeby to się więcej nie powtórzyło. |
Załączniki, planowanie i mówienie „nie”.
Każdy z trzech rutynowych celów ma własną linię stacjonarną. Załącznik jest oznaczony 添付いたします i opisywany w tym samym zdaniu, ponieważ sam plik bez towarzyszących słów można odczytać jako nieostrożny. Harmonogram oferuje miejsca dla kandydatów w formie listy i pyta, który z nich pasuje, zamiast prosić czytelnika o wymyślenie dla Ciebie terminów. Odmowa nigdy nie używa できません samodzielnie: wzór to podziękowania, żal, powód i pozostawienie otwartych drzwi.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Załączam dokumenty, proszę się z nimi zapoznać. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | Czy któryś z poniższych terminów by Ci odpowiadał? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | Czy mógłbyś mi podać datę i godzinę, która Ci odpowiada? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | Bardzo mi przykro, ale przy tej okazji pominiemy tę kwestię. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | Mam nadzieję, że będziemy mogli współpracować, jeśli pojawi się kolejna szansa. |
いたしかねます to uprzejmy sposób powiedzenia, że nie da się, wyrażany raczej jako trudność niż niechęć: 今回はお受けいたしかねます. Połącz każdą odmowę z また機会がございましたら, aby relacja przetrwała nie, czyli część, którą uczniowie najczęściej pomijają.
Zamykanie wierszy, które prawidłowo kończą wiadomość e-mail
よろしくお願いいたします zamyka prawie każdy japoński biznesowy e-mail i nie przekłada się na nic konkretnego, więc traktuj go jako pisemny odpowiednik ukłonu na zakończenie. 何卒よろしくお願い申し上げます to najcięższa wersja, która pasuje do pierwszego podejścia, przeprosin lub istotnej prośby skierowanej do klienta, podczas gdy引き続きよろしくお願いいたします pasuje do trwającego wątku. Poniżej znajduje się blok podpisu: imię i nazwisko, firma, dział, adres, telefon, e-mail. Nie próbuj tłumaczyć pozdrawiam, bo nie ma odpowiednika, a uprzejmość końcowa już spełnia swoje zadanie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Z góry dziękuję. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Byłbym bardzo wdzięczny za pomoc. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Dziękujemy za ciągłą pomoc w tej sprawie. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Byłbym wdzięczny, gdybyś to sprawdził. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Na razie krótka notatka. |
Wewnątrz firmy i na zewnątrz
Najważniejsze jest rozróżnienie uchi i soto: Twoja firma jest w środku, wszyscy inni są na zewnątrz. Pisząc do klienta, nigdy nie dołączasz 様 ani さん do nazwiska kolegi, nawet prezesa, więc jest to 弊社の田中がご対応いたします. Twoje własne towarzystwo jest 弊社, gdy jesteś pokorny i 当社, gdy jesteś neutralny; ich jest 貴社 w piśmie i 御社 w mowie. Wewnętrzny e-mail jest o wiele lżejszy: お疲れ様です zastępuje お世話になっております, a お願いします często zastępuje お願いいたします. Dopasuj się do tonu wątku, do którego dołączasz, zamiast samodzielnie wybierać poziom.
- Otwarcie zewnętrzne: いつもお世話になっております。Otwarcie wewnętrzne: お疲れ様です。
- Twoje towarzystwo wobec osoby z zewnątrz: 弊社 – pokora, 当社 – neutralne stwierdzenie faktu.
- Ich towarzystwo: 貴社 na piśmie, 御社, kiedy powiesz to na głos.
- Kolega, o którym wspomniano klientowi, traci 様 i さん: 弊社の田中が伺います。
- Starszy kolega wewnętrznie zachowuje sam tytuł stanowiska: 田中部長, nigdy 田中部長様.
- Terminy wewnętrzne mogą być bezpośrednie; ten sam termin zewnętrznie przyjmuje poduszkę.
