Frases de e-mail comercial em japonês que parecem naturais

O esqueleto fixo de um e-mail comercial japonês

Todo e-mail comercial externo no Japão é composto pelas mesmas sete partes, na mesma ordem. Os alunos que têm dificuldade com o e-mail em japonês geralmente não têm falta de vocabulário; eles estão escrevendo um e-mail em inglês com palavras em japonês, então as partes chegam na sequência errada e as frases de cortesia desaparecem. Memorize o quadro e a escrita diminuirá para duas ou três frases no meio.

As partes que você realmente compõe são a linha de propósito e o corpo. Todo o resto é texto definido, e é por isso que os colegas japoneses podem produzir um e-mail correto em noventa segundos e é por isso que um aluno que conhece o quadro pode fazer o mesmo.

A linha do destinatário e a saudação de abertura

Um e-mail em japonês é aberto com o destinatário escrito na primeira linha, antes de qualquer saudação. O formulário completo é empresa, departamento e, em seguida, o nome pessoal com 株式会社ABC 営業部 田中様. Solte 株式会社 somente após várias trocas e nunca abandone 様. Se você não sabe quem irá ler, ご担当者様 cobre você. Dentro da sua própria empresa, a linha geralmente é 田中部長 ou 田中さん, com um cargo substituindo 様 quando a pessoa tiver um.

A segunda linha é いつもお世話になっております, que não é uma pergunta nem uma afirmação de um fato. Ele aparece essencialmente em todos os e-mails e respostas comerciais externas, de modo que um leitor que não o vê percebe a lacuna. Para um primeiro contato, use 初めてご連絡いたします, e se você estiver escrevendo como cliente de alguém e não como fornecedor, お世話になっております sem いつも é totalmente normal.

Nomeando-se e indo direto ao ponto

A terceira linha é o seu próprio nome, prefixado pela sua empresa: ABC社の山田です, ou 株式会社ABCの山田と申します quando desejar mais formalidade. Não comece a frase com 私 e nunca anexe 様 ou さん ao seu próprio nome. Em seguida, explique por que você está escrevendo, em uma frase, antes de qualquer contexto, usando 〜の件でご連絡いたしました. A escrita comercial japonesa é a conclusão em primeiro lugar, da mesma forma que o japonês comercial falado: o leitor deve saber o que a mensagem deseja no final da quarta linha, e a explicação segue.

Pedir a alguém para fazer algo

As solicitações são avaliadas de acordo com a quantidade de espaço que deixam ao leitor recusar. お願いいたします é simples e neutro. ご確認いただけますでしょうか é mais suave, porque é formulado como uma pergunta sobre se o leitor é capaz de ajudar. ご対応いただけますと幸いです é ainda mais suave, dizendo literalmente que seria uma sorte para você. Duas almofadas fazem a maior parte do trabalho restante: お手数ですが, que significa desculpe pelo problema, e 恐れ入りますが, que significa lamento impor, ambas sentadas na frente do pedido. Dê um prazo como uma data, em vez de o mais rápido possível.

Perseguindo uma resposta e pedindo desculpas pelo atraso

A perseguição é feita permitindo a possibilidade de a mensagem se extraviar, o que permite ao leitor salvar a face. その後いかがでしょうか pergunta onde estão as coisas sem acusar ninguém de nada. 行き違いでしたら申し訳ございません pede desculpas se nossas mensagens se cruzaram, e é a almofada padrão em um segundo lembrete. Só depois de duas dessas frases um escritor japonês estabelece um prazo com firmeza, e mesmo assim a frase permanece educada.

Para sua resposta tardia, ご返信が遅くなり申し訳ございません é o carro-chefe. Peça desculpas em uma linha, resista a explicar longamente e vá direto ao assunto, porque uma desculpa longa parece um fracasso maior do que o próprio atraso. 申し訳ございません é a forma escrita; すみません é muito leve para correspondência externa e 申し訳ありません fica entre os dois e é adequado para uso interno.

Anexos, agendamento e dizer não

Três propósitos de rotina, cada um com sua própria linha fixa. Um anexo é anunciado com 添付いたします e descrito na mesma frase, porque um arquivo vazio sem palavras de acompanhamento é considerado descuidado. O agendamento oferece vagas de candidatos em forma de lista e pergunta qual delas é adequada, em vez de pedir ao leitor que invente horários para você. Declinar nunca usa できません por si só: o padrão é agradecimento, arrependimento, razão e uma porta aberta.

いたしかねます é a maneira educada de dizer que você não pode, formulada como dificuldade e não como falta de vontade: 今回はお受けいたしかねます. Combine qualquer recusa com また機会がございましたら para que o relacionamento sobreviva ao não, que é a parte que os alunos mais frequentemente deixam de fora.

