Ryōshūsho ou reshīto: qual recibo pedir
A primeira decisão acontece no caixa. Um reshīto é o recibo detalhado que o registro imprime; um ryōshūsho é um recibo formal com uma linha de beneficiário, atena, uma linha de propósito, tadashigaki, a data, o valor e o nome e carimbo da loja. Algumas lojas imprimem um ryōshūsho do registro; pequenos restaurantes costumam escrever um à mão. Peça com ryōshūsho o onegai shimasu e espere duas perguntas: o nome a ser escrito e a finalidade.
A necessidade de um ryōshūsho depende da sua empresa e, muitas vezes, da quantidade. Muitos aceitam um reshīto para itens de uso diário porque é detalhado, enquanto um ryōshūsho para um jantar com um cliente ou uma compra grande é comum. Na dúvida, leve os dois. Se você perder um recibo, a maioria das empresas possui um formulário ou nota explicando a perda, mas podem não aceitar a reclamação, então pergunte ao keiri antes de assumir.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Um recibo, por favor. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Que nome devo escrever nele? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | Corporação ABC, por favor. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Por favor, escreva o propósito como comida e bebida. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Perdi o recibo; o que devo fazer? |
Kōtsūhi e tatekae: como o dinheiro flui
Kōtsūhi, custos de transporte, são a reclamação mais frequente e a que tem menos receitas. Para trens e ônibus você registra a data, a rota de estação para estação, a finalidade e a tarifa, geralmente a rota mais barata e razoável; a empresa pode compará-lo com uma pesquisa de tarifa. Guarde o histórico do seu cartão IC, riyō rireki, que você pode imprimir em muitas máquinas da estação, porque algumas empresas o solicitam. Os táxis precisam de um recibo e geralmente de um motivo, como bagagem pesada ou atraso no chegada. O deslocamento é separado: o tsukin teate é pago como subsídio e não é reivindicado por meio do keihi seisan.
O dinheiro em si geralmente é movimentado por tatekae: você paga primeiro e reclama de volta. Para despesas grandes ou planejadas, peça karibarai, um adiantamento, antes de viajar. O reembolso normalmente é adicionado ao salário ou pago por transferência em dia fixo, e o dia varia conforme a empresa.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Para transporte, basta escrever o trajeto e a tarifa? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Imprimi meu histórico de uso do cartão IC. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Não havia último trem, então peguei um táxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Posso ter um adiantamento para os custos da viagem de negócios? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Quando será transferido o valor que paguei? |
Os campos do formulário: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Quer o formulário seja em papel ou em um sistema web, cada linha possui os mesmos quatro campos. Hizuke é a data em que o dinheiro foi gasto, não a data em que você registrou. Kingaku é o valor, imposto incluído, a menos que o formulário separe zeinuki e zeikomi. Tekiyō é a descrição ou propósito, e é o campo que a contabilidade lê com mais cuidado: escreva quem, o quê e por que em poucas palavras, como A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, café para dois em uma reunião com uma empresa. Kanjō kamoku é a categoria da conta, escolhida em uma lista.
Os nomes das categorias são parecidos, então aprenda os mais comuns: ryohi kōtsūhi para viagens e transporte, kōsaihi para entreter clientes, kaigihi para bebidas em reuniões, shōmōhinhi para suprimentos, tsūshinhi para telefone e postagem, shinbun toshohi para livros. A categoria em que uma determinada despesa entra é uma decisão da empresa; se a lista não estiver clara, pergunte em vez de adivinhar, porque uma categoria errada é o motivo mais comum para uma linha ser rejeitada.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Em que categoria de conta esta despesa se enquadra? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Quantos detalhes devo colocar na descrição? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Escrevo o valor incluindo impostos? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | A data é o dia em que paguei? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Você poderia me dizer a diferença entre custos de reunião e entretenimento? |
Pré-aprovação, envio e prazos
Muitas empresas exigem jizen shōnin, pré-aprovação, para qualquer coisa além de pequenos gastos rotineiros: jantares com clientes, equipamentos, viagens. Pode ser um formulário, um ringisho distribuído para selos ou uma mensagem para seu gerente. Pergunte antes de gastar, informando o propósito, as pessoas e um valor aproximado; um gestor que aprovou antecipadamente raramente questiona a afirmação posteriormente.
