Podstawowa idea: decyzja przekazywana na papierze
Ringi (稟議) składa się z słowa rin, oznaczającego pokorne raportowanie przełożonemu, oraz gi, narada, więc dosłownie jest to sprawa przedkładana przełożonym do namysłu. Dokumentem jest ringisho (稟議書), sho, co oznacza dokument pisemny. ringi służy do podejmowania decyzji wymagających czyjejś władzy: zakup sprzętu, podpisanie umowy, zatrudnienie, podróże powyżej ustalonego kosztu.
System odzwierciedla pogląd na decyzje jako wspólne. Każdy, kto będzie żył z rezultatem, widzi propozycję i podpisuje ją swoim nazwiskiem, aby nikt później nie mógł powiedzieć, że nigdy jej nie powiedziano, a odpowiedzialność jest rozłożona wzdłuż trasy. Ceną jest czas. Ile potrzebuje ringi różni się znacznie w zależności od firmy; start-upy mogą korzystać z wiadomości na czacie, podczas gdy starsza firma korzysta z formularza. Powiązany post w nemawashi dotyczy rozmów, które są najważniejsze, a post dotyczący stanowisk pracy dotyczy stopni na trasie. Dwóch kolegów omawia zakup.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Czy to wymaga ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Wszystko od 500 000 jenów w górę wymaga ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Prześlę ringi w przyszłym tygodniu. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Jak daleko zaszło ringi? |
Trasa: od kiansha do kessaisha
Pisarz, kiansha (起案者), dosłownie osoba, która podnosi projekt, podnosi ringisho o jeden stopień na raz. Kto zatwierdza ostatni, określają firmowe zasady dotyczące organu zatwierdzającego, kessai kengen (決裁権限), zwykle według rodzaju i kwoty: mały zakup może zostać zatrzymany u kierownika działu, duży może trafić do dyrektora lub prezesa. Po drodze może trafić do powiązanych działów dla aigi (合議), zwykle czyta się to w ten sposób na trasach zatwierdzania, chociaż gōgi jest również słyszalne, więc księgowość lub prawna mogą to sprawdzić. Każda osoba zatwierdzająca może go odesłać.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | W przypadku tej kwoty ostateczną osobą zatwierdzającą jest kierownik działu. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Wymagane jest także zaświadczenie z księgowości. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Czy mógłbym prosić o pieczątkę? |
| Rola | Czytanie | Co robią na trasie |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Przygotowuje wniosek i gromadzi załączniki |
| 係長 | kakarichō | Pierwsza kontrola: fakty, liczby i format |
| 課長 | kachō | Ocenia uzasadnienie biznesowe sekcji |
| 部長 | buchō | Zatwierdza dla działu; często ostateczne na małe sumy |
| 合議先 | aigi-saki | Działy powiązane, takie jak księgowość czy prawna |
| 決裁者 | kessaisha | Posiada władzę w zakresie tej kwoty i podaje ją do wiadomości publicznej |
Czytanie ringisho: nagłówek i pudełka na znaczki
Formaty różnią się w zależności od firmy, ale większość ringisho zawiera te same pola: data sporządzenia, kianbi; autor projektu i jego wydział; podmiot kenmei, który tradycyjnie kończy się na no ken, dotyczący; ilość, kingaku; załączniki, tenpu shiryō, takie jak cytaty; i pole na wynik. W poniższej treści przedstawiono cel, przyczyny i rozważane opcje.
Rząd pudełek na znaczki to ōinran (押印欄), dosłownie kolumna do wyciskania pieczęci. Na wielu formularzach najstarsze pole znajduje się po lewej stronie, a kreślarz po prawej, więc znaczki wypełnia się od prawej do lewej, zgodnie z kierunkiem tradycyjnego pisma pionowego. Każdy zatwierdzający odciska małą osobistą pieczątkę ze swoim nazwiskiem, mitomein, dosłownie pieczęć potwierdzenia. W niektórych zakładach pracy istnieje zwyczaj lekkiego pochylania pieczęci w stronę skrzynki szefa, jakby się kłaniając; wiele osób nigdy się z tym nie spotkało, więc naśladuj to, co robią Twoi koledzy.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Czy to dobry sposób na napisanie tematu? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Załączam dwa cytaty. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Kolega) Twój znaczek jest odwrócony do góry nogami. |
Pary, które dezorientują uczniów
Kessai to klasyczna pułapka. Napisane 決裁 jest to zatwierdzenie przez osobę posiadającą władzę; drugie kanji oznacza sądzić, jak w orzeczeniu sądu. Zapisane 決済, oznacza rozliczenie płatności, napis na terminalach kart oraz w kessai-bi, data rozliczenia. Metody wprowadzania często oferują najpierw pisownię płatności. Nowicjusz sprawdzający wersję roboczą zadaje pytanie, które każdy raz sobie zadaje.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai i kessai: jakie to było znowu kanji? |
| Termin | Czytanie | Oznaczający | Nie mylić z |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Ostateczna akceptacja przez osobę upoważnioną | 決済 kessai, rozliczanie płatności |
| 承認 | shōnin | Osoba zatwierdzająca jest w porządku na jednym etapie trasy | 決裁 kessai, ostateczny, wiążący |
