Przed przyjazdem: potwierdzenie spotkania i terminu
Wizyta u Klienta rozpoczyna się dzień wcześniej, od jednowierszowego maila potwierdzającego datę, godzinę i miejsce; daje to klientowi szansę na wspomnienie o zmianie sali lub dodatkowej osobie. Spotkanie to apo w mowie potocznej i o-yakusoku w keigo, gdy rozmawiasz z personelem klienta.
Tego dnia bądź w budynku dziesięć minut wcześniej i w recepcji pięć minut wcześniej. Wykorzystaj wolny czas na sprawdzenie dokumentów, wycisz telefon, a zimą zdejmij płaszcz przed wejściem; goście wchodzą do biura klienta z płaszczem przerzuconym przez ramię. Jeśli spóźnisz się z powodu opóźnienia pociągu, zadzwoń przed umówioną godziną i podaj realistyczną nową godzinę przyjazdu.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Nie mogę się doczekać naszego spotkania jutro o dziesiątej. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Czy zgodnie z planem miejsce to jest Twoją siedzibą główną? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Bardzo mi przykro, spóźnię się jakieś dziesięć minut z powodu opóźnienia pociągu. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Przyjechałem trochę wcześniej, więc poczekam w holu. |
Scenariusz odbioru: uketsuke
Odbiór, uketsuke, występuje w trzech formach, a scenariusz prawie się nie zmienia. W dużym budynku znajduje się biurko z obsługą, często z bramką bezpieczeństwa; średniej wielkości firma ma na ladzie telefon z listą numerów wewnętrznych; małe biuro ma drzwi, które otwierasz, mówiąc shitsurei itashimasu. W każdym przypadku podajesz w kolejności trzy informacje: firmę, imię i nazwisko oraz z kim i kiedy masz spotkanie.
Zwróć uwagę na czasowniki. To mōshimasu to pokorna forma iimasu i jedyny sposób, aby się tutaj przedstawić. O-yakusoku o itadaite orimasu, umówiono mnie na spotkanie, umieszcza spotkanie w prezencie klienta, jakim jest uprzejma oprawa. Dołącz sama do imienia osoby, którą odwiedzasz i dodaj jej dział, jeśli go znasz, ponieważ w dużej firmie może pracować kilka osób o tym samym nazwisku.
Recepcjonistka powie shōshō o-machi kudasai, zadzwoni do tej osoby, a następnie albo powie tadaima mairimasu, że są w drodze, albo poda nazwę pokoju. Jeśli posiadasz plakietkę gościa, nyūkanshō, noś ją w widocznym miejscu i zwróć po wyjściu.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Nazywam się Tanaka i pracuję w ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Mam spotkanie z panem Sato w dziale sprzedaży o dziesiątej. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Proszę chwilę poczekać. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato jest w drodze; proszę, usiądź tutaj. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Przepraszam, że kazałem ci czekać. |
Poczekalnie i wchodzenie do środka
Możesz poczekać w holu, w ōsetsushitsu, w recepcji lub w samej sali konferencyjnej. Kiedy prowadzi Cię pracownik, idź nieco za nim i pozwól mu nacisnąć przyciski windy; w windzie przewodnik stoi przy panelu, a Ty z tyłu.
Na sali przewodnik mówi dōzo o-hairi kudasai lub kochira e dōzo. Wchodząc, powiedz „shisurei itashimasu”, nawet jeśli sala jest pusta, i zajmij miejsce, które Ci pokaże. Jeśli nic nie zostało powiedziane, stań w pobliżu siedzenia najbliżej drzwi lub usiądź na nim i wstań ponownie, gdy wejdzie osoba, z którą się spotykasz. Połóż torbę na podłodze obok krzesła, a nie na stole. Jeśli przyniesiesz herbatę, podziękuj tej osobie i poczekaj na dōzo gospodarza przed wypiciem, chyba że oczekiwanie będzie długie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Tędy, proszę. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Przepraszam (wchodząc do pokoju). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Proszę usiąść i poczekać. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Czy to siedzenie jest w porządku? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Proszę zająć miejsce z tyłu. |
Miejsca siedzące, wizytówki i pozdrowienia na otwarcie
Sale konferencyjne mają górne siedzenie, kamiza, położone najdalej od drzwi i dolne siedzenie, shimoza, najbliżej nich. Kamiza należy do gościa, przy czym najstarszy gość znajduje się najdalej od drzwi, a najstarszy rangą gospodarz znajduje się naprzeciwko. Jeśli masz wątpliwości, poczekaj na umieszczenie.
Kiedy osoba, z którą się spotykasz, wejdzie, wstań. Pierwsze spotkania rozpoczynają się od wymiany wizytówek: trzymaj swoją wizytówkę obiema rękami twarzą do drugiej osoby, podaj swoją firmę, dział i nazwę mōshimasu, przyjmij ich obiema rękami, spójrz na nią i połóż ją na stole przed sobą na spotkanie. Oddzielny przewodnik na temat etykiety meishi zawiera szczegółowe informacje; tutaj wystarczy wiedzieć, że wymiana następuje zanim ktokolwiek usiądzie.
