Ryōshūsho lub reshito: o który rachunek poprosić
Pierwsza decyzja zapada przy kasie. Reshito to szczegółowy odcinek drukowany w kasie; ryōshūsho to formalny paragon zawierający linię odbiorcy, atena, linię celu, tadashigaki, datę, kwotę oraz nazwę sklepu i pieczęć. Niektóre sklepy drukują ryōshūsho z kasy; małe restauracje często piszą je ręcznie. Poproś o to za pomocą ryōshūsho o onegai shimasu i spodziewaj się dwóch pytań: imienia do napisania i celu.
To, czy potrzebujesz ryōshūsho, zależy od Twojej firmy, a często od ilości. Wiele osób akceptuje reshīto do przedmiotów codziennego użytku, ponieważ jest wyszczególnione, podczas gdy ryōshūsho na kolację dla klienta lub duży zakup jest powszechne. W razie wątpliwości weź oba. Jeśli zgubisz paragon, większość firm posiada formularz lub notatkę wyjaśniającą stratę, ale mogą nie przyjąć roszczenia, dlatego przed założeniem zapytaj Keiri.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Proszę o paragon. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Jakie imię mam na nim napisać? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | Korporacja ABC, proszę. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Proszę wpisać cel jako jedzenie i napoje. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Zgubiłem paragon; co powinienem zrobić? |
Kōtsuhi i tatekae: jak przepływają pieniądze
Kōtsūhi – koszty transportu to najczęstsze roszczenia i te, które generują najmniej wpływów. W przypadku pociągów i autobusów rejestrujesz datę, trasę od stacji do stacji, cel i opłatę za przejazd. Zwykle jest to najtańsza rozsądna trasa; firma może porównać to z wyszukiwarką taryf. Zachowaj historię swojej karty IC, riyō rireki, którą możesz wydrukować w wielu automatach stacyjnych, ponieważ niektóre firmy o to proszą. Taksówki wymagają paragonu i zazwyczaj powodu, takiego jak ciężki bagaż lub spóźnienie. Dojazdy są odrębne: tsūkin teate jest wypłacany jako dodatek i nie jest pobierany za pośrednictwem keihi seisan.
Same pieniądze zwykle przechodzą przez tatekae: najpierw płacisz i ubiegasz się o zwrot. W przypadku dużych lub planowanych wydatków poproś o karibarai, czyli zaliczkę, przed podróżą. Zwrot kosztów jest zwykle dodawany do wynagrodzenia lub wypłacany przelewem w ustalonym dniu, a dzień ten różni się w zależności od firmy.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Czy w przypadku transportu wystarczy napisać trasę i cenę? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Wydrukowałem historię użytkowania mojej karty IC. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Nie było ostatniego pociągu, więc wziąłem taksówkę. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Czy mogę otrzymać zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Kiedy zapłacona przeze mnie kwota zostanie przelana? |
Pola formularza: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Niezależnie od tego, czy formularz jest papierowy czy internetowy, w każdej linii znajdują się te same cztery pola. Hizuke to data wydania pieniędzy, a nie data złożenia wniosku. Kingaku to kwota zawierająca podatek, chyba że w formularzu oddzielono zeinuki i zeikomi. Tekiyō to opis lub cel i to właśnie w księgowości terenowej czyta się najdokładniej: napisz w kilku słowach kto, co i dlaczego, np. A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, kawa dla dwojga na spotkaniu z firmą A. Kanjō kamoku to kategoria konta wybrana z listy.
Nazwy kategorii są podobne, więc poznaj te popularne: ryohi kōtsūhi dla podróży i transportu, kōsaihi dla rozrywki klientów, kaigihi dla poczęstunku na spotkaniach, shōmōhinhi dla zaopatrzenia, tsūshinhi dla telefonu i poczty, shinbun toshohi dla książek. To, do której kategorii zalicza się dany wydatek, jest decyzją firmy; jeśli lista jest niejasna, raczej pytaj niż zgaduj, ponieważ zła kategoria jest najczęstszą przyczyną odrzucania linii.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Do jakiej kategorii konta zalicza się ten wydatek? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Jak dużo szczegółów powinienem umieścić w opisie? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Czy mam wpisać kwotę zawierającą podatek? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Czy datą jest dzień, w którym zapłaciłem? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Czy mógłbyś mi powiedzieć, jaka jest różnica pomiędzy kosztami spotkań a rozrywką? |
Wstępne zatwierdzenie, składanie i terminy
Wiele firm wymaga wstępnej zgody jizen shōnin na wszystko poza drobnymi rutynowymi wydatkami: kolacje dla klientów, sprzęt, podróże. Może to być formularz, ringisho rozdawany w zamian za znaczki lub wiadomość dla przełożonego. Zapytaj, zanim wydasz, podając cel, ludzi i przybliżoną kwotę; menedżer, który wyraził zgodę z wyprzedzeniem, rzadko kwestionuje później roszczenie.