Wiersze tematu, DW i odpowiadanie
Japońskie tematy mają charakter opisowy i często są ujęte w nawiasy, jak w 【ご確認のお願い】新商品の件, ponieważ nawias informuje czytelnika, jakie działanie ma wykonać, zanim cokolwiek otworzy. Pozostaw temat niezmieniony podczas odpowiadania, aby wątek mógł być przeszukiwany, i pozostaw łańcuch Re: w spokoju. DW ma swoją własną konwencję: jeśli ktoś jest w CC, nazwij go w treści za pomocą linijki, takiej jak 田中部長をCCに入れております, aby nikt nie był zaskoczony, że się tam znajdzie. Pisząc do kilku osób, zachowaj to samo DW w swojej odpowiedzi i użyj 各位 w wierszu odbiorcy.
- Ujmij czynność w temacie: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
- Zachowaj oryginalny temat w odpowiedzi, aby można było później znaleźć wątek.
- Ogłaszaj odbiorców DW w ciele, zamiast pozostawiać ich zauważonych.
- Pisząc do grupy, otwieraj za pomocą 関係者各位 lub チームの皆様 zamiast jednej nazwy.
- Odpowiedz tego samego dnia, nawet jeśli odpowiedź brzmi tylko 確認のうえ、改めてご連絡いたします.
Pełny e-mail, wiersz po wierszu
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Pan Sato, Dział Sprzedaży, Midori Shoji Co., Ltd. |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | Dziękuję bardzo za ciągłe wsparcie. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | To jest Yamada z ABC Co., Ltd. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | Piszę o nowości, o której rozmawialiśmy pewnego dnia. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | Po wewnętrznych dyskusjach postanowiliśmy kontynuować prace od przyszłego miesiąca. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | Mając to na uwadze, czy moglibyśmy znaleźć trochę czasu na spotkanie? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | Chciałbym zaproponować trzy możliwe daty. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 3 czerwca (wtorek), w godzinach 14:00 - 16:00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | Jeśli nic z tego nie będzie pasować, umówię się na inny termin. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | Załączam materiały. Byłoby pomocne, gdybyś mógł je wcześniej przejrzeć. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Wiem, że jesteś zajęty i byłbym bardzo wdzięczny za twoją pomoc. |
Przeczytaj próbkę jeszcze raz i zwróć uwagę na to, czego nie ma. Nie ma zapytania o stan zdrowia czytelnika, nie ma osobnego akapitu z podziękowaniem za poprzednią wiadomość i nie ma podpisu w treści, ponieważ jest on umieszczony na bloku podpisu. Cały przekaz to cztery prawdziwe zdania owinięte w ustalone frazy i ta proporcja jest normalna.
Angielskie nawyki związane z pocztą elektroniczną, które się nie przenoszą
Większość niezręcznych japońskich e-maili pisanych przez uczniów nie jest niegramatyczna. Są to e-maile w języku angielskim zawierające japońskie słownictwo, a japoński czytelnik natychmiast wyczuwa niezgodność, nawet jeśli każde słowo jest poprawne. Przyczyną tego są poniższe nawyki, a każdy z nich ma prosty japoński zamiennik, a nie tłumaczenie.
- Otwieram z nadzieją, że e-mail dobrze je odnajdzie. Nie ma japońskiego odpowiednika, a いつもお世話になっております już wypełnia to miejsce.
- Tłumaczenie Drogi Panie Tanako na coś w rodzaju 親愛なる田中様. Wpisz firmę, dział i 田中様 w pierwszym wierszu, a następnie zatrzymaj się.
- Zakopuję prośbę w ostatnim akapicie. Japońska poczta biznesowa podaje swój cel w pierwszych czterech wierszach.
- Używanie すみません lub ごめんなさい w piśmie. Obydwa są rejestrami mówionymi: zamiast tego użyj 申し訳ございません lub 恐れ入りますが.
- Załączenie pliku bez opisującego go zdania lub napisanie japońskiego odpowiednika „proszę znaleźć w załączniku” i nic więcej.
- Podpisanie się za pomocą 田中より na dole w miejscu odpowiedniego bloku podpisu.
- Dodanie さん do nazwiska kolegi w wiadomości do klienta, co po cichu podniesie poziom Twojej firmy.
- Proszę o coś jak najszybciej. Podaj konkretną datę: なるはや jest zwyczajne, a 至急 brzmi jak nagły przypadek.