A submissão, teishutsu, segue o shime, cut-off da empresa, muitas vezes mensalmente. Anexe os recibos em ordem de data, grampeados ou em um arquivo transparente, ou carregue as fotos no sistema e entregue o formulário ao seu gerente para aprovação antes de ir para o keiri. Confirme o prazo e o dia do pagamento no momento da adesão, pois ambos variam muito, e anote quais reclamações precisam do recibo original em vez de uma foto.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Estou planejando um jantar com uma companhia na próxima semana. Posso obter pré-aprovação? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Três pessoas, e espero cerca de cinco mil ienes por cabeça. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Até quando devo enviar declarações de despesas? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Estou enviando as despesas deste mês. Por favor, verifique-os. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Eu perdi o limite; você ainda poderia aceitar isso? |
Fazendo uma pergunta a Keiri educadamente
A equipe de contabilidade, Keiri, responde às mesmas perguntas de todos durante todo o mês, então a maneira como você faz as perguntas é importante. Abra com o-isogashii tokoro sumimasen, nomeie o tópico com keihi no ken de e faça uma pergunta clara. No e-mail, coloque o mês e seu nome no assunto. Evite exigir quando: hayaku shite kudasai é um erro mesmo quando você está esperando por dinheiro. Em vez disso, pergunte a itsu goro ni narimasu ka.
Se uma reclamação for devolvida, sashimodoshi, agradeça, corrija e reenvie no mesmo dia. Keiri lembra quem facilita o trabalho e que a boa vontade é importante quando você precisa de uma exceção.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Desculpe incomodá-lo, posso perguntar algo sobre despesas? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Este recibo é aceitável? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Aproximadamente quando será feito o pagamento do mês passado? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Você poderia me dizer por que foi devolvido? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Vou corrigir e reenviar hoje. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Obrigado por apontar isso. |
As perguntas que você pode responder
As questões da contabilidade são previsíveis. Quem esteve lá e quantos, ouse nanmei de: isso decide a categoria. Qual foi o propósito, nan no tame ni. Por que esta rota ou este táxi. Se um recibo cobre itens pessoais; será consultado um recibo com uma bebida para você. Se o valor ultrapassa o limite da empresa que necessita de carimbo do gestor. Prepare as respostas antes de enviá-las e escreva as principais no campo tekiyō para que nunca sejam perguntadas.
Responda de forma factual e breve. Se algo foi um erro genuíno, como reivindicar um café pessoal, diga isso com sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita e peça que removam a linha. Tentar justificar custa mais que o café.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Neste jantar, com quem você foi e quantas pessoas? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Senhor Sato da empresa A e dois da nossa parte, três no total. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Por favor, diga-me o motivo desta tarifa de táxi. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Este recibo inclui algum item pessoal? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Desculpe, um item era pessoal. Remova esse valor. |
Vocabulário de despesas
Estas são as palavras do formulário, dos menus do sistema e do email do keiri.
| Palavra | Leitura | Significado |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | liquidação de despesas, declaração de despesas |
| 領収書 | ryōshūsho | recibo formal |
| レシート | reshīto | discriminado até o deslizamento |
| 宛名 | atena | nome o recibo é emitido para |
| 但し書き | tadashigaki | linha de finalidade em um recibo |
| 交通費 | kōtsūhi | custos de transporte |
| 立替 | tatekae | pagando do bolso primeiro |
| 仮払い | karibarai | adiantamento de dinheiro |
| 摘要 | tekiyō | descrição, campo de finalidade |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | categoria de conta |
| 事前承認 | jizen shōnin | pré-aprovação |
| 締め日 | shimebi | data de corte |
| 差し戻し | sashimodoshi | uma reclamação enviada de volta para correção |
Erros que fazem com que uma reclamação seja devolvida
Os mesmos problemas são responsáveis pela maioria dos sashimodoshi. Recibo sem atena quando a empresa exige. Um tekiyō que diz apenas uchiawase, sem empresa ou pessoal. Uma categoria adivinhada errada. O transporte exigia uma rota mais longa que a sensata. Uma foto de um recibo desfocada ou cortada. Uma reclamação apresentada após o desastre e lançada no mês seguinte sem aviso prévio. E, o que é mais estranho, um item pessoal em um recibo de trabalho, que levanta questões sobre todas as outras linhas.
As regras sobre tudo isso são decisões da empresa: limites, categorias, se as fotos são aceitas e até que ponto é tarde demais. Os hábitos seguros são os mesmos em todos os lugares. Peça o recibo correto no caixa, anote a finalidade no verso ou no aplicativo no mesmo dia, pergunte ao keiri quando não tiver certeza e envie antes do prazo, não nele.
- Pergunte a atena wa kaisha-mei de no caixa quando um ryōshūsho for necessário
- Escreva o propósito, empresa e número de funcionários na área de tekiyō
- Escolha a categoria na lista; pergunte quando dois parecem se encaixar
- Reivindique a rota sensata e mantenha o histórico do cartão IC
- Obtenha pré-aprovação para jantares, equipamentos e viagens
- Envie antes do shime e corrija qualquer linha retornada no mesmo dia