Przesyłanie, teishutsu, następuje po zmianie firmy, często co miesiąc. Dołącz rachunki według dat, zszyj je lub w przejrzystym pliku albo prześlij zdjęcia do systemu i przekaż formularz swojemu menedżerowi do zatwierdzenia, zanim trafi on do Keiri. Po dołączeniu potwierdź termin i dzień płatności, ponieważ oba są bardzo różne, i zwróć uwagę, które roszczenia wymagają oryginalnego rachunku, a nie zdjęcia.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Planuję kolację z firmą A w przyszłym tygodniu. Czy mógłbym uzyskać wstępną zgodę? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Trzy osoby i spodziewam się około pięciu tysięcy jenów na głowę. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Do kiedy należy złożyć deklarację wydatków? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Przesyłam wydatki za ten miesiąc. Sprawdź je. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Przegapiłem moment odcięcia; czy nadal możesz to zaakceptować? |
Zadaj Keiri grzeczne pytanie
Zespół księgowy Keiri przez cały miesiąc odpowiada na te same pytania wszystkich osób, więc sposób, w jaki zadajesz pytania, ma znaczenie. Otwórz za pomocą o-isogashii tokoro sumimasen, nazwij temat za pomocą keihi no ken de i zadaj jedno jasne pytanie. W wiadomości e-mail wpisz miesiąc i swoje imię i nazwisko w temacie. Unikaj żądań, gdy: hayaku shite kudasai jest błędem nawet wtedy, gdy czekasz na pieniądze. Zamiast tego zapytaj „itsu goro ni narimasu ka”.
Jeśli reklamacja zostanie zwrócona, sashimodoshi, podziękuj, napraw ją i prześlij ponownie tego samego dnia. Keiri pamięta, kto ułatwia im pracę, i ta dobra wola ma znaczenie, gdy potrzebujesz wyjątku.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Przepraszam, że przeszkadzam, czy mogę zapytać o wydatki? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Czy ten rachunek jest akceptowalny? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Kiedy mniej więcej zostanie dokonana płatność za ostatni miesiąc? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Czy możesz mi powiedzieć, dlaczego został zwrócony? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Poprawię to i wyślę ponownie dzisiaj. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Dziękuję, że to zauważyłeś. |
Pytania, które możesz otrzymać z powrotem
Pytania księgowe są przewidywalne. Kto tam był i ilu, odważ się nanmei de: to decyduje o kategorii. Jaki był cel, nan no tame ni. Dlaczego ta trasa lub ta taksówka. Czy paragon obejmuje przedmioty osobiste; zostanie poproszony o paragon fiskalny z napojem dla siebie. Czy kwota przekracza limit firmowy wymagający pieczątki menadżera. Przygotuj odpowiedzi przed przesłaniem i wpisz najważniejsze w polu tekiyō, aby nigdy nie były zadawane.
Odpowiadaj rzeczowo i krótko. Jeśli coś było prawdziwym błędem, np. odebranie kawy dla siebie, powiedz o tym sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita i poproś o usunięcie linijki. Próba usprawiedliwienia tego kosztuje więcej niż kawa.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Z kim poszłaś na tę kolację i z iloma osobami? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Pan Sato z firmy A i dwa z naszej strony, w sumie trzy. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Proszę podać powód tej opłaty za taksówkę. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Czy ten paragon obejmuje jakieś rzeczy osobiste? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Przepraszamy, jeden element był osobisty. Proszę o usunięcie tej kwoty. |
Słownictwo dotyczące wydatków
To są słowa w formularzu, w menu systemowym i w e-mailu od keiri.
| Słowo | Czytanie | Oznaczający |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | rozliczenie wydatków, reklamacja wydatków |
| 領収書 | ryōshūsho | formalny odbiór |
| レシート | reshīto | wyszczególnione aż do poślizgu |
| 宛名 | atena | imię i nazwisko, na które wystawiony jest paragon |
| 但し書き | tadashigaki | wiersz celu na paragonie |
| 交通費 | kōtsūhi | koszty transportu |
| 立替 | tatekae | najpierw zapłacić z własnej kieszeni |
| 仮払い | karibarai | zaliczka gotówkowa |
| 摘要 | tekiyō | opis, pole przeznaczenia |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | kategoria konta |
| 事前承認 | jizen shōnin | wstępne zatwierdzenie |
| 締め日 | shimebi | data graniczna |
| 差し戻し | sashimodoshi | reklamacja odesłana do korekty |
Błędy, które skutkują odesłaniem roszczenia
Te same problemy dotyczą większości sashimodoshi. Paragon bez ateny, gdy firma tego wymaga. Tekiyō, które mówi tylko uchiawase, bez firmy i liczby pracowników. Źle odgadnięta kategoria. Transport domagał się trasy dłuższej niż rozsądna. Zdjęcie paragonu, które jest zamazane lub przycięte. Roszczenie złożone po shime i przeniesione na następny miesiąc bez ostrzeżenia. I, co najbardziej niezręczne, osobisty przedmiot na potwierdzeniu pracy, który rodzi pytania dotyczące co drugiego wiersza.
Zasady w tym wszystkim zależą od decyzji firmy: limity, kategorie, czy zdjęcia są akceptowane i kiedy jest już za późno. Bezpieczne nawyki są wszędzie takie same. Poproś o właściwy paragon przy kasie, zanotuj cel na odwrocie lub w aplikacji tego samego dnia, zapytaj keiri, jeśli nie jesteś pewien, i złóż przed terminem, a nie na nim.
- Kiedy potrzebujesz ryōshūsho, zapytaj atenę wa kaisha-mei de przy kasie
- Wpisz cel, firmę i liczbę pracowników w polu tekiyō
- Wybierz kategorię z listy; zapytaj, kiedy dwa wydają się pasować
- Wybierz rozsądną trasę i zachowaj historię karty IC
- Uzyskaj wstępną zgodę na kolacje, sprzęt i podróże
- Prześlij przed zmianą i napraw zwrócony wiersz tego samego dnia