Fechar linhas que terminam um e-mail corretamente

よろしくお願いいたします fecha quase todos os e-mails comerciais japoneses e não se traduz em nada específico, portanto, trate-o como o equivalente escrito a uma reverência de encerramento. 何卒よろしくお願い申し上げます é a versão mais pesada e adequada para uma primeira abordagem, um pedido de desculpas ou um pedido substancial a um cliente, enquanto引き続きよろしくお願いいたします é adequado para um tópico contínuo. Abaixo vem o bloco de assinatura: nome, empresa, departamento, endereço, telefone, email. Não tente traduzir cumprimentos, porque não há equivalente e a cortesia de encerramento já faz esse trabalho.

Dentro da empresa versus fora dela

A distinção que mais importa é uchi e soto: sua empresa está dentro, todo mundo está fora. Escrevendo para um cliente você nunca anexa 様 ou さん ao nome de um colega, nem mesmo ao do presidente, então é 弊社の田中がご対応いたします. Sua própria companhia é 弊社 quando você é humilde e 当社 quando você é neutro; o deles é 貴社 por escrito e 御社 por fala. O e-mail interno é um nível mais leve: お疲れ様です substitui お世話になっております, e お願いします geralmente substitui お願いいたします. Combine o tom do tópico ao qual você está entrando, em vez de escolher um nível por conta própria.

• Abertura externa: いつもお世話になっております。Abertura interna: お疲れ様です。
• Sua empresa para alguém de fora: 弊社 para humildade, 当社 para declarações neutras de fatos.
• A companhia deles: 貴社 por escrito, 御社 quando você diz isso em voz alta.
• Um colega mencionado a um cliente perde 様 e さん: 弊社の田中が伺います。
• Um colega sênior mantém internamente o título do cargo: 田中部長, nunca 田中部長様.
• Os prazos internos podem ser diretos; o mesmo prazo externamente exige uma almofada.

Linhas de assunto, cc e resposta

As linhas de assunto em japonês são descritivas e frequentemente entre colchetes, como em 【ご確認のお願い】新商品の件, porque o colchete informa ao leitor qual ação é desejada antes de abrir qualquer coisa. Mantenha o assunto inalterado ao responder para que o tópico permaneça pesquisável e deixe a cadeia Re: em paz. Cc carrega uma convenção própria: se alguém estiver em cc, nomeie-o no corpo com uma linha como 田中部長をCCに入れております, para que ninguém fique surpreso ao se encontrar lá. Escrevendo para várias pessoas, mantenha o mesmo cc na sua resposta e use 各位 na linha do destinatário.

• Coloque a ação entre colchetes no assunto: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Mantenha o assunto original em uma resposta para que o tópico possa ser encontrado novamente mais tarde.
• Anuncie os destinatários do cc no corpo em vez de deixá-los serem notados.
• Escrevendo para um grupo, abra com 関係者各位 ou チームの皆様 em vez de um nome.
• Responda no mesmo dia, mesmo que a resposta seja apenas 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Um e-mail completo, linha por linha

Leia a amostra novamente e observe o que está faltando. Não há nenhuma consulta sobre a saúde do leitor, nenhum parágrafo separado agradecendo pela mensagem anterior e nenhum nome de assinatura dentro do corpo porque o bloco de assinatura o contém. A mensagem inteira consiste em quatro frases reais envolvidas em frases fixas, e essa proporção é normal.

Hábitos de e-mail em inglês que não são transferidos

A maioria dos e-mails japoneses estranhos escritos por alunos não são gramaticais. São e-mails em inglês com vocabulário japonês, e um leitor japonês sente a incompatibilidade imediatamente, mesmo quando cada palavra está correta. Os hábitos abaixo são os que causam isso, e cada um tem uma substituição direta em japonês, em vez de uma tradução.

• Abrindo com a esperança de que o e-mail os encontre bem. Não existe equivalente em japonês, e いつもお世話になっております já preenche essa vaga.
• Traduzindo Dear Mr Tanaka para algo como 親愛なる田中様. Escreva empresa, departamento e 田中様 na primeira linha e depois pare.
• Enterrando o pedido no parágrafo final. A correspondência comercial japonesa declara sua finalidade nas primeiras quatro linhas.
• Usar すみません ou ごめんなさい por escrito. Ambos são registros falados: use 申し訳ございません ou 恐れ入りますが.
• Anexar um arquivo sem nenhuma frase descrevendo-o ou escrever o equivalente em japonês de favor encontrar em anexo e nada mais.
• Assinando com 田中より na parte inferior, no lugar de um bloco de assinatura adequado.
• Adicionar さん ao nome de um colega em uma mensagem para um cliente, o que eleva silenciosamente sua própria empresa.
• Pedir algo o mais rápido possível. Forneça uma data real: なるはや é casual e 至急 parece uma emergência.