Następnie podziękuj za poświęcony czas i jednym zdaniem określ cel wizyty. Mały prezent, temiyage, jest teraz przekazywany z kokoro bakari desu ga. Gospodarz zwykle zaczyna od dewy, hajimemashō ka, czyli pytania o podróż, na które wystarczy krótka odpowiedź.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Dziękujemy, że znalazłeś dla nas dziś czas, gdy jesteś zajęty. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Przyszedłem dzisiaj, żeby wyjaśnić nowy plan. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Mały token, proszę udostępnij go wszystkim. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Zatem, jeśli mogę, zacznijmy od razu. |
Podsumowanie: podsumowanie kolejnych kroków
Spotkanie w Japonii rzadko kończy się decyzją ogłoszoną na miejscu. Kończy się jasną listą tego, co każda ze stron zrobi dalej i do kiedy, a od gościa oczekuje się, że wypowie to na głos. Przedstaw podsumowanie za pomocą honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, a następnie wypisz elementy za pomocą mazu, tsugi ni, saigo ni. Strona klienta skoryguje wszystko, co zobaczy inaczej i o to właśnie chodzi.
Jeśli klient będzie musiał skonsultować się z kimś innym, powie shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Poproś o przybliżony termin z jego goro, ale nie namawiaj na randkę na miejscu. Kiedy gospodarz powie honjitsu wa arigatō gozaimashita, odpowiedz kochira koso i wstań, gdy oni stoją.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | W takim razie pozwolę sobie potwierdzić to, o czym dzisiaj rozmawialiśmy. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Najpierw prześlemy Ci wycenę w ciągu przyszłego tygodnia. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Rozpatrzymy to wewnętrznie i skontaktujemy się z Tobą w przyszłym tygodniu. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Kiedy mniej więcej możemy spodziewać się Twojej odpowiedzi? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Czy jest coś jeszcze niejasnego? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Dziękuję za dzisiaj. Przyjemność po naszej stronie; Nie możemy się doczekać współpracy z Tobą. |
Wychodząc: shitsurei itashimasu przy każdych drzwiach
Wyjście ma tyle samo etapów, co przybycie. Zbierz swoje dokumenty i wizytówki klienta, które trafią do etui na karty. Wepchnij swoje krzesło. Przy drzwiach sali konferencyjnej obróć się, powiedz shitsurei itashimasu i ukłon. Gospodarz zazwyczaj odprowadzi Cię do windy lub wejścia; staraj się, aby rozmowa była lekka i podziękuj im jeszcze raz, idąc.
Przy windzie wejdź, odwróć się twarzą do gospodarza, powiedz honjitsu wa arigatō gozaimashita i ukłon, gdy drzwi się zamkną. Przy wejściu na parter ukłoń się przed drzwiami. Załóż płaszcz na zewnątrz budynku. Zwróć identyfikator gościa w recepcji za pomocą o-kaeshi shimasu i podziękuj także recepcjonistce.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | W takim razie odejdę. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Proszę, nie trudź się, żeby mnie odprowadzić. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Dziękuję za dzisiaj. Do widzenia. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Zwracam identyfikator gościa. Dziękuję. |
Słownictwo związane z wizytą u klienta
To słowa, które usłyszysz w recepcji, na korytarzu i w sali konferencyjnej. Kilka z nich, na przykład kisha i heisha, ma sens tylko jako para.
| Słowo | Czytanie | Oznaczający |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | spotkanie robocze, dyskusja z klientem |
| 受付 | uketsuke | recepcja |
| 入館証 | nyūkanshō | identyfikator gościa lub przepustka |
| 応接室 | ōsetsushitsu | sala przyjęć dla gości |
| 会議室 | kaigishitsu | sala konferencyjna |
| 上座 | kamiza | górne siedzenie, najdalej od drzwi |
| 下座 | shimoza | dolne siedzenie, najbliżej drzwi |
| 貴社 | kisha | Twoja firma (rozmowa z klientem) |
| 弊社 | heisha | nasza firma (pokorna) |
| 名刺 | meishi | wizytówka |
| 手土産 | temiyage | mały prezent przyniesiony podczas wizyty |
| お礼メール | o-rei mēru | e-mail z podziękowaniami po wizycie |
Tytuły też mają znaczenie: buchō, szef działu; kachō, kierownik sekcji. Używaj tytułu z nazwiskiem Satō-kachō lub nazwiska z sama, nigdy obydwoma razem.
Kolejny e-mail i błędy, których należy unikać
Wizyta kończy się wysłaniem o-rei mēru tego samego dnia. Ma ustalony kształt: firma, dział i nazwa klienta z sama w pierwszej linijce; podziękowanie za poświęcony czas; dwie lub trzy linijki potwierdzające ustalenia i kolejny krok z datą; i linia końcowa, taka jak hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Dołącz dowolny obiecany dokument.
Wyróżniające się błędy dotyczą kolejności i rejestracji. Siedzenie przed zaproszeniem jest zauważane. Wkładanie karty klienta do kieszeni spodni lub pisanie na niej jest drobną obrazą. W mowie najczęściej używa się anata w stosunku do klienta, zapomina się sama o imieniu osoby, którą odwiedza, i odpowiada na keigo zwykłym desu ne. Jeśli się pomylisz, popraw to w następnym zdaniu i kontynuuj. Zwyczaje firmowe są różne, więc podążaj za przykładem gospodarza i zapytaj kolegę, który odwiedził już tego klienta.
- Nie przychodź więcej niż dziesięć minut wcześniej lub minutę później bez dzwonienia
- Nie siedź, dopóki nie zostaniesz zaproszony i nie przyjmuj kamizy bez zaproszenia
- Podczas spotkania trzymaj kartę klienta na stole, a następnie w etui na karty
- Nie używaj anaty, kimi ani zwykłej kaishy w imieniu klienta lub jego firmy
- Nie zakładaj płaszcza wewnątrz budynku ani w windzie
- Wyślij wiadomość e-mail z podziękowaniami tego samego dnia, zawierającą uzgodnione dalsze kroki