| 稟議 | ringi | Rozesłano do zatwierdzenia | 回覧 kairan, rozesłany tylko do odczytu |
| 差し戻し | sashimodoshi | Odesłano do sprawdzenia i ponownego przesłania | 却下 kyakka, całkowicie odrzucone |
| 根回し | nemawashi | Wcześniej nieformalne rozmowy | 稟議 ringi, późniejszy formalny zapis |
Ringi i nemawashi: rozmowa przed, artykuł po
Nemawashi, dosłownie dokoła korzeni, to nieformalna praca polegająca na przedyskutowaniu propozycji z każdą osobą przed jej złożeniem. Ringi sprawia, że wynik jest oficjalny. Osoba ringi bez nemawashi zwykle wraca z pytaniami, ponieważ osoba zatwierdzająca po raz pierwszy słyszy o pomyśle wtedy, gdy ląduje on na biurku; nemawashi bez ringi nie ma skutku formalnego. Dlatego też osoby zatwierdzające dobrze przygotowaną ringi rzadko czytają ją po raz pierwszy. Starszy kolega udziela rad nowicjuszowi.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Zanim prześlesz ringi, lepiej porozmawiaj o tym raz z kierownikiem działu. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Sprawdziłem to już w księgowości. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Prace przygotowawcze zostały wykonane. |
Poza podstawami: elektronika ringi i zanikający hanko
Wiele firm używa obecnie denshi ringi (電子稟議), elektronicznego ringi, w systemie przepływu pracy, wākufurō shisutemu. Trasa jest ustawiana w oprogramowaniu, każda osoba zatwierdzająca otrzymuje powiadomienie, a zatwierdzenie to przycisk, czasami wyświetlany z obrazem pieczęci osoby zatwierdzającej. Sashimodoshi przychodzi z pisemnym komentarzem, a historia pokazuje, kto i kiedy zatwierdził. W przypadku nieobecności osoby zatwierdzającej, w jej miejsce może zatwierdzić zastępca, dairi shōnin.
Zmiana ta nabrała tempa w 2020 r. W czerwcu tego samego roku Gabinet Rady Ministrów, Ministerstwo Sprawiedliwości oraz Ministerstwo Gospodarki, Handlu i Przemysłu opublikowały pytania i odpowiedzi, w których stwierdziły, że jeśli prawo tego nie wymaga, umowa jest ważna bez pieczątki, a praca zdalna sprawia, że droga papierowa jest niepraktyczna. Papier i hanko przetrwały w niektórych firmach i urzędach, więc zapytaj, z jakiego systemu korzysta Twój. Zespół zajmuje się zatwierdzaniem online.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Prosimy o przesłanie go poprzez system. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Nacisnąłem „Zatwierdź”. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Kierownik działu jest w podróży służbowej, więc zastępca to zatwierdzi. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Prosimy o sprawdzenie komentarzy do zwróconego wniosku. |
Czasowniki podróży: ageru, mawasu, tōru, oriru
Dyskusja biurowa opisuje ringi poprzez jego ruch. Ty ringi o ageru, podnieś go do góry i ringi o mawasu wyślij go wokoło. Albo ringi ga tōru przedostaje się, albo sashimodosareru zostaje odesłany. Ostateczna akceptacja kessai ga oriru, schodzi w dół, ponieważ zstępuje z góry. Dostawcom ludzie mówią shanai de ringi-chū desu, przechodzi to wewnętrzną akceptację, co jest uprzejmym sposobem powiedzenia, że jeszcze nie. W przypadku przełożonych te same czasowniki pojawiają się w keigo.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Wysłałem rundę ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Idę po pieczątkę kierownika sekcji. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Wreszcie nadeszła zgoda. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi zostało zrealizowane, więc kontynuuję zamówienie. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Został odesłany, ponieważ podstawa do obliczenia kwoty była słaba. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Do dostawcy) Obecnie przechodzi wewnętrzną akceptację. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail do osoby zatwierdzającej) Sprawdź i zatwierdź. |
Typowe błędy popełniane przez nowicjuszy w ringi
Zapisanie 決済 w dokumencie zatwierdzającym. Przyczyną jest metoda wprowadzania, która często jako pierwsze oferuje słowo płatności dla kessai. Sprawdź każde kessai w ringi i użyj 決裁.
Używanie ringi do przekonywania. Nowicjusze z kultur, w których propozycje są omawiane na spotkaniach, umieszczają sprawę w dokumencie i oczekują, że zdobędzie ona poparcie. Przekonywanie należy do nemawashi; ringisho rejestruje to, co zostało uzgodnione.
Pomijanie poziomu w celu zaoszczędzenia czasu. Dotarcie prosto do buchō wydaje się efektywne, ale kolejność trasy jest częścią szacunku okazywanego każdemu rangowi, a pominięcie kakarichō może spowodować odesłanie go z powrotem. Podążaj trasą, nawet jeśli jest powolna.
Traktując wczesny znaczek jako decyzję. Każde shōnin wydaje się postępem i tak jest, ale tylko kessai angażuje firmę. Złożenie zamówienia wcześniej może spowodować, że osobiście wyjaśnisz zakup, który nigdy nie został zatwierdzony.